Fragen Sie einen neuseeländischen Einzelunternehmer, was ihm im Januar den Schlaf raubt, und viele werden dasselbe sagen: Eine Vorauszahlungssteuerrate, die am 15. fällig ist, direkt nach den Weihnachtsausgaben und kurz vor der GST-Saison. Wenn Sie den Betrag falsch berechnen, schickt das Inland Revenue Department (IRD) nicht nur einen Erinnerungsbrief – es berechnet Zinsen, derzeit knapp unter 11% pro Jahr, auf jeden fehlenden Dollar. Machen Sie es richtig, oder wählen Sie die richtige Methode für Ihre Situation, und derselbe Steuerbetrag wird zu einem vorhersehbaren, fast langweiligen Teil Ihrer Geschäftsführung.
Das Problem ist, dass die meisten selbstständigen Neuseeländer nie wirklich eine Methode wählen. Sie verfallen in das, was ihre Buchhaltungssoftware oder ihr Steuerberater standardmäßig verwendet, und erleben dann eine böse Überraschung, wenn ihr Einkommen im Vergleich zum Vorjahr stark schwankt. Zu verstehen, wie die drei Methoden zur Berechnung der Vorauszahlungssteuer – Standard, Schätzung und AIM – funktionieren, macht den Unterschied zwischen der Behandlung als geplante Geschäftsausgabe und einer jährlichen Falle.
Was Vorauszahlungssteuer eigentlich ist
Vorauszahlungssteuer ist keine separate Steuer. Es ist ein Zahlungsplan für die Einkommensteuer, die Sie bereits schulden. Anstatt einen Pauschalbetrag nach Abgabe Ihrer Steuererklärung zu begleichen, fordert das IRD Sie auf, Ihre erwartete Steuerschuld in Raten über das Jahr verteilt zu zahlen – ähnlich wie bei einem Angestellten, dem PAYE von jedem Gehaltsscheck abgezogen wird.
Sie werden vorauszahlungspflichtig, sobald Ihre residuale Einkommensteuer (RIT) – Ihre gesamte Einkommensteuerschuld für das Jahr, abzüglich bereits gezahlter PAYE, Quellensteuer oder Steuergutschriften – in einem vorherigen Jahr 5.000 NZD oder mehr beträgt. Die meisten neu Selbstständigen liegen im ersten Jahr unter dieser Schwelle, da es kein "Vorjahr" gibt, das sie auslöst, aber sie überschreiten sie oft im zweiten Jahr, sobald ein volles Jahr mit Einkünften aus selbstständiger Arbeit erfasst ist.
Für einen freiberuflichen Entwickler, Handwerker, Berater oder kleinen E-Commerce-Verkäufer bedeutet dies in der Regel drei Zahlungen pro Jahr anstatt einer. Wenn Sie die Logik hinter der Berechnung dieser Zahlungen nicht verstehen, zahlen Sie entweder zu viel und belasten Ihren Cashflow, oder Sie zahlen zu wenig und zahlen dem IRD Zinsen auf den Fehlbetrag.
Methode Eins: Die Standardmethode (Anhebungsmethode)
Die Standardmethode ist der Standard, den die meisten Steuersoftware und Steuerberater zuerst verwenden, da sie am einfachsten zu berechnen ist und aus Zinssicht am sichersten ist.
So funktioniert es: Ihre Vorauszahlungssteuer basiert auf der residualen Einkommensteuer des letzten Jahres, erhöht um einen festen Prozentsatz – 105% des RIT des letzten Jahres, wenn Sie die Zahlen des Vorjahres verwenden, oder 110%, wenn Sie sich auf das Jahr davor beziehen (weil Ihre letzte Steuererklärung noch nicht eingereicht wurde). Über das Jahr verteilt sieht das typischerweise so aus:
- 28. August – erste Rate (35% des Jahresbetrags)
- 15. Januar – zweite Rate (35%)
- 7. Mai – dritte Rate (die restlichen 30%, also was übrig bleibt)
Der Vorteil der Standardmethode ist ein eingebauter Safe Harbour: Wenn Sie Ihre Raten mit der Anhebungsformel korrekt berechnen und pünktlich zahlen, berechnet das IRD keine Nutzungszinsen – selbst wenn Ihr tatsächliches Jahreseinkommen höher ausfällt und Sie mehr Steuern schulden als gezahlt haben. Der Fehlbetrag wird einfach, zinsfrei, am Fälligkeitsdatum Ihrer Abschlusszahlung im folgenden Jahr beglichen (normalerweise der 7. Februar oder der 7. April, wenn Sie mit einem Steuerberater mit Fristverlängerung verbunden sind).
