Com tancar correctament la vostra petita empresa: una guia completa
Tancar una empresa mai és fàcil, però fer-ho malament pot perseguir-te durant anys. Impostos impagats, obligacions pendents i taxes contínues de permisos que vas oblidar cancel·lar poden convertir el que hauria de ser una sortida neta en un malson prolongat.
Tant si el teu projecte empresarial no ha funcionat com havies previst, com si estàs pivotant cap a una nova oportunitat o simplement estàs a punt per jubilar-te, tancar correctament protegeix les teves finances, la teva reputació i la teva tranquil·litat. La diferència entre un tancament desordenat i una dissolució neta sovint depèn de seguir els passos adequats en l'ordre correcte.
Per què tanquen les empreses
Entendre per què tanquen les empreses t'ajuda a reconèixer quan és la decisió correcta i garanteix que estàs actuant de manera intencionada en lloc de simplement abandonar el negoci.
Raons estratègiques
No tots els tancaments neixen del fracàs. Molts emprenedors tanquen empreses per motius estratègics positius:
- Pivotar cap a millors oportunitats - Has identificat un projecte més prometedor i vols centrar els teus recursos en ell.
- Sortida reeixida - Has venut els actius de l'empresa o la propietat intel·lectual i estàs liquidant l'entitat legal.
- Jubilació - Deixes el món laboral i no vols la càrrega contínua del compliment normatiu.
- Canvis al mercat - El teu sector ha canviat de manera que el model de negoci ja no és viable, i l'adaptació no val la pena la inversió.
Realitats financeres
De vegades, els números simplement no surten:
- Manca de rendibilitat persistent - Malgrat els esforços, l'empresa perd diners constantment sense cap indici de millora.
- Deute insostenible - Les obligacions han crescut més enllà del que l'empresa pot assumir.
- Problemes de flux de caixa - Les crisis constants de liquiditat fan que les operacions siguin estressants i insostenibles.
- Millors oportunitats en altres llocs - El teu temps i capital generarien millors rendiments en altres projectes.
Circumstàncies personals
Els canvis vitals poden fer que gestionar una empresa sigui poc pràctic:
- Problemes de salut - Gestionar una empresa esdevé física o mentalment massa exigent.
- Obligacions familiars - Les responsabilitats de cura o les necessitats familiars tenen prioritat.
- Dissolució de la societat - Els conflictes entre cofundadors fan que continuar junts sigui insostenible.
- Esgotament (Burnout) - La inversió emocional i de temps ja no val la pena.
Reconèixer quan el tancament és la decisió encertada —i actuar amb decisió— sovint condueix a millors resultats que prolongar una situació insostenible.
El llistat complet per al tancament d'una empresa
Tancar una empresa correctament implica coordinar tasques legals, financeres, operatives i administratives. Si t'oblides d'un pas, podries enfrontar-te a sancions, taxes contínues o responsabilitat personal anys després.
Pas 1: Prendre la decisió formal
Abans d'anunciar res públicament, formalitza la teva decisió segons l'estructura de la teva empresa:
Societats (SA i SL):
- Convoca una junta general de socis o accionistes.
- Vota la dissolució de l'empresa (consulta els estatuts per saber quins llindars de vot són necessaris).
- Documenta la decisió en les actes de la reunió.
- Redacta una resolució formal de dissolució.
Societats col·lectives o civils:
- Revisa el teu acord de societat per als procediments de dissolució.
- Notifica per escrit a tots els socis la intenció de dissoldre-la.
- Si no existeix cap acord escrit, segueix les normes de dissolució de societats vigents a la teva jurisdicció.
- Documenta tots els acords entre socis pel que fa a la distribució d'actius i la liquidació de deutes.
Autònoms (Empresari individual):
- No cal un vot formal, però documenta la teva decisió per als teus registres.
- Determina la data final de l'activitat empresarial.
Aquesta decisió formal et protegeix legalment en demostrar que has seguit els procediments adequats. També estableix un cronograma clar per als passos següents.
Pas 2: Crear la teva estratègia de sortida i cronograma
Un pla estructurat evita que es passin per alt passos crucials. Crea una llista completa que inclogui:
- Data de tancament prevista - Quan tens previst cessar les operacions completament.
- Fites clau - Dates per notificar a les parts interessades, presentar documents i completar tasques importants.
- Parts responsables - Qui s'encarregarà de cada tasca (especialment important en societats).
