حسابرسی حق بیمه کارگران: کدام سوابق حقوق و دستمزد از صورتحساب غافلگیرکننده جلوگیری می‌کند؟

بیشتر صاحبان کسب‌وکارهای کوچک به روش سخت متوجه می‌شوند که حسابرسی غرامت کارگران واقعاً به چه معناست: نامه‌ای می‌رسد، یک حسابرس دو ساعت از وقت شما را می‌خواهد و چند هفته بعد، ۸۰۰۰ دلار اضافی حق بیمه بدهکار می‌شوید که برای آن بودجه‌ای در نظر نگرفته بودید. لازم نیست اینطور باشد. کسب‌وکارهایی که از یک حسابرسی با بازگشت پول بیرون می‌آیند – نه یک صورتحساب غافلگیرکننده – تقریباً همیشه آنهایی هستند که در تمام طول سال با سوابق حقوق و دستمزد خود به عنوان یک سیستم زنده برخورد کرده‌اند، نه یک هفته قبل از تماس حسابرس.

در اینجا به مواردی که حسابرسی حق بیمه غرامت کارگران واقعاً بررسی می‌کند، چرایی قابل پیشگیری بودن بیشتر غافلگیری‌ها و مدارک خاصی که برای ورود به آن با اطمینان نیاز دارید، می‌پردازیم.

حسابرسی غرامت کارگران واقعاً چه چیزی را تأیید می‌کند؟​

وقتی یک بیمه‌نامه غرامت کارگران می‌خرید، قیمت ثابتی پرداخت نمی‌کنید – یک مبلغ تخمینی پرداخت می‌کنید. در ابتدای بیمه‌نامه، بیمه‌گر شما حقوق و دستمزد سالانه شما را پیش‌بینی کرده و آن را در نرخ‌های مربوط به طبقه‌بندی شغلی کارکنان شما ضرب می‌کند (کارگران ساختمانی و کارکنان انبار ریسک بسیار متفاوتی نسبت به مدیران اداری دارند و بر این اساس قیمت‌گذاری می‌شوند).

حسابرسی حق بیمه، که در پایان دوره بیمه‌نامه انجام می‌شود، این تخمین را با واقعیت تطبیق می‌دهد. حسابرس سه چیز را بررسی می‌کند:

1. حقوق و دستمزد واقعی در مقابل حقوق و دستمزد تخمینی
2. کدهای طبقه‌بندی شغلی در مقابل کاری که کارکنان واقعاً انجام داده‌اند
3. پیمانکاران مستقل و پیمانکاران فرعی که به آنها پرداخت کرده‌اید و اینکه آیا آنها پوشش بیمه‌ای خود را داشته‌اند

اگر کسب‌وکار شما سریع‌تر از حد انتظار رشد کرده باشد، یا یک حسابدار تعداد بیشتری از کارکنان را به مشاغل پرریسک‌تر از آنچه در بیمه‌نامه فرض شده بود منتقل کرده باشد، حق بیمه اضافی بدهکار خواهید شد. اگر حقوق و دستمزد را بیش از حد تخمین زده باشید یا کارهای کم‌ریسک را بیش از حد طبقه‌بندی کرده باشید، به شما استرداد وجه تعلق می‌گیرد. در هر صورت، حسابرسی اختیاری نیست و چیزی نیست که بتوانید از آن فرار کنید – این یک شرط قراردادی بیمه‌نامه است.

مهم‌ترین سوابق حقوق و دستمزد​

حسابرسان فقط به یک عدد "کل حقوق و دستمزد" نگاه نمی‌کنند. آنها می‌خواهند مؤلفه‌ها را ببینند، زیرا انواع مختلف جبران خدمات تحت قوانین رتبه‌بندی غرامت کارگران به طور متفاوتی رفتار می‌شوند.

