Cómo cerrar adecuadamente su pequeña empresa: Una guía completa
Cerrar una empresa nunca es fácil, pero hacerlo de forma incorrecta puede perseguirle durante años. Los impuestos impagos, los pasivos persistentes y las tarifas continuas de permisos que olvidó cancelar pueden convertir lo que debería ser una salida limpia en una pesadilla prolongada.
Ya sea que su proyecto empresarial no funcionó como planeó, que está pivotando hacia una nueva oportunidad o que simplemente está listo para jubilarse, cerrar correctamente protege sus finanzas, su reputación y su tranquilidad. La diferencia entre un cierre desordenado y una disolución limpia a menudo reside en seguir los pasos adecuados en el orden correcto.
Por qué cierran las empresas
Entender por qué cierran las empresas ayuda a reconocer cuándo es la decisión correcta y garantiza que está actuando de manera intencionada en lugar de simplemente abandonar el barco.
Razones estratégicas
No todos los cierres se derivan de un fracaso. Muchos emprendedores cierran empresas por razones estratégicas positivas:
- Pivotar hacia mejores oportunidades: Ha identificado un proyecto más prometedor y desea centrar sus recursos allí.
- Salida exitosa: Ha vendido los activos de la empresa o la propiedad intelectual y está cerrando la entidad legal.
- Jubilación: Se retira de la fuerza laboral y no desea la carga continua de cumplimiento normativo.
- Cambios en el mercado: Su industria ha cambiado de tal manera que el modelo de negocio ya no es viable, y la adaptación no merece la inversión.
Realidades financieras
A veces, los números simplemente no cuadran:
- Falta de rentabilidad persistente: A pesar de los esfuerzos, la empresa pierde dinero de manera constante sin señales de recuperación.
- Deuda insostenible: Los pasivos han crecido más allá de lo que la empresa puede pagar.
- Problemas de flujo de caja: Las constantes crisis de liquidez hacen que las operaciones sean estresantes e insostenibles.
- Mejores oportunidades en otros lugares: Su tiempo y capital generarían mejores rendimientos en otros proyectos.
Circunstancias personales
Los cambios en la vida pueden hacer que dirigir una empresa sea poco práctico:
- Problemas de salud: Gestionar un negocio se vuelve física o mentalmente demasiado exigente.
- Obligaciones familiares: Las responsabilidades de cuidado o las necesidades familiares tienen prioridad.
- Disolución de la sociedad: Los conflictos entre cofundadores hacen que continuar juntos sea insostenible.
- Agotamiento (Burnout): La inversión emocional y de tiempo ya no se siente compensada.
Reconocer cuándo el cierre es la decisión acertada —y actuar con decisión— a menudo conduce a mejores resultados que prolongar una situación insostenible.
La lista de verificación completa para el cierre de una empresa
Cerrar una empresa correctamente implica coordinar tareas legales, financieras, operativas y administrativas. Si omite un paso, podría enfrentarse a sanciones, tarifas continuas o responsabilidad personal años después.
Paso 1: Tome la decisión formal
Antes de anunciar cualquier cosa públicamente, formalice su decisión de acuerdo con la estructura de su empresa:
Sociedades Anónimas y LLC:
- Celebre una reunión formal de accionistas o miembros.
- Vote para disolver la empresa (consulte sus estatutos para conocer los umbrales de votación requeridos).
- Documente la decisión en las actas de la reunión.
- Redacte una resolución formal de disolución.
Asociaciones (Partnerships):
- Revise su acuerdo de asociación para conocer los procedimientos de disolución.
- Notifique a todos los socios por escrito la intención de disolverse.
- Si no existe un acuerdo por escrito, siga las reglas de disolución de asociaciones por defecto de su estado o jurisdicción.
- Documente todos los acuerdos de los socios con respecto a la distribución de activos y la liquidación de pasivos.
Empresas unipersonales:
- No se requiere una votación formal, pero documente su decisión para sus registros.
- Determine la fecha final de su actividad comercial.
Esta decisión formal le protege legalmente al demostrar que siguió los procedimientos adecuados. También establece un cronograma claro para los pasos posteriores.
Paso 2: Cree su estrategia de salida y cronograma
Un plan estructurado evita que los pasos cruciales se pasen por alto. Cree una lista de verificación integral que incluya:
- Fecha de cierre objetivo: Cuándo planea cesar las operaciones por completo.
