Welche Reise- und Trainingszeit ist bezahlt? Die DOL-Fact-Sheet-22-Regeln für Arbeitgeber

Ihr Techniker verbringt jeden Morgen 45 Minuten damit, zum ersten Einsatzort zu fahren, sitzt samstags zwei Stunden in einer Sicherheitszertifizierung und beantwortet auf dem Heimweg im Wagen Kundenanrufe. Die acht Stunden vor Ort bezahlen Sie. Die Frage, die Ihnen nachts den Schlaf rauben sollte, ist, ob Sie auch die anderen drei Stunden schulden — denn das Department of Labor hat im Geschäftsjahr 2025 mehr als 259 Millionen Dollar an Nachzahlungen für fast 177.000 Beschäftigte zurückgeholt, und unbezahlte Reise- und Trainingszeit gehört zu den häufigsten Verstößen hinter diesen Zahlungen.

Die Regeln stehen in einem kurzen Dokument namens DOL Fact Sheet 22, das zusammenfasst, wie der Fair Labor Standards Act „hours worked" definiert. Der FLSA verpflichtet Sie, nicht von der Überstundenpflicht ausgenommene Beschäftigte für jede geleistete Arbeitsstunde zu bezahlen, einschließlich Überstunden mit eineinhalbfachem Satz ab 40 Stunden in einer Woche. Reise- und Trainingszeit liegen in der Grauzone, in der kleine Arbeitgeber am häufigsten falsch raten. Hier erfahren Sie, wie Sie jedes Szenario richtig einordnen.

Das eine Prinzip hinter jeder Regel​

Gerichte und das DOL wenden einen einzigen Test an: Zeit gilt als Arbeitszeit, wenn sie überwiegend dem Arbeitgeber zugutekommt. Ein normales Pendeln kommt überwiegend dem Beschäftigten zugute — es ermöglicht ihm, dort zu wohnen, wo er möchte —, weshalb der Kongress es im Portal-to-Portal Act von der Arbeitszeit ausgenommen hat. Reisen, die Ihrem Geschäft dienen, sind dagegen Ihre Zeit und Ihre Lohnkosten.

Alles Folgende ist ein Sonderfall dieses Prinzips. Zwei Hinweise vorab. Erstens handelt es sich um Bundesregeln für nicht von der Überstundenpflicht ausgenommene (überstundenberechtigte) Beschäftigte; von der Überstundenpflicht ausgenommene Angestellte mit Festgehalt erhalten dasselbe Wochengehalt unabhängig von den Stunden. Zweitens kann Ihr Bundesstaat strenger sein als der FLSA, und mehrere sind es — mehr dazu gegen Ende.

Das normale Pendeln ist keine bezahlte Zeit​

Der Weg von zu Hause zur Arbeit zu Beginn und Ende des Tages ist nach 29 CFR 785.35 keine Arbeitszeit. Die 45-minütige Fahrt Ihres Beschäftigten von zu Hause zu Ihrem Büro oder Betrieb und die Rückfahrt sind seine Zeit, selbst wenn das Pendeln lang ist.

Das Update 2026: Fahrten nach Hause am Mittag sind weiterhin Pendeln​

Hybride Arbeitsmodelle haben eine neue Frage aufgeworfen: Wenn ein nicht von der Überstundenpflicht ausgenommener Beschäftigter vormittags im Büro arbeitet, zum Mittagessen und für einen Nachmittag Heimarbeit nach Hause fährt und dann für einen Abendtermin zurückfährt, ist diese Fahrt am Mittag dann bezahlt? In Stellungnahmen aus dem Jahr 2026 sagte das DOL: nein. Normales Pendeln zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wird nicht allein dadurch vergütungspflichtig, dass es mitten am Arbeitstag stattfindet. Die Behörde bezeichnete es sogar als dritte Kategorie nicht vergütungspflichtiger Zeit während des Arbeitstags, neben echten Essenspausen und Freizeit.

