تسلط بر دستهبندی مخارج کسبوکار برای صرفهجویی مالیاتی
تخمین زده میشود که ۹۰٪ از صاحبان کسبوکارهای کوچک به دلیل نادیده گرفتن کسورات قانونی، بیش از حد مالیات پرداخت میکنند. مقصر اصلی؟ رهگیری ضعیف مخارج و دستهبندی نامشخص که سال به سال باعث هدررفت پول میشود.
دستهبندی صحیح مخارج کاری فراتر از آمادهسازی برای فصل مالیات انجام میدهد—این کار نشان میدهد که پول شما کجا صرف میشود، به شما در تصمیمگیریهای مالی آگاهانه کمک میکند و تضمین میکند که از هر کسر مالیاتی که مستحق آن هستید استفاده کنید. با این حال، بسیاری از صاحبان کسبوکار همه چیز را در یک پوشه عمومی "مخارج کسبوکار" میریزند و امیدوارند که حسابدارشان بتواند آنها را مرتب کند.
این راهنما دستهبندیهای ضروری مخارج را که هر صاحب کسبوکاری باید بداند، آنچه به عنوان هزینه قابل کسر شناخته میشود و نحوه ایجاد یک سیستم رهگیری برای سازماندهی امور مالی در طول سال را تشریح میکند.
چه چیزی یک هزینه کسبوکار را قابل کسر مالیاتی میکند؟
قبل از پرداختن به دستهبندیها، تست بنیادی را درک کنید: IRS یک هزینه را قابل کسر میداند اگر برای حرفه یا کسبوکار شما هم عادی و هم ضروری باشد.
عادی به این معنی است که هزینه در صنعت شما رایج و پذیرفته شده باشد. یک عکاس که تجهیزات دوربین میخرد؟ عادی است. یک شرکت نرمافزاری که تجهیزات دوربین میخرد؟ این ممکن است سؤالبرانگیز باشد.
ضروری به این معنی است که هزینه برای عملیات کسبوکار شما مفید و مناسب باشد. لازم نیست حتماً حیاتی باشد، اما باید هدف تجاری مشخصی داشته باشد.
وقتی ه ر دو شرط برقرار باشد، معمولاً میتوانید آن هزینه را از درآمد کسبوکار خود کسر کنید و بدهی مالیاتی خود را کاهش دهید.
دستهبندیهای ضروری مخارج کسبوکار
۱. اجارهبها و پرداختهای لیزینگ
این شامل پرداخت برای موارد زیر است:
- فضای دفتر تجاری یا خردهفروشی
- انبار و تأسیسات ذخیرهسازی
- لیزینگ تجهیزات (ماشینآلات، وسایل نقلیه، کامپیوترها)
- حق عضویت فضاهای کاری مشترک (Coworking)
اگر از خانه فعالیت میکنید، ممکن است واجد شرایط کسر هزینه دفتر کار خانگی باشید. این به شما اجازه میدهد بخشی از اجاره یا بهره وام مسکن، قبوض خدماتی، بیمه و تعمیرات را بر اساس درصدی از خانه که منحصراً برای کسبوکار استفاده میشود ، کسر کنید. روش ساده شده اجازه کسر ۵ دلار به ازای هر فوت مربع، تا سقف ۳۰۰ فوت مربع (حداکثر ۱۵۰۰ دلار) را میدهد.
۲. حقوق و دستمزد
تمام مبالغ پرداختی به کارکنان قابل کسر است:
- دستمزدها و حقوق عادی
- اضافهکاری
- پاداشها و کمیسیونها
- مالیات بر حقوق پرداخت شده توسط کارفرما (تأمین اجتماعی، مدیکر، بیکاری)
- حقوق ایام مرخصی و بیماری
برای پیمانکاران مستقل، پرداختهای ۶۰۰ دلار یا بیشتر مستلزم صدور فرم 1099-NEC است. کل مبلغ پرداختی به پیمانکاران قابل کسر است، اما به یاد داشته باشید که شما مسئول مالیات بر حقوق آنها نیستید.
۳. مزایای کارکنان
مزایایی که به کارکنان ارائه میدهید عموماً قابل کسر هستند:
- حق بیمه سلامت (شامل پوشش خانواده)
- مشارکت در طرحهای بازنشستگی (تطبیق 401(k)، مشارکتهای SEP-IRA)
- حق بیمه عمر
- بیمه غرامت دستمزد کارگران
- بیمه ناتوانی
- برنامههای کمک آموزشی
افراد خوداشتغال نیز میتوانند حق بیمه سلامت خود را به عنوان تعدیل درآمد کسر کنند که هم مالیات بر درآمد و هم مالیات خوداشتغالی را کاهش میدهد.