- Hitos clave: Fechas para notificar a las partes interesadas, presentar documentos y completar tareas importantes.
- Partes responsables: Quién se encargará de cada tarea (especialmente importante en las asociaciones).
- Presupuesto: Costos estimados de honorarios profesionales, obligaciones finales y gastos de liquidación.
- Asesores profesionales: Programe consultas con su contador (CPA), abogado y asesor comercial.
Documente todo. Esta lista de verificación se convierte en su hoja de ruta y en la prueba de que abordó el cierre de manera sistemática.
Paso 3: Notifique a las partes interesadas
La comunicación estratégica evita confusiones, mantiene las relaciones y cumple con las obligaciones legales. Notifique a estos grupos en este orden:
1. Copropietarios y empleados clave (primero)
- Explique la decisión y el cronograma.
- Discuta sus roles en el proceso de liquidación.
- Aborde la compensación, los beneficios y las referencias laborales.
- Para los empleados, avise con la mayor antelación posible (legalmente requerido en ciertas jurisdicciones según el número de empleados).
2. Asesores profesionales
- Contrate a su contador para que se encargue de las presentaciones de impuestos y la contabilidad final.
- Consulte a un abogado para garantizar el cumplimiento legal.
- Notifique a su agente de seguros para ajustar los plazos de cobertura.
3. Clientes
- Infórmeles de su fecha de cierre.
- Gestione los pedidos pendientes, reembolsos y garantías.
- Proporcione información de contacto para cualquier soporte continuo o transferencias a nuevos proveedores.
- Mantenga el profesionalismo; estas relaciones pueden ser importantes en futuros proyectos.
4. Proveedores y vendedores
- Cancele pedidos y servicios en curso.
- Liquide los saldos pendientes.
- Devuelva cualquier equipo en consignación o arrendamiento.
5. Acreedores y prestamistas
- Notifíqueles sus planes de cierre.
- Discuta los acuerdos de pago para las deudas pendientes.
- Comprenda cómo afecta la estructura de su empresa a su responsabilidad personal.
El tiempo importa: notifique a los empleados antes que a los clientes para evitar filtraciones de información que podrían dañar la moral o las operaciones durante el período de liquidación.
Paso 4: Cobrar las cuentas por cobrar pendientes
Antes de anunciar el cierre públicamente, cobre de manera proactiva el dinero que se le adeuda. Una vez que los clientes sepan que va a cerrar, es posible que dejen de priorizar sus pagos.
Estrategias de cobro:
- Envíe facturas inmediatas por todo el trabajo completado
- Ofrezca descuentos por pronto pago (el efectivo ahora vale más que el importe total después)
- Realice llamadas personales a los clientes con saldos pendientes elevados
- Para las cuentas con un retraso significativo, considere vender la deuda a una agencia de cobros
- Sea realista: algunas cuentas por cobrar no se materializarán, así que téngalo en cuenta en su presupuesto de liquidación
El efectivo que recaude ahora servirá para financiar sus obligaciones de cierre y, potencialmente, proporcionar un pequeño retorno de su inversión.
Paso 5: Liquidar los activos del negocio
Convierta equipos, inventario, mobiliario y propiedad intelectual en efectivo para pagar sus obligaciones finales:
Activos físicos:
- Venda equipos y mobiliario a través de plataformas de liquidación de negocios, Craigslist, Facebook Marketplace o sitios de reventa específicos del sector
- Subaste el inventario a través de liquidadores si tiene un stock significativo
- Donar artículos no vendidos para obtener una deducción fiscal (obtenga la documentación adecuada)
- Devuelva el equipo arrendado según los términos del arrendamiento para evitar penalizaciones
Propiedad intelectual:
- Venda marcas registradas, patentes o derechos de autor
- Otorgue licencias de su lista de clientes, procesos o marca (si tienen valor)
- Transfiera nombres de dominio o perfiles de redes sociales
Bienes raíces:
- Venda propiedades propias o finalice contratos de arrendamiento según sus términos
- Realice una inspección final y documente el estado para evitar disputas sobre el depósito
Documente todas las ventas de activos para fines fiscales; las informará en sus declaraciones de impuestos finales. Conserve recibos, facturas de venta y comprobantes de donaciones.
