راهنمای رعایت قوانین کارفرمایان چند ایالتی برای مرخصی با حقوق خانوادگی و پزشکی در سال ۲۰۲۶

سه ایالت بزرگ در سال ۲۰۲۶ برنامه‌های جدید مرخصی با حقوق خانوادگی و پزشکی (PFML) را راه‌اندازی می‌کنند که موجی از تعهدات رعایت قوانین را برای کارفرمایان ایجاد می‌کند. اگر کسب‌وکار شما در چندین ایالت یا حتی در یک ایالت تحت تأثیر فعالیت می‌کند، این برنامه‌ها سیستم‌های حقوق و دستمزد، خط‌مشی‌های مرخصی و فرآیندهای منابع انسانی شما را دگرگون خواهند کرد. در اینجا آنچه کارفرمایان برای عبور از این تغییرات بدون اشتباهات پرهزینه باید بدانند، آورده شده است.

موج PFML در سال ۲۰۲۶: کدام ایالت‌ها راه‌اندازی می‌شوند؟​

دلاور از اول ژانویه ۲۰۲۶ با برنامه بیمه مرخصی خانوادگی و پزشکی که از مرحله برنامه‌ریزی به مزایای فعال تبدیل می‌شود، آغاز به کار می‌کند. کارکنان از سال ۲۰۲۵ در این برنامه مشارکت داشته‌اند و اکنون می‌توانند از آن استفاده کنند.

مینه‌سوتا برنامه مرخصی با حقوق خانوادگی و پزشکی خود را در اول ژانویه ۲۰۲۶ راه‌اندازی می‌کند و جایگزینی جزئی دستمزد را به کارکنان واجد شرایط ارائه می‌دهد. این برنامه دولتی از طریق کسورات حقوق و دستمزد که بین مشارکت کارفرما و کارمند تقسیم می‌شود، تأمین مالی می‌شود.

مین در اول مه ۲۰۲۶ فعال می‌شود و تا ۱۲ هفته مرخصی با حقوق را به کارکنان واجد شرایط بخش خصوصی ارائه می‌دهد. برخلاف تاریخ‌های شروع اول ژانویه دلاور و مینه‌سوتا، اجرای دیرهنگام مین به کارفرمایان زمان بیشتری برای آماده‌سازی می‌دهد، اما برنامه‌ریزی باید فوراً آغاز شود.

ایالت واشنگتن که قبلاً برنامه مرخصی با حقوق دارد، الزامات حفظ شغل را از اول ژانویه ۲۰۲۶ برای کارفرمایان با ۲۵ کارمند یا بیشتر گسترش می‌دهد.

برای کارفرمایانی که در چندین ایالت فعالیت می‌کنند، سال ۲۰۲۶ یک سال حیاتی برای رعایت قوانین است. هر برنامه قوانین، نرخ‌های مشارکت، آستانه‌های واجد شرایط بودن و تعهدات کارفرمایی متمایزی دارد.

برنامه بیمه مرخصی خانوادگی و پزشکی دلاور​

پوشش و مزایا​

برنامه دلاور تا ۱۲ هفته مرخصی در یک دوره ۲۴ ماهه برای زایمان، فرزندخواندگی، شرایط جدی سلامت خانواده یا نیازهای پزشکی کارمند ارائه می‌دهد. این برنامه برای کارکنان بخش خصوصی که برای کارفرمایان تحت پوشش کار می‌کنند، اعمال می‌شود.

شرایط کلیدی واجد شرایط بودن:

• کارکنان باید حداقل ۱۲ ماه برای کارفرمای خود کار کرده باشند
• کارکنان باید حداقل ۱۲۵۰ ساعت در ۱۲ ماه گذشته کار کرده باشند
• کارفرما باید حداقل یک کارمند تحت پوشش داشته باشد

ساختار مشارکت کارفرما​

این برنامه از مدل تأمین مالی مشترک استفاده می‌کند:

• کسورات مشارکت کارکنان از سال ۲۰۲۵ شروع شد
• مشارکت‌های کارفرما اکنون با شروع مزایا در سال ۲۰۲۶ قابل پرداخت است
• نرخ‌های مشارکت سالانه توسط ایالت تعیین می‌شود
• کارفرمایان باید مشارکت‌ها را از طریق سیستم‌های حقوق و دستمزد واریز کنند

الزام حیاتی رعایت قوانین​

دلاور اکنون کارفرمایان را از الزام کارکنان به استفاده از مرخصی با حقوق انباشته (PTO)، تعطیلات یا مرخصی استعلاجی قبل از استفاده از مزایای PFML منع می‌کند. این یک تغییر قابل توجه نسبت به خط‌مشی‌های سنتی مرخصی است. اگر کتابچه راهنمای کارکنان شما در حال حاضر نیاز به اتمام PTO دارد، باید فوراً آن را تجدید نظر کنید.

