Ihr Lieferant bietet 2/10, netto 30 an: 2% Abzug, wenn Sie innerhalb von 10 Tagen zahlen, oder den vollen Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen. Das sieht nach einer einfachen Cash-Management-Entscheidung aus. In Ihrer Buchhaltung ändert die Wahl jedoch, wo der Vorteil erscheint – bei den Einkäufen, den Kosten der verkauften Waren oder einem separaten Ertragskonto – und wie Sie Ware bewerten, die am Jahresende noch im Regal liegt.
Die gute Nachricht ist, dass ein kleiner Einzelhändler kein ausgefeiltes System benötigt, um dies korrekt zu handhaben. Sie müssen zwei Arten von Rabatten unterscheiden, eine einheitliche Methode für Skonti wählen, die Skontobedingungen bei der Rechnungserfassung festhalten und das Ergebnis mit dem tatsächlich vorhandenen Inventar abgleichen.
Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die US-amerikanische Einkommensteuerbehandlung für Unternehmen, die Waren zum Weiterverkauf kaufen. Rechnungslegungsvorschriften und lokale Steueranforderungen können abweichen. Nutzen Sie den Leitfaden daher als Buchhaltungsrahmen und fragen Sie Ihren Steuerberater, bevor Sie eine etablierte Bilanzierungsmethode ändern.
Trennen Sie zuerst Handelsrabatte von Skonti
Das Wort „Rabatt“ umfasst zwei verschiedene Geschäftsvorfälle. Sie gleich zu behandeln, ist der erste Weg, auf dem ein Einzelhändler seinen Warenbestand und seine Margen schwerer verständlich machen kann.
Handelsrabatte mindern den Kaufpreis
Ein Handelsrabatt ist eine Reduzierung vom Listen- oder Katalogpreis des Lieferanten. Er kann Teil Ihrer ausgehandelten Lieferantenpreise, einer Großhandelsstufe oder eines Herstellerrabatts sein, der als Minderung des Verkaufspreises fungiert. Sie erfassen nicht den Listenpreis und buchen die Reduzierung dann als Ertrag. Erfassen Sie den Nettobetrag, den Sie tatsächlich zahlen, als Warenkosten.
Zum Beispiel listet ein Lieferant eine Kiste Ware mit 1.080. Der Unterschied von $120 ist kein separater Gewinn und sollte weder den Umsatz noch andere Erträge aufblähen.
Handelsrabatte sind normalerweise bekannt, wenn Sie die Ware kaufen. Das macht sie zu einem Teil der anfänglichen Kostenberechnung, einschließlich der Kosten, die Einheiten zugewiesen werden, die im Inventar verbleiben.
Skonti belohnen pünktliche Zahlung
Ein Skonto ist an den Zeitpunkt der Zahlung gebunden. Bedingungen wie 2/10, netto 30 bedeuten, dass der Rechnungsbetrag um 2% reduziert werden kann, wenn innerhalb von 10 Tagen gezahlt wird; andernfalls ist der volle Betrag bis Tag 30 fällig. Der Rabatt ist nicht allein deshalb verfügbar, weil der Lieferant einen niedrigeren Katalogpreis genannt hat.
Skonti schaffen eine buchhalterische Entscheidung, weil der Vorteil von Ihrem Zahlungsverhalten abhängt. Sie können die Einkäufe um die in Anspruch genommenen Skonti mindern oder ein separates Skonto-Konto gutschreiben. Die gewählte Methode muss für alle Einkaufsskonti in jedem Jahr einheitlich angewendet werden.
Die zwei zulässigen Ansätze für Skonti
Das IRS beschreibt zwei Möglichkeiten, Skonti auf Einkäufe zu verbuchen. Beide können funktionieren, wenn sie einheitlich angewendet werden. Der wichtige Unterschied liegt darin, was mit den Kosten der verkauften Waren und dem Endbestand passiert.
Methode 1: Skonti von den Einkäufen abziehen
Bei der Methode der Einkaufsminderung erfassen Sie die Ware zu dem Betrag, den Sie voraussichtlich nach Abzug des verfügbaren Skontos zahlen werden, oder mindern die Einkäufe, wenn das Skonto tatsächlich in Anspruch genommen wird. Das Skonto senkt die Warenkosten, was letztendlich die Kosten der verkauften Waren für verkaufte Einheiten und die Einstandskosten der noch vorhandenen Einheiten senkt.
Angenommen, eine Rechnung über 200, also betragen die Warenkosten 200 in die Kostenberechnung. Wenn einige Einheiten verbleiben, bleibt der entsprechende Anteil im Inventar, bis diese Einheiten verkauft werden.
