Hier ist eine Steuerüberraschung, die zum denkbar ungünstigsten Zeitpunkt eintritt: Sie werden erwerbsunfähig, Ihre Langzeit-Erwerbsunfähigkeitsversicherung beginnt, 60 Prozent Ihres Gehalts auszuzahlen, und dann erfahren Sie, dass diese Zahlungen voll steuerpflichtig sind. Nach Bundes- und Staatsteuern kann Ihre „60-Prozent"-Absicherung auf kaum 40 Prozent dessen schrumpfen, was Sie früher nach Hause gebracht haben — genau dann, wenn sich die Arztrechnungen häufen.
Ob Ihnen das passiert, wurde Jahre zuvor entschieden, in einem Kontrollkästchen, das Sie wahrscheinlich angeklickt haben, ohne nachzudenken. Die Regel ist brutal einfach: Wurden die Prämien mit Vorsteuer-Dollars gezahlt, sind die Leistungen steuerpflichtig; wurden die Prämien mit Nachsteuer-Dollars gezahlt, sind die Leistungen steuerfrei. Wer den Prämienscheck ausgestellt hat — Sie oder Ihr Arbeitgeber, und mit welcher Art von Dollar — kontrolliert alles.
Das ist wichtiger, als die meisten denken. Der durchschnittliche Gruppen-Langzeit-Erwerbsunfähigkeitsfall dauert 34,6 Monate — fast drei Jahre — und Umfragen zeigen, dass etwa ein Viertel der erwerbstätigen Amerikaner keine Ahnung hat, wie sie Ausgaben decken würden, wenn sie so lange nicht arbeiten könnten. Wenn Sie ein Kleinunternehmen führen, sind Sie derjenige, der diese Wahl für Ihr Team gestaltet, und eine kleine Entscheidung zum Zeitpunkt der Anmeldung ist Zehntausende von Dollars wert für jeden, der jemals einen Anspruch geltend macht.
Die Kernregel: Vorsteuerprämie rein, steuerpflichtige Leistung raus
Der IRS formuliert die Regel klar in seiner Anleitung zu Erwerbsunfähigkeitsversicherungsleistungen, und es läuft auf drei Szenarien hinaus:
- Ihr Arbeitgeber zahlt die gesamte Prämie und schließt sie von Ihrem Einkommen aus. Dies ist der Standard bei den meisten Gruppenplänen: Das Unternehmen zieht die Prämien als Betriebsausgabe ab, Sie sehen sie nie auf Ihrer W-2, und jeder Dollar an Erwerbsunfähigkeitsleistungen, den Sie später erhalten, ist steuerpflichtiges ordentliches Einkommen.
- Sie zahlen die gesamte Prämie mit Nachsteuer-Dollars. Sie erhalten keinen Abzug für die Prämien, aber jeder Dollar an Leistungen kommt steuerfrei zu Ihnen.
- Sie teilen sich die Kosten. Wenn Ihr Anteil aus Nachsteuerlohn kommt, ist nur der Teil der Leistungen steuerpflichtig, der auf die Zahlungen Ihres Arbeitgebers entfällt. Eine 50/50-Aufteilung bedeutet, dass etwa die Hälfte der Leistung steuerpflichtig ist.
Das gesetzliche Rückgrat sind zwei Code-Abschnitte, die als Paar wirken. Section 106 erlaubt Arbeitnehmern, vom Arbeitgeber gezahlte Unfall- und Krankenversicherung vom Einkommen auszuschließen — das ist der Steuervorteil bei der Prämie. Section 105 rechnet dann alle Leistungen, die durch vom Arbeitgeber gezahlte Versicherung erhalten werden, in das Einkommen ein — das ist die Steuerrechnung am anderen Ende. Sie erhalten den Steuervorteil an einem Ende oder am anderen, nie an beiden, und die Prämienseite ist der Ort, an dem die Wahl stattfindet.
Die Cafeteria-Plan-Falle: Ihre „arbeitnehmergezahlte" Prämie könnte arbeitgebergezahlt sein
Hier ist die Falle, die selbst sorgfältige Arbeitnehmer erwischt. Viele freiwillige Erwerbsunfähigkeitspläne lassen Arbeitnehmer ihre eigenen Prämien durch Lohnabzug zahlen — was nach arbeitnehmergezahlter Nachsteuer-Deckung mit steuerfreien Leistungen klingt. Aber wenn diese Abzüge über einen Section 125 Cafeteria-Plan auf Vorsteuer-Basis laufen, behandelt der IRS die Prämien als vom Arbeitgeber gezahlt, und die Leistungen sind voll steuerpflichtig.
