پرداخت به اتباع غیرمقیم: قواعد کسر مالیات و گزارش‌دهی که هنگام استخدام فرامرزی اعمال می‌شود

پیمانکار عالی‌ای پیدا کرده‌اید. او در تورنتو زندگی می‌کند، نصف نرخ محلی شما را می‌گیرد و هر بار زودتر از موعد تحویل می‌دهد. پس ماهانه ۴٬۰۰۰ دلار برایش واریز می‌کنید و فکر می‌کنید مالیات مشکل اوست — او حتی آمریکایی هم نیست. بعد حسابدارتان سؤالی می‌پرسد که هفته‌تان را خراب می‌کند: آیا ۳۰ درصد کسر مالیات انجام دادید؟

به گوشه‌ای از قانون مالیات خوش آمدید که بیشتر کسب‌وکارهای کوچک تصادفی کشفش می‌کنند. وقتی به یک تبعه غیرمقیم پرداخت می‌کنید — پیمانکاری در خارج، فریلنسر خارجی که برای یک پروژه به آمریکا می‌آید، یا کارمندی که با ویزا در ایالات متحده کار می‌کند — سازمان مالیاتی (IRS) شما را به عنوان نماینده کسر مالیات در نظر می‌گیرد. این یک نقش رسمی با وظایف رسمی است: تعیین وضعیت دریافت‌کننده، دریافت فرم صحیح پیش از اولین پرداخت، کسر با نرخ درست، واریز مالیات و ارسال اظهارنامه‌های مناسب. اگر هر یک از این مراحل را حذف کنید، مالیاتی که کسر نکرده‌اید می‌تواند از جیب خودتان بیرون بیاید، به‌علاوه جریمه و سود.

خبر خوب این است که قواعد از یک منطق روشن پیروی می‌کنند. این راهنما از دید پرداخت‌کننده آن را توضیح می‌دهد: چه کسی تبعه غیرمقیم محسوب می‌شود، چرا محل انجام کار بیش از محل اقامت کارگر اهمیت دارد، چگونه پیمانکاران با کارمندان تفاوت دارند، و مدارکی که شما را در امان نگه می‌دارد.

چه کسی تبعه غیرمقیم محسوب می‌شود؟​

برای اهداف مالیاتی، «اتباع خارجی» (alien) هر کسی است که شهروند یا اتباع آمریکا نباشد. تبعه غیرمقیم کسی است که هیچ‌کدام از دو آزمون اقامت را نگذرانده باشد:

• آزمون گرین کارت. فرد در هر زمانی در طول سال دارای وضعیت اقامت دائم قانونی بوده است.
• آزمون حضور قابل‌توجه. فرد بر اساس فرمول شمارش روزهای موزون سه‌ساله به اندازه کافی از نظر فیزیکی در ایالات متحده حضور داشته تا مقیم تلقی شود.

اگر هر دو آزمون را رد کند، آن شخص برای آن سال مالیاتی تبعه غیرمقیم است. اگر یکی را بگذراند، عموماً مانند یک شخص آمریکایی مالیات می‌دهد که این کل راهنما را کنار می‌گذارد — او را مانند هر دریافت‌کننده داخلی دیگری رفتار می‌کنید.

سه نکته عملی برای پرداخت‌کنندگان. نخست، وضعیت ویزا با وضعیت مالیاتی یکسان نیست: کسی می‌تواند ماه‌ها با ویزاهای خاص در ایالات متحده زندگی و کار کند و همچنان برای اهداف مالیاتی تبعه غیرمقیم باشد. دوم، وضعیت می‌تواند سال‌به‌سال با انباشت شمارش روزها تغییر کند، بنابراین پیمانکاری که سال قبل به‌وضوح خارجی بود ممکن است امسال نباشد. سوم، از شما انتظار نمی‌رود که خودتان آزمون حضور قابل‌توجه را اجرا کنید — از شما انتظار می‌رود که مدارک را درخواست کنید و در پرونده نگه دارید، و اینجاست که مجموعه فرم‌های W-8 بعداً وارد می‌شود.

