Zwischen der Verlängerung Ihrer staatlichen Lizenz, 75 Fortbildungseinheiten alle fünf Jahre, Berufsverbandsbeiträgen und deutlich über hundert Dollar monatlich für Praxissoftware kostet es Tausende von Dollar, als Ernährungsfachkraft im Geschäft zu bleiben, bevor Sie überhaupt Ihren ersten Klienten des Jahres sehen. Die gute Nachricht: Nahezu alle diese Ausgaben sind gegen Ihr Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit absetzbar. Die schlechte Nachricht: Die meisten Einzelpraktiker lassen Hunderte von Dollar liegen, nur weil ihnen niemand gesagt hat, was zählt.
Dieser Leitfaden führt durch 27 erfassenswerte Abzugsposten, geordnet nach der Art und Weise, wie Ihre Praxis tatsächlich Geld ausgibt. Zunächst eine wichtige Grenze: Diese Abzüge gelten für Ihr Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit, das auf Schedule C gemeldet wird. Wenn Sie zusätzlich einer W-2-Anstellung im Krankenhaus oder in einer Klinik nachgehen, sind nicht erstattete Arbeitnehmerausgaben aus dieser Anstellung nicht absetzbar — diese Vergünstigung ist seit 2018 ausgesetzt. Alles Folgende setzt voraus, dass Sie zumindest ein gewisses Einkommen als unabhängige Fachkraft erzielen.
Zulassung erhalten und auf dem Laufenden bleiben
Qualifikationen sind der Preis des Eintritts in die Ernährungsversorgung, und das IRS behandelt deren Aufrechterhaltung als gewöhnliche und notwendige Betriebsausgabe. Kurse, die Fähigkeiten für die Arbeit, die Sie bereits ausüben, erhalten oder verbessern, qualifizieren sich; Kurse, die Sie auf einen völlig neuen Beruf vorbereiten, nicht.
1. Gebühren für staatliche Lizenzbeantragung und -verlängerung
Die meisten Bundesstaaten regulieren die Ausübung der Diätetik, und jede Antrags-, Verlängerungs- und Wiedereinsetzungsgebühr ist absetzbar. Melden Sie sie zusammen mit Ihren übrigen Lizenzkosten auf Schedule C.
2. Jährliche Gebühr zur Aufrechterhaltung der CDR-Registrierung
Registrierte Ernährungsberater zahlen der Commission on Dietetic Registration eine jährliche Gebühr, um die RD- oder RDN-Qualifikation aktiv zu halten. Sie ist in dem Jahr, in dem Sie sie zahlen, vollständig absetzbar.
3. Fortbildungskurse
Die CDR verlangt mindestens 75 anerkannte Continuing Professional Education Units (CPEUs) alle fünf Jahre, einschließlich einer Ethikeinheit. Jede Anmeldegebühr, die Sie für qualifizierende Kurse, Webinare und Selbstlernmodule zahlen, ist ein Abzugsposten — ebenso die Reisekosten zu Präsenzveranstaltungen, die unten behandelt werden.
4. Anmeldegebühren für Konferenzen und Workshops
Die Anmeldung für FNCE, die Tagung Ihres Landesverbands, Veranstaltungen von Fachgruppen und klinische Workshops zählt, einschließlich des Frühbucherpreises, den Sie letzten Herbst für die Konferenz dieses Frühjahrs gezahlt haben. Setzen Sie ihn in dem Jahr ab, in dem Sie zahlen, nicht in dem Jahr, in dem Sie teilnehmen, wenn Sie nach dem Zuflussprinzip (Cash-Basis) bilanzieren.
5. Fachbücher und Lernmaterialien
Lehrbücher, Prüfungsvorbereitungsmaterialien für Fachzertifizierungen (etwa Sportdiätetik oder pädiatrische Ernährung) und klinische Nachschlagewerke, die Sie kaufen, um Ihre Praxis zu schärfen, sind absetzbar. Kostet ein einzelner Kauf mehr als etwa 2.500 Dollar, greifen statt eines sofortigen Abzugs die Abschreibungsregeln — bei Büchern selten, aber wissenswert.
6. Abonnements von Fachzeitschriften
Abonnements von Publikationen wie dem Journal of the Academy of Nutrition and Dietetics und anderen peer-reviewten Ernährungszeitschriften sind absetzbar. Abonnements von Publikumszeitschriften sind es nicht, selbst wenn Sie sie in Ihrem eigenen Wartezimmer lesen.