- Pressupost - Costos estimats d'honoraris professionals, obligacions finals i despeses de liquidació.
- Assessors professionals - Programa consultes amb el teu gestor o comptable, advocat i assessor empresarial.
Documenta-ho tot. Aquest llistat es converteix en el teu full de ruta i en la prova que has abordat el tancament de manera sistemàtica.
Pas 3: Notificar a les parts interessades
La comunicació estratègica evita confusions, manté les relacions i compleix les obligacions legals. Notifica a aquests grups en aquest ordre:
1. Copropietaris i empleats clau (primer)
- Explica la decisió i el cronograma.
- Parleu dels seus rols en el procés de liquidació.
- Aborda la compensació, els beneficis i les referències laborals.
- Per als empleats, avisa amb tanta antelació com sigui possible (obligatori legalment en certs casos de tancament col·lectiu).
2. Assessors professionals
- Contracta el teu gestor per gestionar les declaracions d'impostos i la comptabilitat final.
- Consulta un advocat per garantir el compliment legal.
- Notifica al teu agent d'assegurances per ajustar la vigència de la cobertura.
3. Clients
- Informa'ls de la data de tancament.
- Gestiona les comandes pendents, els rumborsos i les garanties.
- Proporciona informació de contacte per a qualsevol suport continu o transferència a nous proveïdors.
- Mantingues el professionalisme: aquestes relacions poden ser importants en futurs projectes.
4. Proveïdors
- Cancel·la les comandes i serveis en curs.
- Liquida els saldos pendents.
- Torna qualsevol equip en dipòsit o lloguer.
5. Creditors i prestadors
- Notifica'ls els teus plans de tancament.
- Acorda els pagaments per als deutes pendents.
- Entén com l'estructura de la teva empresa afecta la teva responsabilitat personal.
El moment oportú és clau: notifica als empleats abans que als clients per evitar filtracions d'informació que puguin danyar la moral o les operacions durant el període de tancament.
Pas 4: Cobrar els comptes a cobrar pendents
Abans d'anunciar el tancament públicament, cobra de manera agressiva els diners que se't deuen. Una vegada els clients sàpiguen que vas a tancar, poden desprioritzar els pagaments.
Estratègies de cobrament:
- Envia factures immediates per tota la feina completada
- Ofereix descomptes per pagament ràpid (els diners en efectiu ara valen més que l'import total més tard)
- Fes trucades personals als clients amb saldos pendents elevats
- Per als comptes amb un retard significatiu, considera vendre el deute a una agència de cobraments
- Sigues realista: alguns comptes a cobrar no es materialitzaran, així que tingues-ho en compte en el teu pressupost de liquidació
L'efectiu que cobris ara finança les teves obligacions de tancament i potencialment proporciona un petit retorn de la teva inversió.
Pas 5: Liquidar els actius de l'empresa
Converteix l'equipament, l'inventari, el mobiliari i la propietat intel·lectual en efectiu per pagar les obligacions finals:
Actius físics:
- Vén l'equipament i el mobiliari mitjançant plataformes de liquidació d'empreses, Craigslist, Facebook Marketplace o llocs de revenda específics del sector
- Subhasta l'inventari a través de liquidadors si tens un estoc important
- Dona els articles no venuts per a una deducció fiscal (obtingues la documentació adequada)
- Torna l'equipament arrendat segons els termes del lloguer per evitar penalitzacions
Propietat intel·lectual:
- Vén marques registrades, patents o drets d'autor
- Llicencia la teva llista de clients, processos o marca (si tenen valor)
- Transfereix noms de domini o perfils de xarxes socials
Béns immobles:
- Vén les propietats de la teva titularitat o rescindeix els contractes de lloguer segons els seus termes
- Realitza una inspecció final i documenta l'estat per evitar disputes sobre la fiança
Documenta totes les vendes d'actius per a finalitats fiscals: hauràs d'informar-ne a les declaracions d'impostos finals. Guarda els rebuts, les factures de venda i els comprovants de les donacions.
