اینجا یک غافلگیری مالیاتی است که در بدترین لحظه ممکن سر میرسد: از کار میافتید، بیمهنامه از کارافتادگی بلندمدت شما شروع به پرداخت ۶۰ درصد حقوقتان میکند، و بعد متوجه میشوید این چکها کاملاً مشمول مالیات هستند. پس از کسر مالیات فدرال و ایالتی، «۶۰ درصد» جایگزین درآمد شما میتواند به سختی به ۴۰ درصد آنچه قبلاً به خانه میبردید کاهش یابد — درست زمانی که صورتحسابهای پزشکی روی هم انبار میشوند.
اینکه آیا این اتفاق برای شما میافتد یا نه، سالها قبل تصمیمگیری شده بود، در یک چکباکسی که احتمالاً بدون فکر کردن روی آن کلیک کردید. قاعده بهشدت ساده است: اگر حق بیمه با دلارهای پیش از مالیات پرداخت شده باشد، مزایا مشمول مالیات هستند؛ اگر حق بیمه با دلارهای پس از مالیات پرداخت شده باشد، مزایا معاف از مالیات هستند. اینکه چه کسی چک حق بیمه را نوشته — شما یا کارفرمای شما، و با کدام نوع دلار — همه چیز را کنترل میکند.
این موضوع بیشتر از آنچه اکثر مردم فکر میکنند اهمیت دارد. میانگین مدت یک ادعای گروهی از کارافتادگی بلندمدت ۳۴٫۶ ماه است — نزدیک به سه سال — و نظرسنجیها نشان میدهند حدود یکچهارم آمریکاییهای شاغل هیچ ایدهای ندارند که اگر نتوانند این مدت کار کنند چگونه هزینههایشان را پوشش خواهند داد. اگر کسبوکار کوچکی دارید، شما کسی هستید که این انتخاب را برای تیمتان طراحی میکنید، و یک تصمیم کوچک در زمان ثبتنام برای هر کسی که روزی ادعایی ثبت کند، دهها هزار دلار ارزش دارد.
قاعده اصلی: حق بیمه پیش از مالیات وارد، مزایای مشمول مالیات خارج
IRS قاعده را بهصراحت در راهنمای خود درباره درآمدهای بیمه از کارافتادگی بیان میکند، و به سه سناریو خلاصه میشود:
- کارفرمای شما کل حق بیمه را میپردازد و آن را از درآمد شما مستثنا میکند. این حالت پیشفرض اکثر طرحهای گروهی است: شرکت حق بیمه را بهعنوان هزینه تجاری کسر میکند، شما هرگز آن را در W-2 خود نمیبینید، و هر دلار مزایای از کارافتادگی که بعداً دریافت میکنید درآمد عادی مشمول مالیات است.
- شما کل حق بیمه را با دلارهای پس از مالیات میپردازید. هیچ کسری برای حق بیمه دریافت نمیکنید، اما هر دلار مزایا معاف از مالیات به شما میرسد.
- هزینه را تقسیم میکنید. اگر سهم شما از دستمزد پس از مالیات کسر شود، فقط بخشی از مزایا که به پرداختهای کارفرما نسبت داده میشود مشمول مالیات است. تقسیم ۵۰/۵۰ یعنی تقریباً نیمی از مزایا مشمول مالیات است.
ستون فقرات قانونی دو بخش قانون مالیات است که بهصورت جفت کار میکنند. بخش ۱۰۶ به کارکنان اجازه میدهد پوشش حوادث و سلامت پرداختشده توسط کارفرما را از درآمد مستثنا کنند — این همان معافیت مالیاتی روی حق بیمه است. سپس بخش ۱۰۵ هرگونه مزایای دریافتشده از طریق پوشش پرداختشده توسط کارفرما را در درآمد منظور میکند — این همان صورتحساب مالیاتی در انتهای کار است. شما مزیت مالیاتی را در یک سر یا سر دیگر دریافت میکنید، هرگز هر دو، و سمت حق بیمه جایی است که انتخاب اتفاق میافتد.