قاعده‌ای که همه را غافلگیر می‌کند: محل انجام کار همه چیز را تعیین می‌کند​

این مهم‌ترین مفهوم در این راهنماست. برای خدمات شخصی — کاری که پیمانکاران و کارمندان شما انجام می‌دهند — منبع درآمد محل انجام خدمات است، نه محل زندگی کارگر، نه محل شرکت شما و نه محل واریز پول.

این یک قاعده دو نتیجه متضاد تولید می‌کند و اشتباه گرفتن آن‌ها رایج‌ترین خطای کسب‌وکارهای کوچک در این حوزه است:

• کاری که کاملاً خارج از ایالات متحده انجام می‌شود درآمد با منبع خارجی است. عموماً مشمول مالیات آمریکا، کسر مالیات آمریکا یا گزارش‌دهی اطلاعاتی آمریکا نیست. پیمانکار تورنتویی شما که همه کار را از تورنتو انجام می‌دهد: بدون کسر، بدون 1099، بدون 1042-S.
• کاری که داخل ایالات متحده انجام می‌شود درآمد با منبع آمریکایی است. مشمول قواعد مالیاتی آمریکا است حتی اگر کارگر در خارج زندگی کند، در خارج پرداخت بگیرد و فقط چند روز در خاک آمریکا بماند. همان پیمانکار که برای یک پروژه دو هفته‌ای حضوری به شیکاگو پرواز می‌کند، برای آن دو هفته غرامت با منبع آمریکایی دارد.

کاری که بین دو طرف مرز تقسیم می‌شود معمولاً بر اساس روزهای کار در هر مکان تخصیص می‌یابد. برای هر دریافت‌کننده خارجی یک دفترچه ساده از محل‌های کار نگه دارید — تاریخ‌ها و شهرها — زیرا این دفترچه چیزی است که تصمیمات کسر مالیات شما را در صورت پرسش سازمان مالیاتی توجیه می‌کند.

پرداخت به پیمانکار خارجی برای کاری که در ایالات متحده انجام شده​

وقتی یک پیمانکار تبعه غیرمقیم خدماتی را در خاک آمریکا انجام می‌دهد، شما کاملاً در قلمرو نماینده کسر مالیات قرار دارید. این ترتیب کار است.

۳۰ درصد کسر کنید مگر اینکه معاهده‌ای خلاف آن بگوید​

غرامت با منبع آمریکایی که به یک پیمانکار تبعه غیرمقیم پرداخت می‌شود عموماً مشمول کسر ۳۰ درصد است که پیش از ارسال پرداخت از آن کسر می‌شود. نرخ پایین‌تر — گاهی صفر — ممکن است اعمال شود اگر کشور محل اقامت کارگر معاهده مالیات بر درآمد با ایالات متحده داشته باشد که آن نوع درآمد را پوشش دهد. ایالات متحده با بیش از ۶۰ کشور معاهده دارد و شرایط آن‌ها بسیار متفاوت است: برخی معاهدات خدمات شخصی مستقل را کاملاً زیر یک آستانه دلاری یا شمارش روز معاف می‌کنند، برخی فقط نرخ را کاهش می‌دهند و برخی اصلاً آن درآمد را پوشش نمی‌دهند.

مزایای معاهده هرگز خودکار نیستند. شما فقط زمانی می‌توانید نرخ کاهش‌یافته اعمال کنید که دریافت‌کننده مدارک معتبری برای ادعای آن به شما بدهد، و — با استثناهای محدود — فقط زمانی که آن مدارک شامل شماره شناسایی مالیاتی آمریکا (TIN) دریافت‌کننده باشد. ادعای معاهده بدون TIN در پرونده، نرخ معاهده‌ای دریافت نمی‌کند. تا زمانی که مدارک درست نشود، کل ۳۰ درصد را کسر کنید.