اقدام لازم: خط‌مشی‌های مرخصی و کتابچه‌های راهنمای کارکنان خود را حسابرسی کنید. هرگونه زبانی که کارکنان را ملزم به استفاده یا اتمام PTO ارائه‌شده توسط کارفرما قبل از دسترسی به مزایای PFML می‌کند، حذف کنید.

برنامه مرخصی با حقوق خانوادگی و پزشکی مینه‌سوتا​

پوشش و مزایا​

برنامه مینه‌سوتا جایگزینی جزئی دستمزد برای ۱۲ تا ۲۰ هفته مرخصی در یک دوره ۵۲ هفته‌ای برای موارد زیر ارائه می‌دهد:

• نیازهای پزشکی (بیماری کارمند یا عضو خانواده)
• پیوند با فرزند جدید (شامل فرزندخواندگی)
• نیازهای مراقبتی خانواده
• اضطرار نظامی یا مرخصی مراقبتی نظامی

این مزایا جایگزین بخشی از دستمزد می‌شود، نه ۱۰۰٪ درآمد. این بدان معناست که کارکنان در طول مرخصی درآمد تکمیلی دریافت می‌کنند، اما جایگزینی کامل حقوق نخواهند داشت.

نرخ‌های مشارکت و تأثیر بر حقوق و دستمزد​

نرخ مشارکت ۰.۸۸٪ از دستمزدها تعیین شده است که بین مشارکت کارفرما و کارمند تقسیم می‌شود:

• سهم کارمند: ~۰.۴۰٪ از دستمزدها
• سهم کارفرما: ~۰.۴۸٪ از دستمزدها

برای یک کارمند با درآمد سالانه ۵۰,۰۰۰ دلار، سهم کارفرما به تنهایی تقریباً ۲۴۰ دلار در سال است. برای شرکتی با ۵۰ کارمند، این مبلغ تقریباً ۱۲,۰۰۰ دلار در سال برای مشارکت‌های PFML است.

به‌روزرسانی‌های مورد نیاز سیستم حقوق و دستمزد: نرم‌افزار حقوق و دستمزد شما باید برای موارد زیر پیکربندی شود:

1. محاسبه مشارکت کارفرما بر روی دستمزدهای تحت پوشش
2. کسر سهم کارمند در هر دوره پرداخت
3. واریز مشارکت‌ها به وزارت اشتغال و توسعه اقتصادی مینه‌سوتا طبق برنامه تعیین‌شده

تعهدات اطلاع‌رسانی کارفرما​

مینه‌سوتا از کارفرمایان می‌خواهد موارد زیر را در اختیار کارکنان قرار دهند:

• اعلامیه کتبی واضح در مورد واجد شرایط بودن برنامه و مزایا
• دستورالعمل‌های ثبت ادعای PFML
• الزامات نصب اعلامیه در محل کار قابل دسترس (فیزیکی یا دیجیتال)
• اطلاع از حقوق حفظ شغل در طول مرخصی PFML

این اعلامیه‌ها باید به چندین زبان ارائه شوند اگر محل کار شما کارگرانی با مهارت محدود در زبان انگلیسی استخدام می‌کند.

برنامه مرخصی با حقوق خانوادگی و پزشکی مین​

پوشش و مزایا​

برنامه مین از اول مه ۲۰۲۶ شروع می‌شود و تا ۱۲ هفته مرخصی با حقوق برای موارد زیر ارائه می‌دهد:

• مرخصی خانوادگی (زایمان، فرزندخواندگی، سرپرستی)
• مرخصی پزشکی (شرایط جدی سلامت کارمند یا عضو خانواده)
• مرخصی اضطرار نظامی
• مرخصی مراقبتی از سرباز
• مرخصی برای تضمین ایمنی پس از سوءاستفاده یا خشونت

چه کسانی باید رعایت کنند؟​

برنامه مین برای همه کارفرمایان خصوصی، صرف‌نظر از اندازه، اعمال می‌شود. با این حال، یک تمایز مهم وجود دارد:

• کارفرمایان با ۱۵ کارمند تحت پوشش یا بیشتر: باید هر دو سهم کارفرما و کارمند حق بیمه را بپردازند
• کارفرمایان با کمتر از ۱۵ کارمند تحت پوشش: کارکنان حق بیمه کامل را پرداخت می‌کنند؛ کارفرمایان از الزام مشارکت کارفرما معاف هستند (اما سایر قوانین رعایت همچنان اعمال می‌شود)

این برای کارفرمایان بسیار کوچک خبر خوبی است، اما تعهدات رعایت قوانین را به طور کامل حذف نمی‌کند.

الزامات اطلاع‌رسانی و نصب اعلامیه​

از اول مه ۲۰۲۶، کارفرمایان مین باید:

1. اعلامیه مرخصی با حقوق را در مکان‌های کاری برجسته و قابل مشاهده نصب کنند (یا اعلامیه دیجیتال ارائه دهند)
2. اطلاعات کتبی در مورد برنامه، واجد شرایط بودن، مزایا و فرآیند ادعا به کارکنان ارائه دهند
3. کارکنان را از حقوق حفظ شغل مطلع کنند

این اعلامیه‌ها باید به زبان انگلیسی و هر زبان دیگری که توسط بخش قابل توجهی از نیروی کار شما صحبت می‌شود، باشند.

پیکربندی حقوق و دستمزد​

حتی اگر شرکت شما از مشارکت کارفرما معاف است، باید:

• سهم کارمند حق بیمه را از چک‌های حقوق کسر کنید
• مبالغ کسر شده از کارکنان را طبق برنامه تعیین‌شده به ایالت واریز کنید
• استفاده کارکنان از PFML را برای اعمال محدودیت‌های مرخصی پیگیری کنید
• اطمینان حاصل کنید که کارکنان نمی‌توانند ملزم به اتمام PTO قبل از استفاده از PFML شوند

چالش‌های کارفرمایان در چند ایالت​

اگر کسب‌وکار شما کارکنانی در چندین ایالت دارد، اکنون با قوانین مختلفی سروکار دارید:

تفاوت‌های کلیدی برای مدیریت​

1. مدت‌های مرخصی: حداکثر ۲۰ هفته مینه‌سوتا طولانی‌تر از حداکثر ۱۲ هفته دلاور یا مین است
2. دوره‌های محاسبه: مینه‌سوتا از یک دوره ۵۲ هفته‌ای استفاده می‌کند؛ دلاور از یک دوره ۲۴ ماهه استفاده می‌کند؛ مین از یک دوره سال تقویمی استفاده می‌کند
3. آستانه‌های واجد شرایط بودن: دلاور به ۱۲۵۰ ساعت کار نیاز دارد؛ مین و مینه‌سوتا شرایط متفاوتی دارند
4. زمان‌بندی مشارکت: هر سه ایالت برنامه‌های واریز متفاوتی دارند

این تغییرات به این معنی است که احتمالاً نمی‌توانید از یک خط‌مشی PFML یکسان برای همه ایالت‌ها استفاده کنید. هر گروه از کارکنان خاص هر ایالت به راهنمایی متناسب نیاز دارد.

به‌روزرسانی‌های مورد نیاز سیستم حقوق و دستمزد و فرآیند منابع انسانی​

اقدامات فوری (قبل از اول ژانویه ۲۰۲۶ برای دلاور و مینه‌سوتا)​

1. حسابرسی نرم‌افزار حقوق و دستمزد فعلی: تأیید کنید که پلتفرم شما از مشارکت‌ها، کسورات و گزارش‌دهی PFML سال ۲۰۲۶ برای هر ایالت قابل اجرا پشتیبانی می‌کند. اکثر ارائه‌دهندگان مدرن حقوق و دستمزد به‌روزرسانی‌های سال ۲۰۲۶ را منتشر کرده‌اند، اما سیستم‌های قدیمی‌تر ممکن است پشتیبانی نکنند.

