Stellen Sie sich vor, ein Prüfer der HMRC öffnet eine Akte und meldet sich, anstatt eine Schachtel mit Belegen oder einen versandten Stapel Hauptbücher anzufordern, direkt in der Cloud-Buchhaltungsplattform an, die Ihr Unternehmen nutzt. Dieses Szenario ist der Realität deutlich näher gerückt. Am 13. Juli 2026 – dem "L-Day", dem jährlichen Veröffentlichungstermin für Gesetzesentwürfe zum nächsten Finance Bill – veröffentlichte die britische Regierung Klauseln, die die zivilrechtlichen Auskunfts- und Prüfbefugnisse der HMRC modernisieren, sodass sie ausdrücklich computerisierte und cloudbasierte Aufzeichnungen abdecken, nicht nur Papierakten in einem Schrank.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, freiberuflich tätig sind oder die Bücher für Kunden im Vereinigten Königreich verwalten, ist dies eine dieser Änderungen, die sich wie ein juristisches Hintergrundrauschen anhören, bis eines Tages ein Prüfungsbescheid eintrifft. Hier erfahren Sie, was sich tatsächlich ändert, wie es mit Regeln zusammenhängt, mit denen Sie möglicherweise bereits im Rahmen von Making Tax Digital zu tun haben, und was Sie jetzt dagegen tun sollten – solange die Klauseln noch im Entwurfsstadium sind und zur Kommentierung freigegeben sind.
Was sich am L-Day geändert hat
"L-Day" ist der Tag, an dem HMRC und das Finanzministerium Entwurfsklauseln veröffentlichen, die für das nächste Finance Bill bestimmt sind – in diesem Fall Finance Bill 2026-27. Eine der am 13. Juli veröffentlichten Maßnahmen war eine Klausel zur Modernisierung der zivilrechtlichen Auskunfts- und Prüfbefugnisse, die die HMRC seit Schedule 36 des Finance Act 2008 innehat, wobei die Formulierung und Definitionen des Gesetzes in Bezug auf "Computerdaten" aktualisiert werden, um sie eindeutig auf Daten zu erstrecken, die von einem Unternehmen oder dessen Drittanbieter-Software in der Cloud gehostet werden.
Einfach ausgedrückt: Die Regeln, die die HMRC seit Jahren nutzt, um Dokumente anzufordern und Geschäftsunterlagen zu prüfen, werden neu geschrieben, sodass kein Zweifel mehr daran besteht, ob "Aufzeichnungen" auch das Hauptbuch innerhalb von Xero, QuickBooks, FreeAgent, Sage oder einer anderen Cloud-Plattform umfassen. Bisher war dieses Terrain unklarer – Schedule 36 wurde mit Annahmen aus der Papierära verfasst, und Cloud-Hosting warf Fragen auf, wer eine Aufzeichnung technisch "besitzt", wenn sie auf den Servern eines Dritten lebt.
Die Entwurfsklauseln sind bis zum 7. September 2026 zur technischen Konsultation freigegeben, was bedeutet, dass sich der genaue Wortlaut – und etwaige Schutzmaßnahmen, die als Reaktion auf Rückmeldungen von Buchhaltern, Steueranwälten und Softwareanbietern hinzugefügt werden – noch verschieben könnte, bevor die Maßnahme Gesetz wird. Die Richtung ist jedoch klar und es handelt sich nicht um eine einmalige Angelegenheit: Sie ist Teil eines umfassenderen Finance Bill 2026-27 Pakets zur Steuerverwaltung, bei dem mehrere Punkte erstmals im Herbsthaushalt 2025 genannt wurden.
Wie sich dies von den bisherigen Befugnissen der HMRC unterscheidet
Die Befugnisse der HMRC zur Informationssammlung sind nicht neu – Schedule 36 hat es Prüfern ermöglicht, "Auskunftsersuchen" an Steuerzahler und, mit Zustimmung des Steuerzahlers oder Genehmigung eines Tribunals, an Dritte wie Buchhalter oder Banken zu richten. Zwei Details des bestehenden Systems sind für das Verständnis der Änderung von Bedeutung:
- Besitz und Kontrolle. Eine Auskunftsanforderung verpflichtet jemanden nur dann zur Herausgabe eines Dokuments, wenn es sich in seinem "Besitz oder seiner Verfügungsgewalt" befindet. Bei Daten, die von einem Cloud-Anbieter eines Dritten gehostet werden, entstand dadurch eine echte Grauzone – "besitzen" Sie Daten, die sich auf den Servern eines anderen befinden, und kann die HMRC diese direkt vom Softwareanbieter anfordern, anstatt jede Anfrage über Sie zu leiten?