7. Mitgliedsbeiträge von Berufsverbänden
Beiträge der Academy of Nutrition and Dietetics (etwa 180 Dollar pro Jahr für aktive Mitglieder) sowie Beiträge von Landesverbänden und Fachgruppen sind alle absetzbar. Eine Ausnahme: Der Anteil Ihrer Beiträge, den Ihre Organisation für Lobbyarbeit ausgibt, ist nicht absetzbar — die Organisation meldet diesen Prozentsatz den Mitgliedern jährlich.
Den Praxisbetrieb führen
8. Büromiete
Wenn Sie ein Beratungsbüro mieten oder sich Räume in einem Wellnesszentrum teilen, ist die Miete absetzbar. Wenn Sie zwei Tage pro Woche einen Raum untervermieten, setzen Sie ab, was Sie tatsächlich zahlen. Bewahren Sie Mietvertrag und Zahlungsnachweis zusammen auf; die Miete ist eine der ersten Positionen, nach denen ein Prüfer fragt.
9. Büromaterial und Porto
Stifte, Druckerpapier und Tinte, Klientenmappen, der Druck von Aufnahmeformularen, Briefmarken und Versandkosten für den Versand von Labor-Kits oder Supplement-Protokollen zählen alle. Kleine Posten summieren sich schnell — eine eigene Geschäftskarte für Einkäufe macht sie am Jahresende mühelos summierbar.
10. Assessment-Instrumente und klinische Ausrüstung
Waagen, Stadimeter, Hautfaltenzirkel, handgehaltene Körperzusammensetzungsgeräte, Blutdruckmanschetten und Anschauungsmodelle von Lebensmitteln sind als Verbrauchsmaterial absetzbar. Teurere klinische Ausrüstung wird stattdessen über mehrere Jahre abgeschrieben, wobei Section 179 oft erlaubt, qualifizierende Ausrüstung sofort als Aufwand zu verbuchen. Bewahren Sie Kaufbelege mit Seriennummern auf.
11. Berufshaftpflicht- und Betriebsversicherung
Auf Ernährungsberatung zugeschnittene Berufshaftpflicht, allgemeine Betriebshaftpflicht, gewerbliche Sachversicherung für Ihr Büro und sogar Klauseln für Betriebsunterbrechung sind alle absetzbar. Wenn Sie auch Prämien für die Absicherung Ihrer Angestellten zahlen, sind diese Prämien als Kosten für Arbeitnehmerleistungen absetzbar.
12. Geschäftstelefon und Internet
Der geschäftlich genutzte Anteil Ihrer Mobilfunkrechnung und Ihres Heim-Internets ist absetzbar. Wenn Sie eine zweite Leitung oder ein nur für die Praxis genutztes Telefon haben, setzen Sie das Ganze ab. Bei einer geteilten Leitung wählen Sie einen angemessenen Prozentsatz für die geschäftliche Nutzung, notieren Sie, wie Sie ihn geschätzt haben, und wenden Sie ihn konsequent an.
13. Buchhaltung, Buchführung und Steuererklärung
Gebühren an Ihren Buchhalter, CPA oder Enrolled Agent sind absetzbar — einschließlich der Kosten für die Erstellung Ihrer Betriebssteuererklärung und der Kosten für die betrieblich genutzte Steuersoftware. Der auf Ihre persönliche Steuererklärung entfallende Anteil ist es nicht, bitten Sie Ihren Erklärungshelfer also, die Rechnung aufzuschlüsseln.
14. Anwaltskosten, Gewerbeerlaubnisse und Genehmigungen
Kosten der Rechtsformgründung, Vertragsprüfungen für Ihre Mandantenvereinbarungen und HIPAA-Richtlinien, Markenanmeldungen für Ihren Praxisnamen sowie städtische oder Kreis-Gewerbeerlaubnisse sind absetzbar. Staatliche Einreichungsgebühren für die Verlängerung Ihrer LLC gehören ebenfalls hierher.