Paso 6: Liquidar todas las deudas y obligaciones
Pague lo que debe en el orden de prioridad correcto para evitar problemas legales:
Prioridad 1: Acreedores garantizados
- Los prestamistas con garantía (préstamos para equipos, hipotecas) cobran primero
- Devuelva la garantía o liquide el préstamo
Prioridad 2: Salarios y beneficios de los empleados
- Cheques de pago finales, vacaciones/tiempo libre pagado (PTO) no utilizados, bonificaciones
- Notificaciones COBRA para la continuación del seguro médico
- Contribuciones finales al plan de jubilación
Prioridad 3: Obligaciones fiscales
- Impuestos sobre la nómina (federales, estatales, locales)
- Impuestos sobre las ventas
- Impuestos sobre la renta
- Impuestos sobre la propiedad
Prioridad 4: Acreedores no garantizados
- Vendedores, proveedores, proveedores de servicios
- Deudas de tarjetas de crédito
- Préstamos sin garantía
Si no puede pagar a todos en su totalidad, las leyes estatales determinan la prioridad de pago para las disoluciones formales. Consulte a un abogado para evitar la responsabilidad personal.
¿No puede pagar todas las deudas? Considere:
- Negociar acuerdos por un importe inferior al saldo total
- Quiebra (Capítulo 7 para liquidación, Capítulo 11 para reestructuración)
- Consultar con un abogado de negocios sobre sus opciones
Paso 7: Presentar los Artículos de Disolución
Termine oficialmente su entidad comercial con el estado mediante la presentación de los Artículos de Disolución (a veces llamados Certificado de Disolución o Certificado de Cancelación).
Dónde presentarlos:
- En la Secretaría de Estado de su estado o agencia similar
- En cada estado donde se haya registrado para realizar actividades comerciales (no solo en su estado de origen)
Qué incluir:
- Nombre de la empresa y tipo de entidad
- Fecha de disolución
- Declaración de que todas las deudas y pasivos han sido pagados o se han cubierto adecuadamente
- Confirmación de que los activos restantes han sido distribuidos
- Firmas de personas autorizadas (según sus estatutos o acuerdo operativo)
Tasas de presentación: Generalmente entre $50 y $200 por estado
Tiempo de procesamiento: Puede tardar de semanas a meses, así que presente la solicitud al principio de su proceso de cierre
Importante: Hasta que el estado apruebe su disolución, usted seguirá siendo responsable de los informes anuales, impuestos de franquicia y otros requisitos estatales. No asuma que ha terminado solo porque dejó de operar.
Paso 8: Cerrar cuentas bancarias y tarjetas de crédito de la empresa
El momento es crucial: no cierre las cuentas hasta que todos los cheques se hayan compensado y las transacciones finales se hayan procesado:
- Espere hasta que se paguen todas las obligaciones finales - Mantenga las cuentas abiertas durante 30 a 60 días después de su última transacción comercial
- Transfiera los fondos restantes - Mueva el dinero a su cuenta personal (empresa unipersonal) o distribúyalo a los propietarios según los porcentajes de propiedad
- Cierre las tarjetas de crédito - Pague los saldos finales y solicite una confirmación por escrito del cierre de la cuenta
- Cierre las cuentas bancarias del negocio - Obtenga estados de cuenta finales que muestren un saldo de cero
- Documéntelo todo - Guarde las confirmaciones de cierre durante al menos 7 años
Cerrar las cuentas demasiado pronto puede provocar cheques sin fondos, fallos en los pagos electrónicos y problemas con los proveedores. La paciencia ahorra problemas.
Paso 9: Cancelar licencias, permisos y registros
No permita que las tarifas recurrentes y los avisos de renovación le persigan indefinidamente. Cancele:
Licencias y permisos comerciales:
- Licencia comercial general (ciudad/condado)
- Licencias profesionales (contratistas, proveedores de atención médica, etc.)
- Permisos especializados (servicio de alimentos, alcohol, materiales peligrosos, etc.)
