شرکت S شما تا زمانی که پاداش دسامبر را به شما پرداخت نکند، نمی‌تواند آن را کسر کند

در دسامبر همه کار را درست انجام دادید. شرکت S شما سال پرباری داشت، حسابدارتان یک پاداش سهامدار را برای جذب سود و مستندسازی غرامت معقول پیشنهاد داد، و هیئت‌مدیره پیش از شب سال نو پاداشی ۳۰,۰۰۰ دلاری را تصویب کرد. حسابدار آن را در دسامبر به‌صورت تعهدی ثبت کرد. سپس حقوق و دستمزد در اواسط ژانویه اجرا شد — و کسر هم با آن به سال جدید منتقل شد.

این غافلگیری وقتی روی کسر در سالی که درآمد را کسب کرده‌اید حساب باز کرده‌اید، پول واقعی به باد می‌دهد. مقصر یک قاعده زمان‌بندی در ماده ۲۶۷(a)(۲) قانون درآمد داخلی است: وقتی شرکت S شما به یک شخص مرتبط غرامت قابل‌کسر بدهکار است، نمی‌تواند آن هزینه را کسر کند تا سالی که آن شخص مرتبط آن را به‌عنوان درآمد گزارش کند. برای یک شرکت S، هر سهامدار به‌عنوان شخص مرتبط به حساب می‌آید — چه ۱۰۰ درصد سهام را داشته باشید و چه یک سهم. پاداش را در دسامبر تعهدی ثبت کنید اما در ژانویه پرداخت کنید، و کسر به سال مالیاتی ژانویه تعلق می‌گیرد.

اگر صاحب یک شرکت S هستید و به خودتان پاداش می‌پردازید، از ساختمانی که مالک آن هستید اجاره می‌گیرید، یا بهره وامی که به شرکت داده‌اید را دریافت می‌کنید، این راهنما توضیح می‌دهد که قاعده تطبیق چگونه کار می‌کند، چرا دوره مهلت ۲.۵ ماهه‌ای که حسابدار رسمی‌تان به آن اشاره کرد پاداش سهامدار را نجات نمی‌دهد، چه چیزی واقعاً به‌عنوان پرداخت محسوب می‌شود، و چگونه حقوق و دستمزد پایان سال را اجرا کنید تا کسر همان‌جایی که انتظار دارید فرود بیاید.

قاعده تطبیق: کسر شما منتظر درآمد شما می‌ماند​

بیشتر کسب‌وکارهای مبتنی بر تعهدی، هزینه‌ها را زمانی کسر می‌کنند که بدهی قطعی و قابل‌تعیین شود — آزمون همه رویدادها — حتی اگر پول بعداً از در خارج شود. ماده ۲۶۷(a)(۲) برای پرداخت‌های میان اشخاص مرتبط که از روش‌های حسابداری متفاوت استفاده می‌کنند استثنا قائل می‌شود: پرداخت‌کننده نمی‌تواند هزینه را کسر کند تا سال مالیاتی که دریافت‌کننده مبلغ را در درآمد ناخالص خود لحاظ کند.

به زبان ساده، کسر و درآمد باید در همان سال تطبیق یابند. یک شرکت S مبتنی بر تعهدی که به سهامدار نقدی‌مبنای خود پاداش بدهکار است، نمی‌تواند چیزی را که سهامدار هنوز دریافت نکرده کسر کند، زیرا یک مودی نقدی‌مبنا درآمد را فقط زمانی گزارش می‌کند که واقعاً یا به‌صورت سازنده دریافت کرده باشد. سازمان مالیاتی این قاعده را صریح بیان می‌کند: شرکت S می‌تواند هزینه را فقط در همان سال مالیاتی که پرداخت توسط شخص مرتبط به‌عنوان درآمد گزارش شود کسر کند.

این یک گوشه مبهم قانون نیست. این نتیجه پیش‌فرض رایج‌ترین اقدام پایان سال شرکت S است — تعهدی ثبت کردن غرامت مالک در دسامبر و پرداخت آن پس از تعطیلات.

