اگر شما یک کالج، دانشگاه، یا هر مدرسهای را اداره میکنید که دانشجویان خود را استخدام میکند — یا اگر شما دانشجویی هستید که در محوطه دانشگاه کار میکنید — ممکن است 7.65% از هر چک حقوق را بیدلیل به IRS پرداخت کنید. نه به عنوان مالیات بر درآمد. بلکه به عنوان مالیات تامین اجتماعی و مدیکر که قانون میگوید شما بدهکار نیستید.
طبق بخش 3121(b)(10) از قانون داخلی مالیات، دستمزد پرداختی به دانشجویی که توسط مدرسهای که در آن ثبتنام کرده و بهطور منظم در کلاسها حضور مییابد، از مالیات FICA معاف است. این بدان معناست که هیچ کسر 6.2% برای تامین اجتماعی و هیچ کسر 1.45% برای مدیکر وجود ندارد — در هیچیک از دو طرف چک حقوق. دانشجو بیشتر از هر چک نگه میدارد، و مدرسه سهم کارفرمای matching را پرداخت نمیکند. بر روی 10,000 دلار درآمد سال تحصیلی، این مبلغ 765 دلار به جیب دانشجو برمیگردد و 765 دلار دیگری که مدرسه هرگز مجبور به پرداخت آن نیست.
اما این معافیت بسیار محدودتر از آن چیزی است که بیشتر دفاتر حقوق و دستمزد فرض میکنند، و مرزهای آن جایی است که پول از دست میرود — یا جریمهها شروع میشوند. در اینجا نحوه عملکرد واقعی این قانون، چه کسی آزمون را پاس میکند، و صخره روز فارغالتحصیلی که کارفرمایان را غافلگیر میکند، آورده شده است.
معافیت شامل چه چیزی است — و شامل چه چیزی نیست
قانون اساسی کوتاه است: مالیاتهای FICA برای خدماتی که توسط دانشجویی که در مدرسه، کالج، یا دانشگاهی که در آن در حال تحصیل است انجام میشود، اعمال نمیشود.
سه نکته که باید فوراً به آنها توجه کنید:
- فقط FICA است. کسر مالیات بر درآمد فدرال (و معمولاً ایالتی) همچنان برای دستمزد دانشجویی اعمال میشود. دانشجویانی که فرض میکنند "معاف" به معنای "بدون هیچ مالیاتی" است، در ماه آوریل با یک غافلگیری ناخوشایند مواجه میشوند.
- کارفرما باید مدرسه باشد. اینکه یک سازمان واجد شرایط باشد یا نه، به عملکرد اصلی آن بستگی دارد. دانشگاهی که دانشجویان ثبتنام شده خود را استخدام میکند واجد شرایط است. یک شرکت خصوصی که دانشجویان کالج را برای کارآموزی تابستانی استخدام میکند واجد شرایط نیست — حتی اگر کار جنبه آموزشی داشته باشد.
- وضعیت دانشجویی به رابطه بستگی دارد، نه عنوان شغلی. قرار دادن شخصی در کد پرداخت "کارگر دانشجو" او را دانشجو نمیکند. IRS بررسی میکند که آیا آموزش یا اشتغال در رابطه بین کارگر و مدرسه غالب است.
این نکته آخر همان چیزی است که یافتههای حسابرسی را ایجاد میکند. IRS مقررات نهایی را در دسامبر 2004 (تصمیم مالیاتی 9167) به همراه یک منطقه امن (رویه مالیاتی 2005-11) منتشر کرد که مدارس میتوانند برای تعیین واجد شرایط بودن از آن استفاده کنند. اگر حقوق و دستمزد دانشجویی را اجرا میکنید، منطقه امن دفترچه راهنمای عملیاتی شماست.
منطقه امن: چهار آزمون که هر کارگر دانشجو باید بگذراند
طبق رویه مالیاتی 2005-11، پرداخت دستمزد برای معافیت FICA دانشجویی واجد شرایط است زمانی که کارگر هر چهار شرط زیر را داشته باشد:
1. حداقل ثبتنام نیمهوقت
دانشجو باید حداقل نیمهوقت ثبتنام کرده باشد، به همان روشی که وزارت آموزش آن را برای آن سطح تحصیل اندازهگیری میکند. برای دانشجویان کارشناسی، این معمولاً به معنای حداقل 6 واحد درسی در هر ترم است. برای دانشجویان تحصیلات تکمیلی و حرفهای، هر مدرسه وضعیت نیمهوقت را تحت قوانین آموزش فدرال تعریف میکند، و شاخص ثبتنام تأیید شده توسط دفتر ثبت دانشگاه مرجعی است که حقوق و دستمزد باید بر آن تکیه کند — نه حرف دانشجو.