Der IRS sagt dies ausdrücklich: Wenn Sie Prämien über einen Cafeteria-Plan zahlen und den Prämienbetrag nicht in Ihr steuerpflichtiges Einkommen einbezogen haben, gelten die Prämien als von Ihrem Arbeitgeber gezahlt. Das Etikett auf Ihrer Gehaltsabrechnung kontrolliert nicht; der steuerliche Charakter des Dollars tut es.
Was dagegen zu tun ist:
- Schauen Sie auf eine Gehaltsabrechnung. Wenn die Erwerbsunfähigkeitsprämienzeile Ihr steuerpflichtiges Gehalt reduziert, zahlen Sie vor Steuern und Ihre zukünftigen Leistungen werden steuerpflichtig sein.
- Wählen Sie bei der offenen Anmeldung die Nachsteuerzahlung speziell für die Erwerbsunfähigkeitsdeckung. Die meisten Cafeteria-Pläne erlauben diese Wahl pro Benefit. Sie zahlen heute etwas mehr Steuern — auf eine Prämie von ein paar hundert Dollar pro Jahr — um Zehntausende an zukünftigen Leistungen vor Steuern zu schützen.
- Verwechseln Sie Erwerbsunfähigkeit nicht mit Krankenversicherung. Vorsteuerzahlung ist bei Krankenversicherungsprämien normalerweise richtig, weil medizinische Erstattungen in jedem Fall vom Einkommen ausgeschlossen sind. Erwerbsunfähigkeit ist die Leistung, bei der Vorsteuerzahlung nach hinten losgeht, weil die Auszahlung Löhne ersetzt statt Arztrechnungen zu erstatten.
Wenn Sie der Arbeitgeber sind, machen Sie diese Wahl prominent in den Anmeldungsunterlagen. Arbeitnehmer wählen standardmäßig Vorsteuer für alles, und der Standard ist falsch für Erwerbsunfähigkeit.
Die Gross-up-Strategie: Das Beste aus beiden Welten
Was, wenn Sie die Prämien als Arbeitgeber zahlen und steuerfreie Leistungen liefern wollen? Sie können — indem Sie den Section 106-Ausschluss absichtlich aufgeben. Unter einer Gross-up-Vereinbarung zahlt der Arbeitgeber die Prämien, bezieht aber den Prämienbetrag in das steuerpflichtige Entgelt jedes Arbeitnehmers ein (gemeldet auf Formular W-2). Weil der Arbeitnehmer Steuern auf die Prämie gezahlt hat, wird die Prämie als Nachsteuer behandelt, und alle zukünftigen Leistungen sind steuerfrei.
Die Mathematik ist überwältigend günstig. Sagen wir, Gruppen-LTD-Prämien kosten etwa 600 $ pro Arbeitnehmer pro Jahr. Dies in das Entgelt einzubeziehen kostet den Arbeitnehmer vielleicht 130–180 $ an zusätzlicher Einkommensteuer. Im Gegenzug kommt eine jährliche Erwerbsunfähigkeitsleistung von 60.000 $ — 60 Prozent eines Gehalts von 100.000 $ — steuerfrei statt steuerpflichtig an. Bei einem kombinierten Grenzsteuersatz von 25 Prozent spart das etwa 15.000 $ pro Jahr der Erwerbsunfähigkeit, jedes Jahr eines Anspruchs, der durchschnittlich fast drei Jahre dauert. Arbeitgeber können sogar den „Gross-up des Gross-up" vornehmen, indem sie etwas zusätzliches Entgelt hinzufügen, um die Steuer auf die Prämie selbst zu decken, sodass der Arbeitnehmer nichts spürt.
Der IRS segnete eine flexible Version davon in Revenue Ruling 2004-55 ab: Ein Arbeitgeber kann seinen Plan ändern, um jedem Arbeitnehmer eine unwiderrufliche jährliche Wahl zu ermöglichen — bevor das Planjahr beginnt — die Prämien in das Einkommen einzubeziehen oder nicht. Arbeitnehmer, die die Einbeziehung wählen, erhalten steuerfreie Leistungen; Arbeitnehmer, die dies nicht tun, behalten den Prämienausschluss und akzeptieren steuerpflichtige Leistungen. Zwei Merkmale machen das Ruling großzügig: Die Wahl kann jedes Jahr neu getroffen werden, und Prämien, die der Arbeitgeber in früheren Jahren vor Steuern gezahlt hat, beeinträchtigen nicht den steuerfreien Status von Leistungen unter der neuen Wahl. Für kleine Arbeitgeber kostet das Anbieten dieser Wahl bei der Anmeldung fast nichts in der Verwaltung und verbessert den Wert des Benefits massiv.