تله طرح کافهتریا: حق بیمه «کارمند-پرداختشده» شما ممکن است کارفرما-پرداختشده باشد
اینجا تلهای است که حتی کارکنان دقیق را هم گرفتار میکند. بسیاری از طرحهای اختیاری از کارافتادگی به کارکنان اجازه میدهند حق بیمه خود را از طریق کسر از دستمزد بپردازند — که بهنظر میرسد پوشش پس از مالیات، کارمند-پرداختشده با مزایای معاف از مالیات است. اما اگر آن کسورات از طریق یک طرح کافهتریا ماده ۱۲۵ بهصورت پیش از مالیات انجام شود، IRS حق بیمه را کارفرما-پرداختشده تلقی میکند، و مزایا کاملاً مشمول مالیات هستند.
IRS این را صریحاً میگوید: اگر حق بیمه را از طریق طرح کافهتریا پرداخت کنید و مبلغ حق بیمه را در درآمد مشمول مالیات خود لحاظ نکنید، حق بیمه پرداختشده توسط کارفرمای شما تلقی میشود. برچسب روی فیش حقوقی شما تعیینکننده نیست؛ ماهیت مالیاتی دلار تعیینکننده است.
چه باید کرد:
- به فیش حقوقی نگاه کنید. اگر خط حق بیمه از کارافتادگی دستمزد مشمول مالیات شما را کاهش میدهد، شما پیش از مالیات پرداخت میکنید و مزایای آیندهتان مشمول مالیات خواهد بود.
- در زمان ثبتنام سالانه، پرداخت پس از مالیات را بهطور خاص برای پوشش از کارافتادگی انتخاب کنید. اکثر طرحهای کافهتریا این انتخاب را بهازای هر مزیت مجاز میدانند. امروز کمی مالیات بیشتر میپردازید — روی حق بیمهای چند صد دلاری در سال — تا دهها هزار دلار مزایای آینده را از مالیات محافظت کنید.
- از کارافتادگی را با بیمه سلامت اشتباه نگیرید. پرداخت پیش از مالیات معمولاً برای حق بیمه پزشکی درست است، زیرا بازپرداختهای پزشکی در هر صورت از درآمد مستثنا هستند. از کارافتادگی همان مزیتی است که پرداخت پیش از مالیات در آن نتیجه معکوس میدهد، زیرا پرداخت جایگزین دستمزد میشود نه بازپرداخت صورتحسابهای پزشکی.
اگر کارفرما هستید، این انتخاب را در مطالب ثبتنام برجسته کنید. کارکنان بهطور پیشفرض همه چیز را پیش از مالیات انتخاب میکنند، و این پیشفرض برای از کارافتادگی اشتباه است.
استراتژی گروسآپ: بهترین حالت هر دو جهان
اگر بخواهید بهعنوان کارفرما حق بیمه را بپردازید و مزایای معاف از مالیات ارائه دهید چه؟ میتوانید — با کنار گذاشتن عامدانه معافیت بخش ۱۰۶. تحت یک ترتیب گروسآپ، کارفرما حق بیمه را میپردازد اما مبلغ حق بیمه را در دستمزد مشمول مالیات هر کارمند (گزارششده در فرم W-2) لحاظ میکند. چون کارمند روی حق بیمه مالیات پرداخته، حق بیمه پس از مالیات تلقی میشود، و هر مزایای آینده معاف از مالیات است.
