Sie haben das Gebäude gefunden: ein kleines Lagerhaus mit echter Laderampe, zwanzig Minuten von Ihren besten Kunden entfernt, preislich gerade noch im Budget. Der Makler sagt, es gibt zwei weitere Angebote, also überweisen Sie eine Anzahlung von 25.000 $ auf ein Treuhandkonto, um zu zeigen, dass es Ihnen ernst ist. Drei Wochen später kommt der Umweltbericht mit einem vergrabenen Öltank zurück, den niemand offengelegt hat, und der Deal platzt. Jetzt die Frage, die wichtiger ist als das Gebäude: Wohin geht Ihre Anzahlung von 25.000 $, und was macht sie mit Ihren Büchern und Ihrer Steuer?
Die Antwort hängt von drei Dingen ab: was Ihr Kaufvertrag sagt, wann Sie ausgestiegen sind und wie Sie die Anzahlung erfasst haben. Wenn Sie eines der drei falsch machen, verlieren Sie entweder Geld, das Sie hätten zurückbekommen können, oder Sie lassen einen legitimen Abzug ungenutzt. Hier erfahren Sie, wie eine Anzahlung bei einem gewerblichen Immobiliendeal funktioniert, die drei Arten, wie sie enden kann, und wie Sie jede einzelne verbuchen.
Wie eine Anzahlung bei einem gewerblichen Immobiliendeal funktioniert
Eine Anzahlung (earnest money deposit) ist eine Zahlung in gutem Glauben, die Sie kurz nach Annahme Ihres Angebots leisten. Sie signalisiert dem Verkäufer, dass Sie es ernst meinen, entschädigt ihn dafür, dass er die Immobilie während Ihrer Due-Diligence-Prüfung vom Markt nimmt, und gibt ihm ein Rechtsmittel, falls Sie ohne vertraglichen Grund aussteigen. Das Geld geht nicht direkt an den Verkäufer. Es liegt auf einem Treuhandkonto, das von einem neutralen Dritten gehalten wird – in der Regel die Title Company oder der Closing-Anwalt – bis zum Abschluss oder zur Rückabwicklung.
Wie viel Sie hinterlegen, hängt vom Deal ab. Bei Wohnimmobilien betragen die Anzahlungen üblicherweise 1 bis 5 Prozent des Preises, bei Gewerbeimmobilien typischerweise 3 bis 10 Prozent, wobei der genaue Betrag und die Frist im Kaufvertrag festgelegt werden. In einer Wettbewerbssituation bieten Käufer manchmal bewusst eine höhere Anzahlung an: Wenn der Verkäufer 5 Prozent verlangt, signalisiert ein Angebot von 10 Prozent, dass Sie der Käufer sind, der am wenigsten zurückschreckt. Bei einem leichten Industrie-Condo für 800.000 $ ist der Unterschied zwischen 3 und 10 Prozent der Unterschied zwischen 24.000 $ und 80.000 $, die im Treuhandkonto liegen – echtes Geld, das wochen- oder monatelang gebunden ist. Bemessen Sie die Anzahlung also an Ihrem operativen Polster, nicht nur an Ihrer Begeisterung.
Zwei Konzepte bestimmen, ob Sie das Geld zurückbekommen:
- Kontingenzen. Das sind Vertragsklauseln, die es Ihnen erlauben, zu stornieren und die Anzahlung zurückzuerhalten, wenn etwas Bestimmtes fehlschlägt: Die Finanzierung scheitert, die Inspektion deckt erhebliche Mängel auf, die Titelprüfung bringt Grundpfandrechte zum Vorschein oder die Umweltprüfung fällt negativ aus. Jede Kontingenz hat ihre eigene Frist.
- Hartes versus weiches Geld. Ihre Anzahlung ist „weich", solange Kontingenzen Sie noch schützen – Sie können aussteigen und sie zurückbekommen. Sobald Sie Kontingenzen schriftlich streichen oder die Kontingenzfristen ohne Handlung verstreichen, wird die Anzahlung „hart": Sie wird nicht rückerstattbar, und ein Ausstieg danach bedeutet in der Regel, dass sie an den Verkäufer verfällt.
Der Kaufvertrag ist das ganze Spiel. Er legt den Anzahlungsbetrag, den Treuhänder, die Kontingenzliste und -fristen fest und genau, was in jedem Szenario mit dem Geld passiert. Mündliche Zusagen über Verlängerungen oder Rückerstattungen sind wertlos, wenn der schriftliche Vertrag etwas anderes sagt.