Der entscheidende Zusatz ist „normal". Die Fahrt muss weiterhin wie ein Pendeln aussehen, das überwiegend dem Beschäftigten zugutekommt. Das führt direkt zu den Ausnahmen.

Wann aus Pendeln bezahlte Zeit wird​

Eine Fahrt, die wie Pendeln aussieht, kann dennoch vergütungspflichtig sein, wenn die Umstände ihren Charakter verändern:

• Während des Pendelns geleistete Arbeit zählt. Wenn Ihr Beschäftigter auf dem Heimweg erforderliche Kundenanrufe entgegennimmt, an einer Besprechung teilnimmt oder einen Arbeitsauftrag erledigt, ist die dafür aufgewendete Zeit bezahlt — wobei Gerichte prüfen, ob die Tätigkeit tatsächlich Arbeit ist und nicht nur ein kurzer, beiläufiger Kontakt.
• Reisen als Haupttätigkeit zählt. Bei Beschäftigten, deren Arbeit das Reisen selbst ist — Lieferfahrer, Pflegekräfte, die zwischen Patienten unterwegs sind, reisende Vertriebsmitarbeiter —, ist das Fahren die Arbeit und nicht der Weg dorthin.
• Notfall-Rückrufe während des Pendelns können zählen. Wenn Sie einen Beschäftigten anrufen, der bereits auf dem Heimweg ist, und ihn zu einem Notfalleinsatz schicken, ist die Fahrt zu diesem Einsatz eine Verlängerung des Arbeitstags.
• Ein erforderlicher Zwischenstopp kann die Fahrt umwandeln. Wenn Sie verlangen, dass sich die Beschäftigten zuerst im Betrieb melden — um Material zu laden, den Firmenwagen abzuholen oder Aufträge entgegenzunehmen —, ist die Fahrt vom Betrieb zum Einsatzort bezahlte Arbeitszeit, und in manchen Fällen ist auch die Strecke von zu Hause zum Betrieb betroffen.

Im Zweifel stellen Sie die Kernfrage: Habe ich diese Fahrt für mein Geschäft verlangt, oder hat der Beschäftigte sie gewählt, um zur Arbeit zu kommen?

Reisen während des Arbeitstags ist bezahlte Zeit​

Sobald der Arbeitstag begonnen hat, ist das Fahren von Einsatzort zu Einsatzort Arbeitszeit. Ihr HLK-Techniker, der zwischen drei Serviceeinsätzen unterwegs ist, Ihre Pflegekraft, die zwischen Klienten fährt, Ihr Vorarbeiter, der Material von einem Projekt zum anderen bringt — all diese Fahrten laufen auf die Uhr, weil sie Teil Ihrer Hauptgeschäftstätigkeit sind.

Beginn und Ende des Tages erfordern mehr Sorgfalt. Die Fahrt von zu Hause zum ersten Einsatzort und vom letzten Einsatzort zurück nach Hause wird im Allgemeinen als nicht vergütungspflichtiges Pendeln behandelt. Aber zwei gängige Konstellationen ändern die Antwort:

• Erst-im-Betrieb-melden-Politik. Wenn sich die Crew jeden Morgen vor der Einteilung im Betrieb melden muss, beginnt die Uhr wohl schon im Betrieb. Viele Auftragnehmer bezahlen in dieser Situation einfach vom Betrieb bis zur letzten Abladestelle und behandeln nur die Strecken von zu Hause zum Betrieb als Pendelzeit.
• Weit entfernte oder besondere Einsätze. Wenn Sie einen Beschäftigten, der normalerweise vor Ort arbeitet, für einen Tag zu einem weit entfernten Einsatzort schicken, kann die zusätzliche Fahrt vergütungspflichtig werden, insbesondere wenn Sie andernfalls Reisekosten für die Fahrt erstatten würden.

Dokumentieren Sie Ihre Politik schriftlich, wenden Sie sie konsequent an und stellen Sie sicher, dass Ihr Zeiterfassungssystem Fahrten zu Einsatzorten getrennt von Vor-Ort-Stunden erfassen kann. Diese Trennung ist bei einer Prüfung entscheidend, wie wir unten sehen werden.