محاسبات بهشدت به نفع است. فرض کنید حق بیمه LTD گروهی حدود ۶۰۰ دلار بهازای هر کارمند در سال هزینه دارد. گنجاندن آن در دستمزد شاید ۱۳۰ تا ۱۸۰ دلار مالیات بر درآمد اضافی برای کارمند هزینه داشته باشد. در عوض، مزایای از کارافتادگی سالانه ۶۰٬۰۰۰ دلاری — ۶۰ درصد حقوق ۱۰۰٬۰۰۰ دلاری — معاف از مالیات میرسد نه مشمول مالیات. با نرخ نهایی ترکیبی ۲۵ درصد، این تقریباً ۱۵٬۰۰۰ دلار در هر سال از کارافتادگی صرفهجویی میکند، در هر سالی از ادعایی که بهطور میانگین نزدیک سه سال طول میکشد. کارفرمایان حتی میتوانند «گروسآپ گروسآپ» را انجام دهند با افزودن کمی دستمزد اضافی برای پوشش مالیات روی خود حق بیمه، تا کارمند چیزی احساس نکند.
IRS نسخه انعطافپذیری از این را در Revenue Ruling 2004-55 تأیید کرد: کارفرما میتواند طرح خود را اصلاح کند تا به هر کارمند اجازه دهد یک انتخاب سالانه غیرقابل بازگشت انجام دهد — پیش از شروع سال طرح — تا حق بیمه را در درآمد لحاظ کند یا نه. کارمندانی که گنجاندن را انتخاب میکنند مزایای معاف از مالیات میگیرند؛ کارمندانی که این کار را نمیکنند معافیت حق بیمه را نگه میدارند و مزایای مشمول مالیات را میپذیرند. دو ویژگی این رأی را سخاوتمندانه میکند: انتخاب میتواند هر سال بازبینی شود، و حق بیمهای که کارفرما در سالهای قبل پیش از مالیات پرداخت کرده، وضعیت معاف از مالیات مزایا تحت انتخاب جدید را مخدوش نمیکند. برای کارفرمایان کوچک، ارائه این انتخاب در زمان ثبتنام تقریباً هیچ هزینه اداری ندارد و ارزش مزیت را بهشدت بهبود میبخشد.
یک هشدار: انتخاب باید برای سال طرح غیرقابل بازگشت باشد و پیش از شروع سال انجام شود. نمیتوانید صبر کنید تا کسی ادعایی ثبت کند و سپس سالها حق بیمه را بازتعریف کنید. انتخاب هر کارمند را مستند کنید و آن را با سوابق مزایای خود نگه دارید.
حق بیمه تقسیمشده و مالیات جزئی
هر طرحی همهیاهیچ نیست. یک طراحی رایج این است که کارفرما هزینه یک مزیت پایه (مثلاً ۴۰ درصد حقوق) را میپردازد در حالی که کارکنان میتوانند پوشش تکمیلی (تا ۶۰ درصد) را از طریق کسر از دستمزد بخرند. مالیات بهتناسب از پول تبعیت میکند: مزیت پایه مشمول مالیات است، و مزیت تکمیلی بسته به اینکه آن کسورات پیش از مالیات یا پس از مالیات بودهاند، مشمول مالیات یا معاف از مالیات است.
حسابداری را تمیز نگه دارید. اگر طراحی تقسیمشده ارائه میدهید، پیگیری کنید کدام دلارها کدام بخش پوشش را تأمین کردهاند، زیرا مدیر ادعا — و IRS — سالها بعد دقیقاً همین سؤال را خواهند پرسید. سوابق حقوق و دستمزد که کسورات پیش از مالیات در مقابل پس از مالیات را نشان میدهند، مدرک هستند. این یکی از آن حوزههایی است که حسابداری شلخته مزایا مستقیماً به اختلاف مالیاتی تبدیل میشود.
مالکان شرکت S، شرکا و خودشتغلها با قواعد متفاوتی بازی میکنند
اگر صاحب کسبوکار هستید، تحلیل به نفع شما برمیگردد — عمدتاً بهطور تصادفی:
- سهامداران شرکت S که بیش از ۲ درصد مالکیت دارند برای اهداف مزایای جانبی مانند شرکا تلقی میشوند. حق بیمه حوادث و سلامت که شرکت S برای آنها میپردازد توسط شرکت بهعنوان غرامت قابل کسر است اما باید در دستمزد Box 1 سهامدار-کارمند لحاظ شود. همین گنجاندن دقیقاً چیزی است که مزایای از کارافتادگی آینده را معاف از مالیات میکند. به عدم تقارن با بیمه سلامت توجه کنید: سهامدار هیچ کسر بیمه سلامت خودشتغلی برای حق بیمه از کارافتادگی دریافت نمیکند همانطور که برای حق بیمه پزشکی میکند — اما معامله (حق بیمه مشمول مالیات، مزیت معاف از مالیات) سمت خوب آن است.