ثبتنام در هر دوره پرداخت آزمایش میشود، و بیشتر مدارس آن را بهطور مداوم در طول ترم بررسی میکنند. وقتی ثبتنام دانشجو در اواسط ترم کاهش مییابد، معافیت معمولاً با آن متوقف میشود — و برخی مدارس تغییر را به ابتدای ترم اعمال میکنند. به همین دلیل است که سیستمهای حقوق و دستمزد و دفتر ثبت باید با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، نه فقط در زمان استخدام بلکه در تمام طول ترم.
2. نه یک کارمند تماموقت
دانشجویی که برنامه کاری عادی او 40 ساعت یا بیشتر در هفته است، به عنوان کارمند تماموقت در نظر گرفته میشود و در آزمون مردود میشود — صرفنظر از اینکه چند واحد درسی دارد. بار کامل درسی به اضافه ساعت کاری تماموقت او را نجات نمیدهد؛ آزمون ساعت کاری مستقل است.
مدارس این آزمون را بر روی تمام مشاغل دانشجو به صورت ترکیبی اعمال میکنند، نه به صورت جداگانه. دو شغل 22 ساعته در هفته در محوطه دانشگاه به یک برنامه 44 ساعته اضافه میشوند، و معافیت برای هر دو چک حقوق از بین میرود. دانشجویانی که چند شغل را در محوطه دانشگاه جمع میکنند، رایجترین راهی هستند که دپارتمانهای خوشنیت این آزمون را بدون اینکه متوجه شوند، از دست میدهند.
3. نه یک "کارمند حرفهای"
معافیت برای دانشجویان است، نه برای متخصصان دارای مجوز که اتفاقاً کلاس میگذارند. اگر شغل به طور معمول به مدرک، مجوز، یا گواهینامه حرفهای نیاز دارد — مانند اعضای هیئت علمی، پزشکان، مشاوران دارای مجوز — کارگر یک کارمند حرفهای است و معافیت اعمال نمیشود، حتی با ثبتنام فعال. یک کارمند حرفهای که در حین کار تماموقت عادی خود کلاسهای شبانه میگذراند تا مدرک بگیرد، نمونه کلاسیک شکست است: اشتغال غالب است، آموزش جنبی است.
4. بدون مزایای شغلی از نوع کارمندی
کارگرانی که مزایای اشتغال را دریافت میکنند — مانند واجد شرایط بودن برای طرح بازنشستگی، مرخصی استحقاقی با حقوق فراتر از آنچه قرارهای دانشجویی ارائه میدهند، بیمه عمر، یا مزایای شهریه که برای کارکنان محفوظ است — ابتدا به عنوان کارمند دیده میشوند و سپس به عنوان دانشجو. مدارسی که بستههای مزایای کارکنان را به کارگران "دانشجوی" بلندمدت ارائه میدهند، عملاً عدم واجد شرایط بودن خود را مستند میکنند.
تابستان و تعطیلات مدرسه: قانون وقفه پنجهفتهای
اینجا جایی است که بیشتر خطاهای انطباق رخ میدهد، زیرا پاسخ با تقویم تغییر میکند.
وقفههای پنج هفته یا کمتر: معافیت ادامه مییابد، به شرطی که دانشجو در پایان جلسه قبلی واجد شرایط بوده و برای ثبتنام در جلسه بعدی واجد شرایط باشد. تعطیلات بهار، شکرگزاری، و تعطیلات میانه زمستان معمولاً امن هستند.
وقفههای بیش از پنج هفته: معافیت بهطور خودکار ادامه نمییابد. اشتغال تابستانی یک دانشجوی غیرثبتنام شده مشمول FICA مانند هر دستمزد دیگری است. برای حفظ معافیت در طول یک وقفه تابستانی طولانی، دانشجو معمولاً باید در طول دوره پرداخت مربوطه واقعاً ثبتنام کرده باشد — بسیاری از مدارس یک آستانه تابستانی مانند 3 واحد برای دانشجویان کارشناسی تعیین میکنند.