- Permisos de ocupación de vivienda
Permisos de impuestos sobre las ventas:
- Presente las declaraciones finales de impuestos sobre las ventas en cada estado donde haya recaudado dichos impuestos
- Remita cualquier impuesto adeudado
- Cancele su permiso de impuestos sobre las ventas/permiso de vendedor
- Obtenga una confirmación por escrito de la cancelación
Registros del empleador:
- Número de Identificación del Empleador (EIN) - No se "cancela", sino que se notifica al IRS que el negocio ha cerrado
- Cuenta estatal de seguro de desempleo
- Seguro de compensación laboral (workers' compensation)
Otros registros:
- Registros de DBA ("Doing Business As") o nombres ficticios
- Nombres comerciales y marcas registradas (si no los va a vender)
- Membresías profesionales y asociaciones comerciales
- Pólizas de seguro de negocio
Cada cancelación evita futuras tarifas de renovación y mantiene su cierre en orden.
Paso 10: Gestionar las obligaciones finales con los empleados
Tratar a los empleados de manera justa durante el cierre le protege legalmente y preserva las relaciones:
Cheques de pago final:
- Pague todos los salarios adeudados hasta la fecha final de trabajo
- Incluya las vacaciones o el tiempo libre remunerado (PTO) acumulado pero no utilizado (los requisitos varían según el estado)
- Siga el plazo de su estado para el pago final (a menudo el mismo día o dentro de unos pocos días hábiles)
Beneficios y seguros:
- Notifique a los empleados sobre los derechos de continuación de COBRA para el seguro médico
- Procese las contribuciones finales al plan de jubilación
- Cancele las pólizas de seguro de grupo después de que termine la cobertura de los empleados
Formularios de impuestos:
- Emita los formularios W-2 finales a los empleados (antes del 31 de enero del año siguiente)
- Emita los formularios 1099-NEC a los contratistas independientes a los que se les pagó $600 o más durante el año
- Presente el Formulario W-3 (transmisión de W-2) ante la Administración del Seguro Social
- Presente el Formulario 1096 (transmisión de 1099) ante el IRS
Requisito de notificación para grandes empleadores:
- Las empresas con más de 100 empleados deben avisar con 60 días de antelación antes de realizar despidos masivos (Ley WARN)
- Algunos estados tienen requisitos más estrictos
- El incumplimiento puede dar lugar a sanciones y obligaciones de pago de salarios atrasados
Documentación:
- Proporcione cartas de verificación de empleo
- Ofrézcase a servir como referencia
- Mantenga registros de todos los pagos finales y formularios de impuestos
Paso 11: Completar la contabilidad final
Llevar libros contables precisos hasta su último día de operación es esencial para las declaraciones de impuestos y para protegerse contra futuras disputas:
Tareas de contabilidad final:
- Registre todas las transacciones finales (incluidas las ventas de activos y los pagos de deudas)
- Concilie todas las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito
- Cierre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar
- Deprecie los activos hasta la fecha de disposición
- Registre cualquier venta de activos (ganancia o pérdida)
- Prepare los estados financieros finales (balance general, estado de pérdidas y ganancias, estado de flujo de efectivo)
Qué calcular:
- Ganancia o pérdida final del año
- Ganancias o pérdidas por la venta de activos
- Deuda total liquidada
- Distribuciones a los propietarios
Esta contabilidad final proporciona las cifras que necesita para las declaraciones de impuestos y muestra una imagen financiera completa de la vida de la empresa.
