Was gehört in die Personalakte (und was nicht)

Wenn ein ehemaliger Mitarbeiter morgen früh Einsicht in seine Personalakte verlangen würde – könnten Sie den richtigen Ordner innerhalb weniger Tage vorlegen – und nur den richtigen Ordner? Für die meisten Kleinunternehmen ist die ehrliche Antwort unbequem: Alles liegt in einem überfüllten Ordner (oder auf einem gemeinsamen Laufwerk), medizinische Notizen liegen neben Leistungsbeurteilungen, und niemand erinnert sich, wo die I-9-Formulare sind. Diese einzige Angewohnheit schafft gleich drei rechtliche Risiken: eine Verletzung der Vertraulichkeit bei Behinderungen, eine übermäßige Offenlegung bei Einwanderungsprüfungen und einen Aufbewahrungsfehler bei Lohnansprüchen.

Die Lösung ist nicht kompliziert. Sie brauchen ein einfaches System getrennter Akten, eine klare Regel, was wohin gehört, und ein schriftliches Zugriffsverfahren. Dieser Leitfaden erklärt genau das.

Was eine Personalakte tatsächlich ist​

Eine Personalakte ist Ihre Aufzeichnung über das Arbeitsverhältnis einer Person: wer sie als Mitarbeiter ist, welche Position sie innehat, wie sie Leistung erbringt, was sie verdient und wie sich das Verhältnis verändert hat oder endete. Es ist eine Beschäftigungsakte, keine Lebensakte. Alles, was nichts mit dem Job oder dem Arbeitsverhältnis zu tun hat, gehört nicht hinein.

Es gibt kein einziges Bundesgesetz, das den vollständigen Inhalt einer Personalakte für private Arbeitgeber definiert. Stattdessen beanspruchen mehrere Gesetze jeweils einen Teil davon: Das Behindertenrecht sagt, Sie sollen medizinische Informationen fernhalten, das Einwanderungsrecht sagt, Sie sollen Arbeitsberechtigungsformulare getrennt aufbewahren, das Antidiskriminierungsrecht legt fest, wie lange Sie Einstellungs- und Personalunterlagen aufbewahren müssen, und das Lohnrecht legt fest, wie lange Sie Gehaltsunterlagen aufbewahren müssen. Etwa 19 Bundesstaaten fügen eigene Zugriffsregeln hinzu. Ihr Ablagesystem muss allen gleichzeitig gerecht werden – genau deshalb scheitert ein einzelner großer Ordner.

Was gehört in die Hauptpersonalakte​

Beschränken Sie die Hauptakte auf arbeitsbezogene Beschäftigungsunterlagen. Für einen typischen Mitarbeiter bedeutet das:

• Bewerbung, Lebenslauf und Angebotsschreiben
• Stellenbeschreibung für die Position
• Unterschriebene Bestätigung des Handbuchs und der At-Will-Vereinbarung (falls verwendet)
• Lohnsteuerformulare (bundesstaatliches W-4 und entsprechende Formulare der Bundesstaaten) – oder ein Verweis darauf, wo die Gehaltsabteilung sie aufbewahrt
• Leistungsbeurteilungen und Zielvereinbarungen
• Disziplinarunterlagen: Abmahnungen, Verbesserungspläne, Suspendierungen
• Mitteilungen über Beförderung, Versetzung, Degradierung und Gehaltsänderungen
• Schulungs- und Zertifizierungsunterlagen, die mit der Stelle verbunden sind
• Anwesenheitsübersichten (Daten und Summen, nicht die Gründe für Abwesenheiten)
• Urlaubs- und Abwesenheitsanträge mit den genommenen Daten (bewahren Sie die ärztliche Bescheinigung hinter der Abwesenheit separat auf – siehe unten)
• Beendigungsunterlagen: Kündigungsschreiben, Beendigungsmitteilung, Austrittsinterview, COBRA-Hinweis

Ein nützlicher Test vor der Ablage: Würde dieses Dokument einem zukünftigen Leser helfen zu verstehen, welche Arbeit diese Person gemacht hat, wie gut sie sie gemacht hat oder was sich an ihrem Arbeitsverhältnis geändert hat? Wenn ja, gehört es wahrscheinlich hierher. Wenn es den Gesundheitszustand einer Person erklärt, gehört es nicht hierher – auch wenn es als Anhang zu einem Urlaubsantrag eingegangen ist.