Pas 6: Liquidar tots els deutes i obligacions
Paga el que deus en l'ordre de prioritat correcte per evitar problemes legals:
Prioritat 1: Creditors amb garantia
- Els prestadors amb garanties (préstecs per equipament, hipoteques) cobren primer
- Torna la garantia o liquida el préstec
Prioritat 2: Salaris i beneficis dels empleats
- Nòmines finals, vacances/dies de lliure disposició no utilitzats, bonificacions
- Notificacions COBRA per a la continuïtat de l'assegurança mèdica
- Aportacions finals al pla de jubilació
Prioritat 3: Obligacions fiscals
- Impostos sobre la nòmina (federals, estatals, locals)
- Impostos sobre les vendes
- Impostos sobre la renda
- Impostos sobre la propietat
Prioritat 4: Creditors sense garantia
- Proveïdors, venedors, prestadors de serveis
- Deutes de targetes de crèdit
- Préstecs sense garantia
Si no pots pagar a tothom íntegrament, la llei determina la prioritat de pagament per a les dissolucions formals. Consulta un advocat per evitar la responsabilitat personal.
No pots pagar tots els deutes? Considera:
- Negociar acords per un import inferior al saldo total
- Fallida (Capítol 7 per a liquidació, Capítol 11 per a reestructuració)
- Consultar un advocat mercantil sobre les teves opcions
Pas 7: Presentar els articles de dissolució
Finalitza oficialment la teva entitat empresarial amb l'estat presentant els Articles de Dissolució (de vegades anomenats Certificat de Dissolució o Certificat de Cancel·lació).
On presentar-ho:
- A la Secretaria d'Estat del teu estat o agència similar
- A cada estat on t'hagis registrat per fer negocis (no només al teu estat d'origen)
Què incloure:
- Nom de l'empresa i tipus d'entitat
- Data de dissolució
- Declaració que tots els deutes i passius s'han pagat o s'han previst adequadament
- Confirmació que els actius restants s'han distribuït
- Signatures de les persones autoritzades (segons els teus estatuts o acord operatiu)
Taxes de presentació: Normalment entre 50 i 200 dòlars per estat
Temps de tramitació: Pot trigar de setmanes a mesos, així que presenta-ho d'hora en el procés de tancament
Important: Fins que l'estat aprovi la teva dissolució, continues sent responsable dels informes anuals, els impostos sobre el capital i altres requisits estatals. No assumeixis que has acabat només perquè has deixat d'operar.
Pas 8: Tancar els comptes bancaris i targetes de crèdit de l'empresa
El moment és crucial: no tanquis els comptes fins que s'hagin cobrat tots els xecs i s'hagin processat les transaccions finals:
- Espera fins que s'hagin pagat totes les obligacions finals - Manté els comptes oberts durant 30-60 dies després de l'última transacció comercial
- Transfereix els fons restants - Mou els diners al teu compte personal (si ets autònom) o distribueix-los als propietaris segons els percentatges de propietat
- Tanca les targetes de crèdit - Paga els saldos finals i demana una confirmació per escrit del tancament del compte
- Tanca els comptes bancaris de l'empresa - Obtingues els extractes finals que mostrin un saldo zero
- Documenta-ho tot - Guarda les confirmacions de tancament durant almenys 7 anys
Tancar els comptes massa d'hora pot provocar xecs retornats, pagaments electrònics fallits i maldecaps amb els proveïdors. La paciència evita problemes.
Pas 9: Cancel·lar llicències, permisos i registres
No permetis que les taxes contínues i els avisos de renovació et persegueixin indefinidament. Cancel·la:
Llicències i permisos comercials:
- Llicència comercial general (ciutat/comtat)
- Llicències professionals (contractistes, proveïdors de salut, etc.)
- Permisos especialitzats (servei d'aliments, alcohol, materials perillosos, etc.)
- Permisos d'activitat a la llar
Permisos d'impostos sobre les vendes:
- Presenta les declaracions d'impostos sobre les vendes finals a cada estat on hagis recaptat impostos
- Remet qualsevol impost degut
- Cancel·la el teu permís d'impostos sobre les vendes / permís de venedor
- Obtingues una confirmació per escrit de la cancel·lació
Registres d'ocupador:
- Número d'identificació de l'ocupador federal (EIN): no el "cancel·les", però notifica a l'IRS que l'empresa ha tancat
- Compte estatal d'assegurança d'atur
- Assegurança d'accidents de treball
Altres registres:
- Registres de noms comercials (DBA) o noms ficticis
- Noms comercials i marques registrades (si no les vens)
- Afiliacions professionals i associacions sectorials
- Pòlisses d'assegurança empresarial
Cada cancel·lació evita futures taxes de renovació i manté net el teu tancament.