Eintägige Auswärtsreisen: Alles bezahlen außer dem normalen Pendeln​

Wenn ein Beschäftigter innerhalb eines Tages in eine andere Stadt und zurück reist — eine Schulung, ein Kundentermin, eine Materialbeschaffung —, behandelt das DOL dies als besondere eintägige Dienstreise. Die Regel: Die gesamte Reisezeit zählt als Arbeitszeit, außer der Zeit, die der Beschäftigte für ein normales Pendeln zwischen Wohnung und Arbeitsstätte aufgewendet hätte.

Ein konkretes Beispiel macht das mechanisch nachvollziehbar. Angenommen, Ihre Büroleiterin pendelt normalerweise je 30 Minuten pro Richtung. Sie schicken sie zu einer eintägigen Anbieterschulung, die zwei Stunden entfernt ist. Sie verlässt um 7 Uhr ihr Zuhause und kehrt um 19 Uhr zurück. Ihre vergütungspflichtige Reisezeit ist die 12 Stunden, die sie von zu Hause weg ist, abzüglich ihres normalen einstündigen Pendelwegs hin und zurück, also 11 Stunden — zuzüglich etwaiger Überstundenfolgen für die Woche. Der Pendelabzug erfolgt einmal, nicht pro Teilstrecke, und er spiegelt ihr tatsächliches normales Pendeln wider, nicht einen Durchschnittswert.

Übernachtungsreisen: Die normale Arbeitszeit zählt auch an freien Tagen​

Reisen, durch die ein Beschäftigter über Nacht von zu Hause fernbleibt, unterliegen der am meisten missverstandenen Regel in diesem ganzen Bereich, zu finden in 29 CFR 785.39. Das Prinzip: Reisen mit Übernachtung ist vergütungspflichtig, wenn es die normale Arbeitszeit des Beschäftigten überschneidet — egal, ob dieses Reisen an einem Arbeitstag oder an einem freien Tag stattfindet.

Gehen wir die Einzelteile durch:

• Reisen während der normalen Arbeitszeit ist bezahlt, an jedem Wochentag. Wenn Ihr Beschäftigter normalerweise von Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr arbeitet und sonntags von 14 bis 18 Uhr zu einer Konferenz fliegt, sind die Sonntagsstunden von 14 bis 17 Uhr vergütungspflichtig, weil sie in die normale Arbeitszeit fallen. Die Stunde von 17 bis 18 Uhr ist es nicht.
• Mitfahrer außerhalb der normalen Arbeitszeit sind nicht auf der Uhr. Zeit, die als Passagier in einem Flugzeug, Zug, Bus oder Auto außerhalb der regulären Arbeitszeit verbracht wird, ist keine Arbeitszeit, solange keine Arbeit verrichtet wird.
• Fahrer sind immer auf der Uhr. Ein Beschäftigter, der fährt statt mitzufahren, arbeitet unabhängig von der Uhrzeit, weil das Fahren selbst Arbeit ist. Die Entscheidung zu fahren statt zu fliegen, verwandelt abendliches und Wochenend-Fahren in bezahlte Zeit.
• Jede während der Reise verrichtete Arbeit ist bezahlt. E-Mails vom Flughafen beantworten, die Präsentation im Flug vorbereiten oder einen Kundenanruf aus dem Hotel führen zählt, wann immer es geschieht.

Ein Bundesberufungsgericht bestätigte die Tragweite in einem Fall mit Beschäftigten auf Außeneinsatz: Reisen während der normalen Arbeitszeit ist vergütungspflichtig und muss auf Überstunden angerechnet werden. Arbeitgeber nehmen manchmal an, dass eine Pauschale für Reisekosten oder Tagegelder die Lohnverpflichtung abdecken. Das tun sie nicht. Ein Tagegeld erstattet Ausgaben; es kauft keine geleisteten Arbeitsstunden ab.