2. به‌روزرسانی کتابچه‌های راهنمای کارکنان و خط‌مشی‌های مرخصی:

   • حذف الزامات اتمام PTO در جایی که ممنوع است
   • افزودن اطلاعات واضح در مورد واجد شرایط بودن و مزایای PFML
   • گنجاندن اطلاعیه حقوق حفظ شغل
   • مشخص کردن فرآیند ادعا و مدارک مورد نیاز

3. تجدید نظر در اعلامیه‌ها و پوسترهای PFML: اعلامیه‌های خاص هر ایالت را دانلود کرده و در تمام مکان‌های کاری که کارکنان می‌توانند آنها را ببینند، نصب کنید.

4. آموزش مدیران و کارکنان منابع انسانی:

   • نحوه پردازش درخواست‌های PFML
   • نحوه حفظ شغل برای کارکنان در مرخصی
   • نحوه محاسبه مزایا و پیگیری استفاده از مرخصی
   • نحوه مستندسازی ادعاهای PFML

قبل از اول مه ۲۰۲۶ (برای اجرای مین)​

اگر کارمند مین دارید، هر چهار مرحله فوق را در یک بازه زمانی خاص مین و با در نظر گرفتن تاریخ اجرای دیرهنگام تکمیل کنید.

اشتباهات رایج کارفرمایان (و نحوه اجتناب از آنها)​

اشتباه ۱: الزام به اتمام PTO​

بسیاری از کارفرمایان خط‌مشی‌هایی دارند که کارکنان را ملزم به استفاده از تعطیلات یا مرخصی استعلاجی انباشته قبل از استفاده از مرخصی با حقوق خانوادگی می‌کند. دلاور صراحتاً این را ممنوع می‌کند. قوانین مین و مینه‌سوتا در حال تحول است، اما روند کلی در ایالت‌ها این است که PFML و PTO به طور مستقل با هم共存 داشته باشند.

راه حل: PFML را از خط‌مشی‌های PTO موجود خود جدا کنید. PFML یک مزیت دولتی اجباری و تأمین‌شده توسط کارمند است. PTO یک مزیت ارائه‌شده توسط کارفرما باقی می‌ماند. آنها باید به صورت موازی اجرا شوند.

اشتباه ۲: محاسبه نادرست پایه‌های مشارکت​

پایه‌های مشارکت در ایالت‌ها متفاوت است. نرخ ۰.۸۸٪ مینه‌سوتا برای کل دستمزدهای کسب شده اعمال می‌شود، در حالی که برخی ایالت‌ها از تعاریف متفاوتی از "دستمزدهای تحت پوشش" استفاده می‌کنند (به عنوان مثال، حذف برخی پاداش‌ها یا کمیسیون‌ها).

راه حل: با ارائه‌دهنده حقوق و دستمزد خود کار کنید تا اطمینان حاصل شود که پایه دستمزد صحیح برای هر ایالت استفاده می‌شود. قبل از اول ژانویه ۲۰۲۶، یک تست حقوق و دستمزد در سیستم خود اجرا کنید تا صحت محاسبات مشارکت را تأیید کنید.

اشتباه ۳: از دست دادن مهلت‌های گزارش‌دهی ایالتی​

هر ایالت برنامه‌های واریز مشارکت متفاوتی دارد. از دست دادن یک مهلت می‌تواند منجر به جریمه، بهره و افزایش نظارت شود.

راه حل: یک تقویم PFML سال ۲۰۲۶ با تمام مهلت‌ها برای هر ایالت ایجاد کنید:

• تاریخ‌های واریز مشارکت
• مهلت‌های گزارش‌دهی فصلی/سالانه
• تاریخ‌های تمدید نصب اعلامیه
• الزامات گزارش‌دهی استفاده از مرخصی

اشتباه ۴: عدم به‌روزرسانی صورت‌های مزایا​

اگر صورت‌های مزایای سالانه به کارکنان ارائه می‌دهید (چه الزامی باشد چه داوطلبانه)، باید اطلاعات PFML را شامل شود. بسیاری از کارکنان تا زمانی که به آنها نیاز نداشته باشند، متوجه نمی‌شوند که تحت پوشش این برنامه‌ها هستند.

راه حل: صورت‌های مزایا و ارتباطات را برای برجسته کردن پوشش جدید PFML و توضیح نحوه ثبت ادعا به‌روزرسانی کنید.