Pas 10: Gestionar les obligacions finals amb els empleats
Tractar els empleats de manera justa durant el tancament us protegeix legalment i preserva les relacions:
Últimes nòmines:
- Pagueu tots els salaris deguts fins a la data final de treball
- Incloeu les vacances o el temps lliure pagat (PTO) meritat però no gaudit (els requisits varien segons l'estat)
- Seguiu el termini del vostre estat per al pagament final (sovint el mateix dia o en pocs dies hàbils)
Beneficis i assegurances:
- Notifiqueu els empleats sobre els drets de continuació de l'assegurança mèdica (COBRA)
- Processeu les aportacions finals al pla de jubilació
- Cancel·leu les pòlisses d'assegurança col·lectiva després que finalitzi la cobertura dels empleats
Formularis fiscals:
- Emeteu els formularis W-2 finals als empleats (abans del 31 de gener de l'any següent)
- Emeteu els formularis 1099-NEC als contractistes independents que hagin rebut 600 $ o més durant l'any
- Presenteu el formulari W-3 (transmissió de W-2) a l'Administració de la Seguretat Social
- Presenteu el formulari 1096 (transmissió de 1099) a l'IRS
Requisit de notificació per a grans empresaris:
- Les empreses amb més de 100 empleats han de notificar amb 60 dies d'antelació abans dels acomiadaments massius (Llei WARN)
- Alguns estats tenen requisits més estrictes
- L'incompliment pot comportar sancions i obligacions de pagament de salaris endarrerits
Documentació:
- Proporcioneu cartes de verificació d'ocupació
- Oferiu-vos com a referència
- Conserveu registres de tots els pagaments finals i formularis fiscals
Pas 11: Completar la comptabilitat final
Uns llibres comptables precisos fins al darrer dia d'operació són essencials per a les declaracions d'impostos i per protegir-se contra futures disputes:
Tasques comptables finals:
- Registreu totes les transaccions finals (incloses les vendes d'actius i els pagaments de deutes)
- Concilieu tots els comptes bancaris i de targetes de crèdit
- Tanqueu els comptes a cobrar i els comptes a pagar
- Amortitzeu els actius fins a la data de disposició
- Registreu qualsevol venda d'actius (guany o pèrdua)
- Prepareu els estats financers finals (balanç de situació, compte de pèrdues i guanys, estat de fluxos d'efectiu)
Què cal calcular:
- Pèrdua o guany final de l'any
- Guanys o pèrdues per la venda d'actius
- Deute total liquidat
- Distribucions als propietaris
Aquesta comptabilitat final proporciona les xifres necessàries per a les declaracions d'impostos i mostra una imatge financera completa de la vida de l'empresa.
Pas 12: Presentar les declaracions d'impostos finals
La presentaci ó d'impostos és possiblement el pas més crític del tancament; els errors en aquest punt poden generar problemes duradors:
Declaracions de l'impost sobre la renda federal (segons el tipus d'empresa):
Empreses individuals:
- Presenteu l'Annex C amb el vostre formulari personal 1040
- Marqueu la casella que indica que es tracta de la declaració final
- Venç el 15 d'abril de l'any següent al tancament (es poden sol·licitar pròrrogues)
Societats de persones:
- Presenteu el formulari 1065 (Declaració dels EUA d'ingressos de societats)
- Marqueu la casella de "declaració final"
- Marqueu la casella de "K-1 final" a l'Annex K-1 de cada soci
- Distribuïu els K-1 a tots els socis
- Venç el 15 de març de l'any següent al tancament (es poden sol·licitar pròrrogues)
Societats C:
- Presenteu el formulari 1120 (Declaració de l'impost sobre la renda de societats dels EUA)
- Marqueu la casella de "declaració final"
- Presenteu el formulari 966 (Dissolució o liquidació corporativa) en un termini de 30 dies des de l'adopció de la resolució de dissolució
- Venç el 15 d'abril (si és any natural) o el dia 15 del quart mes després de la finalització de l'exercici fiscal
Societats S:
- Presenteu el formulari 1120-S (Declaració de l'impost sobre la renda dels EUA per a una societat S)
- Marqueu la casella de "declaració final"
- Marqueu la casella de "K-1 final" a l'Annex K-1 de cada accionista
- Presenteu el formulari 966 si us esteu dissolent
- Venç el 15 de març (si és any natural)
Declaracions d'impostos sobre l'ocupació:
Si teníeu empleats, presenteu les declaracions d'impostos sobre l'ocupació finals:
- Formulari 941 (trimestral) o Formulari 944 (anual): marqueu la casella que indica el tancament de l'empresa i introduïu la data en què es van pagar els darrers salaris
- Formulari 940 (impost FUTA): presenteu-lo per a l'any natural en què hagueu pagat els darrers salaris
- Emeteu els W-2 a tots els empleats abans del 31 de gener
- Presenteu el formulari W-3 (transmissió de W-2)
Declaracions d'impostos estatals i locals:
- Declaracions finals de l'impost sobre la renda estatal
- Declaracions finals de l'impost sobre les vendes (en tots els estats on hàgiu recaptat impostos sobre les vendes)
- Declaracions finals de l'impost sobre la nòmina
- Impost sobre la propietat (si teníeu béns immobles)
- Impost sobre el patrimoni empresarial (sobre equipament, mobiliari)
Important: cada estat té requisits i terminis diferents. Consulteu el vostre CPA per assegurar-vos de presentar tot el que es requereix.
