Das Federal Bonding Program: Kostenlose Fidelity Bonds von 5.000–25.000 $ für die Einstellung von Risikokandidaten

Sie haben eine offene Stelle, einen Stapel Bewerbungen und eine nagende Sorge: Der Kandidat, der im Vorstellungsgespräch am besten abgeschnitten hat, hat eine Lücke in seiner Berufsbiografie – oder eine Vorstrafe, oder ruinierte Kreditwürdigkeit – und Ihr gewerblicher Versicherer wird ihn nicht verbürgen. Also lehnen Sie ab, die Stelle bleibt einen weiteren Monat offen, und Sie zahlen Überstunden, um die Lücke zu schließen. Die Bundesregierung führt seit 1966 ein Programm, das genau dieses Risiko kostenlos beseitigt, und die meisten kleinen Arbeitgeber haben noch nie davon gehört.

Es heißt Federal Bonding Program und verschafft Ihnen einen kostenlosen Fidelity Bond im Wert von 5.000 bis 25.000 $ für jede förderfähige Einstellung. Hier erfahren Sie, wer qualifiziert ist, was der Bond abdeckt und wie Sie einen bekommen, bevor Ihr neuer Mitarbeiter anfängt.

Was das Federal Bonding Program ist​

Das U.S. Department of Labor hat das Federal Bonding Program 1966 ins Leben gerufen, um „Risiko"-Arbeitsuchenden, die schwer zu vermitteln sind, eine Anstellung zu ermöglichen. Es wird über die Employment and Training Administration verwaltet, und die nationale Programmseite befindet sich unter bonds4jobs.com, wo Sie den Bonding-Koordinator Ihres Bundesstaates finden.

Der Mechanismus ist einfach:

• Der Bond ist kostenlos. Es gibt keine Prämie und keinen Selbstbehalt – 0 $ Selbstbehalt für den Arbeitgeber und keine Kosten für den Arbeitsuchenden.
• Er deckt die ersten sechs Monate der Beschäftigung ab. Der Bond tritt am Startdatum des neuen Mitarbeiters in Kraft.
• Die Deckung reicht von 5.000 $ bis 25.000 $ pro Person, ausgestellt in 5.000-$-Schritten je nach betrieblicher Notwendigkeit.
• Er schützt vor Untreue von Arbeitnehmern – Diebstahl, Urkundenfälschung, Unterschlagung oder Veruntreuung von Geld oder Eigentum.

Die Erfolgsbilanz ist die beste Werbung des Programms: Das Department of Labor meldet eine Erfolgsquote von 99 %, wobei nur bei etwa 1 % der Bonds Ansprüche geltend gemacht werden, und mehr als 50.000 Menschen, die durch Bonding in Jobs vermittelt wurden. Gebundene Arbeitnehmer erweisen sich als Gruppe als ebenso ehrliche Mitarbeiter wie alle anderen.

Für ein Kleinunternehmen verändert das die Einstellungsrechnung. Das Risiko, das Sie von der Zusage abgehalten hat, ist für die Probezeit, die am wichtigsten ist, abgesichert.

Wer qualifiziert ist: ein breiteres Netz, als Sie denken​

Die Förderfähigkeit ist bewusst weit gefasst. Der eigene Standard des Programms lautet, dass jeder, der ohne Bonding keine Beschäftigung finden kann, förderfähig ist. In der Praxis umfasst das:

• Menschen mit Vorstrafenregister oder früherer Inhaftierung
• Menschen in Genesung von Substanzmissbrauch
• Menschen mit schlechter Bonität, die keinen gewerblichen Bond erhalten können
• Menschen mit wenig oder keiner Berufserfahrung
• Menschen, die unehrenhaft aus dem Militär entlassen wurden
• Empfänger von Sozialhilfe und wirtschaftlich benachteiligte Arbeitnehmer, die in den Arbeitsmarkt eintreten

Beachten Sie, was auf keiner Liste steht: eine bestimmte Straftat, ein bestimmter Zeitrahmen oder eine bestimmte Art von Tätigkeit. Jede Tätigkeit bei jedem Arbeitgeber in jedem Bundesstaat kann abgedeckt werden, in Vollzeit oder Teilzeit. Sie müssen kein Bundesauftragnehmer sein oder in einer bestimmten Branche tätig sein.

Es gibt ein paar feste Grenzen, die es zu kennen gilt:

• Der Arbeitnehmer muss Ihr Angestellter sein. Selbstständige und freiberufliche Auftragnehmer sind nicht förderfähig – der Bond setzt jemanden voraus, der Lohn bezieht, von dem automatisch Bundessteuern einbehalten werden. Wenn Sie jemanden als 1099-Auftragnehmer einstellen wollten, gilt der Bond nicht.
• Der Arbeitnehmer muss das gesetzliche Arbeitsalter in Ihrem Bundesstaat erreicht haben.
• Bonds können auch Personen abdecken, die bereits auf Ihrer Gehaltsliste stehen und Bonding benötigen, um eine Entlassung zu vermeiden oder sich für eine Versetzung oder Beförderung zu qualifizieren. Das Programm gilt nicht nur für Neueinstellungen.

