Wenn Sie einen einzigen Bundesauftrag im Wert von 200.000 $ oder mehr halten, schulden Sie dem Arbeitsministerium bis zum 30. September einen Mitarbeiterzahlbericht – und niemand wird Sie daran erinnern. Der Veterans' Employment and Training Service (VETS) versendet keine E-Mails zum Einreichungsfenster, keine Fristwarnungen und keine Mahnungen. Die Plattform für 2026 öffnete am 1. August, und Auftragnehmer, die den Termin verpassen, erfahren es auf die teure Art: wenn das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) bei einer Prüfung einen Nachweis der Einreichung verlangt.
Dieser Leitfaden behandelt, wer einreichen muss, welche Daten in den Bericht gehören, wie Arbeitgeber mit mehreren Standorten damit umgehen und was passiert, wenn Sie es auslassen.
Wer einreichen muss: Ein Auftrag, 200.000 $, jede Mitarbeiterzahl
Sie müssen einen VETS-4212-Bericht einreichen, wenn Sie ein nicht befreiter Bundesauftragnehmer oder Unterauftragnehmer mit einem einzigen erfassten Auftrag oder Unterauftrag von 200.000 $ oder mehr sind. Drei Dinge an diesem Auslöser überraschen Kleinunternehmen:
Es ist ein Auftrag, nicht der gesamte Bundesumsatz. Zwei Aufträge über je 120.000 $ lösen die Pflicht nicht aus; ein Auftrag über 200.000 $ tut es. Prüfen Sie Ihren größten Einzelauftrag, einschließlich Änderungen, die ihn über die Schwelle gehoben haben.
Die Mitarbeiterzahl ist irrelevant. Anders als die EEO-1-Berichterstattung, die in der Regel bei 100 Mitarbeitern beginnt, gilt VETS-4212 unabhängig von der Belegschaftsgröße. Ein Unterauftragnehmer mit fünf Personen und einem qualifizierenden Auftrag reicht denselben Bericht ein wie ein Generalunternehmer mit 5.000 Personen.
Die Schwelle lag früher bei 150.000 $. Der Federal Acquisition Regulatory Council hat sie durch seine Inflationsanpassung der Beschaffungsschwellen auf 200.000 $ angehoben. Wenn Sie in früheren Jahren auf Basis eines Auftrags zwischen 150.000 $ und 200.000 $ eingereicht haben, prüfen Sie, ob Sie noch einen qualifizierenden Auftrag haben, bevor Sie annehmen, dass Sie erfasst sind – und wenn Ihr einziger Auftrag knapp unter 200.000 $ liegt, sind Sie in diesem Zyklus nicht betroffen.
Ein „erfasster" Auftrag bedeutet die Beschaffung von persönlichem Eigentum oder nicht-persönlichen Dienstleistungen von einer US-Behörde oder -Einrichtung – einschließlich Versorgungs-, Bau-, Transport-, Forschungs-, Versicherungs- und Fondsverwahrungsvereinbarungen. Banken und FDIC-versicherte Institute sind ebenfalls erfasst, wenn eine einzelne Vereinbarung die Schwelle erreicht, einschließlich Vereinbarungen als Bundesfonds-Verwahrstellen oder als Ausgabestellen und Zahlungsagenten für US-Sparbriefe.
Eine Zeitregel ist für Neuankömmlinge wichtig: Der Abschluss eines erfassten Auftrags während eines Kalenderjahres begründet die Einreichungspflicht im folgenden Jahr. Wenn Sie Ihren ersten qualifizierenden Auftrag im Jahr 2026 gewonnen haben, ist Ihre erste VETS-4212 im Zyklus 2027 fällig – aber wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt im Jahr 2025 einen gehalten haben, reichen Sie jetzt ein.
Welche Daten in den Bericht gehören
Das Formular hat zwei Datenabschnitte pro Berichtsstandort, und beide stammen direkt aus Ihren Lohn- und HR-Unterlagen.