Die drei Enden: Verrechnet, Zurückgezahlt oder Verfallen
Jede Anzahlung endet auf genau eine von drei Arten. Jede hat unterschiedliche buchhalterische und steuerliche Konsequenzen.
1. Auf den Kaufpreis angerechnet
Das ist der glückliche Weg. Beim Abschluss rechnet der Treuhänder Ihre Anzahlung gegen das an, was Sie schulden – in der Regel zuerst auf die Barzahlung, dann auf die Abschlusskosten, wobei ein etwaiger Überschuss an Sie zurückgezahlt wird. Die Anzahlung ist kein separater Aufwand. Sie wird Teil dessen, was Sie für die Immobilie bezahlt haben, was bedeutet, dass sie nach denselben Regeln, die für alle anderen Anschaffungskosten gelten, Teil Ihrer Anschaffungskostenbasis wird. Wenn Sie später den Kaufpreis zwischen abschreibungsfähigem Gebäude und nicht abschreibungsfähigem Grundstück aufteilen, ist die Anzahlung bereits in dieser Summe enthalten; Sie erfassen sie nach dem Abschluss nicht mehr als eigenes Wirtschaftsgut.
In Ihren Büchern beginnt die Anzahlung als Umlaufvermögen – ein Konto wie Escrow deposits oder Deposits on property under contract –, weil es Bargeld ist, das Ihnen noch gehört, nur bei jemand anderem geparkt. Beim Abschluss buchen Sie dieses Aktivkonto aus und falten den Betrag als Teil der Abrechnungsbuchung in die Basis der Immobilie ein. Der häufigste Buchungsfehler ist, die Anzahlung bei Zahlung als Aufwand zu erfassen und dann beim Abschluss den vollen Kaufpreis erneut zu buchen. Das zählt die Anzahlung doppelt: einmal als Phantomaufwand, einmal innerhalb der Basis. Behalten Sie sie als Aktivposten, bis der Deal abgeschlossen ist.
2. Vollständig zurückgezahlt
Wenn Sie innerhalb einer gültigen Kontingenz stornieren – die Kreditzusage kommt nie an, die Inspektionskontingenz lässt Sie aussteigen, die Title Company kann keinen lastenfreien Titel liefern – gibt der Treuhänder die Anzahlung an Sie zurück, in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen nach der unterzeichneten Stornierung. Beide Seiten gehen ihrer Wege, und die Buchhaltung ist ein Nullsummenspiel: Das Geld kommt zurück, das Treuhand-Anzahlungskonto geht auf null, und es gibt kein Einkommen, keinen Verlust und kein Steuerereignis. Das Einzige, was Sie ausgegeben haben, ist Zeit plus das, was Sie für Inspektionen, Bewertungen und rechtliche Prüfung bezahlt haben – gewöhnliche Betriebsausgaben eines versuchten Erwerbs.
Auch Rückerstattungen verdienen Papierkram. Lassen Sie die Stornierung und Freigabe von beiden Parteien unterzeichnen, bestätigen Sie den Rückerstattungszeitpunkt des Treuhänders schriftlich und gleichen Sie die eingehende Überweisung oder den Scheck bei der Abstimmung mit dem ursprünglichen Anzahlungseintrag ab. Nicht abgeglichene Treuhandbuchungen sind eine klassische Quelle mysteriöser Salden, die jahrelang in der Bilanz stehen, weil sich niemand erinnert, zu welchem geplatzten Deal sie gehörten.
3. An den Verkäufer verfallen
Wenn Sie aussteigen, nachdem das Geld hart geworden ist – Kontingenzen abgelaufen, Sie haben sie gestrichen, um den Deal zu gewinnen, oder Sie haben einfach Ihre Meinung geändert – behält der Verkäufer in der Regel die Anzahlung als pauschalierten Schadensersatz für die verlorene Zeit und den gescheiterten Verkauf. Die Verzugsklausel des Kaufvertrags regelt die Mechanik, und bei den meisten gewerblichen Deals ist das Rechtsmittel des Verkäufers genau darauf beschränkt: Er behält die Anzahlung, und keine Seite schuldet der anderen mehr.