گزارش در فرم 1042-S، نه فرم 1099-NEC​

این خطایی است که سازمان مالیاتی مداوم می‌بیند: یک کسب‌وکار فرم 1099-NEC را به یک پیمانکار خارجی می‌فرستد همان‌طور که برای فریلنسرهای داخلی می‌فرستد. این کار را نکنید. پرداخت‌ها به اتباع غیرمقیم در فرم 1042-S، درآمد با منبع آمریکایی اشخاص خارجی مشمول کسر مالیات گزارش می‌شود، یک نسخه به سازمان مالیاتی ارسال و یک نسخه به دریافت‌کننده ارائه می‌شود، و فرم 1042 به‌عنوان اظهارنامه سالانه همراه ارسال می‌شود. هر دو عموماً تا ۱۵ مارس پس از سال تقویمی موعد دارند. همین حالا این تاریخ را علامت بزنید — یک ماه تمام پیش از موعد اظهارنامه فردی می‌رسد و برای افرادی که برای اولین بار ارسال می‌کنند غافلگیرکننده است.

فرم W-8BEN را پیش از اولین پرداخت دریافت کنید​

پیش از پرداخت به یک فرد خارجی، یک فرم W-8BEN، گواهی وضعیت خارجی مالک ذی‌نفع امضاشده دریافت کنید. این فرم ثابت می‌کند که دریافت‌کننده خارجی است، کشور اقامت او را مشخص می‌کند و — در بخش دوم — هرگونه مزیت معاهده‌ای را ادعا می‌کند. اگر پیمانکار از طریق یک نهاد خارجی به‌جای فرد کار می‌کند، فرم معادل فرم W-8BEN-E است.

اگر پیمانکار به‌طور خاص برای غرامت خدمات شخصی معافیت معاهده‌ای ادعا کند، ممکن است به‌جای آن فرم 8233، معافیت از کسر مالیات بر غرامت خدمات شخصی مستقل (و برخی خدمات شخصی وابسته) را به شما بدهد. وظیفه شما به‌عنوان نماینده کسر مالیات بررسی آن است: اگر حقایق اشتباه یا واجد شرایط بودن مشکوک به نظر می‌رسد، باید به سازمان مالیاتی اطلاع دهید و کسر را آغاز کنید. پذیرش یک فرم ظاهراً معتبر با حسن نیت شما را محافظت می‌کند؛ مهر تأیید زدن روی فرمی که باید مورد سؤال قرار می‌دادید محافظت نمی‌کند.

درک اینکه اگر همه این‌ها را نادیده بگیرید چه چیزی در خطر است​

نماینده کسر مالیات شخصاً در قبال سازمان مالیاتی برای مالیاتی که باید کسر می‌شد مسئول است. این بدان معناست که اگر ۵۰٬۰۰۰ دلار برای کار مبتنی بر آمریکا به یک پیمانکار خارجی پرداخت کرده و چیزی کسر نکرده باشید، سازمان مالیاتی می‌تواند ۱۵٬۰۰۰ دلار را بر شما تحمیل کند، سپس جریمه عدم واریز، جریمه اظهارنامه اطلاعاتی برای 1042-S گمشده و سود را اضافه کند. نمی‌توانید آن را به‌صورت گذشته‌نگر با درخواست بازگرداندن پول از پیمانکار اصلاح کنید. ابتدا فرم‌ها را دریافت کنید، درست کسر کنید و مسئولیت هرگز به شما نمی‌چسبد.

پرداخت به پیمانکار خارجی که کاملاً در خارج کار می‌کند​

حالا مورد آسان‌تر — و رایج‌تر برای کسب‌وکارهای کوچکی که کمک دورکار استخدام می‌کنند. وقتی یک تبعه غیرمقیم همه خدمات را خارج از ایالات متحده انجام می‌دهد، غرامت منبع خارجی است و شما عموماً هیچ تعهد کسر مالیاتی و هیچ تعهد گزارش‌دهی به سازمان مالیاتی ندارید. بدون ۳۰ درصد، بدون 1042-S، بدون هیچ نوع 1099.