Pas 13: Conservar els registres
Fins i tot després del tancament, heu de conservar els registres de l'empresa per a possibles auditories, disputes legals i referència:
Quant de temps s'han de conservar els registres:
- Declaracions d'impostos i documents justificatius: 7 anys (l'IRS pot auditar fins a 6 anys en alguns casos; els 7 anys ofereixen un marge de seguretat)
- Registres d'ocupació: 4 anys després del pagament dels darrers salaris
- Registres d'actius: 7 anys (per donar suport als càlculs d'amortització i de guanys/pèrdues)
- Registres corporatius: de manera permanent (escriptures de constitució, estatuts, actes de reunions, certificats d'accions)
- Contractes i acords: 7 anys després de la seva finalització
Què cal conservar:
- Totes les declaracions d'impostos (federals, estatals, locals)
- Estats financers
- Extractes bancaris i de targetes de crèdit
- Rebuts de compres importants i vendes d'actius
- Registres de nòmines i declaracions d'impostos sobre l'ocupació
- Documents de dissolució i aprovacions estatals
- Acords de liquidació de deutes
- Contractes i garanties de clients
Opcions d'emmagatzematge:
- Escanejos digitals (còpia de seguretat segura i fora de les instal·lacions)
- Arxius físics en un lloc d'emmagatzematge segur
- Emmagatzematge al núvol amb xifratge fort
No tritureu res fins que hagueu superat amb escreix el període de conservació obligatori. En cas de dubte, conserveu-ho.
Errors comuns en tancar un negoci
Aprendre dels errors dels altres us estalvia temps, diners i estrès. Eviteu aquestes trampes freqüents:
1. Ometre el procés formal de dissolució
L'error: Simplement aturar les operacions sense presentar la documentació de dissolució davant l'estat.
Per què és costós: L'estat encara considera que el vostre negoci està actiu, la qual cosa significa que haureu de presentar informes anuals, pagar impostos sobre el capital (franchise taxes) i taxes de renovació indefinidament. No presentar-los pot comportar la dissolució administrativa, sancions i danys al vostre crèdit.
La solució: Presenteu sempre els Articles de Dissolució en cada estat on estigueu registrats, fins i tot si no podeu permetre-us pagar tots els deutes.
2. No notificar a totes les parts interessades
L'error: Tancar discretament sense informar els clients, creditors o empleats.
Per què és costós: Demandes dels creditors, disputes per treballs no finalitzats, dany a la reputació professional i possibles violacions legals (com la Llei WARN per a acomiadaments massius).
La solució: Creeu una llista completa de parts interessades (stakeholders) i notifiqueu-ho a tothom per escrit amb els terminis i la informació de contacte adequats.
3. Ignorar les obligacions fiscals
L'error: No presentar les declaracions d'impostos finals o oblidar marcar la casella de "declaració final".
Per què és costós: L'IRS i les agències tributàries estatals continuaran esperant declaracions i pagaments. Els impostos sobre la nòmina no pagats poden comportar una responsabilitat personal a través de la Sanció de Recuperació de Fons Fiduciaris (Trust Fund Recovery Penalty), fins i tot si el vostre negoci era una societat limitada (LLC) o una corporació.
La solució: Consulteu un CPA (assessor fiscal) per assegurar-vos que totes les declaracions d'impostos finals (ingressos, ocupació, vendes, propietat) es presentin correctament i a temps.