Was der Bond abdeckt – und was nicht​

Der Bond ist eine Versicherung gegen Untreue von Arbeitnehmern. Wenn ein gebundener Arbeitnehmer während des Deckungszeitraums Bargeld, Waren oder Eigentum stiehlt oder Urkundenfälschung oder Veruntreuung begeht, erstattet der Bond Ihren Verlust bis zur Bondsumme, ohne Selbstbehalt. Die Deckung beträgt 100 % des Verlusts innerhalb der Bondgrenze.

Was er nicht ist:

• Er ist keine allgemeine Haftpflichtversicherung. Verletzungen, Unfälle und Schäden an Dritten liegen außerhalb seines Geltungsbereichs.
• Er deckt keine schlechte Leistung ab. Eine Fehleinstellung, die zu spät kommt und schlampige Arbeit leistet, ist ein Managementproblem, kein Bond-Anspruch.
• Er ersetzt weder die gesetzliche Unfallversicherung noch Ihre Betriebshaftpflichtpolice. Er steht neben Ihrem bestehenden Versicherungsschutz und füllt eine bestimmte Lücke.
• Er gilt sechs Monate, nicht ewig. Der Sinn besteht darin, den Arbeitnehmer durch die Tür zu bringen und eine Erfolgsbilanz aufzubauen. Danach übernimmt das normale gewerbliche Bonding (mehr dazu weiter unten).

Wenn der Arbeitnehmer innerhalb der sechs Monate den Job wechselt, kann ein zweiter Bond für den neuen Arbeitgeber ausgestellt werden – die Deckung folgt dem Bedarf des Arbeitnehmers, nicht Ihrem Unternehmen.

So erhalten Sie einen Bond vor dem Startdatum​

Es gibt keinen Antragsgipfel. Das Programm wirbt damit, dass keine Bond-Genehmigungsbearbeitung stattfindet: Lokale Mitarbeiter stellen Bonds direkt an Arbeitgeber aus, und der Bond ist am Einstellungsdatum wirksam, obwohl die Unterlagen in der Regel innerhalb von etwa zwei Wochen eintreffen. Die Schritte:

1. Machen Sie ein Stellenangebot mit festem Startdatum. Der Bond-Prozess beginnt, nachdem das Angebot angenommen wurde. Für eine hypothetische Einstellung können Sie keinen Bond erhalten.
2. Kontaktieren Sie den Bonding-Koordinator Ihres Bundesstaates. Finden Sie Ihren über das Verzeichnis unter bonds4jobs.com. In vielen Bundesstaaten kann die Aufnahme telefonisch erfolgen.
3. Senden Sie ein Bestätigungsschreiben. Der Koordinator benötigt die Identität des Arbeitnehmers, die Berufsbezeichnung, den Arbeitsort, das Startdatum, das Gehalt bzw. den Lohn und die Wochenstunden. E-Mail wird in der Regel akzeptiert.
4. Der Bond tritt am Einstellungsdatum in Kraft. Bewahren Sie die Bond-Dokumente zusammen mit Ihren Lohnunterlagen auf, sobald sie eintreffen.

Der häufigste Timing-Fehler ist, dies wie eine gewerbliche Versicherung zu behandeln, deren Zeichnung Wochen dauert. Es findet überhaupt keine Zeichnung statt – aber der Antrag sollte vor oder spätestens zum Startdatum eingehen, also kontaktieren Sie den Koordinator in dem Moment, in dem das Angebot angenommen wird, und nicht erst nach der ersten Arbeitswoche.

Noch ein praktischer Hinweis: Da der Bond den Einbehalt von Bundessteuern voraussetzt, muss Ihre Lohnabrechnung vom ersten Tag an korrekt eingerichtet sein. Ein Arbeitnehmer, der schwarz bezahlt oder fälschlich als Auftragnehmer eingestuft wird, hebt die Grundlage der Deckung auf.

Was nach sechs Monaten passiert​

Sechs Monate saubere Beschäftigung sind an sich schon das Produkt. Zu diesem Zeitpunkt:

• Gewerbliches Bonding wird verfügbar. Der Bonding-Agent des Programms kann Ihnen einen Übergangsbond verkaufen, um die Deckung über die Sechsmonatsmarke hinaus zu verlängern, auf Ihre eigenen Kosten. Ein Arbeitnehmer mit sechs Monaten nachgewiesener ehrlicher Beschäftigung ist weit leichter gewerblich zu verbürgen als ein unbekannter Bewerber.
• Einige Bundesstaaten bieten eine kostenlose Verlängerung an. In bestimmten Fällen ist ein zusätzlicher kostenloser Bond für weitere sechs Monate verfügbar, für bis zu 12 Monate kostenlose Deckung. Fragen Sie Ihren Staatskoordinator, ob Ihr Bundesstaat teilnimmt.
• Die meisten Arbeitgeber machen einfach ohne Bond weiter. Mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz in der Akte hat sich der ursprüngliche Grund für das Bonding aufgelöst.