Ein weiterer erwähnenswerter Feinpunkt: Wartezeiten — am Flughafen, auf einen Anschlussflug — während der normalen Arbeitszeit auf einer Übernachtungsreise sind im Allgemeinen vergütungspflichtig, während echter Schlaf und Mahlzeiten außer Haus im Allgemeinen nicht vergütungspflichtig sind, innerhalb der Grenzen, die die Vorschriften festlegen.

Trainingszeit ist bezahlt, sofern nicht alle vier Tests erfüllt sind​

Vorträge, Besprechungen, Schulungsprogramme und ähnliche Aktivitäten gelten als Arbeitszeit, es sei denn, jede der vier Bedingungen in 29 CFR 785.27 ist erfüllt:

1. Die Teilnahme liegt außerhalb der regulären Arbeitszeit des Beschäftigten.
2. Die Teilnahme ist tatsächlich freiwillig.
3. Der Kurs steht nicht in direktem Zusammenhang mit der Tätigkeit des Beschäftigten.
4. Der Beschäftigte verrichtet während der Schulung keine produktive Arbeit.

Fehlt auch nur eine, ist die gesamte Sitzung bezahlte Zeit. Dieser eine Satz löst die meisten Streitigkeiten. Ihre verpflichtende samstägliche Sicherheitszertifizierung scheitert an Test zwei. Der Abendworkshop über Fähigkeiten, die in der aktuellen Rolle des Beschäftigten genutzt werden, scheitert an Test drei. Eine während der Schicht angesetzte Schulung scheitert an Test eins. Eine Sitzung außerhalb der Arbeitszeit, in der Teilnehmer echte Kundenaufträge bearbeiten, scheitert an Test vier.

Zwei Fallkonstellationen verdienen besondere Aufmerksamkeit:

• Für die aktuelle Tätigkeit erforderliche Schulungen sind fast immer bezahlt. Kurse, die Ihr Unternehmen verlangt, Schulungen zu Ihren Geräten oder Verfahren und Vorbereitung auf Verantwortlichkeiten, die der Beschäftigte bereits hat, stehen in direktem Zusammenhang mit der Tätigkeit. Selbst staatlich vorgeschriebene Weiterbildung für eine Lizenz, die der Beschäftigte in Ihrem Unternehmen nutzt, ist im Allgemeinen vergütungspflichtig, weil sie die Qualifikationen für die Tätigkeit erhält, für die Sie ihn beschäftigen.
• Wirklich freiwilliges, nicht zusammenhängendes Lernen kann unbezahlt sein. Das klassische Beispiel ist ein Arbeitgeber, der außerhalb der Arbeitszeit einen Kurs anbietet, der Fähigkeiten für einen anderen Beruf vermittelt — etwa ein Buchhaltungskurs für Lagerpersonal —, bei dem niemand zur Teilnahme verpflichtet ist und keine Arbeit verrichtet wird. Alle vier Tests sind tatsächlich erfüllt, sodass die Zeit keine Arbeitszeit ist.

Es gibt außerdem eine eng gefasste Sonderregel in 29 CFR 785.31: Wenn ein Beschäftigter freiwillig aus eigenem Antrieb außerhalb der Arbeitszeit eine unabhängige Schule oder einen Abendkurs besucht, muss selbst berufsbezogener Unterricht nicht angerechnet werden — weil die Schulung das eigene Projekt des Beschäftigten ist, nicht Ihres. Die Übernahme von Studiengebühren für einen solchen Kurs macht ihn nicht allein dadurch zu Arbeitszeit.

Die Überstundenfalle: Diese Stunden zählen zur 40-Stunden-Grenze​

Hier werden kleine Verstöße teuer. Jede vergütungspflichtige Reise- und Trainingsstunde zählt zur wöchentlichen Überstundenschwelle von 40 Stunden. Ein Beschäftigter, der 38 Stunden vor Ort arbeitet, dann drei bezahlte Stunden zwischen Einsatzorten fährt und zwei bezahlte Schulungsstunden absolviert, kommt auf 43 Stunden — drei davon mit eineinhalbfachem Satz.