۴. تبلیغات و بازاریابی
هزینههای ترویج کسبوکار شما کاملاً قابل کسر است:
- طراحی و میزبانی وبسایت
- خدمات بهینهسازی موتور جستجو (SEO)
- تبلیغات در شبکههای اجتماعی
- تبلیغات چاپی (روزنامهها، مجلات، تراکتها)
- کارت ویزیت و اقلام تبلیغاتی
- نرمافزارهای بازاریابی ایمیلی
- خدمات روابط عمومی
- شرکت در نمایشگاههای تجاری
نکته کلیدی این است که تبلیغات باید با کسبوکار شما مرتبط باشد. تبلیغات سیاسی و هزینههای لابیگری قابل کسر نیستند.
۵. خدمات حرفهای
هزینههای پرداختی به متخصصانی که به اداره کسبوکار شما کمک میکنند واجد شرایط هستند:
- خدمات حسابداری و دفترداری
- هزینههای قانونی مرتبط با عملیات کسبوکار
- هزینههای تنظیم اظهارنامه مالیاتی (بخش مربوط به کسبوکار)
- خدمات مشاوره
- پشتیبانی IT و خدمات مدیریت شده
- هزینههای مشاوره مالی
توجه: هزینههای قانونی برای امور شخصی یا هزینههای مرتبط با تحصیل داراییهای کسبوکار ممکن است نیاز به برخورد متفاوتی داشته باشند.
۶. ملزومات و تجهیزات اداری
ملزومات عملیاتی روزمره قابل کسر هستند:
- کاغذ، خودکار و ملزومات عمومی اداری
- جوهر و تونر پرینتر
- لوازم نظافتی
- ملزومات اتاق استراحت (قهوه، آب، میانوعده برای کارکنان)
- تجهیزات کوچک (اقلام زیر ۲۵۰۰ دلار اغلب میتوانند بلافاصله هزینه شوند)
برای خرید تجهیزات بزرگتر، میتوانید آنها را در طول زمان مستهلک کنید یا از بخش ۱۷۹ (Section 179) برای کسر کل هزینه در سال خرید استفاده کنید. سقف بخش ۱۷۹ برای سال ۲۰۲۶ به کسبوکارها اجازه میدهد تا سقف ۲.۵ میلیون دلار تجهیزات واجد شرایط را هزینه کنند.
۷. نرمافزار و فناوری
ابزارهای دیجیتال ضروری برای عملیات کسبوکار مدرن:
- نرمافزار حسابداری و دفترداری
- سیستمهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- ابزارهای مدیریت پروژه
- پلتفرمهای ارتباطی (Slack، Zoom و غیره)
- خدمات ذخیرهسازی ابری
- نرمافزارهای تخصصی صنعت
- ابزارهای امنیت سایبری
اشتراکهای ماهانه در زمان پرداخت کسر میشوند. لایسنسهای دائمی نرمافزار ممکن است نیاز داشته باشند در طول عمر مفیدشان مستهلک (Amortize) شوند.
۸. هزینههای سفر
هزینههای سفر کاری زمانی که به خارج از محدوده اقامتگاه مالیاتی خود سفر میکنید، قابل کسر از مالیات هستند:
- ب لیت هواپیما و قطار
- کرایه خودرو و خدمات سفری اشتراکی
- اقامت در هتل
- تاکسی و حمل و نقل عمومی
- پارکینگ و عوارض جادهای
- هزینه بار (چمدان)
- انعامهای مربوط به خدمات سفر
شما نمیتوانید هزینههای تجملی یا گزاف را کسر کنید و سفر باید هدف تجاری مشروع داشته باشد. سوابق دقیق شامل تاریخها، مکانها، هدف تجاری و رسیدها را نگهداری کنید.
۹. وعدههای غذایی و سرگرمی
وعدههای غذایی کاری معمولاً زمانی که با مشتریان، مشتریان بالقوه یا شرکای تجاری ملاقات میکنید، ۵۰٪ قابل کسر هستند. رابطه تجاری، موضوعات مورد بحث، تاریخ، مکان و مبلغ هزینه شده را مستند کنید.