Dieser Schutz hat eine weitere Ebene: Wenn Ihre endgültige RIT für das Jahr unter 60.000 NZD liegt, gilt die gleiche zinsfreie Behandlung unter der "Safe-Harbour"-Regel noch breiter. Für einen großen Teil der Einzelunternehmer und kleinen Unternehmen deckt diese 60.000-NZD-Grenze das gesamte Geschäft ab.
Für wen es geeignet ist: Unternehmen mit relativ stabilem, vorhersehbarem Einkommen Jahr für Jahr. Wenn das letzte Jahr ein vernünftiger Indikator für das laufende Jahr ist, nimmt die Standardmethode fast alle Unsicherheiten – und das gesamte Zinsrisiko – aus der Vorauszahlungssteuer.
Methode Zwei: Die Schätzmethode
Manchmal ist das letzte Jahr ein schlechter Indikator für das laufende Jahr. Ein Auftragnehmer, der einen großen Kunden verloren hat, ein Einzelhändler nach einem einmaligen Rekordjahr oder ein Unternehmen, das seine Belegschaft aufgestockt hat und dünnere Margen erwartet – all das sind gute Gründe, nicht 105% der Zahl des letzten Jahres zu zahlen.
Die Schätzmethode ermöglicht es Ihnen, die Vorauszahlungssteuer auf der Grundlage dessen zu berechnen, was Sie voraussichtlich in diesem Jahr verdienen werden, und nicht auf der Grundlage dessen, was Sie im letzten Jahr verdient haben. Sie können eine Schätzung jederzeit bis zu Ihrem letzten Zahlungstermin überarbeiten, und das IRD erlaubt Ihnen, Ihre Zahlungen entsprechend zu reduzieren oder zu erhöhen.
Der Haken: Durch die Schätzung verlieren Sie den Zinsschutz der Standardmethode. Wenn Sie zu niedrig schätzen und Ihre tatsächliche RIT wesentlich höher ausfällt, fallen Nutzungszinsen auf die Differenz an – berechnet ab jedem Fälligkeitsdatum der Rate, mit Zinseszins, zum jeweils gültigen UOMI-Satz des IRD (regelmäßig angepasst, derzeit bei etwa 11% pro Jahr). Wenn Sie deutlich unterschätzen, kann die Zinsrechnung den gesamten Cashflow-Vorteil zunichtemachen, den Sie durch die geringeren Vorauszahlungen zu haben glaubten.
Für wen es geeignet ist: Unternehmen mit einem bekannten, wesentlichen Grund, warum das Einkommen vom letzten Jahr abweichen wird – nicht Unternehmen, die einfach unsicher sind. Wenn Sie aus Unsicherheit heraus schätzen und nicht aufgrund einer spezifischen, fundierten Prognose, ist der Safe Harbour der Standardmethode fast immer die bessere Wahl.
Methode Drei: AIM (Bilanzierungsmethode)
AIM ist die neueste der drei Methoden und funktioniert völlig anders: Anstatt eine einzelne Zahl zu berechnen und in Raten aufzuteilen, berechnet AIM-fähige Buchhaltungssoftware (Xero, MYOB und andere vom IRD zugelassene Anbieter) Ihre Vorauszahlungssteuer auf der Grundlage Ihres tatsächlichen periodengerechten Jahreseinkommens jedes Mal, wenn Sie eine GST-Erklärung einreichen.
In der Praxis bedeutet das kleinere, häufigere Zahlungen, die den tatsächlichen Verdienst Ihres Unternehmens in Echtzeit abbilden, anstatt einer Prognose, die auf dem letzten Jahr oder einer manuellen Schätzung basiert. Die Zahlungstermine richten sich nach der GST-Einreichung – für einen Standard-GST-Einreicher mit zweimonatlicher Einreichung bedeutet das etwa alle zwei Monate im Jahr (häufig genannte Daten sind der 28. Juni, 28. August, 28. Oktober, 15. Januar, 28. Februar und 7. Mai, abhängig vom Bilanzstichtag).