- Kein Einspruchsrecht bei gesetzlichen Aufzeichnungen. Wenn sich die Anfrage der HMRC auf Aufzeichnungen bezieht, die Sie ohnehin gesetzlich führen müssen (eine Kategorie namens "gesetzliche Aufzeichnungen" – im Großen und Ganzen die Transaktionsaufzeichnungen, die das Steuerrecht ohnehin zu führen verlangt), können Sie die Anfrage nicht vor einem Tribunal anfechten. Sie können Anfragen für Aufzeichnungen außerhalb dieser Kategorie anfechten.
Die Modernisierung schließt die Unklarheit im ersten Punkt effektiv: Sie aktualisiert die gesetzlichen Definitionen, sodass cloudbasierte Computerdaten für Prüfungszwecke wie alle anderen Geschäftsunterlagen behandelt werden, wodurch das Argument entfällt, dass Daten "in der Cloud" in einer Art rechtlichem Niemandsland liegen. In Kombination mit der bestehenden Ausnahme für gesetzliche Aufzeichnungen bedeutet dies, dass die praktische Reichweite der HMRC in die tägliche Buchhaltungssoftware eines Kleinunternehmens größer – und schwieriger anzufechten – ist, als viele Inhaber derzeit annehmen.
Warum dies schwerer wiegt als noch vor fünf Jahren
Diese Änderung findet nicht isoliert statt. Sie kommt zu Making Tax Digital (MTD) hinzu, das bereits die Art und Weise verändert, wie Kleinunternehmen und Vermieter Aufzeichnungen führen:
- Ab April 2026 gilt MTD für die Einkommensteuer für nicht rechtsfähige Unternehmen und Vermieter mit selbstständigen Einkünften und Einkünften aus Vermietung und Verpachtung über £50.000 – mit einer Ausweitung auf die Schwelle von £30.000 im April 2027 und £20.000 im April 2028.
- Unternehmen, die unter MTD fallen, müssen Einnahmen- und Ausgabentransaktionen digital und, für die über der Schwelle, nahezu in Echtzeit erfassen – jede Rechnung, jede Zahlung, jede abzugsfähige Ausgabe, kategorisiert in von der HMRC definierten Bereichen.
- Die Anforderung der HMRC an "digitale Verknüpfungen" bedeutet, dass Daten elektronisch zwischen Systemen übertragen werden müssen, ohne manuelle Neueingabe – ein Kopieren und Einfügen zwischen zwei Tabellenkalkulationen verstößt gegen die Compliance.
- Aufzeichnungen müssen in der Regel mindestens fünf Jahre nach der relevanten Frist zur Selbstveranlagung aufbewahrt werden.
Zusammengenommen hat MTD die meisten finanziellen Aufzeichnungen kleiner britischer Unternehmen bereits gesetzlich in Cloud-Software gedrängt. Die modernisierten Befugnisse nach Section 114 sind die andere Hälfte dieser Geschichte: Sobald Ihre Aufzeichnungen in einem bestimmten, klar definierten digitalen System und nicht in einem Schuhkarton leben, wird es für die HMRC ungleich einfacher, direkten Zugriff genau auf dieses System zu definieren – und anzufordern. Der praktische Effekt, den die Fachpresse bereits hervorgehoben hat: Prüfer werden sich eher auf digitale Spuren als auf Papier stützen, was die Messlatte dafür erhöht, wie sauber, vollständig und konsistent Ihre Buchhaltung zu jedem Zeitpunkt sein muss, nicht nur zum Jahresende.
Was das im Alltag bedeutet
Für einen Kleinunternehmer, Freiberufler oder den Buchhalter, der die Bücher mehrerer Kunden führt, ergeben sich aus dieser Verschiebung direkt einige Konsequenzen:
- "Wir räumen das vor der Prüfung auf" ist kein tragfähiger Plan mehr. Wenn sich die Prüfungsbefugnisse auf Live-, Cloud-basierte Aufzeichnungen erstrecken, muss davon ausgegangen werden, dass die Aufzeichnungen kontinuierlich prüfungsbereit sein müssen und nicht erst als Reaktion auf eine Aufforderung aufgeräumt werden.
- Beziehungen zu Anbietern werden Teil Ihrer Compliance-Haltung. Wenn der praktische Weg der HMRC zu Ihren Aufzeichnungen teilweise über Ihren Softwareanbieter führt, ist es wichtig, die Richtlinien dieses Anbieters zu Datenanfragen, Aufbewahrung und der Reaktion auf (oder dem Widerstand gegen) eine Anfrage eines Dritten zu verstehen.
