بخش ۱۲۹ و بخش ۱۲۷: پرداخت ۱۲,۷۵۰ دلار معاف از مالیات به کارکنان و گزارش صحیح آن در فرم W-2

اگر کارکنان شما هزینه مهدکودک و کلاس‌های شبانه را با پول پس از کسر مالیات پرداخت می‌کنند، در حالی که سیستم حقوق و دستمزد شما می‌توانست هر دو را معاف از مالیات پوشش دهد، همه افراد درگیر بیش از حد به IRS پول می‌دهند. دو مورد از کم‌استفاده‌ترین مقررات در قانون مالیات — کمک هزینه مراقبت از وابستگان بخش ۱۲۹ و کمک هزینه تحصیلی بخش ۱۲۷ — به یک کارفرمای کوچک اجازه می‌دهد تا تا ۱۲,۷۵۰ دلار به ازای هر کارمند در سال را کاملاً خارج از دستمزد منتقل کند: بدون مالیات بر درآمد، بدون تأمین اجتماعی، بدون مدیکر، بدون سهم تطبیقی مالیات حقوق کارفرما. و برای سال ۲۰۲۶، هر دو مقررات بهتر هم شده‌اند.

با این حال، این مزایا در اکثر کسب‌وکارهای کوچک به یک دلیل پیش پا افتاده استفاده نشده باقی می‌مانند: کاغذبازی ترسناک به نظر می‌رسد و قوانین گزارش‌دهی W-2 حدس و گمان را مجازات می‌کند. این راهنما توضیح می‌دهد که هر مزیت چه چیزی را پوشش می‌دهد، قوانین برنامه کتبی که آنها را قانونی می‌کند، دقیقاً در کدام باکس‌های W-2 قرار می‌گیرند، و اشتباهاتی که یک مزیت معاف از مالیات را به دستمزد غیرمنتظره تبدیل می‌کنند.

دو مزیت در ۶۰ ثانیه​

• بخش ۱۲۹ — برنامه کمک هزینه مراقبت از وابستگان (DCAP). شما می‌توانید تا ۷,۵۰۰ دلار در سال (۳,۷۵۰ دلار اگر کارمند متأهل باشد و جداگانه اظهارنامه دهد) مراقبت معاف از مالیات از کودک و وابسته ارائه دهید: مهدکودک، برنامه‌های بعد از مدرسه، اردوی روزانه تابستانی، مراقبت روزانه از سالمند برای شخص واجد شرایط. سقف برای سال ۲۰۲۶ از ۵,۰۰۰ دلار به ۷,۵۰۰ دلار افزایش یافته است.
• بخش ۱۲۷ — برنامه کمک هزینه تحصیلی (EAP). شما می‌توانید تا ۵,۲۵۰ دلار در سال شهریه، هزینه‌ها، کتاب‌ها و لوازم معاف از مالیات ارائه دهید — و به لطف تغییر قانون دائمی، همین سقف ۵,۲۵۰ دلاری اکنون به طور دائمی پرداخت‌های مربوط به وام دانشجویی خود کارمند را نیز پوشش می‌دهد.

آنها را ترکیب کنید و یک کارمند با بچه‌های در مهدکودک و وام‌های کلاس‌های شبانه می‌تواند سالانه ۱۲,۷۵۰ دلار دریافت کند که هرگز در باکس ۱ فرم W-2 وارد نمی‌شود. کسب‌وکار شما در هر صورت کل هزینه را کسر می‌کند، بنابراین پس‌انداز مالیاتی در هر دو طرف چک حقوق، سود خالص است.

چه چیزی برای سال ۲۰۲۶ تغییر کرد​

قانون مصالحه معروف به قانون یک لایحه بزرگ زیبا هر دو مقرره را برای سال ۲۰۲۶ بازنویسی کرد:

1. مراقبت از وابستگان: ۵,۰۰۰ دلار به ۷,۵۰۰ دلار تبدیل شد. معافیت بخش ۱۲۹ از دهه ۱۹۸۰ در ۵,۰۰۰ دلار منجمد شده بود — سه دهه بدون تعدیل تورم. برای سال‌های برنامه که از اول ژانویه ۲۰۲۶ شروع می‌شوند، سقف ۷,۵۰۰ دلار (۳,۷۵۰ دلار برای متأهلین با اظهارنامه جداگانه) است. به نکته توجه کنید: مبلغ جدید هنوز بر اساس تورم شاخص‌بندی نشده است، بنابراین تا زمانی که کنگره دوباره اقدام کند، در ۷,۵۰۰ دلار باقی می‌ماند.
2. بازپرداخت وام دانشجویی از طریق بخش ۱۲۷ اکنون دائمی است. از سال ۲۰۲۰، کارفرمایان می‌توانستند از معافیت کمک هزینه تحصیلی ۵,۲۵۰ دلاری برای پرداخت‌های وام دانشجویی استفاده کنند، اما فقط تحت یک مقرره موقت که قرار بود در پایان سال ۲۰۲۵ منقضی شود. انقضا حذف شده است: بازپرداخت وام بخش دائمی بخش ۱۲۷ است. این قانون همچنین شاخص‌بندی تورم را به سقف ۵,۲۵۰ دلار اضافه می‌کند که پس از سال ۲۰۲۶ به تدریج اعمال می‌شود.