Für den Verkäufer sind einbehaltene Anzahlungen ordentliche Einkünfte in dem Jahr, in dem er sie behält, ausgewiesen als sonstige Einkünfte – er besitzt die Immobilie weiterhin, es ist also kein Verkauf und mindert seine Basis nicht. Für Sie als Käufer wird es bei einer verfallenen Anzahlung auf gewerbliche Immobilien steuerlich interessant, und darum geht es im nächsten Abschnitt.
Wann eine verlorene Anzahlung zu einem abzugsfähigen Verlust wird
Hier die Kurzfassung: Verlieren Sie eine Anzahlung für Ihr Eigenheim, zuckt der Steuerkodex mit den Schultern. Verlieren Sie eine für gewerbliche Immobilien, haben Sie sehr wahrscheinlich einen Abschreibungsposten. Die Details sind wichtig, also nehmen Sie sie der Reihe nach.
Eigenheim: kein Abzug. Die IRS-Hinweise zu Wohneigentumskosten sind eindeutig, dass Anzahlungen nicht zu den abzugsfähigen Ausgaben beim Hauskauf gehören und dass verfallene Anzahlungen ebenfalls nicht abzugsfähig sind. Wenn Sie von einem Haus Abstand nehmen, in dem Sie wohnen wollten, und 10.000 $ verlieren, ist dieses Geld einfach weg – kein Schedule-A-Abzug, kein Kapitalverlust. Versuchen Sie nicht, es zu retten.
Gewerbe- oder Kapitalanlageimmobilie: abzugsfähig, aber die Art des Verlusts hängt von Ihrer Situation ab. Praktiker landen in der Regel an einem von zwei Punkten:
- Behandlung als Kapitalverlust (die häufige Antwort). Die verfallene Anzahlung wird als Kapitalverlust aus dem gescheiterten Erwerb eines Kapitalanlageguts behandelt und in Schedule D ausgewiesen. Das funktioniert, aber Kapitalverluste haben ein Tempolimit: Sie können sie unbeschränkt gegen Kapitalgewinne verrechnen, aber nur 3.000 $ pro Jahr (1.500 $ bei getrennter Veranlagung) gegen ordentliche Einkünfte, wobei der Rest vorgetragen wird. Eine Verfall von 40.000 $ ohne ausgleichende Gewinne wird zu einem Abzug, den Sie über mehr als ein Jahrzehnt abschmelzen.
- Behandlung als ordentlicher Verlust (die bessere Antwort, wenn Sie sich qualifizieren). Wenn der Erwerb der Immobilie Teil Ihres Gewerbes oder Geschäftsbetriebs war – Sie sind Entwickler, Händler, Betreiber, der an einen zweiten Standort expandiert – kann die verfallene Anzahlung ein ordentlicher Betriebsverlust sein, im Verfallsjahr voll gegen jedes Einkommen abzugsfähig, oft in Formular 4797 ausgewiesen. Anders als ein Kapitalverlust unterliegt er nicht der Jahreshöchstgrenze. Ob Sie sich qualifizieren, hängt von Tatsachen und Dokumentation ab: Vorstandsprotokolle, die den Kauf genehmigen, ein Absichtsschreiben, das die gewerbliche Nutzung beschreibt, zeitnahe Pläne für den Standort.
Gemischt genutzte Immobilie teilt den Unterschied. Wenn das Gebäude zu 70 Prozent gewerblich und zu 30 Prozent Eigenheim sein sollte, stützt nur der gewerbliche Anteil einer verfallenen Anzahlung einen Verlust; der private Anteil folgt der Privatregel und stirbt mit dem Deal. Teilen Sie auf einer vernünftigen Grundlage auf und bewahren Sie das Arbeitsblatt auf.
Zeitpunkt: Abzug im Jahr des Verfalls, nicht im Jahr der Zahlung. Der Verlust entsteht, wenn der Deal platzt und das Geld unwiederbringlich weg ist – die unterzeichnete Freigabe, das Verfalls-Schreiben des Treuhänders, die abgelaufene Frist ohne Verlängerung. Eine Anzahlung, die am 31. Dezember für einen laufenden Deal im Treuhandkonto liegt, ist noch ein Aktivposten, kein Verlust, so nervös Sie wegen der Inspektion auch sein mögen.