- Prüfpfade sind genauso wichtig wie die Zahlen selbst. Ein Prüfer, der mit digitalen Aufzeichnungen arbeitet, wird sich nicht nur darum kümmern, was ein Hauptbuch heute aussagt, sondern auch darum, ob die Einträge nahezu in Echtzeit vorgenommen wurden, ob danach etwas bearbeitet wurde und ob dieser Verlauf sichtbar ist oder stillschweigend überschrieben wurde.
- Dies ist immer noch ein Entwurf. Da die Konsultation bis zum 7. September 2026 läuft, gibt es ein echtes Fenster für Praktiker und Wirtschaftsverbände, um Bedenken zu äußern – zum Umfang, zu Schutzmaßnahmen für Daten, die tatsächlich von Dritten gehalten werden, zur Verhältnismäßigkeit. Wenn Sie oder Ihr Buchhalter eine Meinung haben, ist dies der Moment, in dem Sie die endgültige Klausel noch mitgestalten können.
Die unterschätzte Lösung: Aufzeichnungen, die von Natur aus prüfbar sind
Ein Großteil der Besorgnis um "HMRC kann jetzt meine Cloud-Aufzeichnungen einsehen" rührt von einer spezifischen Angst her: dass das System, das diese Aufzeichnungen erstellt, tatsächlich keine saubere, verteidigungsfähige Historie produziert – sondern nur einen aktuellen Saldo. Viele Cloud-Buchhaltungstools ermöglichen es Ihnen, eine vergangene Transaktion zu bearbeiten, ohne dass sichtbar wird, dass sich etwas geändert hat. Genau das ist die Situation, in der sich eine modernisierte Prüfungsbefugnis am bedrohlichsten anfühlt, da es keine Möglichkeit gibt nachzuweisen, dass das, was die HMRC heute sieht, mit dem übereinstimmt, was zum Zeitpunkt der Erfassung tatsächlich aufgezeichnet wurde.
Hier kommt es tatsächlich auf das Format Ihrer Bücher an. Die textbasierte Buchhaltung (Plain-Text Accounting) – bei der jede Transaktion in einer versionierten Hauptbuchdatei und nicht in einer Black-Box-Datenbank lebt – erzeugt genau die Art von Prüfpfad, die einer genauen Prüfung gut standhält: Jeder Eintrag, jede Bearbeitung und jedes Datum wird im Commit-Verlauf bewahrt, nicht stillschweigend überschrieben. Sie können die vollständige Historie eines Datensatzes übergeben, nicht nur seinen aktuellen Zustand, weil die Historie der Datensatz ist.
Eine kurze Checkliste zur Vorbereitung
Unabhängig davon, ob Sie bereits direkt von MTD betroffen sind, sollten Sie dies als Anlass nehmen, Ihre Buchhaltungshygiene generell zu verbessern:
- Bestätigen Sie, welche Ihrer Geschäftsunterlagen gemäß den aktuellen Richtlinien als "gesetzliche Aufzeichnungen" gelten – für diese besteht kein Einspruchsrecht, wenn die HMRC sie anfordert.
- Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware Bearbeitungen früherer Einträge protokolliert und ob dieser Verlauf für Sie sichtbar ist (nicht nur für den Anbieter).
- Stellen Sie sicher, dass Aufzeichnungen für den vollen erforderlichen Zeitraum aufbewahrt werden – in der Regel fünf Jahre nach der relevanten Abgabefrist.
- Fragen Sie, falls Sie einen Buchhalter oder Steuerberater beauftragen, wie dieser mit einem direkten Auskunftsersuchen an Ihren Softwareanbieter umgehen würde und ob Ihr Mandatsschreiben dies regelt.
- Behalten Sie die Konsultation im Auge (endet am 7. September 2026), wenn dies einen Sektor oder eine Struktur betrifft, in dem/der Sie tätig sind – der endgültige Wortlaut steht noch nicht fest.
Halten Sie Ihre Finanzunterlagen standardmäßig prüfungsbereit
Da die Prüfungsbefugnisse der HMRC nun dort ankommen, wo die Buchhaltung kleiner Unternehmen bereits stattfindet – in der Cloud –, werden die Unternehmen am wenigsten betroffen sein, deren Aufzeichnungen bereits transparent und nachvollziehbar waren, bevor jemand danach fragte. Beancount.io bietet eine textbasierte Buchhaltung, die Ihnen eine vollständige, versionierte Historie jedes Eintrags liefert, sodass Ihre Bücher standardmäßig prüfungsbereit sind und nicht erst hektisch vorbereitet werden müssen. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Entwickler und Finanzfachleute auf die textbasierte Buchhaltung umsteigen.