اگر سیستم حقوق و دستمزد شما همچنان سقف مراقبت از وابستگان ۵,۰۰۰ دلاری را اجرا می‌کند، یا کتابچه راهنمای کارکنان شما همچنان کمک وام دانشجویی را یک مزیت موقت دوران همه‌گیری می‌نامد، هر دو قبل از گزارش‌دهی پایان سال نیاز به به‌روزرسانی دارند.

بخش ۱۲۹: کمک هزینه مراقبت از وابستگان، توضیح داده شده​

چه چیزی واجد شرایط است​

یک برنامه کمک هزینه مراقبت از وابستگان، خدمات مراقبت از خانواده و وابستگان را که شما پرداخت می‌کنید — به طور مستقیم یا غیرمستقیم — پوشش می‌دهد تا کارمند شما بتواند کار کند. خدمات باید برای یک شخص واجد شرایط باشد (معمولاً کودک زیر ۱۳ سال، یا همسر یا وابسته‌ای که نمی‌تواند از خود مراقبت کند) و باید اساساً همان آزمون‌هایی را داشته باشد که کارمند برای مطالبه اعتبار مراقبت از کودک و وابسته باید خودش آنها را برآورده کند. هزینه‌های واجد شرایط رایج شامل مراکز مهدکودک، پرستاران کودک در منزل، برنامه‌های قبل و بعد از مدرسه و اردوهای روزانه تابستانی است. اردوهای شبانه‌روزی، شهریه مهدکودک و مراقبتی که برای داوطلب شدن یا رفتن به مدرسه کارمند فراهم می‌شود، واجد شرایط نیستند.

این مزیت می‌تواند سه شکل داشته باشد که اغلب ترکیب می‌شوند:

• سهم‌های کسر از حقوق از طریق یک طرح کافه‌توریا — FSA آشنای مراقبت از وابستگان، که در آن کارمند پول قبل از مالیات کنار می‌گذارد.
• پرداخت‌های مستقیم کارفرما به ارائه‌دهنده مراقبت یا بازپرداخت به کارمند.
• مراقبت در محل که شما به صورت رایگان ارائه می‌دهید، به ارزش بازار منصفانه.

هر سه به سقف یکسان ۷,۵۰۰ دلاری محاسبه می‌شوند و معافیت برای هر کارمند نمی‌تواند از کوچک‌تر از دو درآمد اکتسابی همسران تجاوز کند — جزئیاتی که وقتی یکی از همسران پاره‌وقت کار می‌کند یا اصلاً کار نمی‌کند اهمیت دارد.

قوانین برنامه کتبی و عدم تبعیض​

هیچ‌کدام از اینها به صورت غیررسمی کار نمی‌کند. برای واجد شرایط بودن، برنامه باید یک برنامه کتبی باشد که فقط کارکنان شما را پوشش می‌دهد — بازپرداخت رسیدهای مهدکودک بدون سند برنامه، دستمزد مشمول مالیات تولید می‌کند، نه معافیت. برنامه همچنین باید آزمون عدم تبعیض را پشت سر بگذارد تا مزیت به نفع کارکنان با حقوق بالا نباشد. برای سال ۲۰۲۶، کارمند با حقوق بالا کسی است که در هر مقطعی در این سال یا سال گذشته مالک ۵٪ بوده باشد، یا در سال قبل بیش از ۱۶۰,۰۰۰ دلار درآمد داشته باشد (شما می‌توانید آزمون پرداخت را برای کارمندانی که در ۲۰٪ برتر از نظر پرداخت نیستند نادیده بگیرید). سقف جداگانه‌ای سهم کل مزایایی که به مالکان ۵٪ و بیشتر می‌رسد را محدود می‌کند: حداکثر ۲۵٪ از مزایای سال می‌تواند به آن گروه برسد.