Da AIM die Steuer auf der Grundlage tatsächlicher, aktueller Jahreszahlen und nicht einer Prognose berechnet, bietet es den gleichen zinsfreien Schutz wie die Standardmethode – vorausgesetzt, jede berechnete Rate wird pünktlich gezahlt. Es besteht kein Risiko einer schätzungsähnlichen Strafe, da Sie nicht schätzen; die Software liest Ihre tatsächlichen Bücher.
Für wen es geeignet ist: Unternehmen mit wirklich variablem oder saisonalem Einkommen, die möchten, dass ihre Steuerzahlungen mit ihrem Cashflow schwanken, und die bereits AIM-kompatible Software verwenden. Es ist ungeeignet für jeden, der keine saubere, aktuelle Buchhaltung führt, da die Berechnung nur so genau ist wie die im System erfassten Transaktionen – ein Unternehmen, das Ausgaben alle paar Monate in Batches verbucht, erhält eine verzerrte Jahresgewinnzahl und damit eine verzerrte Steuerrate.
Es gibt auch eine vierte Option, die eine kurze Erwähnung verdient: die Verhältnismethode, die nur für GST-registrierte Unternehmen mit einer mehr als zweijährigen Geschäftstätigkeit verfügbar ist. Sie legt die Vorauszahlungssteuer als festen Prozentsatz (derzeit etwa 8,5% für halbjährliche GST-Einreicher, 6,5% für häufigere Einreicher) des Nettoumsatzes (netto GST) fest, der zusammen mit jeder GST-Erklärung gezahlt wird. Es ist eine Nischenlösung für Unternehmen mit wirklich ungleichmäßigem Einkommen, die dennoch eine an den Umsatz und nicht an den Gewinn gekoppelte Vorhersehbarkeit wünschen.
Die richtige Methode für Ihr Unternehmen wählen
Es gibt keine universell "beste" Methode – nur die, die zum tatsächlichen Verhalten Ihres Einkommens passt.
- Das Einkommen ist stabil oder wächst moderat Jahr für Jahr → Standardmethode. Sie erfordert den geringsten Verwaltungsaufwand, und der Safe-Harbour-Zinsschutz eliminiert fast alle Nachteile.
- Sie haben einen spezifischen, gut belegten Grund, warum dieses Jahr stark vom letzten Jahr abweichen wird (Vertrag verloren, letztes Jahr einen Vermögenswert verkauft, der sich nicht wiederholt, das Unternehmen wesentlich ausgebaut) → Schätzmethode, aber überprüfen und überarbeiten Sie Ihre Schätzung im Laufe des Jahres, anstatt sie einmal festzulegen und zu vergessen.
- Ihr Einkommen ist wirklich saisonal oder volatil, und Ihre Bücher sind aktuell → AIM, damit Ihre Steuerzahlungen der Realität folgen und nicht einer verzögerten jährlichen Momentaufnahme.
Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, ist der größte Faktor für ein reibungsloses Vorauszahlungssteuer-Jahr nicht die Formel – es ist, ob Ihre Buchhaltung genau und aktuell genug ist, um der Zahl überhaupt vertrauen zu können. Die Standardmethode benötigt eine korrekt eingereichte Steuererklärung des letzten Jahres. Die Schätzmethode benötigt eine realistische Prognose für das laufende Jahr, die wiederum reale Zahlen für die Prognose benötigt. AIM benötigt Transaktionen, die zeitnah erfasst werden, nicht erst zum Jahresende gebündelt. In jedem Fall ist die Planung der Vorauszahlungssteuer eigentlich ein Buchhaltungsproblem im Gewand eines Steuerproblems.
Halten Sie Ihre Bücher für die von Ihnen gewählte Methode bereit
Ob Sie sich für die Standard-Anhebungsmethode auf die Steuererklärung des letzten Jahres verlassen oder Echtzeit-Transaktionen in eine AIM-Berechnung einspeisen – die Genauigkeit Ihrer Vorauszahlungssteuer hängt von der Genauigkeit Ihrer zugrunde liegenden Aufzeichnungen ab. Beancount.io bietet eine textbasierte Buchhaltung, die transparent, versioniert und jederzeit im Jahr einfach zu prüfen ist – so dass Sie, wenn ein Zahlungstermin näher rückt, eine Zahl überprüfen, der Sie bereits vertrauen, anstatt zu versuchen, eine zu rekonstruieren. Starten Sie kostenlos und halten Sie Ihre Bücher in einem Zustand, der immer für die Steuerzeit bereit ist.