Entre en la carpeta de cuentas por pagar de cualquier empresa que haya estado operando durante más de cinco años y, casi con toda seguridad, encontrará un pequeño cementerio: cheques de proveedores que fueron emitidos, enviados por correo y nunca cobrados; cheques de nómina para un barista que renunció antes del día de pago; una pila de créditos de reembolso que ningún cliente canjeó jamás; saldos de tarjetas de regalo que no se han tocado desde la temporada navideña de hace tres años.
Para el contralor, esos saldos se sienten como dinero encontrado: una ganancia silenciosa que impulsa otros ingresos en el estado de resultados del próximo trimestre. Para el estado donde vivió por última vez el dueño de ese dinero, son algo diferente. Son bienes no reclamados. Y bajo el estatuto de reversión al estado de cada uno de los estados, ese dinero no es suyo para quedárselo. Pertenece al estado en fideicomiso para el propietario legítimo, y su empresa tiene el deber legal como "tenedor" de identificarlo, realizar un alcance final para encontrar al propietario y entregarlo según el cronograma que establezca el estado, generalmente una vez al año, en un formato electrónico específico, con una declaración jurada de cobertura específica, en una fecha específica.
Aproximadamente uno de cada siete estadounidenses tiene bienes no reclamados en poder de un administrador estatal. Actualmente se mantienen unos 77 mil millones de dólares en todo el país. Una parte significativa de eso provino de pequeñas y medianas empresas que discretamente dieron de baja cheques vencidos como ingresos varios en lugar de reportarlos. Algunas de esas empresas están a punto de recibir una carta de auditoría. He aquí cómo mantenerse fuera de ese sobre.
Qué cuenta como propiedad no reclamada (y qué no)
Los bienes no reclamados son un concepto de ley estatal, no federal. El IRS no juega ningún papel aquí. Cada estado, además del Distrito de Columbia, Puerto Rico y Guam, administra su propio programa, generalmente desde la oficina del tesorero o contralor estatal, y cada uno tiene su propio estatuto, tabla de inactividad, regla de diligencia debida y fecha límite de presentación.
La idea unificadora es simple. Si su empresa posee bienes intangibles que pertenecen legalmente a otra persona y usted ha perdido el contacto con esa persona durante un período definido (el "período de inactividad"), se presume que el bien ha sido abandonado. Una vez que se presume abandonado, usted deja de ser un acreedor y comienza a ser un tenedor, y el estado toma la custodia del dinero en nombre del propietario. El propietario puede reclamarlo al estado para siempre —no existe un estatuto de limitaciones sobre el derecho del propietario legítimo a recuperarlo—, pero usted, la empresa, pierde la capacidad de usarlo.
Las categorías que toman por sorpresa a las pequeñas empresas:
- Cheques de proveedores no cobrados. Su proveedor se mudó, olvidó depositar un cheque o la impresora de la oficina se tragó el cheque. De tres a cinco años después, todavía figura en la conciliación bancaria como pendiente.
- Cheques de nómina no cobrados y cheques de liquidación final. Especialmente comunes en restaurantes, comercio minorista, construcción y cualquier negocio con alta rotación de personal. La mayoría de los estados otorgan a estos un reloj de inactividad de un año, el más corto de cualquier tipo de propiedad.
- Créditos, reembolsos y pagos en exceso de clientes. Un cliente pagó dos veces, usted registró el crédito y nunca pidieron la devolución.
- Tarjetas de regalo no canjeadas y crédito de tienda. Si estas revierten al estado depende del estado y de si la tarjeta tiene fecha de vencimiento o cargos. Algunos estados las eximen por completo; otros toman el valor nominal total; otros toman solo un porcentaje.
- Reembolsos y créditos promocionales. Emitidos, nunca reclamados.
- Depósitos de garantía. Especialmente depósitos de arrendadores, servicios públicos y alquiler de equipos.
- Dividendos de acciones, regalías mineras e ingresos de seguros. Menos comunes para las pequeñas empresas, pero existen.
- Depósitos no identificados y recibos de efectivo antiguos. Entró dinero, usted lo registró y nunca supo de quién era.