چگونه آن را در فرم W-2 گزارش کنید​

اینجا جایی است که کارفرمایان کوچک اغلب اشتباه می‌کنند، بنابراین با دقت بخوانید:

• باکس ۱۰ همه چیز را دریافت می‌کند. ارزش تمام کمک‌های مراقبت از وابستگان — دلارهای FSA کسر از حقوق، پرداخت‌های مستقیم و مراقبت در محل — را در باکس ۱۰ فرم W-2 کارمند گزارش کنید. باکس ۱۰ هم بخش معاف (تا ۷,۵۰۰ دلار) و هم مازاد مشمول مالیات بالای آن را نگه می‌دارد.
• باکس‌های ۱، ۳ و ۵ فقط مازاد را دریافت می‌کنند. مبالغ بالاتر از حد معاف، دستمزد هستند: آنها را در باکس‌های ۱، ۳ و ۵ وارد کنید و مالیات را بر اساس آن کسر کنید.
• کارمند در فرم ۲۴۴۱ تسویه می‌کند. کارمند شما قسمت III فرم ۲۴۴۱ را تکمیل می‌کند تا بخش‌های معاف و مشمول مالیات را محاسبه کند. به آنها در مورد تعامل با اعتبار مراقبت از کودک و وابسته هشدار دهید: هر دلار گزارش‌شده در باکس ۱۰، دلار به دلار، هزینه‌های واجد شرایط برای اعتبار را کاهش می‌دهد. استفاده دوگانه از همان دلارهای مهدکودک از طریق معافیت و اعتبار مجاز نیست.

یک مثال عینی از راهنمای کارفرمای IRS مکانیک کار را نشان می‌دهد: کارمندی ۷,۰۰۰ دلار به FSA مراقبت از وابستگان کمک می‌کند و همچنین از ۷۰۰ دلار مراقبت در محل استفاده می‌کند. باکس ۱۰ کل ۷,۷۰۰ دلار را گزارش می‌کند، در حالی که باکس‌های ۱، ۳ و ۵ مازاد ۲۰۰ دلاری بالاتر از سقف ۷,۵۰۰ دلاری را دریافت می‌کنند و مالیات بر آن ۲۰۰ دلار کسر می‌شود.

بخش ۱۲۷: کمک هزینه تحصیلی، توضیح داده شده​

چه چیزی واجد شرایط است​

یک برنامه کمک هزینه تحصیلی، شهریه، هزینه‌ها، کتاب‌ها، تجهیزات و لوازم را برای تحصیل کارکنان شما پوشش می‌دهد — کارشناسی یا کارشناسی ارشد، مرتبط با شغل یا نباشد. دوره لازم نیست به نقش فعلی کارمند مرتبط باشد، و این چیزی است که بخش ۱۲۷ را از یک بازپرداخت آموزشی ساده broader می‌کند. به طور دائمی در همان سبد سالانه ۵,۲۵۰ دلاری، پرداخت‌های اصل یا بهره وام دانشجویی واجد شرایط خود کارمند گنجانده شده است، چه شما مستقیماً به وام‌دهنده پرداخت کنید یا به کارمند بازپرداخت کنید.

موارد استثنا را به خاطر بسپارید: دوره‌های ورزشی، بازی‌ها و سرگرمی‌ها فقط در صورتی واجد شرایط هستند که به کسب‌وکار شما مرتبط باشند یا بخشی از یک برنامه مدرک باشند. اقامت، غذا و حمل‌ونقل هرگز واجد شرایط نیستند. ابزارها یا لوازمی که کارمند بعد از دوره نگه می‌دارد واجد شرایط نیستند (کتاب‌های درسی استثنا هستند). کارمند باید بتواند ثابت کند که پول صرف هزینه‌های واجد شرایط شده است. و وام دانشجویی باید وام خود کارمند برای تحصیل خود کارمند باشد — پرداخت وام‌های همسر یا فرزند از طریق این برنامه، غرامت مشمول مالیات است، نه معافیت.

قوانین برنامه کتبی​

مثل خواهر و برادر مراقبت از وابستگانش، بخش ۱۲۷ یک برنامه کتبی جداگانه فقط برای کارکنان نیاز دارد و فقط در صورتی واجد شرایط است که هر یک از این آزمون‌ها برآورده شود:

• عدم تبعیض. قواعد واجد شرایط بودن نما‌واند به نفع کارکنان با حقوق بالا باشد (همان تعریف ۱۶۰,۰۰۰ دلار/مالک ۵٪ برای سال ۲۰۲۶).
• سقف مالک ۵٪. حداکثر ۵٪ از مزایای سال نما‌واند به سهامداران یا مالکان بیش از ۵٪ کسب‌وکار (یا همسران یا وابسته‌گان آنها) برسد. نتیجه عمل‌ی: اگر مالکان تنها کارکنان باشند، آنها اصلاً نما‌توانند از بخش ۱۲۷ استفاده کنند. در یک نیروی کار مختلط، سهم معاف مالک عملاً با یک فرمول قانونی مرتبط با آنچه کارکنان عادی دریافت می‌کنند محدود می‌شود — تقریباً ۵.۲۶٪ از مزایای سایر افراد، هرگز بیش از ۵,۲۵۰ دلار.
• بدون انتخاب نقدی. به کارکنان نما‌توان گزینه‌ی بین مزیت و نقد یا سایر دستمزد مشمول مالیات ارائه داد. این دلیلی است که کمک هزیه تحصیلی را نما‌توان به سادگی به عنوان گزینه نقدی به طرح کافه‌توریا اضافه کرد.
• اطلاع‌رسانی معقول. کارکنان واجد شرایط باید مطلع شوند که برنامه وجود دارد — برنامه‌ی که هیچ‌کس از آن خبر ندارد در آزمون شکست می‌خورد.

چگونه آن را گزارش کنید​

گزارش‌دهی بخش ۱۲۷ ساده‌تر از مراقبت از وابستگان است چون باکس اختصاصی وجود ندارد:

• مبالغ معاف (تا ۵,۲۵۰ دلار) در هیچ‌جای W-2 ظاهر نمی‌شوند. آنها را به کل از باکس‌های ۱، ۳ و ۵ خارج کنید — آنها از کسر مالیات بر درآمد و همچنین تأمین اجتماعی، مدیکر و مالیات بیکاری معاف هستند.
• مبالغ اضافی دستمزد هستند. کمک بالای ۵,۲۵۰ دلار — یا هر کمکی که بدون برنامه واجد شرایط پرداخت شود — به عنوان دستمزد عادی وارد باکس‌های ۱، ۳ و ۵ می‌شود، با یک راه فرار: اگر تحصیلات به عنوان مزیت شریط کار واجد شرایط باشد (به این معنی که کارمند می‌توانست هزینه را به عنوان هزینه کسب‌وکار کسر کند اگر خودش پرداخت می‌کرد)، مازاد هنوز هم می‌تواند معاف شود. تحصیلات صرفاً شخصی یا حرفه جدید آن مانع را رد نمی‌کند.

شایع‌ترین خطای گزارش‌دهی بخش ۱۲۷ تصویر آینه‌ای خطای مراقبت از وابستگان است: کارفرمایان یا مازاد را از دستمزد حذف می‌کنند (کم‌کسر مالیات) یا کل ۵,۲۵۰ دلار را "برای اطمینان" از باکس‌های ۱ و ۵ عبور می‌دهند — که مزیتی را که کنگره معاف از مالیات کرده مشمول مالیات می‌کند و سهم کارفرما از مالیات حقوق را بیش از حد پرداخت می‌کند.

هفت اشتباهی که معافیت را از بین می‌برند​

1. بدون برنامه کتبی. بازپرداخت‌های دست‌ه‌دستی دستمزد هستند. هر دو مقرره قبل از پرداخت مزایا به یک سند برنامه کتبی نیاز دارند.
2. حقوق و دستمزاد همچنان در ۵,۰۰۰ دلار سقف دارد. اگر سیستم شما قبل از ۲۰۲۶ پیکربندی شده اس ت، احتمالاً ۲,۵۰۰ دلار مراقبت از وابستگان معاف را به ازای هر کارمند در دستمزد مشمول مالیات جا می‌دهد. سقف را به‌روزرسانی کنید و طرح کافه‌توریا را برای پذیرش حد بالاتر اصالح کنید.
3. باکس ۱۰ خالی مانده اس ت. حذف مزایای مراقبت از وابستگان از باکس ۱۰ آنها را "بیشتر" معاف نمی‌کند — فرم ۲۴۴۱ کارمند را خراب می‌کند و اطالعیه‌های تطبیق IRS را دعوت می‌کند.
4. شرکت‌های فقط مالک که بخش ۱۲۷ را ادعا می‌کنند. قاعده ۵٪ به طور ریاضی کسب‌وکارهایی را که فقط مالکان در آنها کار می‌کنند حذف می‌کند. مالکان شرکت S بدون کارمند عادی به یک استراتژی متفاوت نیاز دارند.
5. ارائه نقد به جای آن. طرحی که به کارمندان اجازه می‌دهد ۵,۲۵۰ دلار را به عنوان پاداش به جای کمک شهریه بگیرند، بخش ۱۲۷ را برای همه شکست می‌دهد، نه فقط برای کارمندانی که نقد را انتخاب می‌کنند.
6. استفاده دوگانه از اعتبار مراقبت از کودک. کارمندانی که DCAP ۷,۵۰۰ دلاری را حداکثر می‌کنند، پایه هزینه کمی یا هیچی برای اعتبار مراقبت از وابسته باقی می‌گذارند. مطمئن شوید قبل از اظهارنامه، مبادله را درک می‌کنند.
7. پوشش وام‌های شخص اشتباه. بخش ۱۲۷ فقط بدهی تحصیلی کارمند را پوشش می‌دهد. بازپرداخت وام‌های دانشجویی همسر یا فرزند تحت برچسب برنامه، دستمزد مشمول مالیاتی ایجاد می‌کند که به اشتباه به عنوان معافیت برچسب‌گذاری شده است.