چرا شرکت‌های S سخت‌گیرانه‌ترین نسخه قاعده را دریافت می‌کنند​

وضعیت شخص مرتبط همان‌جایی است که شرکت‌های S به‌شدت از شرکت‌های C تفاوت می‌کنند. طبق ماده ۲۶۷(e)(۱)(B)(ii)، هر شخصی که به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم هر مقدار سهامی از یک شرکت S را مالک باشد، نسبت به آن شرکت شخص مرتبط محسوب می‌شود. هیچ حداقل درصد مالکیتی وجود ندارد. یک سهامدار-کارمند ۳ درصدی مرتبط است. سهامداری که سهام را به‌طور غیرمستقیم نگه می‌دارد، مانند مشارکت‌کننده در یک طرح مالکیت سهام کارکنان که سهام شرکت S را مالک است، نیز مرتبط است — به همین دلیل سازمان مالیاتی به‌طور خاص هشدار می‌دهد که یک شرکت S تحت مالکیت ESOP نمی‌تواند غرامت تعهدی، پاداش‌ها، حقوق مرخصی، یا مشارکت‌های طرح بازنشستگی مبتنی بر غرامت تعهدی برای مشارکت‌کنندگان را کسر کند.

این را با یک شرکت C مقایسه کنید، که در آن قاعده تطبیق اشخاص مرتبط عموماً فقط برای سهامدارانی اعمال می‌شود که بیش از ۵۰ درصد مالکیت دارند. یک شرکت C می‌تواند برای یک کارمند عادی — یا حتی یک سهامدار اقلیت — پاداش تعهدی ثبت کند و آن را در سال تعهدی کسر کند، تا زمانی که ظرف دوره مهلت شرح‌داده‌شده در زیر پرداخت کند. یک شرکت S برای هیچ سهامداری چنین فضایی نمی‌گیرد، تمام.

شرکت‌های تضامنی و LLCهایی که به‌عنوان شرکت تضامنی مشمول مالیات می‌شوند، برای پرداخت‌ها به شرکا تحت انضباط تطبیق مشابهی قرار دارند، بنابراین مالکان چند-نهادی باید همین انضباط را همه‌جا فرض کنند تا اینکه نسخه هر نهاد را جداگانه یاد بگیرند.

قاعده ۲.۵ ماهه‌ای که حسابدار رسمی‌تان به آن اشاره کرد — و چرا شما را نجات نمی‌دهد​

بسیاری از مالکان شنیده‌اند که پاداش‌های تعهدی در صورتی که ظرف ۲.۵ ماه پس از پایان سال پرداخت شوند قابل کسر هستند. این قاعده واقعی است، اما به پرسش دیگری پاسخ می‌دهد.

طبق قواعد غرامت معوق، پاداشی که در پایان سال تعهدی ثبت شده باشد عموماً در سال تعهدی قابل کسر است اگر تا پانزدهمین روز از سومین ماه تقویمی پس از پایان سال — ۱۵ مارس برای یک کسب‌وکار سال تقویمی — پرداخت شود و تعهد کارفرما تا پایان سال قطعی شده باشد. یک حکم درآمدی سال ۲۰۱۱ حتی کسر را زمانی مجاز می‌داند که فقط استخر پاداش کل در پایان سال قطعی شده باشد و تخصیص‌های فردی بعداً تعیین شوند، هرچند شرایطی مانند الزام کارمند به باقی ماندن در استخدام تا تاریخ پرداخت همچنان می‌تواند کسر را از بین ببرد.

مشکل این‌جاست: قاعده ۲.۵ ماهه تعیین می‌کند که یک تعهدی تحت قواعد زمان‌بندی عمومی چه زمانی قابل کسر است. سپس ماده ۲۶۷ آن پاسخ را برای اشخاص مرتبط نقض می‌کند. آن را مانند دو دروازه متوالی در نظر بگیرید. پاداش باید ابتدا آزمون همه رویدادها و پنجره پرداخت ۲.۵ ماهه را برآورده کند — و سپس، چون دریافت‌کننده سهامدار یک شرکت S است، کسر دوباره تا سالی که سهامدار واقعاً پول را دریافت می‌کند و آن را به‌عنوان درآمد گزارش می‌کند به تعویق می‌افتد.