Drei Fehler verschärfen den Schaden:

• Reise- und Trainingszeit aus der Überstundenberechnung ausschließen. Manche Arbeitgeber zahlen diese Stunden zum normalen Satz in einem separaten Topf. Der FLSA erlaubt das nicht; vergütungspflichtige Stunden sind vergütungspflichtige Stunden.
• Über Wochen hinweg mitteln. Überstunden werden pro einzelner Arbeitswoche berechnet. Auf eine 44-Stunden-Reisewoche folgt eine 36-Stunden-Woche, trotzdem schulden Sie für die erste Woche vier Überstunden.
• Den regulären Satz vergessen. Überstunden sind das Eineinhalbfache des regulären Satzes, der die meisten nicht leistungsabhängigen Boni und Schichtzulagen einschließt — nicht nur den Grundstundenlohn.

Bußgelder erhöhen den Einsatz weiter. Vorsätzliche Verstöße können Nachzahlungen plus einen gleich hohen Betrag als Ausgleichsschaden auslösen, was die Rechnung effektiv verdoppelt, und die Verjährungsfrist verlängert sich von zwei auf drei Jahre. Das DOL verhängte im Geschäftsjahr 2025 neben den Nachzahlungen zivilrechtliche Bußgelder von fast 59 Millionen Dollar. Genaue Zeitaufzeichnungen sind Ihre beste Verteidigung, denn ohne sie können Gerichte die vernünftige Schätzung des Beschäftigten akzeptieren.

Ihr Bundesstaat kann strenger sein als Bundesrecht​

Der FLSA ist ein Mindeststandard, keine Obergrenze, und mehrere Bundesstaaten gehen darüber hinaus. Kalifornien ist das führende Beispiel: Sein Test der „subject to the employer's control" kann Reisen in Situationen vergütungspflichtig machen, die das Bundesrecht ausnehmen würde, kalifornische Gerichte haben Arbeitgeber verpflichtet, praktisch die gesamte erforderliche Auswärtsreisezeit ohne die bundesrechtliche Begrenzung auf die normale Arbeitszeit zu bezahlen, und das Landesrecht verlangt zusätzlich die Erstattung aller notwendigen Geschäftsausgaben. Kalifornien erhebt außerdem tägliche Überstunden ab acht Stunden, sodass ein langer Reisetag sogar in einer kurzen Woche Zuschläge auslösen kann.

Illinois, New York, Massachusetts, Washington und andere fügen jeweils eigene Besonderheiten bei Reisevergütung, Trainingsvergütung, Auslagenerstattung oder täglichen Überstunden hinzu. Bevor Sie eine Politik auf Grundlage dieses Artikels finalisieren, prüfen Sie die Lohngesetze Ihres Bundesstaates oder fragen Sie lokale arbeitsrechtliche Berater. Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind, schreiben Sie die Politik nach dem strengsten Staat, den Sie berühren — das ist günstiger, als fünf Versionen zu pflegen.

Ein Fünf-Schritte-Compliance-Leitfaden für kleine Arbeitgeber​

Sie brauchen keine Rechtsabteilung, um das richtigzumachen. Sie brauchen eine schriftliche Politik, eine Zeiterfassungsroutine und Bücher, die diese Stunden vom Rauschen trennen.

1. Halten Sie die Politik schriftlich fest. Legen Sie fest, welche Reisen bezahlt werden, wie eintägige und Übernachtungsreisen berechnet werden, welche Schulungen bezahlt werden und wie Beschäftigte die Zeit melden. Lassen Sie sich das von jedem nicht von der Überstundenpflicht ausgenommenen Beschäftigten bestätigen. Eine schriftliche Politik, die Sie tatsächlich befolgen, ist ein Beweis für guten Glauben; eine ungeschriebene Praxis ist ein Aussage-gegen-Aussage-Streit.