Belegschaftsmomentaufnahme: geschützte Veteranen vs. Gesamtmitarbeiter, nach Berufskategorie. Spalte A gibt die Anzahl geschützter Veteranen und Spalte B die Gesamtzahl der Mitarbeiter an, jeweils aufgeteilt auf dieselben zehn EEO-1-Berufskategorien (Führungskräfte/leitende Angestellte und Manager, mittlere Führungskräfte und Manager, Fachkräfte, Techniker, Verkaufspersonal, Verwaltungspersonal, Handwerker, Maschinenbediener, Arbeiter und Helfer sowie Dienstleistungspersonal). Wenn Sie Mitarbeiter bereits den EEO-1-Kategorien zuordnen, verwenden Sie diese Zuordnung erneut.
Einstellungsaktivität: die letzten 12 Monate, keine Aufschlüsselung nach Kategorien. Spalte C gibt die Einstellungen geschützter Veteranen und Spalte D die Gesamteinstellungen während des 12-Monats-Zeitraums vor Ihrem gewählten Enddatum der Lohnperiode an. Anders als bei der Momentaufnahme werden Einstellungen als standortweite Gesamtzahlen gemeldet.
Unternehmensidentifikation und Standortdetails. Der obere Teil des Formulars enthält Ihre Unternehmenskennungen, den Berichtsstandort sowie die maximale und minimale Mitarbeiterzahl während des Berichtszeitraums.
Die vier Kategorien „geschützter Veteran"
„Geschützter Veteran" ist ein definierter Begriff nach dem Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act (VEVRAA). Er umfasst vier Gruppen:
- Behinderte Veteranen – berechtigt auf VA-Erwerbsunminderungsentschädigung (oder wegen einer dienstbezogenen Behinderung entlassen).
- Kürzlich entlassene Veteranen – innerhalb von drei Jahren nach Entlassung oder Freistellung vom aktiven Dienst.
- Veteranen mit Aktivdienst-Kriegs- oder Feldzugsabzeichen – Aktivdienst während eines Krieges oder in einem Feldzug oder einer Expedition, für die ein Feldzugsabzeichen genehmigt wurde.
- Veteranen mit Armed-Forces-Service-Medaille – während des aktiven Dienstes mit einer Armed Forces Service Medal ausgezeichnet.
Sie melden eine aggregierte Anzahl geschützter Veteranen, keine Aufschlüsselung pro Kategorie. Aber die Kategorien sind weiterhin wichtig für die Datenerfassung: Der Status „kürzlich entlassen" erlischt drei Jahre nach der Entlassung, sodass ein Mitarbeiter, der letztes Jahr als geschützter Veteran gezählt wurde, dieses Jahr aus der Zählung herausfallen kann. Wenn Ihre Selbstauskunftsunterlagen keine Entlassungsdaten erfassen, können Sie die Anzahl von Jahr zu Jahr nicht korrekt pflegen.
Arbeitgeber mit mehreren Standorten reichen mehr als einen Bericht ein
Auftragnehmer mit einem einzigen Standort reichen einen Bericht über das webbasierte System ein. Wenn Sie an mehr als einem Einstellungsstandort tätig sind, verzweigen sich die Regeln:
- Reichen Sie einen Bericht für das Haupt- oder Zentralsitzbüro ein.
- Reichen Sie einen separaten Bericht für jeden Einstellungsstandort mit 50 oder mehr Beschäftigten ein.
- Für Standorte unter 50 Personen reichen Sie entweder separate Berichte pro Standort oder einen konsolidierten Bericht pro Bundesstaat ein, der diese kleineren Standorte abdeckt.
Die Einreichungsmethode richtet sich nach der Anzahl der Standorte. Auftragnehmer mit mehr als 10 Standorten müssen elektronische Datendateien übermitteln (jeder staatskonsolidierte Bericht zählt als ein Standort); diejenigen mit 10 oder weniger dürfen noch auf Papier einreichen. Die elektronische Einreichung über das webbasierte VETS-System ist in beiden Fällen die bevorzugte Methode, wobei Batch-Upload, Post, Kurier und E-Mail-Anhang in den Formularanweisungen erläutert werden. Beginnen Sie auf der VETS-4212-Berichtsseite des DOL, die das aktuelle Einreichungssystem und die Spezifikationen verlinkt.