بنابراین پرداخت ۱۵ مارس که کسر را برای کارمندان غیر-سهامدار شما حفظ می‌کند، برای پاداش خودتان هیچ کاری نمی‌کند. پاداش دسامبر شما که اول فوریه پرداخت شود در سال جدید قابل کسر است، تمام. برنامه‌ریزی حول ۱۵ مارس برای غرامت سهامدار یعنی برنامه‌ریزی حول مهلت اشتباه. مهلت شما ۳۱ دسامبر است.

چه چیزی واقعاً به‌عنوان پرداخت محسوب می‌شود​

از آن‌جا که کسر از لحاظ درآمدی سهامدار تبعیت می‌کند، همه چیز به این بستگی دارد که یک سهامدار نقدی‌مبنا چه زمانی دریافت پول تلقی می‌شود. این استاندارد «دریافت سازنده» است: درآمد زمانی محاسبه می‌شود که بدون محدودیت اساسی در دسترس شما قرار گیرد، نه زمانی که به فکر خرج کردنش بیفتید.

در عمل، این یعنی:

• یک چک حقوق که تا ۳۱ دسامبر تحویل داده یا واریز مستقیم آن تسویه شده باشد برای سال قبل محاسبه می‌شود. واریز مستقیم پاداشی که ۳۰ دسامبر آغاز شده و ۲ ژانویه تسویه می‌شود، درآمد ژانویه است — و کسر ژانویه برای شرکت.
• زمان پیش‌روی پردازش حقوق و دستمزد قاتل خاموش است. پردازش استاندارد ACH یک تا دو روز کاری زمان می‌برد تا تسویه شود، و اجرای حقوق و دستمزدی که ۳۱ دسامبر ارسال شود ممکن است به‌موقع پردازش نشود تا در سال مالیاتی جاری منعکس شود. W-2 شما فقط دستمزدهایی را بازتاب می‌دهد که پیش از پایان سال پردازش شده‌اند. حقوق و دستمزد پاداش را در نیمه اول دسامبر اجرا کنید، نه در هفته آخر.
• یک چک باید بیش از تاریخ‌خوردن در دسامبر باشد. چکی که نوشته و در کشوی میز نگه داشته شده، یا زمانی صادر شده که حساب شرکت توان پوشش آن را ندارد، سهامدار را در دریافت وجه قرار نمی‌دهد. پول باید واقعاً در دسترس باشد.
• کسر مالیات باید از پرداخت تبعیت کند. پاداش سهامدار دستمزد W-2 است که مشمول کسر مالیات بر درآمد و مالیات‌های استخدامی است. کسر، واریزهای مالیات حقوق و دستمزد، و W-2 همه به سالی تعلق دارند که پاداش پرداخت می‌شود — دلیل دیگری که یک پرداخت ژانویه نمی‌تواند کسر دسامبر ایجاد کند.

موضوع، ماهیت بر کاغذبازی است. تعهدی ثبت کردن پاداش در دفاتر دسامبر، تصویب آن در صورت‌جلسه دسامبر، و تاریخ‌زدن کاغذبازی در دسامبر همه برای تشریفات شرکتی مهم‌اند، اما هیچ‌کدام بدون پرداخت واقعی کسر را جابه‌جا نمی‌کنند.

فقط پاداش‌ها نیست​

ماده ۲۶۷(a)(۲) به هر مبلغ قابل‌کسر که شرکت S به سهامدار بدهکار است اعمال می‌شود، نه فقط پاداش‌های W-2. همان الگوی تعهدی در دسامبر، پرداخت در ژانویه برای این موارد هم شکست می‌خورد:

• اجاره پرداختی به سهامدار-موجر. بسیاری از مالکان محل کسب‌وکار را شخصاً نگه می‌دارند و آن را به شرکت S اجاره می‌دهند. اجاره دسامبر که در ژانویه پرداخت شود، در سال جدید قابل کسر است.
• بهره وام‌های سهامدار. بهره تعهدی روی پولی که به شرکت قرض داده‌اید فقط زمانی قابل کسر است که به شما پرداخت و در اظهارنامه شما گزارش شود.
• حقوق مرخصی و پاداش پایان خدمت که برای سهامداران-کارمندان تعهدی ثبت شده است.
• مشارکت‌های طرح بازنشستگی مبتنی بر غرامت تعهدی. سازمان مالیاتی به‌طور خاص این یکی را علامت‌گذاری می‌کند: مشارکت‌هایی که بر اساس غرامتی محاسبه شده‌اند که سهامدار هنوز دریافت نکرده، نمی‌توانند کسر شوند تا زمانی که حقوق پایه قابل‌احتساب شود. این می‌تواند بی‌سروصدا کسر بازنشستگی را که مالک روی آن حساب باز کرده بود کاهش دهد.

هر یک از این‌ها همان تفاوت دفتری-مالیاتی را ایجاد می‌کند: هزینه‌ای در صورت‌های مالی دسامبر که اظهارنامه مالیاتی باید آن را تا سال پرداخت به عقب اضافه کند.

چرا زمان‌بندی همچنان مهم است وقتی درآمد شرکت S به‌هرحال منتقل می‌شود​

پرسش منصفانه: اگر سود شرکت S به‌هرحال به اظهارنامه شخصی شما منتقل می‌شود، آیا مهم است کدام سال کسر را در بر بگیرد؟ این بیش از آنچه اکثر مالکان انتظار دارند مهم است:

• W-2 شما سقف‌های بازنشستگی‌تان را تعیین می‌کند. سقف مشارکت Solo 401(k) و SEP از دستمزدهای W-2 که واقعاً در طول سال تقویمی پرداخت شده محاسبه می‌شود. پاداشی که به ژانویه بلغزد، فضای مشارکت سال قبل را کوچک می‌کند و نمی‌توان به‌صورت گذشته‌نگر آن را بازگرداند.
• ایالت‌ها ممکن است مستقیماً شرکت را مالیات ببندند. چندین ایالت مالیات‌های نهادی یا مالیات‌های امتیازی بر شرکت‌های S وضع می‌کنند. جابه‌جایی کسر در مرز سال، لایحه ایالتی را تغییر می‌دهد حتی وقتی کل فدرال در نهایت یکسان شود.
• غرامت معقول سالانه مستند می‌شود. اگر برای حمایت از غرامت معقول افسران برای سال به پاداش پایان سال تکیه می‌کنید، پاداشی که در سال بعد پرداخت و در W-2 گزارش شود، پرونده سال بعد را حمایت می‌کند، نه سالی که قصد داشتید.
• مالیات‌های برآوردی و جریان نقدی از سال درآمد تبعیت می‌کنند. پاداش ژانویه یعنی کسر ژانویه و تصویر برآوردی بالاتر سه‌ماهه اول، در حالی که سود دسامبری که می‌خواست آن را جبران کند از طریق K-1 قبلاً به شما مالیات بسته شده است. این عدم تطابق می‌تواند غافلگیری کم‌پرداختی ایجاد کند.
• محدودیت‌های زیان و مبنای مالیاتی با زمان‌بندی تعامل دارند. سالی که کسر در آن قرار می‌گیرد بر اینکه زیان K-1 کدام سال را مطالبه می‌کنید اثر می‌گذارد، که خودش با محدودیت‌های مبنا، ریسک، و فعالیت غیرفعال در اظهارنامه شخصی شما تعامل دارد.

هیچ‌یک از این‌ها اگر برای سال پرداخت برنامه‌ریزی کنید کشنده نیست. همه‌شان وقتی که فرض کرده‌اید کسر به دسامبر تعلق دارد نیش می‌زنند.