Dieser Ansatz kann die Produktökonomie leichter lesbar machen. Ein Einkäufer kann die Netto-Einstandskosten von Waren verschiedener Lieferanten vergleichen, ohne sich merken zu müssen, dass ein separates Ertragskonto Einkaufsersparnisse enthält. Er macht auch die Verbindung zwischen einem niedrigeren Lieferantenpreis und einer höheren Bruttomarge im selben Teil der Gewinn- und Verlustrechnung sichtbar.
Das operative Risiko besteht darin, Skonti zu schätzen, die Sie letztendlich nicht in Anspruch nehmen. Wenn eine Rechnung netto erfasst, aber nach Ablauf der Frist bezahlt wird, benötigen Sie einen klaren Prozess, um den verlorenen Rabatt zu erfassen und die Verbindlichkeit auf den tatsächlich geschuldeten Betrag zurückzusetzen. Kleine Unterschiede über viele Rechnungen können bei schnellem Lagerumschlag wesentlich werden.
Methode 2: Separates Skonto-Konto gutschreiben
Bei der Methode des separaten Kontos erfassen Sie die Einkäufe zum Rechnungsbetrag und schreiben ein Skonto-Konto gut, wenn Sie ein Skonto in Anspruch nehmen. Der Guthabensaldo wird zum Jahresende als Geschäftseinkommen behandelt. Bei dieser Methode mindern die Skonti nicht die Kosten der verkauften Waren, und Sie mindern den Rechnungspreis der Waren zum Jahresende nicht um einen durchschnittlichen oder geschätzten Rabatt.
Unter Verwendung derselben Rechnung über 10.000 an Einkäufen oder Inventar. Wenn Sie 200 einem Skonto-Konto gutgeschrieben. Das Konto kann je nach Ihrer Bilanzierungspolitik und den Empfehlungen Ihres Beraters als sonstiger Ertrag oder als separate Zeile für Einkaufsersparnisse dargestellt werden. Für Steuerzwecke ist entscheidend, dass Sie bei dieser Methode nicht zusätzlich die Kosten der verkauften Waren um diesen Betrag mindern.
Dieser Ansatz ist oft einfacher, wenn Rechnungen zum Bruttobetrag erfasst werden und das Zahlungsteam Skonti separat behandelt. Er vermeidet auch, ein erwartetes Skonto als verdient zu behandeln, bevor die Zahlung qualifiziert ist. Der Nachteil ist, dass Produktmargen und Inventar auf Rechnungspreisen basieren, während die Ersparnis woanders erscheint.
Warum Konsistenz zum Jahresende wichtig ist
Die Methode betrifft mehr als nur einen Zahlungseintrag. Sie beeinflusst die Beziehung zwischen Einkäufen, Kosten der verkauften Waren, steuerpflichtigem Einkommen und Endbestand.
Stellen Sie sich vor, ein Einzelhändler kauft im Laufe des Jahres Waren im Wert von 2.000 an Skonti in Anspruch. Zum Jahresende bleiben Waren im Wert von $30.000 unverkauft.
Mit der Methode der Einkaufsminderung reduziert der $2.000-Betrag den Kostenpool. Der Endbestand wird unter Verwendung der reduzierten Einkaufskosten gemessen, vorbehaltlich der etablierten Inventarbewertungsmethode des Einzelhändlers. Das Skonto wirkt sich daher sowohl auf den bereits verkauften Teil als auch auf den noch vorhandenen Teil aus.
Mit der Methode des separaten Kontos werden die Kosten der verkauften Waren und der Endbestand nicht um einen durchschnittlichen oder geschätzten Rabatt reduziert. Die Gutschrift von $2.000 wird über das separate Skonto-Konto gemäß der geltenden Steuerbehandlung erfasst. Sie können nicht eine Methode für verkaufte Waren und eine andere für Waren im Bestand verwenden, nur weil das Ergebnis in einem bestimmten Jahr besser aussieht.
Konsistenz ist auch für das Management-Reporting wichtig. Ein Methodenwechsel mitten im Jahr kann die Bruttomarge springen lassen, obwohl sich Lieferantenpreise, Einzelhandelspreise und Einkaufsvolumen nicht geändert haben. Ein sauberer Monatsabschluss sollte erklären, ob eine Margenänderung aus Preisgestaltung, Produktmix, Fracht, Schwund, Lieferantenkonditionen oder einer Änderung der Bilanzierungsmethode stammt.