اما «بدون ارسال» به معنای «بدون مدارک» نیست. با دو عادت از خود محافظت کنید:

1. باز هم فرم W-8BEN دریافت کنید. این اثبات شماست که وضعیت خارجی را تأیید کرده‌اید نه اینکه فرض کرده باشید. اگر سازمان مالیاتی روزی بپرسد چرا چیزی گزارش نکردید، یک W-8BEN امضاشده به‌همراه دفترچه محل کار شما بحث را تمام می‌کند. بدون آن‌ها، شما از روی حافظه استدلال می‌کنید.
2. وضعیت را دوره‌ای تأیید مجدد کنید. شرایط افراد تغییر می‌کند — نقل مکان می‌کنند، ماه‌ها به آمریکا سفر می‌کنند، نهادهای آمریکایی تشکیل می‌دهند. فرم W-8BEN عموماً تا پایان سومین سال تقویمی پس از امضا معتبر است، بنابراین تجدید را در چرخه بازبینی فروشندگان خود بگنجانید.

یک هشدار: قاعده «کاملاً در خارج» غرامت خدمات را پوشش می‌دهد. انواع دیگر پرداخت از قواعد منبع‌یابی متفاوتی پیروی می‌کنند — حق امتیاز، سود سهام، بهره و اجاره با منبع آمریکایی که به اشخاص خارجی پرداخت می‌شود عموماً حتی وقتی دریافت‌کننده هرگز پا به کشور نمی‌گذارد، مشمول کسر ۳۰ درصد است. اگر پرداخت‌های خارجی شما فراتر از فاکتورهای پیمانکار است، قاعده منبع‌یابی هر نوع درآمد را بررسی کنید نه اینکه فرض کنید قاعده خدمات همه چیز را پوشش می‌دهد.

استخدام یک تبعه غیرمقیم به‌عنوان کارمند​

کارمندان مسیر متفاوتی از پیمانکاران دارند و قواعد بسته به محل کار کارمند و اینکه آیا معاهده‌ای اعمال می‌شود، تقسیم می‌شود.

دستمزد برای کار در ایالات متحده​

دستمزدی که به یک کارمند تبعه غیرمقیم برای خدمات انجام‌شده در ایالات متحده پرداخت می‌شود، غرامت مشمول مالیات است که در فرم W-2 گزارش می‌شود، درست مانند دستمزد داخلی — با دو پیچ مهم در زمان کسر مالیات.

نخست، کارمند باید فرم W-4 را با دستورالعمل‌های ویژه در اعلان ۱۳۹۲ سازمان مالیاتی تکمیل کند، نه دستورالعمل‌های استاندارد W-4. تفاوت‌های کلیدی: کارمند بدون توجه به وضعیت تأهل واقعی، «مجرد» را علامت می‌زند، زیر مرحله ۴(c) عبارت «Nonresident Alien» یا «NRA» را می‌نویسد و نمی‌تواند اعتبار مالیاتی فرزند یا اعتبار سایر افراد تحت تکفل را ادعا کند.

دوم، اتباع غیرمقیم عموماً نمی‌توانند کسر استاندارد را ادعا کنند، اما جدول‌های کسر استاندارد فرض می‌کنند همه می‌توانند. برای جبران، کارفرما مبلغ اضافه‌ای به دستمزد کارمند پیش از اجرای محاسبه کسر اضافه می‌کند، با استفاده از ارقام هر دوره پرداخت منتشرشده در نشریه 15-T. اگر این افزودن را حذف کنید، به‌طور سیستماتیک در هر چک حقوقی NRA کمتر از حد کسر خواهید کرد — خطایی آرام که در طول سال انباشته می‌شود.

دستمزد معاف از معاهده​

برخی معاهدات دستمزدهای خاصی را از مالیات آمریکا معاف می‌کنند — معمولاً برای دانشجویان، کارآموزان، معلمان و پژوهشگران از کشور معاهده، در محدوده‌های دلاری و زمانی. کارمندی که چنین معافیتی ادعا می‌کند، به‌جای تکیه صرف بر W-4، فرم 8233 را به شما می‌دهد و شما دستمزد معاف را در فرم 1042-S به‌جای فرم W-2 گزارش می‌کنید. دستمزد بالاتر از مبلغ معاف معاهده به مسیر W-2 با کسر NRA عادی برمی‌گردد.