خبر خوب برای سالهای ۲۰۲۵-۲۰۲۶: قانون مالیاتی اخیر به طور موقت امکان کسر ۱۰۰ درصدی را برای برخی وعدههای غذایی کاری، بهویژه آنهایی که در رستورانها صرف میشوند، احیا کرده است. برای به حداکثر رساندن این مزیت، دستورالعملهای فعلی را بررسی کنید.
هزینههای سرگرمی (رویدادهای ورزشی، کنسرتها، گشتوگذارهای گلف) از زمان تغییرات قانون مالیاتی سال ۲۰۱۸ به طور کلی قابل کسر نیستند، حتی اگر در مورد کسبوکار بحث شده باشد.
۱۰. هزینههای خودرو
اگر از خودرو برای مقاصد کاری استفاده میکنید، دو گزینه دارید:
نرخ استاندارد مایلشمار: برای سال ۲۰۲۵، این نرخ ۷۰ سنت به ازای هر مایل است. به سادگی مایلهای کاری خود را ردیابی کرده و در این عدد ضرب کنید.
روش هزینه واقعی: درصد کاری هزینههای زیر را ردیابی و کسر کنید:
- بنزین و روغن
- تعمیرات و نگهداری
- بیمه
- هزینههای شمارهگذاری و ثبت
- استهلاک
- پرداختهای اجاره اعتباری (لیزینگ)
شما فقط میتوانید از یک روش برای هر خودرو استفاده کنید و جابجایی بین روشها دارای محدودیتهایی است. یک دفترچه ثبت مایلشمار شامل تاریخ، مقصد، هدف تجاری و مایلهای طی شده داشته باشید.
۱۱. بیمه
حق بیمههای تجاری از شرکت شما محافظت میکنند و قابل کسر هستند:
- بیمه مسئولیت عمومی
- مسئولیت حرفهای (اشتباهات و کوتاهیها)
- مسئولیت محصول
- بیمه اموال تجاری
- بیمه توقف کسبوکار
- بیمه مسئولیت سایبری
- بیمه خودروی تجاری
بیمه سلامت به طور جداگانه در دسته مزایای کارکنان قرار میگیرد.
۱۲. خدمات عمومی
هزینههای عملیاتی برای محل کسبوکار شما:
- برق و گاز
- آب و فاضلاب
- دفع زباله
- خدمات اینترنت و تلفن
- نظارت امنیتی
برای مشاغل خانگی، درصد استفاده تجاری از این هزینهها را از طریق کسر دفتر کار خانگی محاسبه و کسر کنید.
۱۳. بهره و کارمزدهای بانکی
هزینههای مالی مرتبط با اداره کسبوکار شما:
- بهره وامهای تجاری
- بهره کارت اعتباری تجاری
- بهره خط اعتباری
- کارمزدهای ماهانه حساب بانکی
- کارمزدهای حواله بانکی
- کارمزدهای پردازش تراکنشهای فروشگاهی (Merchant)
بهره وامهای شخصی قابل کسر نیست، حتی اگر برای مقاصد تجاری استفاده شود. خود وام باید به نام کسبوکار باشد یا به وضوح به عنوان یک تعهد تجاری مستند شده باشد.
۱۴. مجوزها و پروانهها
هزینههای فعالیت قانونی کسبوکار شما:
- مجوزهای کسبوکار
- مجوزها و گواهینامههای حرفهای
- پروانههای خاص صنعت
- هزینههای انطباق با مقررات
- هزینههای ثبت علامت تجاری و اختراع
آموزشهای مداوم مورد نیاز برای حفظ مجوزهای حرفهای نیز قابل کسر است.
۱۵. آموزش و کارآموزی
سرمایهگذاری در دانش که مهارتهای شما را برای کسب وکار فعلیتان حفظ کرده یا بهبود میبخشد:
- دورههای توسعه حرفهای
- کنفرانسها و سمینارهای صنعتی
- کتابها و نشریات
- دورههای آنلاین و اشتراکها
- عضویت در انجمنهای حرفهای
- برنامههای دریافت گواهینامه
آموزش باید مرتبط با کسبوکار فعلی شما باشد. آموزشی که شما را برای یک حرفه جدید واجد شرایط میکند، به عنوان هزینه تجاری قابل کسر نیست.