Warum OFCCP sich für ein Formular interessiert, das Sie bei VETS einreichen
VETS verwaltet den Bericht, aber OFCCP setzt das Ökosystem darum durch. Während einer Compliance-Bewertung prüft OFCCP die begleitenden VEVRAA-Pflichten – einschließlich, ob Sie Ihre VETS-4212 eingereicht haben und ob Sie Stellenausschreibungen bei der staatlichen Arbeitskräftebehörde veröffentlichen, wie es die verbindliche Stellenausschreibungsregel verlangt. Eine fehlende Einreichung ist ein eigenständiger Verstoß, den sie durch Schlichtung verfolgen kann, und VEVRAA-Sanktionen reichen bis zu Vertragsannullierung, Aussetzung oder Kündigung, Zurückbehaltung von Abschlagszahlungen und Sperre für zukünftige Bundesaufträge.
Die Berichtsdaten fließen auch in das breitere Bild der Affirmative Action ein. VEVRAA verlangt von erfassten Auftragnehmern, ein schriftliches Affirmative-Action-Programm für geschützte Veteranen zu führen, Bewerber- und Einstellungsdaten zu verfolgen und die Einstellungen am jährlichen Einstellungs-Benchmark von OFCCP zu messen. Die VETS-4212-Zahlen sollten mit den Einstellungen übereinstimmen, die Ihre AAP-Unterlagen zeigen – ein Prüfer, der feststellt, dass beide unterschiedliche Geschichten erzählen, wird fragen, welche falsch ist.
Kontext für 2026: Während andere bundesstaatliche Beschäftigungsberichte unter Rückbaudruck stehen, hat VETS-4212 unversehrt überlebt – die Plattform öffnete planmäßig am 1. August. Und nur wenige Tage vor der Frist trat am 21. September die endgültige Section-503-Regel von OFCCP in Kraft, die die Analysen zu Behinderungs-Nutzungszielen aus den AAPs entfernt, während schriftliche Pläne und die Veteranenpflichten unberührt bleiben. Wenn Sie gehofft haben, dass der Veteranenbericht zusammen mit den Behindertenunterlagen still verschwindet – das ist nicht passiert.
Drei Fehler, die Rückfragen provozieren
Veraltete „kürzlich entlassene" Veteranen zählen. Dies ist die einzige geschützte Kategorie mit Ablaufdatum und die häufigste Quelle aufgeblähter Zahlen. Ein Mitarbeiter, der 2022 entlassen wurde, gehörte in den Zyklen 2023–2025 in die geschützte Spalte und fällt 2026 heraus. Ohne Entlassungsdaten in Ihren Unterlagen können Sie niemanden herausaltern lassen – die Zahl wächst also nur, und genau dieses Muster veranlasst einen Prüfer, Belege anzufordern.
Momentaufnahme und Einstellungen von unterschiedlichen Stichtagen ziehen. Die Mitarbeiterzahlspalten beschreiben ein Enddatum der Lohnperiode; die Einstellungsspalten beschreiben die 12 Monate, die an demselben Datum enden. Auftragnehmer in Eile melden manchmal die aktuelle Mitarbeiterzahl zusammen mit den Einstellungen des Kalenderjahres und erzeugen einen Bericht, dessen Teile unterschiedliche Belegschaften beschreiben. Wählen Sie zuerst das Datum und ziehen Sie dann beide Zahlen daraus.
Die kleinen Standorte vergessen. Arbeitgeber mit mehreren Betriebsstätten denken an den Hauptsitz und die großen Standorte und übersehen dann die Standorte unter 50 Personen völlig – weder separate Berichte noch einen staatskonsolidierten. Listen Sie jeden Einstellungsstandort auf, bevor Sie mit dem Einreichen beginnen, und entscheiden Sie die Konsolidierung pro Bundesstaat im Voraus.