Una prueba útil: si una partida en su balance de comprobación representa un pasivo que debe a un tercero específico e identificable, y no ha tenido noticias de ese tercero en un par de años, es un candidato.
Períodos de inactividad: Cuándo comienza y se detiene el reloj
El período de inactividad es el tiempo, medido desde la fecha del último contacto con el propietario o la última actividad, después del cual la propiedad pasa a ser reportable. La Ley Uniforme Revisada de Propiedad No Reclamada de 2016 (RUUPA, por sus siglas en inglés) —el modelo de estatuto que la Comisión de Leyes Uniformes ha impulsado hacia los estados— establece un período de inactividad general de tres años. En la práctica, debe observar cada estado por separado porque ninguno de ellos adoptó la RUUPA en su forma pura.
Rangos aproximados por tipo de propiedad:
- Salarios, nómina, comisiones: un año en la mayoría de los estados.
- Cheques de proveedores y créditos de cuentas por pagar: de tres a cinco años.
- Saldos de crédito de clientes: de tres a cinco años.
- Tarjetas de regalo y tarjetas de valor almacenado: altamente variable. Pensilvania, por ejemplo, trata las tarjetas de regalo como abandonadas dos años después de la fecha de vencimiento indicada, o cinco años después de la emisión si no hay vencimiento. Muchos estados las eximen por completo si la tarjeta no tiene vencimiento ni cargo por servicio. Otros revierten solo el saldo no utilizado, a veces por un valor inferior al nominal.
- Giros postales y cheques de viajero: siete años.
- Valores y dividendos: tres años después de que la posición se considere "perdida".
El reloj comienza en el "evento desencadenante", generalmente la fecha de emisión de un cheque, la fecha del último contacto con el propietario o la última actividad en la cuenta. El envío por correo de un estado de cuenta que regresa como "devolver al remitente" generalmente no reinicia el reloj. Un recibo de entrega firmado, una llamada telefónica devuelta o una respuesta de correo electrónico registrada suelen hacerlo.
Qué estado se queda con el dinero: la regla de Texas contra Nueva Jersey
Si tiene un proveedor en Texas, un empleado en nómina en Nueva York y un cliente en California, ¿a qué estado debe informar? La Corte Suprema respondió a esto en Texas v. New Jersey (1965) con una regla de prioridad de dos pasos que cada estado y cada tenedor sigue cumpliendo hoy en día:
- Primera prioridad: el estado de la última dirección conocida del propietario, tal como consta en sus libros y registros.
- Segunda prioridad: si no tiene una última dirección conocida (o la dirección está en un país extranjero), el estado de constitución del tenedor.
Esa regla de segunda prioridad es la razón por la cual Delaware —el hogar legal de más de un millón de corporaciones estadounidenses— tiene el programa de propiedad no reclamada más agresivo del país. Si sus libros dicen "cheque de cuentas por pagar no cobrado, beneficiario Acme Widgets, dirección desconocida", y su empresa está constituida en Delaware, ese dinero debe reportarse a Delaware. La misma lógica se aplica a su estado de constitución, sea cual sea.
Esta es también la razón por la cual los libros y registros que lleva son tan importantes. Un maestro de proveedores completo con direcciones actualizadas mantiene la propiedad fuera del cubo de la segunda prioridad. Un maestro descuidado la envía a su estado de constitución, que casi siempre es el peor lugar para un tenedor.
Cartas de debida diligencia: su última oportunidad para evitar el reporte
Antes de poder entregar la propiedad al estado, cada estado requiere que intente una vez más localizar al propietario. Esta es la carta de debida diligencia: el último aviso antes de la reversión al estado (escheat).
La mecánica varía ampliamente, pero la estructura es la misma. Unas semanas o meses antes de la fecha de entrega del informe del tenedor, se envía una carta al propietario a la última dirección conocida en sus libros. La carta debe identificar la propiedad, declarar que se entregará al estado si el propietario no responde antes de una fecha límite e indicarle al propietario cómo reclamarla directamente a usted. Si el propietario responde y confirma que aún desea la propiedad, usted elimina ese artículo del informe y le paga. Si la carta es devuelta por no poder ser entregada, o el propietario nunca responde, la propiedad permanece en el informe.