2. Geben Sie Reise- und Trainingszeit eigene Zeitcodes. Wenn Ihre Zeiterfassungs-App nur „Einstempeln" und „Ausstempeln" kennt, werden Reisezeiten im Nachhinein geschätzt — meist falsch. Fügen Sie Codes für Einsatzortfahrten, Übernachtungsreisen und Schulungen hinzu und verlangen Sie die Eingabe am selben Tag. Mobiles Einstempeln mit Ortsnotizen ist ideal für Außenteams.

3. Planen Sie um die Überstundenschwelle herum. Sie dürfen Zeitpläne innerhalb einer Arbeitswoche umstellen, um erwartete Reisezeiten auszugleichen — zum Beispiel einen Beschäftigten vor einem Freitagsschulungstag auf vier Neun-Stunden-Tage umstellen. Was Sie nicht dürfen, ist, Stunden in eine andere Woche zu verschieben oder sie als künftige Freizeit anzusparen (private Arbeitgeber können im Allgemeinen keine Freizeitausgleichszeit statt Überstunden anbieten).

4. Halten Sie Reisevergütung in Ihren Büchern sichtbar. Buchen Sie Reisezeit, Trainingszeit und die daraus resultierenden Überstunden als eigene Lohnkategorien, statt sie im Bruttolohn zu verstecken. Wenn ein DOL-Ermittler oder Ihr Buchhalter fragt, wie sich eine 46-Stunden-Woche aufschlüsselt, sollte die Antwort einen Bericht entfernt sein und kein Rekonstruktionsprojekt. Saubere Kategorien zeigen außerdem die tatsächlichen Kosten weit entfernter Einsätze und häufiger Schulungen auf, was bessere Angebote und Budgets ermöglicht.

5. Prüfen Sie sich einmal im Jahr selbst. Ziehen Sie eine Stichprobe von Reisewochen und Schulungslisten, berechnen Sie die Stunden nach den oben genannten Regeln neu und korrigieren Sie Unterzahlungen, bevor ein Ermittler sie findet. Bewahren Sie Lohndaten mindestens drei Jahre und Zeitaufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf, wie es die Vorschriften verlangen. Selbstkorrektur garantiert keine Immunität, aber Bemühungen um guten Glaubens wiegen schwer gegen Ausgleichsschäden.

Halten Sie Ihre Lohndaten prüfungsbereit​

Streitigkeiten über Reise- und Trainingszeit drehen sich selten um böse Absicht. Sie drehen sich um unscharfe Aufzeichnungen: ein Kilometernachweis ohne Stunden, eine Schulungsliste ohne Zeiten, ein Lohnbericht, der Fahrzeit nicht von Bürozeit trennen kann. Wenn die Stunden unklar sind, geht der Gleichstand zugunsten der vernünftigen Schätzung des Beschäftigten — und Ihr Verteidigungsbudget fließt in die Rekonstruktion dessen, was Ihre Bücher hätten zeigen sollen.

Das ist im Kern ein Buchhaltungsproblem, und es ist lösbar. Eigene Lohnkategorien für Reisen, Schulungen und Überstunden, die in jeder Lohnperiode mit der Zeiterfassung abgestimmt werden, machen aus einer Lohn- und Arbeitszeitprüfung statt einer Ausgrabung einen Bericht. Wenn Ihre Buchhaltung in Plain-Text-Buchhaltung geführt wird, ist jede dieser Kategorien ein transparentes, versionskontrolliertes Konto, das Sie einsehen, vergleichen und erklären können — keine Blackbox zwischen Ihnen und Ihren eigenen Lohndaten. Die Beancount-Dokumentation zeigt, wie Arbeitgeber Lohn- und Ausgabenkonten strukturieren, und die Dashboard-Ansichten in Fava machen die resultierenden Berichte leicht monatlich überprüfbar.

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Während Sie die Reise- und Trainingsvergütung straffen, ist die Pflege klarer Finanzunterlagen das, was aus einer Politik einen Beweis macht. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Lohn- und Ausgabendaten gibt — keine Blackbox, kein Vendor-Lock-in. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Entwickler und Finanzfachleute auf Plain-Text-Buchhaltung umsteigen.