Paso 12: Presentar las declaraciones de impuestos finales
La presentación de impuestos es, posiblemente, el paso de cierre más crítico; los errores aquí crean problemas duraderos:
Declaraciones de impuestos federales sobre la renta (por tipo de negocio):
Empresas individuales:
- Presente el Anexo C con su Formulario 1040 personal
- Marque la casilla que indica que esta es la declaración final
- Vence el 15 de abril del año siguiente al cierre (hay prórrogas disponibles)
Sociedades colectivas (Partnerships):
- Presente el Formulario 1065 (U.S. Return of Partnership Income)
- Marque la casilla de "declaración final" (final return)
- Marque la casilla de "K-1 final" en el Anexo K-1 de cada socio
- Distribuya los K-1 a todos los socios
- Vence el 15 de marzo del año siguiente al cierre (hay prórrogas disponibles)
Corporaciones C:
- Presente el Formulario 1120 (U.S. Corporate Income Tax Return)
- Marque la casilla de "declaración final" (final return)
- Presente el Formulario 966 (Corporate Dissolution or Liquidation) dentro de los 30 días posteriores a la adopción de la resolución de disolución
- Vence el 15 de abril (si es año natural) o el día 15 del cuarto mes después de que termine el año fiscal
Corporaciones S:
- Presente el Formulario 1120-S (U.S. Income Tax Return for an S Corporation)
- Marque la casilla de "declaración final" (final return)
- Marque la casilla de "K-1 final" en el Anexo K-1 de cada accionista
- Presente el Formulario 966 si se va a disolver
- Vence el 15 de marzo (si es año natural)
Declaraciones de impuestos sobre la nómina:
Si tenía empleados, presente las declaraciones finales de impuestos sobre la nómina:
- Formulario 941 (Trimestral) o Formulario 944 (Anual): Marque la casilla que indica el cierre del negocio e ingrese la fecha en que se pagaron los salarios finales
- Formulario 940 (impuesto FUTA): Preséntelo para el año natural en que pagó los salarios finales
- Emita los W-2 a todos los empleados antes del 31 de enero
- Presente el Formulario W-3 (transmisión de W-2)
Declaraciones de impuestos estatales y locales:
- Declaraciones finales de impuestos sobre la renta estatales
- Declaraciones finales de impuestos sobre las ventas (en cada estado donde recaudó impuestos sobre las ventas)
- Declaraciones finales de impuestos sobre la nómina
- Impuesto sobre la propiedad (si poseía bienes inmuebles)
- Impuesto sobre la propiedad personal del negocio (sobre equipos, muebles)
Importante: Diferentes estados tienen diferentes requisitos y plazos. Consulte a su CPA para asegurarse de presentar todo lo requerido.
Paso 13: Mantener los registros
Incluso después del cierre, debe conservar los registros del negocio para posibles auditorías, disputas legales y referencia:
Cuánto tiempo conservar los registros:
- Declaraciones de impuestos y documentos justificativos: 7 años (el IRS puede auditar hasta 6 años en algunos casos; 7 años proporciona un margen de seguridad)
- Registros de empleo: 4 años después del pago de los salarios finales
- Registros de activos: 7 años (para sustentar los cálculos de depreciación y ganancia/pérdida)
- Registros corporativos: De forma permanente (escrituras de constitución, estatutos, actas de reuniones, certificados de acciones)
- Contratos y acuerdos: 7 años después de su vencimiento
Qué conservar:
- Todas las declaraciones de impuestos (federales, estatales, locales)
- Estados financieros
- Estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito
- Recibos de compras importantes y ventas de activos
- Registros de nómina y presentaciones de impuestos sobre el empleo
- Documentos de disolución y aprobaciones estatales
- Acuerdos de liquidación de deudas
- Contratos con clientes y garantías
Opciones de almacenamiento:
- Escaneos digitales (copia de seguridad segura y externa)
- Archivos físicos en un almacenamiento seguro
- Almacenamiento en la nube con cifrado sólido
No destruya nada hasta que haya pasado con creces el período de retención requerido. En caso de duda, consérvelo.
Errores comunes al cerrar un negocio
Aprender de los errores de los demás le ahorra tiempo, dinero y estrés. Evite estos errores frecuentes:
1. Omitir el proceso formal de disolución
El error: Simplemente detener las operaciones sin presentar la documentación de disolución ante el estado.
Por qué es costoso: El estado todavía considera que su negocio está activo, lo que significa que deberá informes anuales, impuestos de franquicia y cargos de renovación indefinidamente. No presentar la documentación puede resultar en una disolución administrativa, multas y daños a su crédito.
La solución: Siempre presente los Artículos de Disolución en cada estado donde esté registrado, incluso si no puede pagar todas las deudas.
2. No notificar a todas las partes interesadas
El error: Cerrar discretamente sin informar a clientes, acreedores o empleados.
Por qué es costoso: Demandas de acreedores, disputas por trabajos no finalizados, daño a la reputación profesional y posibles violaciones legales (como la Ley WARN por despidos masivos).
La solución: Cree una lista exhaustiva de partes interesadas y notifique a todos por escrito con los plazos y la información de contacto correspondientes.
3. Ignorar las obligaciones fiscales
El error: No presentar las declaraciones de impuestos finales u olvidar marcar la casilla de "declaración final".