Parámetros clave que difieren de un estado a otro:
- Umbral de dólares. La mayoría de los estados solo requieren cartas de debida diligencia por encima de un mínimo. Muchos estados fijan ese mínimo entre $25 y $50. Texas se sitúa en $250. Algunos estados requieren la carta independientemente del monto.
- Ventana de envío. La mayoría de los estados requieren que la carta se envíe entre 60 y 120 días antes de que se presente el informe. La RUUPA amplía la ventana de 60 a 180 días. California es un caso atípico: su carta del primer ciclo debe enviarse entre seis y doce meses antes del informe.
- Método de entrega. El correo de primera clase cubre la mayoría de los estados. Algunos, incluidos Ohio y Nueva York, requieren correo certificado cuando la propiedad supera los $1,000. Algunos estados aceptan el correo electrónico si tiene una dirección electrónica verificada en sus registros.
- Contenido. Varios estados publican una carta modelo o elementos requeridos. El texto estándar de un proveedor de servicios es aceptable en la mayoría de los estados; en unos pocos, no lo es.
Un número sorprendentemente grande de artículos se reclama en la etapa de debida diligencia. Los propietarios reciben la carta, recuerdan que tenían la intención de depositar el cheque y lo cobran. Cada artículo que se cierra en esta etapa es un artículo menos en el informe estatal, una transferencia de responsabilidad menos y un punto de datos menos que podría activar una auditoría.
El informe del tenedor: formato, presentación y transferencia de fondos
Una vez cerrada la ventana de debida diligencia, se prepara el informe anual del tenedor. El informe consta de tres partes: un resumen de la propiedad por tipo y valor total, un archivo detallado con la lista de cada artículo con el nombre del propietario, dirección, código de tipo de propiedad y monto, y una remesa en efectivo por el saldo total.
Casi todos los estados aceptan (y la mayoría ahora requiere) el formato de archivo electrónico NAUPA II, un diseño estandarizado que la Asociación Nacional de Administradores de Propiedades No Reclamadas ha mantenido durante más de dos décadas. Si presenta informes en varios estados —y una vez que alcance cualquier tipo de escala, lo hará— el uso del formato NAUPA II de extremo a extremo es innegociable. Es la diferencia entre presentar quince informes en tres horas y presentarlos en tres semanas.
Los plazos de presentación se dividen en dos grupos:
- El 1 de noviembre es el plazo más común. La mayoría de los estados exigen que los tenedores comerciales generales presenten el informe antes del 1 de noviembre para la propiedad que pasó a ser reportable durante el año fiscal anterior que finalizó el 30 de junio.
- El 1 de marzo es la fecha límite de Delaware para los tenedores generales (los bancos presentan el 10 de noviembre). Varios otros estados también utilizan el 1 de marzo.
La transferencia de fondos ocurre al mismo tiempo que el informe. La mayoría de los estados aceptan ACH; muchos también aceptan transferencias cablegráficas y cheques físicos.
Penalizaciones, auditorías y el problema de Delaware
Los estados se han vuelto progresivamente menos pacientes en la última década. Las "zanahorias" —acuerdos de divulgación voluntaria, programas de amnistía, períodos de retroactividad abreviados— todavía están sobre la mesa, pero los "garrotes" se han vuelto más grandes:
- El interés suele oscilar entre el 10% y el 18% anual sobre el saldo no reportado.
- Las sanciones civiles oscilan entre $100 y $200 por día por artículo, con un tope en algunos estados y sin tope en otros.
- Las sanciones por fraude pueden duplicar la tasación si el estado demuestra un incumplimiento deliberado en el reporte.
- Los períodos de retroactividad de la auditoría pueden extenderse diez, quince o, en el caso de Delaware, efectivamente hasta 1981, año en que el programa de reversión del estado tomó su forma moderna. Si nunca ha presentado un informe y Delaware decide auditarlo, la exposición económica en una revisión retrospectiva de más de treinta años es el riesgo existencial que la mayoría de los directores financieros no ven venir.
Delaware es el estado con más probabilidades de enviar el sobre de auditoría a una corporación de la que nunca ha oído hablar antes, porque muchas empresas están constituidas allí. Contrata a firmas de auditoría externas que trabajan bajo una base de contingencia —se quedan con una parte de lo que recaudan— lo que significa que hay un motor económico real impulsando el flujo de auditorías.