Ein praktischer Rechnungsworkflow
Die beste Methode ist die, die Ihr Team ohne Verlust der Zahlungsfrist oder Erstellung unbegründeter Schätzungen ausführen kann. Bauen Sie die Skontoentscheidung in Ihren Kreditorenprozess ein.
Erfassen Sie die Bedingungen, wenn die Rechnung eintrifft
Notieren Sie Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Skontofrist, Prozentsatz, Lieferant, Bestellung und ob Fracht oder andere Gebühren qualifiziert sind. „2% Rabatt“ ist nicht genug Information, wenn das Skonto nur auf Waren angewendet wird, Fracht ausschließt oder nach einer Retoure oder Gutschrift berechnet wird.
Wenn Ihr Buchhaltungssystem ein Feld für das Skontodatum hat, nutzen Sie es. Andernfalls fügen Sie eine kurze Notiz oder ein Tag hinzu, das es Ihnen ermöglicht, Rechnungen mit Skontomöglichkeit bei der wöchentlichen Zahlungsprüfung zu identifizieren. Eine Kalendererinnerung ist nützlich, sollte aber auf die Rechnung und den Verbindlichkeitseintrag verweisen.
Entscheiden Sie, ob das Skonto realistisch erreichbar ist
Erfassen Sie nicht jedes verfügbare Skonto als wäre es sicher, wenn das Unternehmen regelmäßig zu spät zahlt. Vergleichen Sie den annualisierten Vorteil mit den Kosten, Bargeld früher einzusetzen. Ein 2%iges Skonto für eine Zahlung 20 Tage früher kann attraktiv sein, sollte Sie aber nicht zwingen, Gehälter zu verpassen, ein Betriebskonto zu überziehen oder teure kurzfristige Kredite aufzunehmen.
Verfolgen Sie die Entscheidung getrennt von der Bilanzierungsmethode. Ein Unternehmen kann konsequent die Methode des separaten Kontos verwenden, während es nur Skonti in Anspruch nimmt, die zu seinem Cash-Plan passen. Die Methode beschreibt, wie qualifizierende Skonti erfasst werden; sie verlangt nicht, jede Rechnung früh zu bezahlen.
Buchen Sie die Zahlung und bewahren Sie die Belege
Wenn das Skonto in Anspruch genommen wird, sollte die Zahlung die Verbindlichkeit für den vollen Rechnungsbetrag ausgleichen, während der Skontobetrag explizit ausgewiesen wird. Wenn es verpasst wird, erfassen Sie die volle Zahlung und behalten den Grund bei, wenn es eine wesentliche Ausnahme war. Ändern Sie nicht stillschweigend die ursprüngliche Rechnung, um den Bankbetrag anzupassen.
Bei einer Methode der Einkaufsminderung sollte der Skontoeintrag die Einkaufs- oder Inventarkosten reduzieren. Bei einer Methode des separaten Kontos sollte er das dafür vorgesehene Skonto-Konto gutschreiben. Ihr Buchhalter sollte in der Lage sein, anhand der Transaktion zu erkennen, welche Regel angewendet wurde, und nicht aus einer Kontoauszug Monate später die Entscheidung rekonstruieren zu müssen.
Gleichen Sie Skonti mit Inventar und Kosten der verkauften Waren ab
Die Skonto-Buchhaltung wird besonders wichtig, wenn Sie physisches Inventar führen. Verwenden Sie einen monatlichen oder vierteljährlichen Abgleich, um Fehler vor dem Jahresabschluss zu erkennen.
Beginnen Sie mit einer Liste von Rechnungen, die Skonti angeboten haben. Vergleichen Sie für jede:
- Den ursprünglichen Rechnungsbetrag.
- Die Skontobedingungen und das Qualifikationsdatum.
- Den tatsächlich gezahlten Betrag.
- Den im Hauptbuch erfassten Skontobetrag.
- Eventuelle Retouren, Gutschriften, Fracht, Steuern oder Lieferantengutschriften.
- Ob die Waren verkauft wurden, im Bestand verbleiben oder abgeschrieben wurden.
Vergleichen Sie dann die Einkaufsaufzeichnungen mit dem Inventar-Nebenbuch und dem Hauptbuch. Bei einem permanenten Inventarsystem muss das Skonto möglicherweise den betroffenen Artikeln oder der Einkaufscharge zugeordnet werden. Bei einem periodischen System fließt es durch die Einkaufsberechnung und die Endbestandszählung. Halten Sie die Methode in jedem Fall dokumentiert, damit die Jahresendzählung nicht eine andere Behandlung einführt.