15. Bankgebühren und Zahlungsabwicklung
Monatliche Gebühren für das Geschäftskonto, Überweisungsgebühren und die 2 bis 3 Prozent, die Ihr Kartenabwickler oder Ihr EHR bei jeder Klientenzahlung einbehält, sind absetzbar. Bei sechsstelligen Kartenumsätzen können allein die Abwicklungsgebühren einen Abzug von über 4.000 Dollar ausmachen, den die meisten Praktiker zu summieren vergessen.
Der Software-Stack
Moderne Ernährungspraxen laufen auf Abonnements, und jedes Tool, für das Sie zahlen, um Klienten zu bedienen, compliant zu bleiben oder bezahlt zu werden, ist absetzbar. Prüfen Sie diese jährlich — die meisten Einzelpraktiker tragen mindestens ein Abonnement mit sich, das sie vor Monaten nicht mehr genutzt haben.
16. Praxisverwaltungs- und EHR-Software
Plattformen wie Healthie, Practice Better und SimplePractice — je nach Tarif typischerweise dreißig bis einhundertfünfzig Dollar pro Monat — kombinieren Terminplanung, Dokumentation, Abrechnung und Klientenkommunikation. Die vollen Abonnementkosten sind absetzbar, einschließlich Onboarding- und Implementierungsgebühren.
17. Software für Essensplanung und Nährwertanalyse
Tools zur Essensplanung und Nährwertdatenbanken wie Cronometer Pro, Nutrium und Foodzilla sind eindeutig Betriebsausgaben. Ebenso Werkzeuge zur Rezeptanalyse, mit denen Sie Klientenpläne erstellen, und die dahinterstehenden Lebensmittelzusammensetzungs-Datenbanken.
18. Telemedizin- und HIPAA-Compliance-Tools
Zoom for Healthcare, Doxy.me-Upgrades, HIPAA-konforme Formular-Builder, verschlüsselte E-Mail-Dienste und die Kosten für die Pflege unterzeichneter Business Associate Agreements zählen alle. Wenn Sie einen Berater für eine HIPAA-Risikobewertung bezahlt haben, ist diese Gebühr hier ebenfalls absetzbar.
19. Website, Domain und Hosting
Domain-Verlängerungen, Squarespace- oder WordPress-Hosting, SSL-Zertifikate, Stockfotos für Ihre Leistungsseiten und Gebühren an den Entwickler, der die Website erstellt hat, sind absetzbar. Ein komplettes Website-Redesign ist ebenfalls absetzbar — es ist Werbung, kein Kapitalgut, für die meisten kleinen Praxen.
Klienten gewinnen
20. Marketing und Werbung
Google- und Social-Media-Anzeigen, Einträge in Verzeichnissen wie Psychology Today oder Zencare, gedruckte Broschüren, Visitenkarten, Gebühren für Networking-Veranstaltungen und das Sponsoring eines lokalen 5-km-Laufs, auf dem Ihr Praxislogo erscheint, qualifizieren sich alle. Erfassen Sie Werbeausgaben nach Kanal, damit Sie sehen, welche Dollars Klienten bringen, nicht nur Klicks.
Auto, Reisen und Mahlzeiten
21. Geschäftliche Kilometerpauschale oder tatsächliche Autokosten
Fahrten zu Klienten, zum Abholen von Büromaterial, zu einer Konferenz oder zu einem Treffen mit einem Überweisungspartner sind absetzbar. Wählen Sie jedes Jahr zwischen dem IRS-Standard-Kilometersatz (eine Zahl mal Ihre Geschäftskilometer, plus Parkgebühren und Maut) und der Methode der tatsächlichen Ausgaben (Kraftstoff, Versicherung, Reparaturen und Abschreibung mal Ihrem geschäftlichen Nutzungsanteil). Sie können bei demselben Auto später nicht von tatsächlichen Ausgaben zurück zum Standardsatz wechseln, wählen Sie also im ersten Jahr bewusst. So oder so ist ein zeitnah geführtes Fahrtenbuch das, was den Abzug einer Prüfung standhalten lässt — eines im April zu rekonstruieren zählt nicht.
22. Parkgebühren und Maut
Parken am Bürogebäude eines Klienten, Flughafenparken für eine Geschäftsreise und Maut auf Geschäftsfahrten sind zusätzlich zu beiden Auto-Kostenmethoden absetzbar. Geben Sie die Belege direkt in Ihre Buchhaltungs-App ein, bevor sie verblassen.