Ein Hinweis zu Gehaltsunterlagen​

Gehaltsunterlagen (Lohnsätze, Arbeitszeiten, Abzüge, Zahlungstermine) werden oft bei der Gehaltsabrechnung aufbewahrt und nicht in der Personalakte, und das ist in Ordnung. Wichtig ist, dass sie existieren, korrekt sind und für den vollen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden: drei Jahre für Gehaltsunterlagen nach dem Fair Labor Standards Act, wobei Stundenzettel und Lohnberechnungsunterlagen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden müssen. Wenn Ihre Gehaltsabrechnung in Ihrem Buchhaltungssystem läuft, legen Sie einen Verweis in der Personalakte ab, damit Sie auf Anfrage das vollständige Bild zusammenstellen können.

Was muss außerhalb der Personalakte bleiben: Die drei separaten Akten​

Dies ist der Punkt, den die meisten Kleinunternehmen falsch machen. Drei Kategorien von Unterlagen müssen außerhalb der Hauptpersonalakte aufbewahrt werden.

1. Vertrauliche medizinische Akte (gesetzlich getrennt erforderlich)​

Nach dem Americans with Disabilities Act müssen alle medizinischen Informationen über einen Mitarbeiter auf separaten Formularen erfasst und in separaten medizinischen Akten als vertrauliche Krankenakte geführt werden. Dies gilt für Arbeitgeber mit 15 oder mehr Mitarbeitern, aber es ist bei jeder Größe die richtige Praxis. Es umfasst mehr, als Sie vielleicht erwarten:

• Ärztliche Atteste und Bescheinigungen der Arbeitsfähigkeit
• Medizinische Bescheinigungen nach dem Family and Medical Leave Act (FMLA) und damit verbundene Gesundheitsdetails
• Medizinische Unterlagen zur Arbeiterunfallversicherung
• Anfragen zu Behinderungsanpassungen und unterstützende medizinische Unterlagen
• Drogentestergebnisse mit medizinischen Informationen, Ergebnisse biometrischer Untersuchungen, Details zur Krankenversicherungsanmeldung

Nur enge Ausnahmen erlauben die Offenlegung: Vorgesetzte dürfen über notwendige Arbeitseinschränkungen und Anpassungen informiert werden (über die Einschränkungen, nicht die Diagnosen), und Ersthelfer oder Sicherheitspersonal dürfen informiert werden, wenn eine Notfallbehandlung erforderlich sein könnte. Eine Leistungsbeurteilung, die die Diagnose eines Mitarbeiters erwähnt, oder eine Urlaubsakte, die die vollständige medizinische Bescheinigung enthält, durchbricht diese Trennung. Speichern Sie Daten und Entscheidungen in der Personalakte; bewahren Sie die Gesundheitsdetails in der verschlossenen medizinischen Akte auf.

2. I-9-Formulare und Arbeitsberechtigungsunterlagen (getrennt aufbewahren)​

Legieren Sie I-9-Formulare nicht in den Personalakten ab. Die Einwanderungsbehörden empfehlen, I-9-Formulare separat aufzubewahren – in einem eigenen Ordner oder einer eigenen elektronischen Datei – damit eine Prüfung genau das liefert, was angefordert wurde, und nichts mehr. Wenn Ihre I-9-Formulare in den Personalakten liegen, riskiert jede Aktenprüfung die übermäßige Offenlegung sensibler Dokumente an die falschen Personen.

Auch die Aufbewahrungsfrist hat ihre eigene Regel, die sich von allem anderen unterscheidet: Bewahren Sie jedes I-9-Formular drei Jahre nach dem Einstellungsdatum oder ein Jahr nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses auf, je nachdem, was später liegt. Erst nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters berechnen Sie das Vernichtungsdatum. Senden Sie I-9-Formulare nie unaufgefordert an die Einwanderungsbehörde; Sie bewahren sie auf und legen sie innerhalb von drei Werktagen nach Erhalt einer Prüfungsmitteilung vor.