Zwei praktische Warnungen. Erstens: Das ist wirklich ein Bereich, in dem Sie mit Ihrem Steuerberater sprechen sollten: Die Grenze zwischen Kapital- und ordentlicher Behandlung ist faktenabhängig, und die Beträge sind groß genug, um eine Stunde professioneller Zeit zu rechtfertigen. Zweitens: Dokumentieren Sie die Absicht vom ersten Tag an. Die Akte, die diesen Abzug gewinnt, enthält den Kaufvertrag, den Nachweis der Treuhandüberweisung, das Verfalls- oder Freigabeschreiben und einen Absatz – geschrieben, als der Deal noch lebte, nicht zur Steuerzeit rekonstruiert –, der den gewerblichen Zweck des Erwerbs darlegt.
Wie Sie jedes Ergebnis in Ihrem Hauptbuch verbuchen
Ob Klartext- oder traditionelle Software, die Buchungen folgen derselben Form. Richten Sie ein Treuhand-Anzahlungskonto pro Deal ein – Assets:Escrow:1420-Industrial-Way schlägt ein einziges vermischtes Escrow deposits-Konto, sobald Sie zwei laufende Transaktionen haben – und führen Sie jedes Ergebnis darüber.
Zahlung der Anzahlung (alle Fälle):
- Treuhand-Anzahlungskonto belasten 25.000 $
- Kasse gutschreiben 25.000 $
Vermerken Sie sie mit der Immobilienadresse, dem Treuhänder und dem Datum der Kontingenzstreichung. Dieses Datum im Vermerk ist die billigste Versicherung in diesem ganzen Artikel.
Zurückgezahlt:
- Kasse belasten 25.000 $
- Treuhand-Anzahlungskonto gutschreiben 25.000 $
Prüfen Sie, dass das Konto auf null geht, und archivieren Sie die Freigabe mit der Buchung. Zugehörige Inspektions- und Rechtskosten bleiben dort, wo sie gebucht wurden, als gewöhnliche Berufsgebührenaufwendungen des Versuchs.
Beim Abschluss angerechnet:
- Immobilienaktivum belasten (aufgeteilt zwischen Gebäude und Grundstück gemäß Ihrer Kostenseparierung oder Bewertungsaufteilung) für den vollen Kaufpreis einschließlich der Anzahlung
- Treuhand-Anzahlungskonto gutschreiben 25.000 $, um es auszubuchen
- Kasse und Hypothekendarlehen für den Rest gemäß der Abrechnungsaufstellung gutschreiben
Gleichen Sie die Abrechnungsaufstellung Zeile für Zeile mit Ihrer Buchung ab, bevor Sie sie einreichen. Jede hier getroffene Zuordnungsentscheidung – Gebäude versus Grundstück, aktivierte versus aufwandswirksame Abschlusskosten – fließt in die Abschreibung für die nächsten 39 Jahre bei Gewerbeimmobilien ein, also ist dies nicht die Buchung, die man überstürzen sollte.
Verfallen:
Loss on forfeited depositbelasten (mit einem Tag oder Unterkonto, das die Immobilie benennt) 25.000 $- Treuhand-Anzahlungskonto gutschreiben 25.000 $
Hängen Sie das Verfallsschreiben an die Buchung und markieren Sie sie für Ihren Steuerberater mit dem oben beschriebenen gewerblichen Zweckvermerk.
Stimmen Sie das Treuhandkonto monatlich ab, solange ein Deal läuft. Ein Treuhandsaldo, der über den Abschluss oder die Stornierung hinaus überlebt, ist immer ein Fehler: entweder eine Rückerstattung, die Sie nicht erfasst haben, oder eine Abschlussbuchung, bei der die Gutschrift fehlt. Im selben Monat entdeckt, dauert es fünf Minuten; am Jahresende gefunden, dauert es einen Nachmittag plus einen berichtigten Abschreibungsplan.
Fünf Kontingenzfehler, die Käufer ihre Anzahlungen kosten
Die meisten Verfälle sind kein Pech. Sie sind einer dieser fünf Prozessfehler.
1. Die Due-Diligence-Frist um einen Tag verpassen. Kontingenzfristen laufen nach Kalendertagen einschließlich Wochenenden, es sei denn, der Vertrag sagt etwas anderes, und „wir brauchen noch eine Woche" ist keine Verlängerung, bis sie unterschrieben ist. Tragen Sie jede Kontingenzfrist am Tag der Vertragsunterzeichnung in den Kalender ein, mit Erinnerungen eine Woche und zwei Tage vorher, und holen Sie Verlängerungen schriftlich ein, bevor die Frist abläuft.