Achten Sie auf vier häufige Warnsignale:
- Die Bank hat weniger gezahlt als der Kreditoreneintrag, sodass ein kleiner ungeklärter Soll- oder Habenposten übrig bleibt.
- Skonti reduzieren die Kosten der verkauften Waren, obwohl die Unternehmensrichtlinie besagt, dass sie in ein separates Konto gehören.
- Dieselbe Rechnung wird einmal zum Bruttobetrag und einmal zum Nettozahlungsbetrag erfasst.
- Eine Jahresend-Inventuranpassung verwendet geschätzte Skonti, obwohl das Unternehmen die Methode des separaten Kontos verwendet.
Klare Kontonamen helfen. Erwägen Sie separate Konten für Einkaufsretouren und Gutschriften, Skonti, Handelsrabatte, die in Nettokosten eingebettet sind, und Lieferantengutschriften. Vermeiden Sie es, ein Skonto-Konto als „sonstige Einnahmen“ zu bezeichnen, da dies ein Einkaufsmuster verbirgt, das Ihnen helfen könnte, bessere Konditionen auszuhandeln.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Handelsrabatt mit Skonto verwechseln
Erfassen Sie einen bekannten Großhandels- oder Katalograbatt in den Nettowarenkosten. Behandeln Sie einen Rabatt, der von der Zahlung bis zu einer Frist abhängt, über Ihre Skontorichtlinie. Die Quelldokumente können beide „Rabatt“ sagen, aber die buchhalterische Frage ist unterschiedlich.
Methoden nach Lieferant mischen
Die Verwendung der Methode der Einkaufsminderung für einen Lieferanten und der Methode des separaten Kontos für einen anderen mag bequem erscheinen, aber die IRS-Anleitung verlangt Konsistenz über alle Einkaufsskonti. Wählen Sie eine Richtlinie und konfigurieren Sie Kontenplan und Rechnungsworkflow darum herum.
Verpasste Skonti ohne Richtlinie als Inventarkosten behandeln
Wenn ein Skonto geschätzt, aber nicht in Anspruch genommen wird, muss der Unterschied bewusst behandelt werden. Ein verpasstes Skonto könnte eine Cashflow-Entscheidung, einen Wareneingangsstreit, eine späte Genehmigung oder einen Prozessfehler widerspiegeln. Identifizieren Sie die Ursache und wenden Sie Ihre dokumentierte Methode an; lassen Sie nicht die Buchhaltungssoftware standardmäßig stillschweigend entscheiden.
Methode ändern ohne steuerliches Verfahren zu prüfen
Wenn Sie die Methode zur Ermittlung der Inventarkosten ändern möchten, sagt das IRS, dass Sie in der Regel das Formular 3115, Antrag auf Änderung der Bilanzierungsmethode, einreichen müssen. Das ist eine Entscheidung über die Steuermethode, nicht nur eine Bereinigung des Kontenplans. Besprechen Sie Zeitpunkt, Anpassung und Auswirkungen auf die Finanzberichterstattung mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie den Wechsel vornehmen.
Skonti bei der Cashflow-Planung ignorieren
Das Skonto ist nur wertvoll, wenn das Unternehmen die Frist einhalten kann, ohne größere Finanzierungskosten zu verursachen. Ein Fälligkeitsbericht für Verbindlichkeiten, der Skontodaten neben den Fälligkeitsdaten zeigt, kann Einkaufskonditionen in eine echte Cashflow-Entscheidung verwandeln, anstatt in eine verpasste Gelegenheit.
Machen Sie die Richtlinie in Ihren Büchern sichtbar
Schreiben Sie eine einseitige Richtlinie, die fünf Fragen beantwortet: Welche Skonti qualifizieren? Welche Methode verwendet das Unternehmen? Wer prüft die Skontofrist? Was passiert, wenn ein Skonto verpasst wird? Wer überprüft die Inventarbehandlung zum Jahresende? Fügen Sie ein durchgerechnetes Beispiel mit einer Ihrer tatsächlichen Lieferantenrechnungen hinzu.
Genaue Buchhaltung ist das, was diese Richtlinie mit der Realität verbindet. Verfolgen Sie Rechnung, Zahlungsdatum, Skonto, Produkt- oder Einkaufscharge, Lieferantengutschrift und Inventarstatus in einem Hauptbuch, das später überprüft werden kann. Das Ergebnis ist eine bessere Bruttomargenanalyse, weniger ungeklärte Abweichungen im Abgleich und ein besser verteidigbarer Jahresabschluss.
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