3. Ermittlungen, Beschwerden und Hintergrundüberprüfungen (am besten getrennt aufbewahrt)​

Bewahren Sie Beschwerden, Ermittlungsnotizen, Zeugenaussagen und Ergebnisse von Beschwerdeverfahren in einer separaten vertraulichen Ermittlungsakte auf, nicht in der Personalakte der betroffenen Person. Endgültige Disziplinarmaßnahmen, die sich aus einer Ermittlung ergeben haben, können in der Personalakte zusammengefasst werden; die zugrunde liegenden Zeugenaussagen und internen Überlegungen sollten nicht mit den regulären Aufzeichnungen des Mitarbeiters mitgeführt werden. Ebenso sollten Berichte von Hintergrundüberprüfungen, die nach dem Fair Credit Reporting Act eingeholt wurden, und Personalbeurteilungen mit offenen Einschätzungen Dritter getrennt aufbewahrt werden, da mehrere bundesstaatliche Zugriffsgesetze Mitarbeitern die Einsicht in die Hauptakte ermöglichen – Sie möchten nicht, dass ungefilterte Meinungen anderer oder persönliche Daten Dritter bei einer routinemäßigen Aktenprüfung auftauchen.

Das Multi-Akten-System, das einer Prüfung standhält​

Für ein Kleinunternehmen decken fünf Behälter fast alles ab:

1. Personalakte – die oben beschriebene Beschäftigungsakte. Eine pro Mitarbeiter.
2. Vertrauliche medizinische Akte – verschlossen, minimaler Zugriff. Eine pro Mitarbeiter, getrennt aufbewahrt.
3. I-9-Ordner – alle I-9-Formulare aktiver Mitarbeiter zusammen (alphabetisch oder nach Einstellungsdatum), plus eine separate Gruppe für ausgeschiedene Mitarbeiter, deren Vernichtungsdatum noch nicht erreicht ist.
4. Ermittlungsakte – Beschwerden und Ergebnisse, organisiert nach Vorfall, nicht nach Person.
5. Gehalts- und Steuerunterlagen – Lohndaten, Arbeitszeiten, Abzüge, Steuererklärungen, Unterlagen zur Leistungsanmeldung. Dies lebt oft in Ihrem Buchhaltungs- oder Gehaltsabrechnungssystem; die Anforderung ist Vollständigkeit und Aufbewahrung, nicht ein bestimmtes Schrankfach.

Fügen Sie dann zwei Kontrollen hinzu, die nichts kosten:

• Need-to-know-Zugriff. Vorgesetzte sehen Leistungsinformationen nur für ihre eigenen Mitarbeiter. Nur designierte Personen (Sie, Ihre HR-Leitung, Ihr Gehaltsabrechnungsadministrator) sehen Gehaltsdetails. Fast niemand sieht die medizinische Akte. Halten Sie schriftlich fest, wer welchen Schlüssel besitzt – physisch oder digital.
• Ein Zugriffsprotokoll. Notieren Sie, wer eine Akte eingesehen oder kopiert hat, wann und warum. Das dauert Sekunden und ist das Erste, was einen Prüfer oder Ermittler von Ihrem System überzeugt.

Wenn Sie digital arbeiten, gilt dieselbe Struktur für Ordner und Berechtigungen: getrennte Verzeichnisse mit getrennten Freigaberegeln, nicht ein einzelner „HR“-Ordner, den jeder öffnen kann. Verschlüsselung und Backups sind hier wichtig, weil diese Akten Sozialversicherungsnummern, medizinische Details und Bankinformationen an einem Ort bündeln.

Zugriffsrechte der Mitarbeiter: Was Sie bereitstellen müssen​

Es gibt kein allgemeines Bundesgesetz, das Mitarbeitern im privaten Sektor das Recht einräumt, ihre Personalakte einzusehen. Ob Sie Zugang gewähren müssen, hängt von Ihrem Bundesstaat ab – und die Bundesstaaten teilen sich grob in zwei Lager. Etwa 19 Bundesstaaten verlangen von Arbeitgebern, aktuellen Mitarbeitern (und manchmal auch ehemaligen Mitarbeitern) Zugang zu ihren Personalunterlagen zu gewähren; die übrigen überlassen dies der Unternehmenspolitik, wobei Texas ein prominentes Beispiel für Letzteres ist: Arbeitgeber in Texas haben im Allgemeinen keine rechtliche Pflicht, Mitarbeitern die Einsicht in die Akte zu ermöglichen, obwohl Beschäftigte des öffentlichen Dienstes separate Rechte auf Informationszugang haben.