4. Tancar els comptes bancaris massa aviat
L'error: Tancar els comptes bancaris de l'empresa abans que tots els xecs s'hagin cobrat i s'hagin processat les darreres transaccions.
Per què és costós: Els xecs retornats danyen les relacions i poden desencadenar reclamacions legals. Els pagaments electrònics fallen. Perdeu la capacitat de rebre reemborsaments o dipòsits.
La solució: Manteniu els comptes oberts durant 30-60 dies després de l'última transacció prevista. Superviseu-los acuradament abans de tancar-los.
5. No cancel·lar permisos i llicències
L'error: Deixar les llicències comercials, permisos i registres actius després del tancament.
Per què és costós: Les taxes de renovació s'acumulen. Podeu rebre sancions per incompliment de les condicions dels permisos. Crea confusió sobre si el vostre negoci encara està operant.
La solució: Creeu una llista completa de tots els registres i cancel·leu-ne cadascun sistemàticament. Guardeu els avisos de confirmació.
6. No atendre les obligacions amb els empleats
L'error: No pagar els salaris finals puntualment, ometre el preavís obligatori o oblidar les notificacions de continuïtat d'assegurança mèdica (COBRA).
Per què és costós: Els departaments de treball estatals poden imposar sancions i requisits de pagaments endarrerits. Els empleats poden demandar. Podeu violar la llei federal (Llei WARN per a grans empresaris).
La solució: Enteneu els requisits de l'estat sobre el pagament de l'última nòmina, proporcioneu el preavís adequat i documenteu totes les comunicacions i pagaments als empleats.
7. Destruir els registres massa aviat
L'error: Destruir registres financers, documents fiscals i contractes immediatament després del tancament.
Per què és costós: Si sou auditats (l'IRS pot retrocedir més de 6 anys), no tindreu documentació. Les disputes amb creditors, empleats o clients esdevenen més difícils de defensar.
La solució: Conserveu tots els registres durant almenys 7 anys. Utilitzeu escanejos digitals per estalviar espai.
8. Assumir que el negoci està "simplement tancat" sense l'aprovació de l'estat
L'error: Creure que ja heu acabat un cop deixeu d'operar, abans que l'estat aprovi la vostra dissolució.
Per què és costós: Continueu sent legalment responsables de totes les obligacions del negoci, les taxes constants i els requisits de compliment fins que l'estat processi oficialment la vostra dissolució.
La solució: Feu un seguiment amb el Secretari d'Estat per confirmar que la vostra dissolució ha estat aprovada. Obtingueu una confirmació per escrit.
9. No consultar professionals
L'error: Intentar gestionar tot el procés de tancament pel vostre compte sense orientació legal o comptable.
Per què és costós: Podeu ometre passos crítics, cometre errors fiscals o exposar-vos a una responsabilitat personal que s'hauria pogut evitar.
La solució: Invertiu en un CPA per a les presentacions fiscals i en un advocat d'empreses per al compliment legal. Els seus honoraris són molt inferiors al cost dels problemes futurs.
10. Oblidar els registres en diversos estats
L'error: Presentar la dissolució en el vostre estat d'origen però oblidar els registres en altres estats on vau fer negocis.
Per què és costós: Aquells altres estats continuaran cobrant-vos taxes i esperant el compliment de les obligacions. Cada estat pot actuar contra vosaltres independentment per obligacions no pagades.
La solució: Reviseu tots els llocs on us vau registrar (estats on teníeu empleats, nexe per a l'impost sobre les vendes o registre d'entitat estrangera). Presenteu la dissolució o la retirada en cadascun d'ells.
Requisits de dissolució específics segons l'entitat
Els passos per tancar el vostre negoci varien significativament segons la vostra estructura empresarial. Això és el que heu de saber per a cada tipus d'entitat:
Tancar una empresa individual (Autònom)
Bona notícia: Les empreses individuals (sole proprietorships) són les més senzilles de tancar perquè no hi ha una entitat legal separada.
Passos:
- Aturar l'activitat i la venda de productes/serveis
- Notificar els clients i proveïdors
- Cobrar els comptes pendents de clients
- Pagar tots els deutes i obligacions
- Cancel·lar les llicències i permisos comercials
- Cancel·lar el registre del nom comercial/DBA (si en teníeu un)
- Tancar els comptes bancaris i les targetes de crèdit de l'empresa
- Presentar el formulari final Schedule C amb el vostre Form 1040 personal
- Presentar la declaració final de l'impost sobre la renda estatal (si s'escau)
- Si teníeu empleats, presentar les declaracions finals dels impostos sobre l'ocupació
No cal presentar cap document de dissolució davant del Secretari d'Estat (ja que mai vau presentar documents de constitució).