- شرکا و صاحبان انفرادی نمیتوانند حق بیمه پوششی که درآمد از دست رفته ناشی از بیماری یا از کارافتادگی را جایگزین میکند کسر کنند. حق بیمه یک هزینه شخصی است. جایزه تسلی این است که مزایا معاف از مالیات دریافت میشوند.
- بیمه هزینه سربار کسبوکار استثناست. بیمهنامهای که در زمان از کارافتادگی اجاره، آب و برق و دستمزد کارکنان شما را میپردازد — نه جایگزینی درآمد شخصی شما — هزینههای عادی کسبوکار را پوشش میدهد، بنابراین حق بیمه آن بهعنوان بیمه تجاری قابل کسر است. مزایا مشمول مالیات هستند، اما هزینههای قابل کسر را تأمین میکنند و تقریباً خنثی میشوند.
صاحبان کسبوکارهای کوچک باید این دو نوع پوشش را بهصورت مفهومی جدا نگه دارند: بیمه از کارافتادگی شخصی (حق بیمه پس از مالیات، مزایای معاف از مالیات) که از خانواده محافظت میکند، و بیمه سربار (حق بیمه قابل کسر) که از کسبوکار محافظت میکند. اشتباه گرفتن آنها در اظهارنامه مالیاتی خطای رایج و پرهزینهای است.
قانون ششماهه FICA که اکثر سیستمهای حقوق و دستمزد اشتباه میفهمند
مالیات بر درآمد فقط نیمی از ماجراست. مزایای از کارافتادگی که برای اهداف مالیات بر درآمد مشمول مالیات هستند، در ابتدا برای اهداف FICA نیز دستمزد محسوب میشوند — تأمین اجتماعی، مدیکر و FUTA اعمال میشوند. اما یک خروجی قانونی وجود دارد: دستمزد بیماری دیگر دستمزد محسوب نمیشود وقتی بیش از شش ماه تقویمی پس از آخرین ماه تقویمی که کارمند کار کرده پرداخت شود.
بهطور مشخص، اگر آخرین ماه کار یک کارمند مارس باشد، پرداختهای از کارافتادگی که پس از ۳۰ سپتامبر انجام شوند از مالیات تأمین اجتماعی، مدیکر و FUTA معاف هستند — هرچند اگر حق بیمه پیش از مالیات بوده باشد همچنان مشمول مالیات بر درآمد فدرال باقی میمانند. ادعاهای از کارافتادگی کوتاهمدت بهندرت به این حد میرسند؛ ادعاهای بلندمدت تقریباً همیشه میرسند، چون دورههای انتظار LTD بهتنهایی اغلب ۹۰ تا ۱۸۰ روز طول میکشند.
دو پیامد عملی. اول، هر کسی که دستمزد بیماری را گزارش میکند — کارفرما یا بیمهگر ثالث — باید تاریخ ششماهه را پیگیری کند و کسر FICA را در لحظه درست متوقف کند، وگرنه W-2ها در هر دو جهت اشتباه خواهند بود. دوم، اگر کارمند هستید، فرض نکنید که ناپدید شدن کسر FICA یعنی مزایا معاف از مالیات شدهاند. کسر مالیات بر درآمد سؤال جداگانهای است، و معمولاً ادامه مییابد.