پیامد عملی: هر ماه مه، دفاتر حقوق و دستمزد با موجی از کارگران دانشجو مواجه میشوند که ثبتنام بهار آنها به تازگی به پایان رسیده و در حال کار تماموقت در تابستان هستند در حالی که صفر واحد درسی دارند. مگر اینکه آن کارگران برای جلسه تابستانی ثبتنام کنند، کسر FICA باید از اولین چک حقوق تابستان شروع شود. مدارسی که تغییر را دیر اعمال میکنند، با سه ماهههایی مواجه میشوند که کسر کم داشتهاند و باید در اظهارنامههای اصلاحی پاکسازی شوند — یا دستمزدهایی که بیش از حد کسر شده و صفی از دانشجویانی که میپرسند پولشان کجا رفته است.
صخره فارغالتحصیلی
فارغالتحصیلی به معافیت پایان میدهد، نقطه. به محض اینکه دانشجو دیگر ثبتنام نشده و بهطور منظم در کلاسها حضور نمییابد، دستمزدهای بعدی دستمزدهای عادی FICA هستند — از جمله کار تابستانی پس از فارغالتحصیلی قبل از شروع برنامه تحصیلات تکمیلی، و چکهای حقوق یک فارغالتحصیل تازه که در همان دپارتمان به عنوان کارمند عادی میماند.
دو تله انتقالی شایسته توجه هستند:
- ترم آخر. دانشجوی سال آخری که در حال گذراندن آخرین ترم خود با ثبتنام کمتر از نیمهوقت است — سه واحد و یک دور افتخار — در آن ترم معاف نیست. ترمهای آخر سبک رایج هستند، و هر یک از آنها بیسر و صدا دستمزدهای معاف را به دستمزدهای مشمول مالیات تبدیل میکند.
- شکاف بین مقاطع تحصیلی. فارغالتحصیل بهاری که در پاییز برنامه دکتری را شروع میکند و تمام تابستان در آزمایشگاه کار میکند، در طول شکاف تحت پوشش نیست، زیرا در آن دورههای پرداخت در هیچ جایی ثبتنام نشده است. ثبتنام باید فعلی باشد، نه آیندهنگر.
سیستمهای حقوق و دستمزد باید فهرستهای فارغالتحصیلی را به عنوان رویدادهای تغییر کسر مالیات با همان فوریت روز اول استخدام یک کارمند جدید در نظر بگیرند.
چه کسی هرگز واجد شرایط نیست
برخی دستهها به طور قطعی خارج هستند، صرفنظر از ثبتنام یا ساعات کاری:
- کارورزان و دستیاران پزشکی. مقررات نهایی وزارت خزانهداری، دستیاران را بر اساس برنامههای کاری آنها به عنوان کارمندان تماموقت در نظر میگیرد، بنابراین برنامههای رزیدنتی نمیتوانند از استثنای دانشجویی برای حقوق دستیاران استفاده کنند.
- دانشجویان پسادکتری و محققان. پسادکتراها کارمندانی هستند که در حال انجام تحقیق هستند، نه دانشجویانی که در حال pursuing یک دوره تحصیلی هستند، حتی اگر با یک دانشگاه مرتبط باشند.
- دانشآموزان دبیرستانی در بیشتر ساختارهای استخدامی مناطق مدرسه، که به طبقهبندیهای کمکی معمولی تعلق دارند نه کدهای پرداخت دانشجویی.
- کارمندان حرفهای غیردانشجو که در کنار کار کلاس میگذارند، همانطور که در بالا بحث شد.
یک نکته مرتبط برای دانشجویان بینالمللی: خارجیهای غیرمقیم در وضعیت F، J، M، یا Q معافیت FICA جداگانهای تحت بخش قانونی متفاوتی دارند، با محدودیتهای زمانی خاص خود. دانشجوی خارجی که برای اهداف مالیاتی مقیم میشود، آن معافیت جداگانه را از دست میدهد و باید مانند هر کس دیگری تحت استثنای دانشجویی واجد شرایط شود — ثبتنام نیمهوقت، کارفرمای مدرسه، و همه چیز.