کتاب راهنمای پایان سال شما​

وقتی مهلت به‌جای ۱۵ مارس، ۳۱ دسامبر فهمیده شود، برنامه‌ریزی ساده است. این چک‌لیست را در نوامبر پیش ببرید، نه در هفته آخر دسامبر:

1. مبلغ پاداش را زود تصمیم بگیرید. پاداش‌های سهامدار را هیئت‌مدیره تصویب کند و مصوبه را پیش از پایان سال به‌صورت مکتوب مستند کنید. قطعی و تصویب‌شده در دسامبر همچنان لازم است؛ فقط بدون پرداخت کافی نیست.
2. حقوق و دستمزد پاداش را تا اواسط دسامبر اجرا کنید. فضای حاشیه برای تسویه ACH، مهلت‌های ارائه‌دهنده خدمات حقوق و دستمزد، تعطیلات، و اصلاحات بگذارید. با ارائه‌دهنده‌تان آخرین تاریخ پردازشی را که هنوز در سال تقویمی تسویه می‌شود تأیید کنید — و یک هفته پیش از آن عمل کنید.
3. بودجه و تحویل را تأیید کنید. تأیید کنید که حساب شرکت خالص پرداخت به‌علاوه کسر مالیات را پوشش می‌دهد، و تأیید کنید که واریز تسویه شده یا چک پیش از پایان سال تحویل داده شده است. تأییدیه تسویه را با پرونده مالیاتی‌تان نگه دارید.
4. W-2 را با واقعیت تطبیق دهید. پاداش به W-2 سالی تعلق دارد که در آن پرداخت شده است. اگر پرداختی به ژانویه بلغزد، آن را به‌زور روی W-2 سال قبل نگذارید — در عوض برنامه و مالیات‌های برآوردی را اصلاح کنید.
5. درآمد دفتری را با درآمد مالیاتی تطبیق دهید. هر غرامت سهامدار که تعهدی ثبت شده اما در پایان سال پرداخت نشده، یک مورد کلاسیک افزودن مجدد جدول M-1 در فرم 1120-S است: در دفاتر کسر شده، برای مالیات افزوده می‌شود، سپس در سال پرداخت کسر می‌شود. مطمئن شوید تهیه‌کننده اظهارنامه‌تان برنامه مبالغ پرداخت‌نشده اشخاص مرتبط را ببیند تا افزودن مجدد کامل باشد.
6. همین انضباط را به اجاره و بهره اعمال کنید. اگر آن کسرها را در سال جاری می‌خواهید، چک اجاره دسامبر را به خودتان بکشید و بهره تعهدی وام سهامدار را پیش از پایان سال پرداخت کنید.
7. مشارکت‌های بازنشستگی را هماهنگ کنید. چون سقف مشارکت از دستمزدهای W-2 پرداختی در طول سال تبعیت می‌کند، پاداش را پیش از محاسبه حداکثر مشارکت بازنشستگی کارفرما نهایی کنید — و به یاد داشته باشید که مشارکت‌های مبتنی بر غرامت تعهدی اما پرداخت‌نشده با خود حقوق منتظر می‌مانند.

یک نکته نهایی برای مالکانی که کارکنان غیر-سهامدار هم استخدام می‌کنند: سیستم دو-ریلی کل بازی است. پاداش‌های کارکنان را تا ۱۵ مارس پرداخت کنید تا کسر سال تعهدی تحت قاعده ۲.۵ ماهه حفظ شود، و پاداش‌های سهامدار را تا ۳۱ دسامبر پرداخت کنید تا ماده ۲۶۷ برآورده شود. هر دو مهلت را روی همان تقویم پایان سال بگذارید تا مهلت آسان‌تر، سخت‌گیرانه‌تر را نبلعد.

دفاتر پایان سال خود را پاکیزه نگه دارید​

غافلگیری‌های مالیاتی پایان سال تقریباً همیشه به همان شکاف برمی‌گردند: دفاتر دسامبر می‌گویند، اما پول در ژانویه جابه‌جا شد. پیگیری تعهدی‌ها، تاریخ‌های پرداخت، و تفاوت‌های دفتری-مالیاتی در یک دفتر شفاف همان چیزی است که یک مارس پراسترس را به یک اظهارنامه روتین تبدیل می‌کند.

Beancount.io حسابداری متن-ساده ارائه می‌دهد که شفافیت و کنترل کامل بر داده‌های مالی شما را ممکن می‌کند — بدون جعبه سیاه، بدون قفل شدن به فروشنده. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعه‌دهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متن-ساده روی می‌آورند.