نکته‌ای درباره مالیات‌های تأمین اجتماعی و مدیکر​

کسر مالیات بر درآمد فقط نیمی از تصویر حقوق و دستمزد است. به‌عنوان قاعده کلی، دستمزد پرداختی به کارمندان تبعه غیرمقیم در ایالات متحده مشمول مالیات‌های تأمین اجتماعی و مدیکر تحت همان قواعدی است که برای هر کس دیگری اعمال می‌شود. استثنای عمده دانشجویان، دانشمندان، کارآموزان، معلمان و پژوهشگران با ویزای F، J، M یا Q را پوشش می‌دهد که عموماً در طول سال‌های تقویمی که تبعه غیرمقیم باقی می‌مانند، از این مالیات‌ها معاف هستند. پیش از اعمال معافیت، دسته ویزا و وضعیت اقامت را تأیید کنید — به‌محض اینکه فرد بر اساس آزمون حضور قابل‌توجه تبعه مقیم شود، منقضی می‌شود.

معاهدات مالیاتی: تخفیفی که باید درست ادعا کنید​

معاهدات جایی است که پرداخت‌کنندگان بسته به جهت اشتباهشان، یا پول روی میز می‌گذارند یا ریسک ایجاد می‌کنند. چند اصل شما را روی زمین محکم نگه می‌دارد:

• ماده واقعی معاهده را جستجو کنید. مزایای معاهده مخصوص نوع درآمد است و اغلب شرایط شمارش روز، سقف دلاری یا هدف دارد. سازمان مالیاتی جدول‌های خلاصه معاهده را منتشر می‌کند، اما متن معاهده حاکم است. فرض نکنید چون معاهده یک کشور حق‌الزحمه مشاوره را معاف می‌کند، معاهده کشور همسایه هم همین کار را می‌کند.
• TIN را الزامی کنید. همان‌طور که اشاره شد، عموماً نمی‌توانید نرخ کاهش‌یافته معاهده‌ای را به دریافت‌کننده فردی که مدارکش فاقد شماره شناسایی مالیاتی آمریکا است اعطا کنید. زود به دریافت‌کنندگان خارجی بگویید برای دریافت مزایای معاهده به SSN یا ITIN نیاز دارند — درخواست‌های ITIN هفته‌ها طول می‌کشد و در این فاصله کل ۳۰ درصد اعمال می‌شود.
• فرم را با ادعا مطابقت دهید. ادعاهای معاهده‌ای بر غرامت خدمات شخصی عموماً از طریق فرم 8233 انجام می‌شود؛ ادعاهای معاهده‌ای بر سایر انواع درآمد (حق امتیاز، سود سهام، بورس تحصیلی) از طریق W-8BEN. استفاده از فرم اشتباه مانند استفاده از هیچ فرمی است.
• مراقب محدودیت‌هایی باشید که وسط سال منقضی می‌شوند. بسیاری از معافیت‌های معاهده‌ای خدمات شخصی در یک مبلغ دلاری یا تعداد روز سقف دارند. وقتی سقف پر شود، کسر از همان دلار بعدی آغاز می‌شود — فرایند حقوق و دستمزد یا حساب‌های پرداختنی شما باید پرداخت‌های تجمعی معاف از معاهده به‌ازای هر دریافت‌کننده را پیگیری کند، نه اینکه فقط یک کلید یک‌باره را بچرخاند.

چک‌لیست پیش از اولین پرداخت شما​

قواعد بالا را به یک روال تکرارپذیر تبدیل کنید. پیش از اینکه اولین پرداخت هر دریافت‌کننده خارجی جدید انجام شود، باید بتوانید به هر یک از این موارد بله بگویید:

1. آیا می‌دانم کار کجا انجام می‌شود؟ خاک آمریکا یعنی کسر و گزارش؛ کاملاً در خارج عموماً یعنی هیچ‌کدام — در هر دو حالت مستند شده.
2. آیا فرم صحیح را دریافت کرده‌ام؟ W-9 برای اشخاص آمریکایی، W-8BEN برای افراد خارجی، W-8BEN-E برای نهادهای خارجی، فرم 8233 برای خدمات شخصی معاف از معاهده.
3. آیا فرم کامل و امضاشده است، با TIN در صورت ادعای مزیت معاهده؟ فرم ناقص چیزی اعطا نمی‌کند.
4. آیا نرخ صحیح را اعمال کرده‌ام؟ به‌طور پیش‌فرض کل ۳۰ درصد بر پرداخت‌های با منبع آمریکایی؛ کاهش‌یافته فقط با مدارک معتبر معاهده.
5. آیا تعهدات واریز و ارسال خود را می‌دانم؟ مالیات کسرشده به‌صورت الکترونیکی واریز می‌شود و فرم‌های 1042 و 1042-S عموماً تا ۱۵ مارس موعد دارند.
6. آیا همه چیز جایی بایگانی شده که سه سال بعد بتوانم پیدا کنم؟ فرم‌ها، دفترچه‌های محل کار و سوابق پرداخت با پرونده فروشنده یا کارمند باقی می‌ماند.