Termini: Es pot completar en unes setmanes un cop s'atura l'activitat.
Tancament d'una Societat de Persones
Complexitat: Moderada—requereix l'acord dels socis i la dissolució formal.
Passos:
- Revisar l'acord de societat per conèixer els procediments de dissolució
- Votació de tots els socis per a la dissolució (o seguir els termes de l'acord)
- Notificar creditors, clients i proveïdors
- Liquidar els actius de la societat
- Pagar tots els deutes per ordre de prioritat
- Distribuir els actius restants als socis segons els percentatges de propietat
- Presentar els documents de dissolució (si es va registrar com a societat col·lectiva)
- Cancel·lar registres comercials, llicències i permisos
- Presentar el Formulari 1065 final (marcar la casella "final return")
- Proporcionar el "Schedule K-1" final a cada soci (marcar la casella "final K-1")
- Tancar els comptes bancaris de l'empresa
Problema clau: Els socis han de posar-se d'acord sobre la distribució d'actius i l'assignació de passius. Les disputes poden retardar significativament el tancament.
Calendari: 2-6 mesos depenent de l'acord entre els socis i la complexitat.
Tancament d'una LLC
Complexitat: De moderada a alta—es requereix una votació formal i tràmits estatals.
Passos:
- Revisar l'acord operatiu per conèixer els procediments de dissolució
- Realitzar una votació dels membres per dissoldre l'entitat (documentar-ho a les actes de la reunió)
- Notificar els creditors per escrit (requerit per la majoria d'estats)
- Liquidar els assumptes del negoci (cobrar comptes a cobrar, liquidar actius, pagar deutes)
- Presentar els documents de dissolució davant la Secretaria d'Estat de cada estat on estigui registrada
- Cancel·lar el servei d'agent registrat
- Cancel·lar l'EIN, llicències, permisos i registres
- Distribuir els actius restants als membres segons els percentatges de propietat
- Presentar la declaració d'impostos final:
- Si tributa com a LLC d'un sol membre: Annex C amb el Formulari 1040
- Si tributa com a societat de persones: Formulari 1065 amb K-1s
- Si tributa com a S Corp: Formulari 1120-S
- Si tributa com a C Corp: Formulari 1120 i Formulari 966
- Tancar els comptes de l'empresa
Variacions segons l'estat: Alguns estats requereixen:
- Certificats d'estar al corrent de les obligacions tributàries abans d'aprovar la dissolució
- Publicació de l'avís de dissolució en diaris locals
- Períodes específics de liquidació abans de la distribució als membres
Calendari: 3-9 mesos (varia significativament segons els temps de processament de cada estat).
Tancament d'una Corporació (C Corp o S Corp)
Complexitat: Alta—més requisits formals i supervisió reguladora.
Passos:
- Convocar una reunió del consell d'administració per recomanar la dissolució
- Realitzar una junta d'accionistes per votar la dissolució (normalment requereix una majoria simple o qualificada segons els estatuts)
- Documentar les votacions a les actes corporatives
- Redactar i aprovar un pla de dissolució
- Presentar el Formulari 966 (Dissolució o Liquidació Corporativa) davant l'IRS en un termini de 30 dies des de la resolució de dissolució
- Notificar tots els creditors coneguts per escrit
- Publicar l'avís de dissolució (si l'estat ho requereix)
- Liquidar els assumptes del negoci (cobrar comptes a cobrar, liquidar actius, liquidar deutes)
- Presentar els documents de dissolució davant la Secretaria d'Estat de cada estat on estigui registrada
- Cancel·lar l'agent registrat, llicències, permisos i registres
- Distribuir els actius restants als accionistes segons la propietat d'accions
- Presentar la declaració d'impostos corporativa final:
- C Corps: Formulari 1120 (marcar "final return")
- S Corps: Formulari 1120-S (marcar "final return" i "final K-1")
- Si teníeu empleats, presentar les declaracions finals d'impostos sobre l'ocupació
- Cancel·lar l'EIN (notificant l'IRS en la declaració final)
- Tancar els comptes bancaris corporatius
Consideracions especials:
- Es pot aplicar l'impost sobre beneficis acumulats si es van retenir guanys excessius
- La distribució d'actius revalorats genera guanys de capital
- Els accionistes reben el formulari 1099-DIV per a les distribucions de liquidació
Calendari: 6-12 mesos (les corporacions tenen el període de tancament més llarg).
