Die Lohn- und Gehaltsdatenberichte in Kalifornien für das Berichtsjahr 2025 sind bis zum 13. Mai 2026 an das Civil Rights Department (CRD) einzureichen. Wenn Sie ein privater Arbeitgeber mit 100 oder mehr Lohn- und Gehaltsempfängern sind oder ein privater Auftraggeber mit 100 oder mehr Arbeitnehmern über Arbeitsverträge (Labor-Contractor), müssen Sie jährlich gemäß §12999 des Government Code melden – und 2026 wird das Jahr, in dem die Regeln strenger werden.
Wer melden muss
- Bericht über Lohn- und Gehaltsempfänger: Private Arbeitgeber mit 100+ Lohn- und Gehaltsempfängern (innerhalb oder außerhalb Kaliforniens, aber mit Meldung über kalifornische Beschäftigte)
- Bericht über Arbeitnehmer von Arbeitsvertrags-Unternehmen: Private Auftraggeber mit 100+ Arbeitnehmern, die über Arbeitsvertrags-Unternehmen in Kalifornien eingestellt wurden
- Berichterstattung auf Betriebsebene: Daten aufgeschlüsselt nach Betrieb, Gehaltsband, Berufskategorie, Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht – ähnlich dem bundesweiten EEO-1, aber separat über das CRD-Portal und dessen Excel-Vorlagen eingereicht
Sie können die kalifornische Anforderung nicht durch die alleinige Einreichung des bundesweiten EEO-1 erfüllen. Das CRD verlangt eine eigene Einreichung, selbst während die EEOC erwägt, die bundesweite EEO-1-Erhebung einzustellen.
Was ist neu für 2026, was ändert sich 2027
Für die Einreichung im Mai 2026 (Daten von 2025) hat das CRD vorläufige Vorlagen und FAQs veröffentlicht, die eine erweiterte Erfassung von Beschäftigtenklassifikationen und Arbeitsmustern sowie strengere Validierungen signalisieren. Die grundlegende Gehaltsbandstruktur (10 Berufskategorien) gilt weiterhin für die Daten von 2025.
Ab der Berichterstattung für die Daten von 2026 (fällig 2027) erweitert der SB 464 die Berufskategorienstruktur von 10 auf 23 Kategorien und macht Strafen für die Nichtmeldung verpflichtend, wenn das CRD sie anfordert – ein Wandel von fakultativer zu verpflichtender Durchsetzung. Arbeitgeber, die bis 2027 warten, um ihre HRIS-Kategorien neu aufzubauen, müssen unter Zeitdruck neu zuordnen.
Was einzureichen ist – und wie
Das CRD-Portal verlangt Excel-Vorlagen nach Berichtsart (Lohn- und Gehaltsempfänger vs. Arbeitsvertrags-Unternehmen), wobei jeder Betrieb ein separater Abschnitt ist. Demografische Daten stammen aus freiwilliger Selbstidentifikation; Lohn- und Gehaltsdaten verwenden die W-2-Box 5 (Medicare-Löhne), die auf Gehaltsbänder abgebildet werden. Arbeitsstunden und neue Arbeitsmusterfelder müssen mit den Lohn- und Gehaltsunterlagen übereinstimmen.
Der häufigste Einreichungsfehler ist eine Abweichung bei der Anzahl der Betriebe – der Hauptsitz plus jeder physische oder entfernte Betrieb muss mit der Betriebsstättendatei des Lohn- und Gehaltssystems abgeglichen werden. Ein kalifornischer Arbeitgeber mit 120 Beschäftigten an drei Standorten reicht drei Betriebsabschnitte ein, nicht eine zusammengefasste Gesamtsumme.
Strafen und Aufbewahrungspflichten
Ab 2026 müssen Gerichte Strafen verhängen, wenn das CRD sie wegen Nichtmeldung beantragt – zuvor waren Strafen fakultativ. Das CRD hat auch die Pflichten zur Datenspeicherung betont: Bewahren Sie die Lohn-, demografischen und Einreichungsunterlagen mindestens drei Jahre nach der Übermittlung auf und seien Sie bereit, sie bei einer Prüfung vorzulegen.
Verspätete oder ungenaue Einreichungen können auch in Lohn- und Einstellungsprüfungen auftauchen, die das CRD auf der Grundlage des Datensatzes selbst durchführt.
Buchhaltungs- und HRIS-Checkliste vor dem 13. Mai
- Gleichen Sie den Personalbestand im vom CRD vorgeschriebenen Stichtagszeitraum (in der Regel ein einzelner Lohnzeitraum zwischen dem 1. Okt. und 31. Dez. 2025) mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung ab, nicht mit dem HR-Personalbestand, der auch Abwesenheiten umfasst.
- Validieren Sie Rasse-/Ethnizitäts-/Geschlechtsdaten anhand der Formulare zur freiwilligen Selbstidentifikation; nehmen Sie keine Zuschreibungen vor.
- Ordnen Sie Gehaltsbänder anhand der Box-5-Löhne zu und gleichen Sie die Bandsummen mit den Lohnsummen ab – eine Abweichung bei der Bandsumme führt zur Ablehnung der Einreichung.
- Dokumentieren Sie Arbeitsvertrags-Daten separat, mit Name des Arbeitsvertrags-Unternehmens und Anzahl der Arbeitnehmer pro Betrieb.
Führen Sie in Beancount die Fälligkeitstermine für Lohn- und Gehaltsdatenberichte sowie die Listen der erfassten Betriebe als datierte Notizen, damit die Frist am 13. Mai jedes Jahr mit dem richtigen Umfang wiederkehrt.
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