Wo Zugriffsgesetze existieren, unterscheiden sie sich bei den Details, die operativ wichtig sind:

• Wer darf anfragen. Einige Bundesstaaten decken nur aktuelle Mitarbeiter ab; andere erstrecken sich auf ehemalige Mitarbeiter für einen Zeitraum nach der Beendigung, manchmal mit Einschränkungen (z. B. Zugang einmal im Jahr nach der Kündigung).
• Wie schnell Sie reagieren müssen. Fristen reichen von einigen Werktagen bis zu einigen Wochen. Die Klarstellung von Washington aus dem Jahr 2025 beispielsweise definiert die Akte weit – Bewerbungen, Beurteilungen, Disziplinarunterlagen, Urlaubs- und Anpassungsunterlagen, Gehaltsunterlagen, Arbeitsverträge – und setzt eine Frist von 21 Tagen für die Bereitstellung.
• In welcher Form der Zugriff erfolgt. Die meisten Bundesstaaten verlangen mindestens eine beaufsichtigte Einsichtnahme, oft mit dem Recht, Notizen zu machen und Kopien zu erhalten (Sie dürfen eine angemessene Kopiergebühr erheben). Einige schränken ein, was gezeigt werden muss, und schließen Ermittlungsmaterialien oder Referenzschreiben aus.
• Vergeltung ist verboten. Mitarbeiter, die Zugriffsrechte geltend machen, sind geschützt. Behandeln Sie Anfragen daher als Routineverwaltung, niemals als konfrontatives Ereignis.

Eine praktische Politik, auch wenn Ihr Bundesstaat keinen Zugriff verlangt: Akzeptieren Sie schriftliche Anfragen, antworten Sie innerhalb von zwei Wochen, bieten Sie eine beaufsichtigte Einsicht plus Kopien auf Anfrage an, und lassen Sie eine andere Person als den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters dabei sein. Ein ruhiger, dokumentierter Prozess verwandelt einen misstrauischen Moment in einen vertrauensbildenden – und wenn die Anfrage einem Streit vorausgeht, zeigt Ihr Protokoll guten Willen.

Wie lange Sie alles aufbewahren müssen​

Aufbewahrungsfristen addieren sich, also wenden Sie die längste geltende Regel auf jeden Unterlagentyp an:

• Personal- und Beschäftigungsunterlagen (Einstellung, Beförderung, Beendigung, Bewerbungen): mindestens ein Jahr ab Erstellung oder der Personalmaßnahme gemäß EEOC-Regeln; ein Jahr ab Beendigung für unfreiwillig entlassene Mitarbeiter. Bewahren Sie Unterlagen im Zusammenhang mit einer Diskriminierungsbeschwerde auf, bis die Angelegenheit vollständig abgeschlossen ist.
• Gehaltsunterlagen (Löhne, Arbeitszeiten, Abzüge, Lohnbasis): drei Jahre nach dem Fair Labor Standards Act und drei Jahre für Lohnunterlagen zum Zwecke der Altersdiskriminierung. Unterstützende Berechnungen (Stundenzettel, Akkordbelege, Lohnsatztafeln) benötigen mindestens zwei Jahre.
• Formular I-9: drei Jahre nach der Einstellung oder ein Jahr nach der Beendigung, je nachdem, was später liegt.
• Leistungs- und Urlaubsunterlagen: Plandokumente und Anmeldedaten folgen im Allgemeinen den Steuer- und Leistungsregeln (in der Praxis oft sechs oder mehr Jahre); bewahren Sie FMLA-Urlaubsunterlagen mindestens drei Jahre auf.
• Bewerbungen von Personen, die Sie nicht eingestellt haben: ein Jahr.
• Landesrecht: Mehrere Bundesstaaten verlangen längere Fristen (üblicherweise drei bis fünf Jahre für Lohnunterlagen). Überprüfen Sie also Ihr Landesrecht und folgen Sie der Regel, die am längsten ist.

Zwei Gewohnheiten verhindern die meisten Aufbewahrungsfehler. Vernichten Sie erstens niemals etwas, sobald Sie einen Anspruch, eine Beschwerde oder eine Prüfung vernünftigerweise erwarten – eine Sperrverfügung (Litigation Hold) hat Vorrang vor jedem Zeitplan oben. Zweitens legen Sie Vernichtungsdaten auf Akten ausgeschiedener Mitarbeiter (ein einfaches Deckblatt: „I-9 nach [Datum] vernichten, Personalakte nach [Datum]“), damit das Aussortieren eine geplante Handlung ist, kein Impuls zur Frühjahrsreinigung.