این موارد را به صورت ماهانه سازماندهی و تطبیق دهید، نه سالانه:

• دفترچه حقوق و دستمزد تفکیک شده بر اساس کارمند، دوره پرداخت و دستمزد ناخالص
• اضافه کار جدا از حقوق عادی. این مورد بیشتر از آنچه اکثر صاحبان کسب‌وکار متوجه می‌شوند اهمیت دارد: بیمه‌گران معمولاً به شما اجازه می‌دهند بخش حق بیمه اضافه کار را به ارزش زمان عادی تخفیف دهید، اما فقط در صورتی که سوابق شما به حسابرس اجازه دهد ساعت‌های اضافه کار را به طور تمیز از حقوق پایه جدا کند. اگر سیستم حقوق و دستمزد شما همه چیز را با هم ادغام کند، یک تخفیف قانونی را از دست می‌دهید.
• پاداش‌ها، کمیسیون‌ها و حقوق تعطیلات/مرخصی/بیماری – این موارد معمولاً برای اهداف رتبه‌بندی جزو حقوق و دستمزد محسوب می‌شوند، حتی اگر با "ساعت‌های کار" مطابقت نداشته باشند.
• طبقه‌بندی شغلی بر اساس کارمند، به ویژه برای هر کسی که نقشش در وسط سال تغییر کرده است. اگر یک کارمند انبار در ماه مارس به یک موقعیت کاملاً اداری منتقل شده باشد، تاریخ آن تغییر و شرح شغل جدید را مستند کنید. بدون آن ردپای کاغذی، حسابرس به طور پیش‌فرض از طبقه‌بندی پرریسک‌تر برای کل دوره بیمه‌نامه استفاده می‌کند.
• فرم‌های 941 فدرال، گزارش‌های بیکاری ایالتی و فرم‌های W-2/1099 – حسابرسان دفترچه حقوق و دستمزد داخلی شما را با این اظهارنامه‌ها تطبیق می‌دهند، بنابراین هر گونه مغایرت به جای حل کردن، بررسی را دعوت می‌کند.

یک عادت ساده ماهانه – تطبیق دفترچه حقوق و دستمزد خود با فرم 941 سه‌ماهه خود در زمان ثبت آن – به این معنی است که هرگز مجبور نخواهید بود یک سال سابقه حقوق و دستمزد را در سه روز قبل از حسابرسی بازسازی کنید.

تله پیمانکار فرعی که بیشترین هزینه را دارد​

اگر کسب‌وکار شما پیمانکاران فرعی، فریلنسرها یا پیمانکاران مستقل استخدام می‌کند، اینجاست که حسابرسی‌ها اغلب از مسیر خارج می‌شوند – و جایی که مقادیر دلار سریع بزرگ می‌شود.

مکانیسم به این صورت است: اگر به یک پیمانکار فرعی پرداخت کرده باشید و آن پیمانکار فرعی نتواند گواهی بیمه دال بر داشتن پوشش غرامت کارگران خود را ارائه دهد، حسابرس پولی که به او پرداخت کرده‌اید را به عنوان حقوق و دستمزد به کارکنان خودتان در نظر می‌گیرد. اگر آن پیمانکار فرعی همچنین نتواند سوابق حقوق و دستمزد خود را که نیروی کار را از مواد جدا می‌کند ارائه دهد، کل مبلغ قرارداد به حقوق و دستمزد قابل حسابرسی شما اضافه می‌شود، با نرخی که بر اساس طبقه‌بندی مربوط به کار انجام شده تعیین می‌شود.

یک قرارداد فرعی ۲۰۰,۰۰۰ دلاری بدون گواهی بیمه در پرونده، فقط چند صد دلار حق بیمه اضافی برای شما هزینه ندارد – می‌تواند به معنای ده‌ها هزار دلار هزینه اضافی باشد، به علاوه جریمه عدم انطباق حسابرسی غرامت کارگران که بیمه‌گران اغلب آن را ۲۵ تا ۵۰ درصد حق بیمه اصلی شما تعیین می‌کنند.