23. Geschäftsreisen
Wenn Sie geschäftlich über Nacht verreisen — FNCE in einer anderen Stadt, ein Workshop für eine Fachzertifizierung, ein Vortragsauftritt — sind Flugkosten, Gepäckgebühren, Unterkunft, Bodentransport und Konferenz-Shuttles absetzbar. Wenn Sie die Reise um private Tage verlängern, teilen Sie auf: Die Kosten der Geschäftstage bleiben absetzbar, die der zusätzlichen Tage nicht.
24. Geschäftliche Mahlzeiten
Mahlzeiten mit Überweisungspartnern, ein Mittagessen mit einem Arzt zur Besprechung einer gemeinsamen Patientengruppe oder ein Abendessen auf einer Konferenz mit Berufskollegen sind zu 50 Prozent absetzbar, sofern tatsächlich Geschäftliches besprochen wird. Bewahren Sie den Beleg plus eine Notiz auf, wer teilnahm und worüber gesprochen wurde. Ihr eigenes Mittagessen an einem normalen Arbeitstag ist nicht absetzbar, und ebenso wenig die Meal-Prep-Lebensmittel, die Sie selbst essen, während Sie für Klienten Rezepte testen.
Von zu Hause arbeiten
25. Homeoffice-Abzug
Wenn Sie Klienten per Telemedizin aus einem dedizierten Homeoffice beraten, können Sie für den Homeoffice-Abzug qualifizieren. Der Raum muss regelmäßig und ausschließlich geschäftlich genutzt werden — ein Schreibtisch im Wohnzimmer, den Sie auch für privates Surfen nutzen, besteht den Test nicht. Die vereinfachte Methode erlaubt fünf Dollar pro Quadratfuß bis zu 300 Quadratfuß, also maximal 1.500 Dollar, mit nahezu keinem Aufzeichnungsaufwand. Die reguläre Methode verteilt einen Anteil von Miete oder Hypothekenzinsen, Nebenkosten, Versicherung und Reparaturen basierend auf dem Anteil des Büros an Ihrem Zuhause und führt bei Praktikern mit einem großen dedizierten Raum meist zu einem größeren Abzug. Fotografieren Sie so oder so das Setup und bewahren Sie eine Grundrissskizze in Ihren Steuerunterlagen auf.
Menschen und Absicherung
26. Löhne, Leistungen und Zahlungen an Auftragnehmer
Wenn Ihre Praxis so gewachsen ist, dass sie einen W-2-Abrechner, einen Aufnahme-Koordinator oder einen angestellten Ernährungsberater umfasst, sind deren Löhne und die von Ihnen bereitgestellte Krankenversicherung oder der Retirement-Match absetzbar. Zahlungen an Freelancer — Ihre virtuelle Assistenz, Ihr Abrechnungsservice oder Ihr Webdesigner — sind ebenfalls absetzbar, und Sie müssen nach Jahresende in der Regel Informationsmeldungen an qualifizierende Auftragnehmer ausstellen, holen Sie also ein W-9 ein, bevor Sie jemanden bezahlen, nicht erst im Januar.
27. Krankenversicherungsprämien für Selbstständige
Prämien, die Sie für Kranken-, Zahn-, Augen- und qualifizierende Langzeitpflegeversicherung für sich, Ihren Ehepartner und Ihre Angehörigen zahlen, sind absetzbar — aber nicht auf Schedule C. Sie gehören auf Formular 7206 als Abzug oberhalb der Linie (above-the-line), was bedeutet, dass sie Ihre Einkommensteuer, aber nicht Ihre Selbstständigkeitssteuer reduzieren. Sie können diesen Abzug für keinen Monat geltend machen, in dem Sie für einen arbeitgeberbezuschussten Plan anspruchsberechtigt waren, auch nicht über einen Ehepartner.
Zwei nahe Verwandte dieses Abzugs verdienen eine Erwähnung, obwohl auch sie keine Betriebsausgaben sind: Beiträge zu einem SEP IRA oder Solo 401(k) reduzieren Ihre Einkommensteuer (allerdings, wie Krankenprämien, nicht die Selbstständigkeitssteuer), und die Hälfte Ihrer Selbstständigkeitssteuer selbst ist oberhalb der Linie absetzbar. Ein Praktiker mit 120.000 Dollar Nettoeinkommen, der einen Solo 401(k) ausschöpft, kann leicht einen fünfstelligen Betrag an Einkommen über alles oben Genannte hinaus steuerfrei stellen.