Häufige Fehler, die Risiken schaffen​

• Die Ein-Ordner-Gewohnheit. Medizinische Details, I-9-Kopien und Leistungsnotizen an einem Ort bedeutet, dass jede Offenlegung – an den Mitarbeiter, an einen Prüfer, an einen neuen Vorgesetzten – etwas preisgibt, das sie nicht sollte.
• Schattenakten. Vorgesetzte, die ihre eigenen „echten“ Notizen außerhalb der offiziellen Akte führen, schaffen Unterlagen, die Sie nicht vorlegen und nicht verteidigen können. Verlangen Sie, dass Personalentscheidungen auf der offiziellen Akte beruhen.
• Medizinische Sprache in Leistungsdokumenten. „Hat seit der Diagnose zu kämpfen“ in einer Beurteilung vermischt die beiden Akten, die Sie getrennt halten wollten. Beschreiben Sie beobachtbare Arbeitsergebnisse; legen Sie Gesundheitsinformationen nur in der medizinischen Akte ab.
• Automatisches Löschen. Dateien nach einem Jahr zu löschen, weil „die EEOC ein Jahr sagt“, vernichtet Gehaltsunterlagen, die drei Jahre aufbewahrt werden müssen, und I-9-Formulare, die länger aufbewahrt werden müssen. Wenden Sie die Zeitpläne pro Unterlagentyp an.
• Kein Zugriffsverfahren. Wenn eine Anfrage eintrifft und Sie hektisch reagieren, entstehen Verzögerungen, die in Bundesstaaten mit Zugriffsgesetzen sanktioniert werden, und Streitigkeiten, die wie Vertuschung aussehen. Ein einseitiges schriftliches Verfahren verhindert beides.
• I-9-Formulare in Personalakten aufbewahren und dann die Akte aushändigen. Die vermeidbarste Überproduktion in der HR von Kleinunternehmen. Die Trennung ist die gesamte Abhilfe.

Eine 30-Minuten-Einrichtungs-Checkliste​

1. Erstellen Sie die fünf Behälter (physische Ordner oder berechtigungsgetrennte digitale Verzeichnisse) und verschieben Sie vorhandene Dokumente in die richtigen.
2. Entfernen Sie jedes medizinische Dokument aus den Personalakten in die vertrauliche medizinische Akte. Entfernen Sie jedes I-9-Formular in den I-9-Ordner.
3. Schreiben Sie eine einseitige Zugriffsrichtlinie: wer welche Aktenart sehen darf, wie Mitarbeiter eine Einsichtnahme beantragen, Ihre Antwortzeit und Kopierregeln.
4. Fügen Sie jeder Akte eines ausgeschiedenen Mitarbeiters ein Deckblatt mit dem I-9-Vernichtungsdatum und den Vernichtungsdaten für Personal-/Gehaltsakten hinzu.
5. Schränken Sie die digitale Freigabe für die medizinischen und Ermittlungsordner noch heute ein; entfernen Sie die breiten „Jeder im Unternehmen“-Freigaben.
6. Planen Sie eine jährliche Vernichtungsprüfung in Ihrem Kalender – mit einer Sperrverfügungsprüfung, bevor etwas vernichtet wird.

Halten Sie Ihre Personalakten und Ihre Bücher im Einklang​

Personalakten und Gehaltsbücher beschreiben dasselbe Arbeitsverhältnis aus zwei Perspektiven, und sie sollten übereinstimmen: Der Lohnsatz in der Akte sollte dem Satz im Hauptbuch entsprechen, die Einstellungs- und Beendigungsdaten sollten mit dem Beginn und Ende der Gehaltszahlungen übereinstimmen, und jede außerplanmäßige Zahlung sollte auf eine dokumentierte Entscheidung zurückführbar sein. Wenn die beiden auseinanderdriften, werden Lohnforderungen und Steuerbescheide schnell teuer. Wenn Ihre Buchhaltung Lohnsätze, Abzüge und Lohnsteuererklärungen bereits sauber verfolgt, werden Aktenprüfungen schneller und Audits ruhiger.

Vereinfachen Sie Ihre Finanzverwaltung​

Während Sie Personalakten und Gehaltsunterlagen straffen, zahlt es sich aus, auch die Finanzseite genauso organisiert zu halten – bei der Steuererklärung und bei jeder Prüfung. Beancount.io bietet Textdatei-basierte Buchhaltung, die transparent, versionskontrolliert und KI-bereit ist – jeder Gehaltslauf und jede Steuerzahlung ist in Dateien nachvollziehbar, die Ihnen gehören. Jetzt kostenlos starten und sehen Sie, warum Entwickler und Finanzprofis auf Textdatei-Buchhaltung umsteigen.