راه حل ساده است و باید قبل از پرداخت اولین چک انجام شود، نه بعد از حسابرسی:

• از هر پیمانکار فرعی قبل از شروع کار، گواهی بیمه دریافت کنید
• یک پرونده جاری از این گواهی‌ها را سازماندهی شده بر اساس تأمین‌کننده، با تاریخ‌های تمدید ردیابی شده، نگه دارید
• اطمینان حاصل کنید که دوره بیمه‌نامه گواهی در واقع تاریخ‌هایی را که پیمانکار فرعی برای شما کار کرده است پوشش می‌دهد، نه فقط تاریخی که گواهی را دریافت کرده‌اید
• اگر یک پیمانکار فرعی واقعاً بدون بیمه است، آن هزینه را در پیشنهاد یا بودجه خود لحاظ کنید – آن را در حین حسابرسی کشف نکنید

آماده‌سازی برای روز حسابرسی​

1. یک نقطه تماس تعیین کنید. کسی را انتخاب کنید که هم سیستم حقوق و دستمزد شما و هم نحوه تطبیق کار بخش‌های مختلف شما با طبقه‌بندی‌های شغلی را درک کند. حسابرسان وقتی با کسی کار می‌کنند که می‌تواند مستقیماً به سؤالات پاسخ دهد به جای اینکه همه چیز را از طریق ایمیل هدایت کند، سریع‌تر حرکت می‌کنند و چیزهای کمتری برای سؤال پیدا می‌کنند.
2. اعداد خود را از قبل تطبیق دهید. مجموع دفترچه حقوق و دستمزد خود را با آنچه در ابتدای بیمه‌نامه به بیمه‌گر خود گزارش داده‌اید مطابقت دهید. اگر شکافی وجود دارد، قبل از اینکه حسابرس بپرسد، دلیل آن را بدانید.
3. پرونده پیمانکاران فرعی خود را جداگانه از پرونده حقوق و دستمزد کارکنان سازماندهی کنید، به طوری که گواهی‌های بیمه برای هر تأمین‌کننده با نام به راحتی قابل بازیابی باشد.
4. مهلت اعتراض خود را بدانید. اگر با یافته‌های حسابرسی موافق نیستید، اکثر بیمه‌گران ۳۰ تا ۶۰ روز از تاریخ صورت‌حساب حسابرسی به شما فرصت می‌دهند تا به طور رسمی اعتراض کنید. اعتراضاتی که با مستندات کامل و سازماندهی شده پشتیبانی می‌شوند، بسیار بیشتر از مواردی که بدون مدارک پشتیبان ارائه می‌شوند به نفع کارفرما حل و فصل می‌شوند – که دقیقاً به همین دلیل است که عادت نگهداری سوابق از خود فرآیند اعتراض مهم‌تر است.

چرا این موضوع به سیستم حسابداری شما مرتبط است​

حسابرسی غرامت کارگران در واقع یک آزمون استرس برای انضباط حسابداری شماست. کسب‌وکارهایی که به راحتی از آن عبور می‌کنند، آنهایی هستند که حقوق و دستمزد، پرداخت‌های پیمانکار و طبقه‌بندی‌های شغلی آنها قبلاً به طور تمیز در دفاترشان ردیابی شده است – نه اینکه از حافظه و صفحات گسترده پراکنده در زمان رسیدن درخواست حسابرس به صندوق ورودی بازسازی شوند.

اگر نمودار حساب‌های شما قبلاً حقوق و دستمزد را بر اساس بخش یا طبقه‌بندی جدا می‌کند و پرداخت‌های پیمانکار شما برچسب‌گذاری شده و قابل ردیابی به یک تأمین‌کننده و گواهی بیمه خاص هستند، حسابرسی به یک تشریفات تبدیل می‌شود به جای یک تمرین آتش‌نشانی.

سوابق مالی خود را در تمام طول سال آماده حسابرسی نگه دارید​

چه حسابرس غرامت کارگران باشد، چه یک وام‌دهنده یا حسابدار شما در زمان مالیات، کسب‌وکارهایی که با آرامش از عهده بررسی‌ها برمی‌آیند، آنهایی هستند که در تمام طول سال سوابق واضح و منظمی دارند – نه آنهایی که آنها را تحت فشار ضرب‌الاجل بازسازی می‌کنند. Beancount.io حسابداری متن‌ساده‌ای را ارائه می‌دهد که شفافیت کامل و یک تاریخچه کامل و تحت کنترل نسخه از هر تراکنش را در اختیار شما قرار می‌دهد، بنابراین سوابق حقوق و دستمزد و تأمین‌کنندگان شما همیشه برای هر کسی که نیاز به دیدن آنها دارد آماده هستند. رایگان شروع کنید و دفتر خود را به طور پیش‌فرض آماده حسابرسی نگه دارید.