In jedem Fall sollten Sie den Sechsmonats-Meilenstein so dokumentieren, wie Sie das Ende jeder Probezeit dokumentieren würden: eine kurze schriftliche Beurteilung, abgelegt mit den Bond-Unterlagen.

Kombinieren Sie es mit anderen Einstellungsanreizen​

Der Bond passt natürlich zum Work Opportunity Tax Credit (WOTC), der Bundesgutschrift für die Einstellung aus Zielgruppen, die mit Beschäftigungsbarrieren konfrontiert sind. Für die Zielgruppe der ehemaligen Straftäter beträgt die Gutschrift in der Regel 40 % der ersten 6.000 $ an Löhnen – bis zu 2.400 $ –, wenn der Arbeitnehmer im ersten Jahr mindestens 400 Stunden arbeitet (25 % für 120–399 Stunden). In Kombination mit einem kostenlosen Bond kann die Ökonomie einer Risikoeinstellung im ersten Jahr eine konventionelle Einstellung glatt übertreffen.

Eine Warnung: Bevor Sie WOTC-Dollars in Ihr Einstellungsbudget einplanen, überprüfen Sie den aktuellen Genehmigungsstatus der Gutschrift – sie erforderte historisch eine regelmäßige Neugenehmigung durch den Kongress, und ihre Verfügbarkeit für Neueinstellungen hängt vom geltenden Recht ab. Das Bonding-Programm selbst läuft seit 1966 ununterbrochen und bedarf keiner solchen Prüfung. Ihre staatliche Arbeitsmarktbehörde bietet möglicherweise auch Erstattungen für betriebliche Ausbildung oder Lohnzuschüsse, die sich auf beides aufschichten lassen.

Fehler, die Arbeitgeber die Deckung kosten​

• Annehmen, dass nur Ex-Straftäter qualifiziert sind. Schlechte Bonität, keine Berufserfahrung und Langzeitarbeitslosigkeit zählen alle. Wenn eine Einstellung aus irgendeinem Grund schwer zu vermitteln ist, fragen Sie den Koordinator.
• Einstellung als Auftragnehmer. Die 1099-Regelung, die sich flexibel anfühlt, disqualifiziert den Arbeitnehmer vom Bonding und setzt Sie dem Risiko der Fehlklassifizierung aus. Wenn die Rolle wirklich eine Angestelltenrolle ist, stellen Sie ihn als Angestellten ein.
• Zu lange warten. Der Bond ist am Einstellungsdatum wirksam, aber der Antrag muss in Bewegung sein. Angebot angenommen heißt Koordinator kontaktiert.
• Den Bond als Hintergrundüberprüfung behandeln. Der Bond versichert gegen Untreue; er überprüft niemanden. Behalten Sie Ihre normale Einstellungssorgfalt bei – Interviews, Referenzen und welche rechtmäßige Überprüfung Ihr Bundesstaat auch zulässt.
• Schlampige Lohnunterlagen. Die Bond-Dokumente, das Angebotsschreiben, die Startdatumsbestätigung und die Einbehaltsunterlagen sollten zusammen in der Personalakte liegen. Falls Sie jemals einen Anspruch geltend machen müssen, ist diese Akte Ihr Beweis.

Halten Sie Ihre Einstellungsunterlagen organisiert​

Jede gebundene Einstellung erzeugt Papierkram, der zur Steuerzeit und bei Streitigkeiten wichtig ist: das Angebotsschreiben, die Bond-Bestätigung, Startdatumsunterlagen, Lohn- und Einbehaltshistorie und alle Steuergutschrift-Zertifizierungen. Arbeitskosten und Einstellungsanreize in einem sauberen Rechnungswesen zu verfolgen – statt verstreut über E-Mail, Lohnexporte und einen Aktenschrank – ist das, was Programme wie dieses von einer guten Idee zu tatsächlich vereinnahmtem Geld machen. Wenn Sie eine Einführung in die Strukturierung Ihrer Konten möchten, führen die Leitfäden in /docs/ Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

Vereinfachen Sie Ihre Finanzverwaltung​

Während Sie Ihr Team ausbauen und Programme wie das Federal Bonding nutzen, ist die Führung klarer Finanzunterlagen unerlässlich. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt – keine Blackbox, kein Vendor-Lock-in. Starten Sie kostenlos und sehen Sie, warum Entwickler und Finanzfachleute auf Plain-Text-Buchhaltung umsteigen.