Registres Financers: La teva Comptabilitat Final
Un dels aspectes més crítics —i sovint passats per alt— del tancament d'un negoci és mantenir registres financers precisos fins a l'últim dia d'activitat i conservar-los posteriorment.
Per què és important la comptabilitat final
Uns llibres nets serveixen per a múltiples propòsits durant i després del tancament:
Compliment tributari: Les teves declaracions finals d'impostos requereixen xifres precises d'ingressos, despeses, vendes d'actius, liquidacions de deutes i distribucions.
Protecció davant auditories: L'IRS pot auditar les declaracions durant 3-6 anys (o més en casos de frau o declaracions no presentades). Sense els registres adequats, no podràs defensar la teva posició.
Protecció legal: Si els creditors, empleats o socis disputen pagaments o distribucions, els teus llibres serveixen de prova.
Lliçons apreses: Una imatge financera completa de la vida del teu negoci t'ajuda a entendre què va funcionar, què no, i com abordar futurs projectes de manera diferent.
Documents financers clau per al tancament
Balanç de situació final:
- Actius (incloent-hi els valors de liquidació)
- Passius (tots els deutes i obligacions)
- Patrimoni net (el que queda per als propietaris)
Compte de pèrdues i guanys final:
- Ingressos fins a la data final d'operació
- Totes les despeses, incloent-hi els costos de tancament
- Benefici o pèrdua neta de l'últim exercici fiscal
Estat de fluxos d'efectiu:
- Efectiu de les operacions durant la liquidació
- Efectiu de la liquidació d'actius
- Efectiu utilitzat per pagar deutes i obligacions
- Distribució final als propietaris
Calendari de disposició d'actius:
- Llista de tots els actius venuts, donats o eliminats
- Cost original i amortització acumulada
- Preu de venda i guany/pèrdua de cada actiu
- Documentació (rebuts, factures de venda)
Resum de liquidació de deutes:
- Cada creditor i el saldo original
- Imports i dates de pagament
- Liquidacions per un import inferior al saldo total
- Documentació del pagament
Simplifiqueu la vostra gestió financera durant el tancament
Tant si esteu liquidant les operacions com si gestioneu un negoci actiu, mantenir uns registres financers clars i precisos és essencial, especialment quan us enfronteu a declaracions d'impostos, vendes d'actius i al tancament comptable final.
Molts propietaris d'empreses tenen dificultats amb el seguiment financer durant l'estressant període de tancament. Els fulls de càlcul es tornen difícils de gestionar. Les subscripcions a QuickBooks semblen un malbaratament per a un negoci que tanca. La categorització de les transaccions es torna inconsistent just quan més precisió es necessita.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control totals sobre les vostres dades financeres durant el tancament. A diferència del programari de comptabilitat tradicional amb dependència de subscripció, Beancount utilitza fitxers de text llegibles per humans que són de la vostra propietat per sempre. Això significa que podeu generar informes finals, fer un seguiment de la liquidació d'actius, calcular guanys i pèrdues i mantenir traces d'auditoria perfectes, tot mantenint la propietat completa de les vostres dades financeres durant el període de conservació obligatori de 7 anys.
Per a les empreses en procés de tancament o per als fundadors que volen eines financeres potents sense dependre d'un proveïdor específic, comenceu amb Beancount.io i comproveu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.
Fonts:
- Tancament d'una empresa - IRS
- Com tancar una empresa - QuickBooks
- Tanqueu o veneu la vostra empresa - U.S. Small Business Administration
- Com dissoldre una empresa en 7 passos - Wolters Kluwer
- Tancament d'una empresa: passos legals i fiscals explicats - UpCounsel
- Errors comuns a evitar en dissoldre una empresa - McCarter East PLLC
- 5 errors costosos en tancar la vostra empresa - Spencer Law
- 6 errors comuns en el tancament d'una startup - Simple Closure
- Llista de verificació fiscal per al tancament de la vostra empresa - Smith Patrick CPAs
- Llista de verificació fiscal per tancar una empresa - Optima Tax Relief