مکانیک حقوق و دستمزد: درست انجام دادن و اصلاح اشتباه
برای کارفرمایان، معافیت FICA دانشجویی در اداره حقوق و دستمزد زنده یا مرده است:
- ثبتنام را هر دوره پرداخت بررسی کنید، ایدهآل از طریق یک فید خودکار از دفتر ثبت، نه تأیید شخصی در زمان استخدام.
- ساعات کاری را در تمام قرارها جمع کنید قبل از اعمال آزمون 40 ساعت.
- وقفهها را در تقویم علامتگذاری کنید. هر کارگری که معافیتش به حمل وقفه کوتاه بستگی دارد را پرچم کنید، و ثبتنام را وقتی ترم جدید شروع میشود دوباره تأیید کنید.
- همه چیز را مستند کنید. اگر IRS معافیت را بررسی کند، مدرسه به سوابق ثبتنام، سوابق ساعات کاری، و مبنای طبقهبندی هر کارگر نیاز دارد. مقررات به بازرسان اجازه میدهد معافیت را نادیده بگیرند جایی که مدرسه روابط استخدامی را برای اجتناب از FICA اشتباه توصیف کرده است.
وقتی اشتباهات رخ میدهند — و با هزاران قرار که هر ترم تغییر میکنند، رخ خواهند داد — راهحل به جهت بستگی دارد:
- FICA کسر شده بود اما نباید میشد. کارفرما با اظهارنامه مالیاتی اشتغال اصلاحی (فرم 941-X) برای سهم خود و سهم کارمند، ادعای استرداد یا اعتبار میکند، و مبلغ را به دانشجو بازپرداخت میکند. اگر کارفرما پیگیری نکند، کارمند میتواند پس از درخواست از کارفرما، مستقیماً با IRS (فرم 843) ادعا کند.
- FICA کسر نشده بود اما باید میشد. کارفرما هر دو سهم را به علاوه جریمهها و بهره بالقوه owes دارد. اصلاح داوطلبانه قبل از ممیزی همیشه ارزانتر از توضیح در طول آن است.
در هر صورت، مبالغ دلاری در سراسر یک نیروی کار دانشجویی به سرعت compounded میشوند، به همین دلیل این معافیت متعلق به هر طرح حسابرسی داخلی دانشگاه است.
سوابق حقوق و دستمزد خود را از روز اول آماده ممیزی نگه دارید
معافیت FICA دانشجویی به مدارس با سوابق تمیز و مرتبط پاداش میدهد: ثبتنام دفتر ثبت در هر ترم، ساعات کاری جمعشده در تمام قرارها، تقویمهای وقفه، فهرستهای فارغالتحصیلی، و یک تصمیم طبقهبندی متصل به هر کارگر. مدارسی که هر دوره پرداخت آن منابع را تطبیق میدهند، صرفهجویی مالیاتی قانونی را برای دانشجویان و خودشان به دست میآورند؛ مدارسی که یک بار در زمان استخدام کد پرداخت تعیین میکنند و دیگر هرگز نگاه نمیکنند، اظهارنامههای اصلاحی تولید میکنند.
آن انضباط یکسان — هر کارگر طبقهبندی شده، هر دستمزد تطبیق شده، هر استثنا مستند شده — همان چیزی است که حقوق و دستمزد بدون دردسر را از حقوق و دستمزد پرهزینه در هر گوشه دیگری از مالیات اشتغال جدا میکند. ردیابی وضعیت معافیت، تغییرات ثبتنام، و دستمزدهای اصلاحشده در یک دفتر کل شفاف و نسخهکنترلشده به این معناست که هر اظهارنامه اصلاحی دارای یک رد کاغذی است که یک حسابرس میتواند در چند دقیقه دنبال کند به جای چند هفته.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
چه در حال اجرای حقوق و دستمزد دانشجویی باشید، چه تطبیق کمکهای مالی، یا بستن دفاتر هر ماه، حفظ سوابق مالی واضح ضروری است. Beancount.io حسابداری متن ساده را فراهم میکند که به شما شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالی خود میدهد — بدون جعبههای سیاه، بدون قفل فروشنده. همین حالا رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متن ساده روی میآورند.