2. Eine Finanzierungskontingenz unterschreiben, die Sie nicht wirklich schützt. Eine Klausel, die nur verlangt, dass Sie einen Kredit „beantragen", oder die abläuft, bevor Kreditgeber bei gewerblichen Deals realistisch zusagen, kann Sie verpflichten, ohne Geld abzuschließen. Binden Sie die Kontingenz an den Erhalt einer schriftlichen Kreditzusage zu festgelegten Bedingungen bis zu einem realistischen Datum, und wissen Sie, ob Ihre Anzahlung hart wird, wenn der Kreditgeber mit schlechteren Bedingungen kontert.
3. Die Inspektion streichen, um zu gewinnen, und dann Ausschlusskriterien finden. In einem Bieterwettstreit ist es verlockend, die Inspektionskontingenz zu streichen oder die Due Diligence auf wenige Tage zu verkürzen. Manchmal gewinnt man damit das Gebäude. Aber wenn der Phase-One-Umweltbericht oder die Dachinspektion eintrifft, nachdem Ihr Geld hart geworden ist, besitzen Sie ein Problem, für dessen Entdeckung Sie bezahlt haben. Wenn Sie streichen müssen, begrenzen Sie das Risiko auf andere Weise: ein kürzeres, aber nicht leeres Due-Diligence-Fenster oder ein Ausstiegsrecht, das an bestimmte Feststellungen über einer Dollargrenze geknüpft ist.
4. Hart werden, bevor Titel, Vermessung und Umwelt vorliegen. Die klassische gewerbliche Falle ist die planmäßige Freigabe von Kontingenzen, während Berichte Dritter noch ausstehen – dann zeigt die Vermessung einen Überbau oder die Titelprüfung eine Dienstbarkeit, die Ihre Nutzung zunichte macht. Streichen Sie niemals eine Kontingenz, deren zugrunde liegenden Bericht Sie nicht gelesen haben. Wenn Berichte verspätet sind, verlängern Sie zuerst und streichen Sie später.
5. Auf mündliche Verlängerungen vertrauen. Der Makler des Verkäufers sagt am Telefon „klar, nehmen Sie sich noch eine Woche", Sie entspannen sich, und die schriftliche Frist verstreicht. Nach den meisten Verträgen verlängert nur eine unterzeichnete Änderung etwas, und der Treuhänder folgt dem Papier. Bestätigen Sie jede Verlängerung mindestens per E-Mail, besser per unterzeichneter Änderung, bevor die ursprüngliche Frist abläuft.
Was ist, wenn Sie der Verkäufer sind, der eine Anzahlung behält?
Kurz, da auch Kleinunternehmer Gebäude verkaufen: Eine Anzahlung, die Sie behalten, wenn der Deal des Käufers zusammenbricht, ist ordentliche Einkünfte in dem Jahr, in dem Sie berechtigt sind, sie zu behalten – in der Regel ausgewiesen als sonstige Einkünfte, nicht als Teil eines Immobilienverkaufs, weil kein Verkauf stattgefunden hat. Legen Sie Steuern darauf zurück, wie Sie es bei jedem unerwarteten Gewinn tun würden, bewahren Sie den Verfalls-Papierkram bei der Steuererklärung jenes Jahres auf und denken Sie daran: Die Basis der Immobilie bleibt unverändert: Sie besitzen weiterhin dasselbe Gebäude zur selben Basis.
Halten Sie Ihren Immobilienkauf vom ersten Tag an organisiert
Der Kauf eines Gebäudes erzeugt die langlebigsten Buchungen in Ihren Büchern – Treuhandbewegungen in diesem Monat werden zu Abschreibungsplänen, die jahrzehntelang laufen, und eine verfallene Anzahlung wird entweder zu einem sauberen Abzug oder zu einem verlorenen, je nach Ihrem Papierkram. Beancount.io bietet Klartext-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt, sodass jede Anzahlung, jede Abrechnungszeile und jeder Verlustvermerk versionskontrolliert und prüfbar ist, statt in einer Blackbox vergraben zu sein. Kostenlos starten und erfahren Sie, warum Entwickler und Finanzfachleute zur Klartext-Buchhaltung wechseln.