El movimiento defensivo más importante disponible para quien no ha presentado informes es el Acuerdo de Divulgación Voluntaria (VDA, por sus siglas en inglés). Delaware (y la mayoría de los demás estados) condonará las multas y los intereses, y acortará el período de retroactividad a aproximadamente diez años, si usted levanta la mano proactivamente antes de que ellos se presenten. Una vez que llega un aviso de auditoría, la puerta al programa VDA se cierra. Si nunca ha presentado informes y podría deber algo, póngase en la fila para el VDA antes de que la fila llegue a usted.
Un flujo de trabajo práctico para una pequeña empresa
No se necesita un equipo de cumplimiento de seis cifras para gestionar esto. Una pequeña empresa puede ejecutar todo el ciclo con una lista de verificación y un par de fines de semana:
- Inventaríe los pasivos candidatos. Extraiga informes de antigüedad de saldos para cheques pendientes (cuentas por pagar y nómina), saldos a favor de clientes, pasivos por tarjetas de regalo y cualquier otro contra-ingreso o provisiones para reembolsos. Cualquier partida con una antigüedad superior al periodo de inactividad más corto posible (un año) debe ser marcada.
- Identifique el estado del propietario para cada partida utilizando la última dirección conocida en sus registros. Las partidas sin dirección se asignan por defecto a su estado de constitución.
- Elabore la tabla de inactividad para sus estados. Obtenga la normativa vigente de cada estado y confirme el periodo de inactividad para cada tipo de propiedad. Una hoja de cálculo funciona; el software es más rápido si tiene cientos de partidas.
- Envíe cartas de debida diligencia a cada propietario que supere el umbral del estado dentro del plazo de envío postal del estado. Realice un seguimiento de las respuestas. Pague a quien reclame su propiedad y elimínelo del informe.
- Genere el archivo NAUPA II, firme la declaración jurada del tenedor, financie el informe (ACH o cheque) y preséntelo antes de la fecha límite del estado.
- Documéntelo todo. Conserve el análisis de inactividad, el registro de envíos de debida diligencia, las respuestas, el informe final y el comprobante de transmisión durante el periodo de retención para auditorías (generalmente diez años).
- Repita anualmente. El primer ciclo es el difícil. Después de eso, es un proceso de régimen permanente.
Si su contabilidad revela un problema que se remonta a más de un año (por ejemplo, tres años de cheques caducados que se dieron de baja silenciosamente como ingresos misceláneos), hable con un especialista en bienes no reclamados sobre un Acuerdo de Divulgación Voluntaria (VDA) antes de presentar la declaración. Presentar un informe limpio este año no elimina la exposición de años anteriores; solo un VDA lo hace.
El gancho contable
Los dos hábitos operativos que previenen el desorden de los bienes no reclamados en primer lugar provienen de su sistema contable:
- No dé de baja cheques caducados contra ingresos misceláneos. Manténgalos en el balance general como un pasivo hasta que se transfieran al estado (escheat). Contabilizarlos como ingresos los hace invisibles para el equipo de auditoría que luego necesite identificarlos, y sobreestima los ingresos netos en el año en que los dio de baja.
- Mantenga actualizados sus archivos maestros de proveedores, clientes y empleados. Cada dirección que no se puede entregar es una futura partida de bienes no reclamados. La calidad de las direcciones es la palanca más importante que tiene sobre su exposición de segunda prioridad.
Ambos hábitos residen en su libro mayor y en su catálogo de cuentas. Ambos son trivialmente fáciles si su contabilidad está limpia y casi imposibles de corregir retroactivamente si no lo está.
Mantenga sus registros defendibles desde el primer día
El cumplimiento de los bienes no reclamados es, en esencia, un problema de documentación. Las empresas que son auditadas y resuelven el proceso rápidamente son las que pueden presentar, bajo demanda, un maestro de proveedores completo, una balanza de comprobación por antigüedad, un registro de cheques conciliado con el banco y un historial documentado de gestiones de debida diligencia. Las empresas que son auditadas y salen perjudicadas son aquellas cuya contabilidad es una caja negra.
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