راه‌اندازی: چک‌لیست کارفرمای کوچک​

راه‌اندازی هر دو برنامه قبل از پایان سال یک پروژه یک‌هفته‌ای است، نه یک‌ساله:

1. اسناد برنامه کتبی را تصویب (یا به‌روزرسانی) کنید — یکی برای مراقبت از وابستگان، یکی برای کمک هزینه تحصیلی. اگر قبلاً طرح کافه‌توریا با FSA مراقبت از وابستگان دارید، آن را برای پذیرش سقف ۷,۵۰۰ دلاری اصالح کنید.
2. حقوق و دستمزد را به‌روزرسانی کنید. سقف مراقبت از وابستگان را به ۷,۵۰۰ دلار (۳,۷۵۰ دلار برای متأهلین با اظهارنامه جداگانه) افزایش دهید، گزارش باکس ۱۰ را برای همه دلارهای DCAP پیکربندی کنید و تأیید کنید که بازپرداخت‌های بخش ۱۲۷ خارج از باکس‌های ۱، ۳ و ۵ باقی می‌مانند.
3. به کارمندان به صورت کتبی اطالع دهید. شرایط واجد شرایط بودن، سقف‌های سالانه، مدارکی که نیاز دارید (رسیدها، شناسه مالیاتی ارائه‌دهنده، صورت‌های وام) و مبادله اعتباری برای مراقبت از وابستگان را شرح دهید.
4. مدارک را به مرور جمع‌آوری کنید. نام ارائه‌دهنده و شماره شناسایی مالیات‌پرداز برای مراقبت، صورتحساب‌های شهریه و مدرک نمره یا تکمیل برای تحصیلات، صورت‌های وام برای مزایای بازپرداخت. عادت ماهانه بسازید؛ بازسازی آن در ژانویه راهی است که خطاها رخ می‌دهند.
5. محاسبات عدم تبعیض را قبل از پایان سال انجام دهید. تأیید کنید که گروه با حقوق بالا مورد لطف قرار نگرفته است و سقف‌های مالک (۲۵٪ برای مراقبت از وابستگان، ۵٪ برای تحصیلات) با مشارکت واقعی برقرار است، در حالی که هنوز می‌توانید تنظیم کنید.
6. هر مزیت را در حساب‌های دفتری جداگانه ثبت کنید. بازپرداخت‌های DCAP، کسورات حقوق FSA، بازپرداخت‌های شهریه و پرداخت‌های وام دانشجویی را در حساب‌های جداگانه — نه مخلوط در حقوق عمومی یا هزینه اداری — پیگیری کنید. تفکیک تمیز چیزی است که به شما امکان می‌دهد باکس ۱۰ فرم W-2 را تا آخرین سنت تطبیق دهید، سقف‌های درصد مالک را اثبات کنید و در پایان سال به جای جعبه‌ای از رسید، مجموعه‌ای بسته از اعداد به حسابدار خود تحویل دهید.

دفترداری مزایای خود را آماده حسابرسی نگه دارید​

همانطور که مزایای معاف از مالیات را به ترکیب غرامت خود اضافه می‌کنید، حفظ سوابق مالی واضح حتی مهم‌تر می‌شود — هر دلار باکس ۱۰ و هر معافیت ۵,۲۵۰ دلاری به یک مسیر کاغذی از گزارش حقوق به دفتر کل به W-2 نیاز دارد. Beancount.io حسابداری متن ساده را فرهام می‌کند که شفافیت و کنترل کاملی بر داده‌های مالی شما می‌دهد — بدون جعبه سیاه، بدون قفل فروشنده. همین حالا شروع کنید و ببینید چرا توسعه‌دهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متن ساده روی می‌آورند.