۱۶. استهلاک
داراییهای بزرگ با عمر مفید بیش از یک سال معمولاً مستهلک میشوند:
- مبلمان اداری
- ماشینآلات و تجهیزات
- خودروها
- ساختمانها و بهسازیها
- کامپیوترها و فناوری
به جای کسر کل هزینه در زمان خرید، استهلاک هزینه را در طول عمر مفید دارایی پخش میکند. با این حال، بخش ۱۷۹ و استهلاک جایزه (Bonus Depreciation) اجازه کسر فوری هزینه بسیاری از داراییها را میدهند؛ قانون مالیاتی ۲۰۲۵ استهلاک جایزه ۱۰۰ درصدی را به طور دائمی احیا کرده است.
۱۷. هزینههای راهاندازی
کسبوکارهای جدید میتوانند تا ۵،۰۰۰ دلار از هزینههای راهاندازی را در سال اول کسر کنند، از جمله:
- تحقیقات بازار
- تدوین طرح کسبوکار
- هزینههای حرفهای برای تشکیل شرکت
- تبلیغات اولیه قبل از افتتاح
- آموزش کارکنان قبل از شروع عملیات
هزینههای راهاندازی بیش از ۵،۰۰۰ دلار باید در طول ۱۵ سال مستهلک شوند. اگر هزینههای راهاندازی شما از ۵۰،۰۰۰ دلار فراتر رود، کسر ۵،۰۰۰ دلاری شروع به کاهش (Phase out) میکند.
۱۸. حمل و نقل و ارسال
هزینههای انتقال محصولات به مشتریان:
- هزینه پست و تمبر
- هزینههای شرکتهای حملونقل (UPS، FedEx، USPS)
- مواد بستهبندی
- هزینههای حمل بار برای موجودی کالا
این موارد به عنوان هزینههای عادی تجاری کاملاً قابل کسر هستند.
هزینههایی که قابل کسر نیستند
هر چیزی که کسبوکار شما برای آن هزینه میکند، واجد شرایط کسر مالیاتی نیست:
- کمکهای سیاسی و هزینههای لابیگری
- جریمههای رانندگی و تخلفات پارکینگ
- لباسهای معمولی (حتی اگر فقط برای کار پوشیده شوند) — لباسهای فرم با لوگوی شرکت ممکن است واجد شرایط باشند
- رفتوآمد شخصی به محل کار همیشگی
- سرگرمی مشتریان (رویدادهای ورزشی، کنسرتها)
- هدایای تجاری بیش از ۲۵ دلار برای هر گیرنده در سال
- هزینههای سفر برای اعضای خانواده همراه (مگر اینکه کارمند بوده و هدف تجاری داشته باشند)
- جریمهها و غرامتهای پرداخت شده به نهادهای دولتی
- هزینههای شخصی مخلوط شده با هزینههای تجاری
ایجاد یک سیستم موثر برای پیگیری هزینهها
شناختن دستهها فقط نیمی از راه است. شما به سیستمهایی نیاز دارید تا هزینهها را به طور مداوم ثبت کنید:
جداسازی امور مالی کسبوکار و شخصی
حسابهای بانکی و کارتهای اعتباری اختصاصی برای کسبوکار باز کنید. این کار یک ردپای کاغذی شفاف ایجاد کرده و دستهبندی را ساده میکند. وقتی هزینههای کسبوکار و شخصی با هم مخلوط میشوند، ریسک از دست دادن معافیتهای مالیاتی و ایجاد مشکل در حسابرسی بالا میرود.
ثبت فوری رسیدها
رسیدهای کاغذی کمرنگ شده و گم میشوند. هنگام دریافت رسیدها، با گوشی خود از آنها عکس بگیرید یا از اپلیکیشنهای پیگیری هزینه استفاده کنید که دادههای رسید را به طور خودکار استخراج و ذخیره میکنند. اداره مالیات (IRS) سوابق دیجیتال را تا زمانی که خوانا و کامل باشند، میپذیرد.
دستهبندی همزمان با تراکنشها
برای بررسی تراکنشها تا پایان سال منتظر نمانید. هزینهها را به صورت هفتگی یا ماهانه مرور کنید و در حالی که هدف تراکنش هنوز در ذهنتان تازه است، دستهها را اختصاص دهید. بسیاری از ابزارهای حسابداری میتوانند الگوهای شما را یاد بگیرند و دستهها را به صورت خودکار پیشنهاد دهند.
مستندسازی هدف تجاری
برای سفرها، وعدههای غذایی و سایر هزینههایی که نیاز به اثبات دارند، یادداشت کنید که چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا و چرا. این مستندسازی در صورتی که اداره مالیات درباره یک کسر مالیاتی سوال بپرسد، حیاتی است.