وقتی مزایا شروع میشود: کسر را قبل از صورتحساب غافلگیرکننده اصلاح کنید
بیمهگرانی که مزایای از کارافتادگی میپردازند عموماً مالیات بر درآمد فدرال را کسر نمیکنند مگر اینکه درخواست شود. کارمندی که ماهانه ۵٬۰۰۰ دلار مزایای مشمول مالیات با کسر صفر دریافت میکند، هر ماه بدهی مالیاتی بیش از ۱٬۰۰۰ دلار انباشته میکند — که آوریل بعدی کشف میشود، با جریمههای احتمالی کمپرداختی.
راهحل فرم W-4S است، درخواست کسر مالیات بر درآمد فدرال از دستمزد بیماری، که به شرکت بیمه ارائه میشود. بهطور جایگزین، کارمند میتواند پرداختهای برآوردی فصلی را با فرم 1040-ES انجام دهد. بهعنوان کارفرما، این را در بسته مرخصی از کارافتادگی خود ذکر کنید؛ کارمند درگیر یک بحران سلامتی است و بهطور مستقل به یاد نخواهد آورد که چک بیمه بهظاهر معاف از مالیاتش کاملاً مشمول مالیات است.
همچنین مدارک را هماهنگ کنید. دستمزد بیماری ثالث کوریوگرافی گزارشدهی خاصی بین بیمهگر و کارفرما دارد — چه کسی کسر میکند، چه کسی واریز میکند، فرمهای 941 و W-2 چه کسی مبالغ را نشان میدهند — که توسط توافق بیمهگر-کارفرما اداره میشود. آن را پیش از اولین ادعا، نه در حین آن، بهصورت کتبی دریافت کنید.
دو مزیت مجاور با قواعد متفاوت
برای کامل بودن، دو برنامه مرتبط که هر کدام یک جمله ارزش دارند: مزایای غرامت کارگران برای آسیبهای مرتبط با کار کاملاً از درآمد مستثنا هستند — آن برنامه هرگز بخشی از معامله حق بیمه نبوده است. از کارافتادگی تأمین اجتماعی (SSDI) در میانه قرار دارد: اینکه مشمول مالیات است یا نه، و چقدر (تا ۸۵ درصد)، به درآمد ترکیبی شما تحت همان فرمولی بستگی دارد که برای مزایای بازنشستگی اعمال میشود.
تصمیم حق بیمه را پیگیری کنید مثل اینکه پول به آن بستگی دارد — و دارد
هر نتیجه مالیاتی در این مقاله به یک واقعیت تاریخی واحد برمیگردد: آیا حق بیمه پیش از مالیات پرداخت شده یا پس از مالیات؟ این واقعیت در سوابق حقوق و دستمزد، انتخابهای طرح کافهتریا، و مستندات گروسآپ زندگی میکند که باید از روز ثبتنام تا ادعایی که ممکن است یک دهه بعد بیاید، دوام بیاورد. کسبوکارهایی که کسورات مزایا را در یک سبد حقوق و دستمزد تمایزنیافته پیگیری میکنند نمیتوانند وقتی مهم است به این سؤال پاسخ دهند.
از همان ابتدا سوابق شفاف نگه دارید: حسابهای دفتر جداگانه برای کسورات مزایای پیش از مالیات در مقابل پس از مالیات، نسخههای بایگانیشده انتخابهای حق بیمه از کارافتادگی هر سال، و تطبیق W-2 که درآمد گروسآپ تخصیصی را در موارد قابل اعمال نشان میدهد. وقتی ادعایی سالها بعد میرسد، آن رد کاغذی چیزی است که اثبات میکند مزایا معاف از مالیات هستند — بازسازی آن از حافظه یک برنامه نیست.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
همانطور که مزایایی را تنظیم میکنید که هم از تیم و هم از کسبوکارتان محافظت میکند، نگهداری سوابق مالی شفاف ضروری است. Beancount.io حسابداری متن ساده ارائه میدهد که شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالی شما را فراهم میکند — بدون جعبه سیاه، بدون قفلشدگی فروشنده. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متن ساده روی میآورند.