Eine Warnung: Die Wahl muss für das Planjahr unwiderruflich sein und vor Jahresbeginn getroffen werden. Sie können nicht warten, bis jemand einen Anspruch geltend macht, und dann Jahre von Prämien umcharakterisieren. Dokumentieren Sie die Wahl jedes Arbeitnehmers und bewahren Sie sie bei Ihren Benefits-Unterlagen auf.
Geteilte Prämien und teilweise Besteuerung
Nicht jeder Plan ist alles-oder-nichts. Ein verbreitetes Design sieht vor, dass der Arbeitgeber eine Grundleistung zahlt (sagen wir, 40 Prozent des Gehalts), während Arbeitnehmer Zusatzdeckung (bis zu 60 Prozent) durch Lohnabzug kaufen können. Die Steuer folgt dem Geld proportional: Die Grundleistung ist steuerpflichtig, und die Zusatzleistung ist steuerpflichtig oder steuerfrei, je nachdem, ob diese Abzüge vor oder nach Steuern erfolgten.
Halten Sie die Buchhaltung sauber. Wenn Sie ein geteiltes Design anbieten, verfolgen Sie, welche Dollars welchen Teil der Deckung finanziert haben, denn ein Anspruchsverwalter — und der IRS — wird genau diese Frage Jahre später stellen. Lohnunterlagen, die Vorsteuer- versus Nachsteuerabzüge zeigen, sind der Beweis. Dies ist einer jener Bereiche, in denen schlampige Benefits-Buchhaltung sich direkt in einen Steuerstreit verwandelt.
S-Corp-Eigentümer, Partner und Selbstständige spielen nach anderen Regeln
Wenn Ihnen das Unternehmen gehört, kippt die Analyse zu Ihren Gunsten — meist zufällig:
- S-Corporation-Aktionäre mit mehr als 2 Prozent werden für Zwecke der Fringe-Benefits wie Partner behandelt. Unfall- und Krankenversicherungsprämien, die die S-Corporation für sie zahlt, sind von der Corporation als Vergütung abziehbar, müssen aber in das Box-1-Entgelt des Aktionär-Arbeitnehmers einbezogen werden. Genau diese Einbeziehung macht zukünftige Erwerbsunfähigkeitsleistungen steuerfrei. Beachten Sie die Asymmetrie zur Krankenversicherung: Der Aktionär erhält keinen Selbstständigen-Krankenversicherungsabzug für Erwerbsunfähigkeitsprämien, wie er ihn für medizinische Prämien erhält — aber der Tausch (steuerpflichtige Prämie, steuerfreie Leistung) ist die gute Seite davon.
- Partner und Einzelunternehmer können Prämien für Deckung, die verlorenen Verdienst durch Krankheit oder Erwerbsunfähigkeit ersetzt, nicht abziehen. Die Prämie ist eine persönliche Ausgabe. Der Trostpreis ist, dass Leistungen steuerfrei empfangen werden.
- Betriebsausgabenversicherung ist die Ausnahme. Eine Police, die Ihre Miete, Nebenkosten und Arbeitnehmerlöhne zahlt, während Sie erwerbsunfähig sind — statt Ihr persönliches Einkommen zu ersetzen — deckt gewöhnliche Betriebsausgaben, sodass ihre Prämien als Betriebsversicherung abziehbar sind. Die Leistungen sind steuerpflichtig, aber sie finanzieren abziehbare Ausgaben, was sich ungefähr ausgleicht.
Kleinunternehmer sollten beide Arten von Deckung konzeptionell getrennt halten: persönliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung (Nachsteuerprämien, steuerfreie Leistungen), die den Haushalt schützt, und Overhead-Versicherung (abziehbare Prämien), die das Unternehmen schützt. Sie auf der Steuererklärung zu verwechseln ist ein häufiger und teurer Fehler.
Die FICA-Sechs-Monats-Regel, die die meisten Lohnsysteme falsch machen
Einkommensteuer ist nur die Hälfte der Geschichte. Erwerbsunfähigkeitsleistungen, die für Einkommensteuerzwecke steuerpflichtig sind, sind zunächst auch Löhne für FICA-Zwecke — Social Security, Medicare und FUTA gelten. Aber es gibt eine gesetzliche Ausfahrt: Krankengeld ist kein Lohn mehr, sobald es mehr als sechs Kalendermonate nach dem letzten Kalendermonat, in dem der Arbeitnehmer gearbeitet hat, gezahlt wird.