اشتباهات رایجی که پول واقعی هزینه دارند​

حسابرس‌ها و متخصصان بارها و بارها همین شکست‌ها را می‌بینند. خودتان را با این فهرست بررسی کنید:

• ارسال 1099-NEC به پیمانکار خارجی. این به سازمان مالیاتی سیگنال می‌دهد که شما هرگز وضعیت دریافت‌کننده را تعیین نکرده‌اید. دریافت‌کنندگان خارجی 1042-S می‌گیرند یا اصلاً هیچ‌چیز — هرگز 1099.
• کسر مالیات بر کار خارجی کاملاً دورکار. کسر ۳۰ درصد غیرضروری پیمانکاران خوب را خشمگین می‌کند و برای همه دردسر بازپرداخت ایجاد می‌کند. پیش از کسر، محل کار را تأیید کنید.
• کسر نکردن هیچ‌چیز بر کار انجام‌شده در آمریکا. تصویر آینه‌ای، و بسیار گران‌تر، چون مسئولیت به شما تحمیل می‌شود.
• اعطای نرخ معاهده‌ای بدون TIN. قاعده مدارک صریح است: بدون TIN در ادعای معاهده عموماً یعنی بدون نرخ معاهده.
• فراموش کردن افزودن NRA بر دستمزد کارمند. بدون مبلغ اضافی نشریه 15-T، هر چک حقوقی NRA کمتر از حد کسر می‌شود.
• در نظر گرفتن مسئله پیمانکار در مقابل کارمند به‌عنوان میانبر کسر مالیات. طبقه‌بندی کارگر بدون توجه به ملیت از همان قواعد عرفی پیروی می‌کند. نامیدن کسی به‌عنوان پیمانکار او را پیمانکار نمی‌کند و طبقه‌بندی اشتباه جریمه‌های خود را بر فراز هر شکست کسر مالیات به همراه دارد.

پرداخت‌های فرامرزی خود را از روز اول منظم نگه دارید​

پرداخت‌های فرامرزی بیش از تقریباً هر چیز دیگری در یک کسب‌وکار کوچک، نگهداری سوابق شلخته را مجازات می‌کنند: فرم‌ها منقضی می‌شوند، سقف‌های معاهده بی‌صدا انباشته می‌شوند و موعد ارسال ۱۵ مارس فرا می‌رسد در حالی که هنوز مشغول بستن سال قبل هستید. راه‌حل ساختاری است — به هر دریافت‌کننده خارجی یک پرونده کامل فروشنده بدهید که شامل W-8BEN یا 8233 امضاشده، دفترچه محل کار و مجموع جاری پرداخت‌های معاف از معاهده باشد، و اظهارنامه‌های 1042-S خود را پیش از ارسال هر چیزی به سازمان مالیاتی با آن سوابق تطبیق دهید.

نگهداری چنین ردپای شفاف و قابل حسابرسی دقیقاً همان چیزی است که حسابداری متن‌ساده برای آن ساخته شده است. Beancount.io به شما دفاتری تحت کنترل نسخه می‌دهد که در آن هر ورودی کسر مالیات، هر مانده فروشنده خارجی و هر تطبیق اظهارنامه قابل مشاهده و بازبینی است — هیچ جعبه سیاهی وقتی سازمان مالیاتی سؤال می‌پرسد وجود ندارد. رایگان شروع کنید و پرداخت‌های فرامرزی خود را زیر همان دفتر شفاف همه چیزهای دیگر بیاورید.