حسابداری و تأثیر مالی​

از دیدگاه حسابداری کسب‌وکار، مشارکت‌های PFML عبارتند از:

• هزینه‌های حقوق و دستمزد (بخش مشارکت کارفرما)
• قابل کسر مالیات (زیرا مالیات‌های اجباری اشتغال هستند)
• ردیابی شده در اقلام تعهدی حقوق و دستمزد (برای اطمینان از ذخیره تعهدات حقوق و دستمزد)

اگر از Beancount یا حسابداری متن ساده برای دفاتر خود استفاده می‌کنید، باید:

1. حساب‌های جداگانه برای مشارکت‌های PFML هر ایالت ایجاد کنید:

   Expenses:Payroll:PFML:Delaware
   Expenses:Payroll:PFML:Minnesota
   Expenses:Payroll:PFML:Maine

2. کسورات کارکنان را جدا از مشارکت‌های کارفرما پیگیری کنید:

   Liabilities:Payroll:PFML:Employee-Withholding:Delaware
   Liabilities:Payroll:PFML:Employer-Contribution:Minnesota

3. تراکنش‌های واریز را هنگام ارسال مشارکت‌ها به هر ایالت ثبت کنید.

این تفکیک به شما دیدی از هزینه‌های PFML بر اساس ایالت می‌دهد و حسابرسی‌های رعایت مالیات را آسان‌تر می‌کند.

جدول زمانی اجرای سال ۲۰۲۶​

اکنون تا دسامبر ۲۰۲۵​

• به‌روزرسانی نرم‌افزار حقوق و دستمزد و تست محاسبات PFML
• تجدید نظر در کتابچه‌های راهنمای کارکنان و خط‌مشی‌های مرخصی
• آموزش تیم‌های منابع انسانی و مدیریت
• نصب اعلامیه‌های مورد نیاز (دلاور و مینه‌سوتا)

اول ژانویه ۲۰۲۶​

• شروع کسر و واریز مشارکت‌ها برای دلاور و مینه‌سوتا
• فعال‌سازی پردازش ادعاهای PFML در سیستم‌های منابع انسانی

اول مه ۲۰۲۶​

• نصب اعلامیه‌های مین و به‌روزرسانی خط‌مشی‌ها
• شروع کسر و واریز مشارکت‌های PFML مین

از ژوئن ۲۰۲۶ به بعد​

• نظارت بر رعایت قوانین هر سه برنامه
• تنظیم فرآیندها بر اساس ادعاهای کارکنان و راهنمایی‌های ایالتی
• آماده‌سازی برای تنظیمات و تمدید نرخ‌های سال ۲۰۲۷

اطلاعات تماس به تفکیک ایالت​

برای راهنمایی و فرم‌های رسمی:

دلاور: وزارت کار دلاور

• برنامه PFML: https://labor.delaware.gov/
• منابع و فرم‌های کارفرما برای مشارکت و مدیریت ادعاها

مینه‌سوتا: وزارت اشتغال و توسعه اقتصادی مینه‌سوتا (DEED)

• مرخصی با حقوق خانوادگی و پزشکی: https://paidleave.state.mn.us/
• منابع ثبت‌نام، مشارکت و گزارش‌دهی کارفرما

مین: وزارت کار مین

• مرخصی با حقوق خانوادگی و پزشکی: https://www.maine.gov/labor/pfml
• اعلامیه‌ها، الزامات نصب و راهنماهای رعایت قوانین کارفرما

مدیریت مالی خود را ساده کنید​

همانطور که الزامات PFML را در چندین ایالت مدیریت می‌کنید، حفظ سوابق مالی واضح حیاتی می‌شود. حسابداری مناسب تضمین می‌کند که تعهدات مالیاتی را به طور دقیق پیگیری می‌کنید، اقلام تعهدی هزینه PFML شما صحیح است و در صورت حسابرسی می‌توانید رعایت قوانین را اثبات کنید.

Beancount.io حسابداری متن ساده را ارائه می‌دهد که کارهای زیر را آسان می‌کند:

• پیگیری مشارکت‌ها و کسورات PFML بر اساس ایالت
• نگهداری سوابق حقوق و دستمزد با کنترل نسخه
• تولید گزارش‌ها برای رعایت مالیات
• حسابرسی شفاف فرآیندهای حقوق و دستمزد

حسابداری متن ساده کنترل کامل بر داده‌های مالی شما را می‌دهد—بدون جعبه‌های سیاه، بدون وابستگی به فروشنده. به صورت رایگان در Beancount.io شروع کنید و ببینید چرا صاحبان مشاغل کوچک و متخصصان مالی به حسابداری شفاف و قابل حسابرسی روی می‌آورند.