Was Sie nicht absetzen können
Die Grenzen zu kennen schützt die anderen 27:
- Pendeln. Die Fahrt von zu Hause zu Ihrem regulären Büro ist niemals absetzbar, selbst wenn Sie im Auto Kliententelefonate führen.
- Ihr eigenes Essen und Ihre eigenen Supplements. Lebensmittel für die Rezeptentwicklung, das Proteinpulver, das Sie persönlich verwenden, und Ihre eigene Fitnessstudio-Mitgliedschaft sind private Ausgaben, egal wie beruflich relevant sie sich anfühlen.
- Kleidung. Bedruckte Poloshirts mit Ihrem Praxislogo, die bei der Arbeit getragen werden, können qualifizieren, aber gewöhnliche Berufskleidung nicht, selbst wenn Sie sie nur für Klientensitzungen gekauft haben.
- Ausbildung für einen neuen Beruf. Ein Pflegestudium, das Sie für ein anderes Feld qualifizieren würde, ist nicht absetzbar, selbst wenn es Ihre Ernährungsarbeit ergänzen würde.
- Zahlungen der Bundes-Einkommensteuer und Strafen. Ihre vierteljährlichen Vorauszahlungen sind keine Ausgaben, und IRS-Strafen sind niemals absetzbar.
- Der Lobbyanteil der Beiträge. Wie oben erwähnt, sondern Sie den Prozentsatz aus, den Ihr Berufsverband als nicht absetzbar meldet.
Machen Sie jeden Abzug automatisch
Abzüge, die Sie rekonstruieren müssen, sind Abzüge, die Sie verlieren. Drei Gewohnheiten erfassen nahezu alles auf dieser Liste mit fast keinem Jahresschluss-Stress:
- Führen Sie jeden Geschäftsdollar über Geschäftskonten. Ein dediziertes Girokonto und eine Kreditkarte machen aus Ihrer Jahresendprüfung einen Kategorisierungslauf statt eines Archäologieprojekts. Wenn Sie Kontrolle auf Transaktionsebene ohne Abonnement-Software wünschen, lassen sich mit Plain-Text-Buchhaltungswerkzeugen eigene Kontenpläne abbilden — die Beancount-Dokumentation führt durch die Einrichtung — und Dashboards wie Fava visualisieren Ausgaben nach Kategorie, sodass Überraschungen bei der Vorauszahlung verschwinden.
- Erfassen Sie Kilometer und Mahlzeiten am selben Tag. Eine Handy-App, die Fahrten automatisch erfasst, und eine einzeilige Notiz auf jedem Mahlzeitenbeleg (wer, warum) erfüllen die IRS-Nachweisanforderungen, an denen die meisten nicht anerkannten Abzüge scheitern.
- Stimmen Sie monatlich ab und leisten Sie vierteljährliche Vorauszahlungen. Eine 30-minütige monatliche Durchsicht deckt fehlende Belege auf, solange Anbieter sie noch neu ausstellen können, und an tatsächlichen Gewinnen ausgerichtete vierteljährliche Vorauszahlungen halten Strafen fern.
Das Steuerrecht ändert sich, und staatliche Regelungen bringen Feinheiten mit sich — einige Bundesstaaten begrenzen oder entkoppeln von föderalen Regelungen, und die Kosten für Zertifizierungen variieren stark je nach Bundesstaat. Nutzen Sie diese Liste als Ihre Erfassungs-Checkliste und besprechen Sie sie dann mit einem Steuerprofi, der sich mit Gesundheitspraxen auskennt, bevor Sie einreichen.
Halten Sie Ihre Praxisbücher so gesund wie Ihre Klienten
Je mehr Ihre Klientenliste wächst, desto größer wird der Haufen aus Software-Abonnements, Lizenzverlängerungen, Fahrtenbüchern und Auftragnehmerzahlungen, den es zu erfassen gilt — und jeder Posten, den Sie verpassen, ist Geld, das beim IRS bleibt. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt — keine Blackbox, kein Vendor-Lock-in. Starten Sie kostenlos und sehen Sie, warum Entwickler und Finanzprofis zur Plain-Text-Buchhaltung wechseln.