Por qué es costoso: El IRS y las agencias tributarias estatales seguirán esperando declaraciones y pagos. Los impuestos sobre la nómina impagos pueden resultar en responsabilidad personal a través de la Multa por Recuperación del Fondo Fiduciario (Trust Fund Recovery Penalty), incluso si su negocio era una LLC o corporación.
La solución: Consulte a un CPA para asegurarse de que todas las declaraciones de impuestos finales (ingresos, empleo, ventas, propiedad) se presenten correctamente y a tiempo.
4. Cerrar las cuentas bancarias demasiado pronto
El error: Cerrar las cuentas bancarias comerciales antes de que se compensen todos los cheques y se procesen las transacciones finales.
Por qué es costoso: Los cheques devueltos dañan las relaciones y pueden desencadenar reclamaciones legales. Los pagos electrónicos fallan. Pierde la capacidad de recibir reembolsos o depósitos.
La solución: Mantenga las cuentas abiertas durante 30 a 60 días después de su última transacción prevista. Supervise cuidadosamente antes de cerrar.
5. No cancelar permisos y licencias
El error: Dejar activas las licencias comerciales, permisos y registros después del cierre.
Por qué es costoso: Las tarifas de renovación se acumulan. Puede recibir infracciones por incumplimiento de las condiciones del permiso. Crea confusión sobre si su negocio sigue funcionando.
La solución: Cree una lista completa de todos los registros y cancele sistemáticamente cada uno. Guarde los avisos de confirmación.
6. No atender las obligaciones con los empleados
El error: No pagar los salarios finales con prontitud, omitir el aviso requerido u olvidar las notificaciones de COBRA.
Por qué es costoso: Los departamentos de trabajo estatales pueden imponer multas y requisitos de pago retroactivo. Los empleados pueden demandar. Usted viola la ley federal (Ley WARN para grandes empleadores).
La solución: Conozca los requisitos de cheque de pago final de su estado, proporcione el aviso adecuado y documente todas las comunicaciones y pagos a los empleados.
7. Triturar registros demasiado pronto
El error: Destruir registros financieros, documentos fiscales y contratos inmediatamente después del cierre.
Por qué es costoso: Si es auditado (el IRS puede retroceder más de 6 años), no tendrá documentación. Las disputas con acreedores, empleados o clientes se vuelven más difíciles de defender.
La solución: Conserve todos los registros durante al menos 7 años. Utilice escaneos digitales para ahorrar espacio.
8. Suponer que el negocio está "simplemente cerrado" sin aprobación estatal
El error: Creer que ha terminado una vez que deja de operar, antes de que el estado apruebe su disolución.
Por qué es costoso: Usted sigue siendo legalmente responsable de todas las obligaciones comerciales, las tarifas en curso y los requisitos de cumplimiento hasta que el estado procese oficialmente su disolución.
La solución: Haga un seguimiento con la Secretaría de Estado para confirmar que su disolución ha sido aprobada. Obtenga una confirmación por escrito.
9. No consultar a profesionales
El error: Intentar manejar todo el proceso de cierre usted mismo sin asesoría legal o contable.
Por qué es costoso: Se omiten pasos críticos, se cometen errores fiscales o se expone a una responsabilidad personal que podría haberse evitado.
La solución: Invierta en un CPA para las declaraciones de impuestos y en un abogado de negocios para el cumplimiento legal. Sus honorarios son mucho más bajos que el costo de problemas futuros.
10. Olvidar los registros multiestatales
El error: Presentar la disolución en su estado de origen pero olvidar los registros en otros estados donde realizó negocios.
Por qué es costoso: Esos otros estados continúan cobrándole tarifas y esperando cumplimiento. Cada estado puede perseguirlo de forma independiente por obligaciones impagas.
La solución: Revise todos los lugares donde se registró (estados donde tuvo empleados, nexo para el impuesto sobre las ventas o registro de entidad extranjera). Presente la disolución o el retiro en cada uno.
Requisitos de disolución específicos por entidad
Los pasos para cerrar su negocio varían significativamente según su estructura empresarial. Esto es lo que necesita saber para cada tipo de entidad:
Cerrar una empresa unipersonal
Buenas noticias: Las empresas unipersonales son las más sencillas de cerrar porque no existe una entidad legal separada.