تطبیق دورهای حساب ها
سوابق خود را ماهانه با صورتحسابهای بانکی و کارت اعتباری مطابقت دهید. این کار باعث شناسایی خطاها، یافتن رسیدهای گمشده و اطمینان از عدم قلمافتادگی موارد میشود.
اشتباهات رایج در دستهبندی
از این اشتباهات متداول که منجر به از دست رفتن کسورات مالیاتی یا مشکلات حسابرسی میشوند، پرهیز کنید:
ترکیب هزینههای شخصی و تجاری: ناهار با همسرتان صرفاً به این دلیل که درباره کار صحبت کردهاید، یک وعده غذایی تجاری محسوب نمیشود. هزینههای شخصی را از حسابهای تجاری دور نگه دارید.
عدم پیگیری مسافت طی شده: بسیاری از صاحبان کسبوکار به دلیل عدم نگهداری دفتر ثبت کارکرد خودرو، کسر مالیاتی قابل توجه وسایل نقلیه را از دست میدهند. از اپلیکیشنها برای ثبت خودکار استفاده کنید.
نادیده گرفتن هزینههای دورهای کوچک: اشتراکهای ماهانه ۱۰ یا ۲۰ دلاری روی هم جمع میشوند. نرمافزارها، عضویتها و ابزارهای دیجیتال اغلب بدون دستهبندی باقی میمانند.
طبقهبندی نادرست کارکنان به جای پیمانکاران: این فقط یک مشکل دستهبندی نیست؛ بلکه پیامدهای مالیاتی و قانونی مهمی دارد. تفاوت را درک کنید و به درستی طبقهبندی کنید.
فراموش کردن مستندسازی هدف وعدههای غذایی: رسید به تنهایی کافی نیست. قید کنید چه کسی حضور داشته و چه هدف تجاری مورد بحث قرار گرفته است.
بهروزرسانیهای قوانین مالیاتی برای سالهای ۲۰۲۵-۲۰۲۶
قانونگذاریهای اخیر تغییرات متعددی را در رابطه با کسر هزینهها ایجاد کرده است:
- استهلاک تشویقی ۱۰۰ درصدی (Bonus depreciation) اکنون دائمی شده است و اجازه هزینهکرد فوری داراییهای واجد شرایط را میدهد.
- سقف هزینهکرد ماده ۱۷۹ به ۲.۵ میلیون دلار افزایش یافته است.
- کسر مالیاتی QBI با حداقل کسر ۴۰۰ دلاری برای درآمد کسبوکار واجد شرایط از ابتدای سال ۲۰۲۶ دائمی شده است.
- هزینههای تحقیق و توسعه (R&D) اکنون میتوانند به جای مستهلک شدن در طول ۶۰ ماه، به طور فوری کسر شوند.
- وعدههای غذایی تجاری در رستورانها برای سالهای ۲۰۲۵-۲۰۲۶ موقتاً به قابلیت کسر ۱۰۰ درصدی بازگشتهاند.
این تغییرات فرصتهایی برای برنامهریزی ایجاد میکنند؛ برای به حداکثر رساندن مزایای آنها در شرایط خود، با یک متخصص مالیات مشورت کنید.
سازماندهی هزینهها در تمام طول سال
دستهبندی صحیح هزینهها، زمان مالیات را از یک وضعیت آشفته به یک فرآیند ساده تبدیل میکند. مهمتر از آن، به شما دید وسیعی میدهد که کسبوکارتان در واقع پول را کجا خرج میکند؛ اطلاعاتی که تصمیمات بهتری را در طول سال رقم میزند.
Beancount.io حسابداری متن-سادهای را ارائه میدهد که دستهبندی هزینهه ا را شفاف و منعطف میکند. سلسلهمراتب حساب خود را تعریف کنید، هزینهها را در دستههای متعدد پیگیری کنید و سوابق دقیقی که برای انطباق مالیاتی نیاز دارید، حفظ کنید. با دادههایی که در فایلهای متنی ساده و تحت کنترل نسخه ذخیره شدهاند، میتوانید دقیقاً ببینید هزینهها چگونه در کسبوکار شما جریان دارند و با تغییر نیازها، دستهبندیهای خود را به راحتی تنظیم کنید. به رایگان شروع کنید و کنترل هزینههای کسبوکار خود را در دست بگیرید.