Ein Fünf-Tage-Sprintplan (und das System für nächstes Jahr)
Da der 30. September nur noch wenige Tage entfernt ist, arbeiten Sie rückwärts von der Frist:
- Bestätigen Sie heute die Erfassung. Ziehen Sie Ihren größten einzelnen Bundesauftrag oder Unterauftrag, einschließlich Änderungen. Bei oder über 200.000 $ reichen Sie ein. Darunter dokumentieren Sie, warum Sie dieses Jahr ausgesetzt haben, damit das Team im nächsten Jahr nicht raten muss.
- Legen Sie Ihr Referenzdatum fest. Wählen Sie das Enddatum der Lohnperiode für die Momentaufnahme und ziehen Sie die Mitarbeiterzahl zu diesem Datum sowie die Einstellungen für die 12 Monate davor. Verwenden Sie denselben Export aus dem Lohnsystem für beides, damit die Zahlen zusammenpassen.
- Bereinigen Sie die Veteran-Selbstauskunftsdaten. Überprüfen Sie die Entlassungsdaten für alle, die als kürzlich entlassen gekennzeichnet sind – wer die Drei-Jahres-Marke überschritten hat, fällt aus der geschützten Zählung heraus. Wenn die Selbstauskunftsunterlagen dünn sind, reichen Sie mit den besten verfügbaren Daten ein und korrigieren Sie die Erfassung für die Zukunft; eine vollständige Einreichung in gutem Glauben ist besser als eine verspätete.
- Ordnen Sie den EEO-1-Berufskategorien zu. Übernehmen Sie Ihre EEO-1-Zuordnung, falls Sie eine haben; falls nicht, weisen Sie jedem Mitarbeiter einmal eine Kategorie zu und speichern Sie die Zuordnungstabelle für nächstes Jahr.
- Reichen Sie elektronisch ein und bewahren Sie die Bestätigung auf. Reichen Sie per E-File über das VETS-System ein, laden Sie die Bestätigung herunter und speichern Sie sie bei Ihren AAP-Unterlagen. Dann tragen Sie den 1. August des nächsten Jahres in den Kalender ein – denn VETS wird Sie nicht erinnern.
Für nächstes Jahr ist die dauerhafte Lösung ein Prozess, nicht Heroik. Nehmen Sie die Veteran-Selbstauskunft ins Onboarding auf, befragen Sie die Belegschaft regelmäßig erneut und stimmen Sie die Einstellungen geschützter Veteranen vierteljährlich mit der Lohnbuchhaltung ab, statt sie jeden September zu rekonstruieren.
Halten Sie Ihre Mitarbeiterzahldaten das ganze Jahr über prüfungsbereit
VETS-4212 ist letztlich ein Test, ob Ihre Beschäftigungsunterlagen auf Abruf eine präzise Frage beantworten können: Wie viele Personen arbeiteten hier, in welchen Rollen, wer wurde eingestellt und wie viele waren geschützte Veteranen. Auftragnehmer, die jeden September hektisch werden, haben meist dasselbe zugrunde liegende Problem – Mitarbeiterzahl, Einstellungen und Berufskategorien leben in drei verschiedenen Systemen, die niemand abgleicht, bis eine Einreichung die Sache erzwingt.
Das ist ebenso eine Buchhaltungsdisziplin wie eine HR-Disziplin. Wenn Lohnunterlagen, Neueinstellungsprotokolle und Berufskategorie-Zuordnungen jeden Monat mit demselben Hauptbuch übereinstimmen, wird die Einreichung im September zu einem Export statt zu einer Ausgrabung – und die Zahlen, die Sie melden, stimmen mit den Zahlen überein, die ein Prüfer findet. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanz- und Belegschaftsdaten gibt – keine Blackbox, kein Vendor-Lock-in. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Entwickler und Finanzfachleute zur Plain-Text-Buchhaltung wechseln.