Pasos:
- Dejar de operar y de vender productos/servicios
- Notificar a clientes y proveedores
- Cobrar las cuentas por cobrar pendientes
- Pagar todas las deudas y obligaciones
- Cancelar licencias y permisos comerciales
- Cancelar el registro de DBA/nombre ficticio (si tenía uno)
- Cerrar las cuentas bancarias y tarjetas de crédito comerciales
- Presentar el Anexo C final con su Formulario 1040 personal
- Presentar la declaración final de impuestos sobre la renta estatal (si corresponde)
- Si tuvo empleados, presentar las declaraciones finales de impuestos sobre el empleo
No se requiere presentación de disolución ante la Secretaría de Estado (ya que nunca presentó documentos de formación).
Cronograma: Puede completarse en semanas una vez que cesen las operaciones.
Cierre de una Sociedad (Partnership)
Complejidad: Moderada—requiere el acuerdo de los socios y la disolución formal.
Pasos:
- Revise su acuerdo de asociación para conocer los procedimientos de disolución.
- Todos los socios votan para disolver (o siguen los términos del acuerdo).
- Notifique a acreedores, clientes y proveedores.
- Liquide los activos de la sociedad.
- Pague todas las deudas en orden de prioridad.
- Distribuya los activos restantes a los socios según los porcentajes de propiedad.
- Presente los Artículos de Disolución (si se registró como una sociedad colectiva).
- Cancele los registros comerciales, licencias y permisos.
- Presente el Formulario 1065 final (marque la casilla de "declaración final").
- Entregue el Anexo K-1 final a cada socio (marque la casilla de "K-1 final").
- Cierre las cuentas bancarias comerciales.
Problema clave: Los socios deben ponerse de acuerdo sobre la distribución de activos y la asignación de pasivos. Las disputas pueden retrasar el cierre significativamente.
Plazo: 2 a 6 meses, dependiendo del acuerdo entre los socios y la complejidad.
Cierre de una LLC (Sociedad de Responsabilidad Limitada)
Complejidad: Moderada a alta—se requiere votación formal y presentaciones estatales.
Pasos:
- Revise su acuerdo operativo para conocer los procedimientos de disolución.
- Realice una votación de los miembros para disolver (documéntelo en las actas de la reunión).
- Notifique a los acreedores por escrito (requerido por la mayoría de los estados).
- Liquide los asuntos comerciales (cobre cuentas por cobrar, liquide activos, pague deudas).
- Presente los Artículos de Disolución ante la Secretaría de Estado en cada estado donde se haya registrado.
- Cancele el servicio de agente registrado.
- Cancele el EIN, licencias, permisos y registros.
- Distribuya los activos restantes a los miembros según los porcentajes de propiedad.
- Presente la declaración de impuestos final:
- Si tributa como LLC de un solo miembro: Anexo C con el Formulario 1040.
- Si tributa como sociedad: Formulario 1065 con los Anexos K-1.
- Si tributa como Corporación S: Formulario 1120-S.
- Si tributa como Corporación C: Formulario 1120 y Formulario 966.
- Cierre las cuentas comerciales.
Variaciones estatales: Algunos estados requieren:
- Certificados de solvencia fiscal antes de aprobar la disolución.
- Publicación del aviso de disolución en periódicos locales.
- Periodos específicos de liquidación antes de la distribución a los miembros.
Plazo: 3 a 9 meses (varía significativamente según los tiempos de procesamiento estatal).
Cierre de una Corporación (Corporación C o Corporación S)
Complejidad: Alta—presenta la mayoría de los requisitos formales y supervisión regulatoria.
Pasos:
- Realice una reunión de la junta directiva para recomendar la disolución.
- Realice una asamblea de accionistas para votar sobre la disolución (normalmente requiere mayoría o mayoría calificada según los estatutos).
- Documente los votos en las actas corporativas.
- Redacte y adopte un plan de disolución.
- Presente el Formulario 966 (Disolución o Liquidación Corporativa) ante el IRS dentro de los 30 días posteriores a la resolución de disolución.
- Notifique a todos los acreedores conocidos por escrito.
- Publique el aviso de disolución (si lo requiere el estado).
- Liquide los asuntos comerciales (cobre cuentas por cobrar, liquide activos, liquide deudas).
- Presente los Artículos de Disolución ante la Secretaría de Estado en cada estado donde esté registrada.
- Cancele el agente registrado, licencias, permisos y registros.