Konkret: Wenn der letzte Arbeitsmonat eines Arbeitnehmers März ist, sind Erwerbsunfähigkeitszahlungen, die nach dem 30. September geleistet werden, von Social Security-, Medicare- und FUTA-Steuern befreit — obwohl sie weiterhin der Bundes-Einkommensteuer unterliegen, wenn die Prämien vor Steuern gezahlt wurden. Kurzzeit-Erwerbsunfähigkeitsansprüche erreichen die Grenze selten; Langzeitansprüche fast immer, da allein die LTD-Wartezeiten oft 90 bis 180 Tage betragen.
Zwei praktische Konsequenzen. Erstens: Wer das Krankengeld meldet — Arbeitgeber oder Drittversicherer — muss das Sechs-Monats-Datum verfolgen und den FICA-Einbehalt zum richtigen Zeitpunkt einstellen, sonst sind die W-2s in beide Richtungen falsch. Zweitens: Wenn Sie der Arbeitnehmer sind, nehmen Sie nicht an, dass das Verschwinden des FICA-Einbehalts bedeutet, dass die Leistungen steuerfrei geworden sind. Der Einkommensteuereinbehalt ist eine separate Frage, und er läuft normalerweise weiter.
Wenn Leistungen beginnen: Einbehalt korrigieren, bevor die Überraschungsrechnung kommt
Versicherer, die Erwerbsunfähigkeitsleistungen zahlen, behalten in der Regel keine Bundes-Einkommensteuer ein, es sei denn, sie werden darum gebeten. Ein Arbeitnehmer, der 5.000 $ monatlich an steuerpflichtigen Leistungen ohne Einbehalt erhält, häuft jeden Monat eine Steuerschuld von über 1.000 $ an — entdeckt im folgenden April, mit möglichen Unterzahlungsstrafen.
Die Lösung ist Formular W-4S, Request for Federal Income Tax Withholding From Sick Pay, das bei der Versicherungsgesellschaft eingereicht wird. Alternativ kann der Arbeitnehmer vierteljährliche Vorauszahlungen mit Formular 1040-ES leisten. Als Arbeitgeber erwähnen Sie dies in Ihrem Erwerbsunfähigkeits-Paket; der Arbeitnehmer hat mit einer Gesundheitskrise zu kämpfen und wird sich nicht selbstständig daran erinnern, dass sein steuerfrei aussehender Versicherungsscheck voll steuerpflichtig ist.
Koordinieren Sie auch die Unterlagen. Krankengeld von Dritten hat eine spezifische Melde-Choreografie zwischen dem Versicherer und dem Arbeitgeber — wer einbehält, wer einzahlt, wessen Formulare 941 und W-2 die Beträge zeigen — geregelt durch die Versicherer-Arbeitgeber-Vereinbarung. Holen Sie das schriftlich, bevor der erste Anspruch kommt, nicht währenddessen.
Zwei nahestehende Benefits mit anderen Regeln
Der Vollständigkeit halber zwei verwandte Programme, die je einen Satz wert sind: Arbeitsunfallversicherung-Leistungen für arbeitsbedingte Verletzungen sind vollständig vom Einkommen ausgeschlossen — dieses Programm war nie Teil des Prämienhandels. Sozialversicherungs-Erwerbsunfähigkeit (SSDI) liegt in der Mitte: Ob sie steuerpflichtig ist und in welchem Umfang (bis zu 85 Prozent), hängt von Ihrem kombinierten Einkommen nach derselben Formel ab, die für Rentenleistungen gilt.
Verfolgen Sie die Prämienentscheidung, als ob das Geld davon abhängt — es tut es
Jedes Steuerergebnis in diesem Artikel führt auf eine einzige historische Tatsache zurück: Wurden die Prämien vor oder nach Steuern gezahlt? Diese Tatsache lebt in Lohnunterlagen, Cafeteria-Plan-Wahlen und Gross-up-Dokumentation, die vom Anmeldetag bis zu einem Anspruch, der ein Jahrzehnt später kommen könnte, überleben muss. Unternehmen, die Benefits-Abzüge in einem undifferenzierten Lohn-Topf verfolgen, können die Frage nicht beantworten, wenn es darauf ankommt.
Führen Sie von Anfang an klare Aufzeichnungen: getrennte Hauptbuchkonten für Vorsteuer- versus Nachsteuer-Benefits-Abzüge, abgelegte Kopien der Erwerbsunfähigkeitsprämienwahlen jedes Jahres und W-2-Abstimmung, die fiktives Gross-up-Einkommen zeigt, wo zutreffend. Wenn Jahre später ein Anspruch kommt, ist dieser Papierweg das, was beweist, dass die Leistungen steuerfrei sind — ihn aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren ist kein Plan.
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