- Distribuya los activos restantes a los accionistas según la propiedad de las acciones.
- Presente la declaración de impuestos corporativa final:
- Corporaciones C: Formulario 1120 (marque "declaración final").
- Corporaciones S: Formulario 1120-S (marque "declaración final" y "K-1 final").
- Si tuvo empleados, presente las declaraciones finales de impuestos sobre la nómina.
- Cancele el EIN (notificando al IRS en la declaración final).
- Cierre las cuentas bancarias corporativas.
Consideraciones especiales:
- Puede aplicarse el impuesto sobre utilidades acumuladas si retuvo ganancias excesivas.
- La distribución de activos revalorizados genera ganancias de capital.
- Los accionistas reciben el formulario 1099-DIV por las distribuciones de liquidación.
Plazo: 6 a 12 meses (las corporaciones tienen el periodo de liquidación más largo).
Registros financieros: Su contabilidad final
Uno de los aspectos más críticos—pero a menudo pasados por alto—del cierre de un negocio es mantener registros financieros precisos hasta el último día de operación y conservarlos después.
Por qué es importante la contabilidad final
Unos libros contables claros cumplen múltiples propósitos durante y después del cierre:
Cumplimiento fiscal: Sus declaraciones de impuestos finales requieren cifras precisas de ingresos, gastos, ventas de activos, liquidación de deudas y distribuciones.
Protección ante auditorías: El IRS puede auditar declaraciones durante 3 a 6 años (o más en casos de fraude o declaraciones no presentadas). Sin los registros adecuados, no podrá defender su postura.
Protección legal: Si los acreedores, empleados o socios disputan pagos o distribuciones, sus libros proporcionan evidencia.
Lecciones aprendidas: Una imagen financiera completa de la vida de su negocio le ayuda a comprender qué funcionó, qué no y cómo abordar futuros emprendimientos de manera diferente.
Documentos financieros clave para el cierre
Balance general final:
- Activos (incluyendo valores de liquidación)
- Pasivos (todas las deudas y obligaciones)
- Patrimonio (lo que queda para los propietarios)
Estado de pérdidas y ganancias final:
- Ingresos hasta la fecha final de operación
- Todos los gastos, incluidos los costos de cierre
- Ganancia o pérdida neta del último año fiscal
Estado de flujo de efectivo:
- Efectivo de las operaciones durante la liquidación
- Efectivo de la liquidación de activos
- Efectivo utilizado para pagar deudas y obligaciones
- Distribución final a los propietarios
Inventario de disposición de activos:
- Lista de todos los activos vendidos, donados o desechados
- Costo original y depreciación acumulada
- Precio de venta y ganancia/pérdida de cada activo
- Documentación (recibos, facturas de venta)
Resumen de liquidación de deudas:
- Cada acreedor y saldo original
- Montos y fechas de pago
- Acuerdos por menos del saldo total
- Documentación del pago
Simplifique su gestión financiera durante el cierre
Ya sea que esté liquidando operaciones o gestionando un negocio activo, mantener registros financieros claros y precisos es esencial, especialmente cuando se enfrenta a declaraciones de impuestos, ventas de activos y la contabilidad final.
Muchos dueños de negocios tienen dificultades con el seguimiento financiero durante el estresante período de cierre. Las hojas de cálculo se vuelven inmanejables. Las suscripciones a QuickBooks se perciben como un gasto innecesario para un negocio que cierra. La categorización de transacciones se vuelve inconsistente justo cuando más se necesita precisión.
Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que le brinda total transparencia y control sobre sus datos financieros durante el cierre. A diferencia del software de contabilidad tradicional con dependencia de suscripción, Beancount utiliza archivos de texto legibles por humanos que son suyos para siempre. Esto significa que puede generar informes finales, rastrear la liquidación de activos, calcular ganancias y pérdidas y mantener pistas de auditoría perfectas, todo ello conservando la propiedad completa de sus datos financieros durante el período de retención requerido de 7 años.
Para las empresas en proceso de cierre o fundadores que desean herramientas financieras potentes sin depender de un proveedor, comience con Beancount.io y descubra por qué desarrolladores y profesionales de las finanzas se están pasando a la contabilidad en texto plano.
Fuentes:
- Closing a Business - IRS
- How to Close a Business - QuickBooks
- Close or Sell Your Business - U.S. Small Business Administration
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