Wenn Sie in Kalifornien ein Restaurant, einen Salon oder eine Bar betreiben und schon einmal ein paar Cent vom Kreditkarten-Trinkgeld eines Servicemitarbeiters abgezogen haben, um die Kartengebühr zu decken, müssen Sie damit aufhören – und Sie müssen Ihre Buchhaltung vor dem 1. Januar 2026 in Ordnung bringen. Denn dann verleiht Senate Bill 648 dem California Labor Commissioner die direkte Befugnis, Arbeitgeber genau für diese Praxis zu verwarnen und mit Bußgeldern zu belegen.
Der Haken dabei, der die meisten Inhaber überrascht: Der Abzug von Kreditkarten-Bearbeitungsgebühren von Trinkgeldern war in Kalifornien nie wirklich legal. Labor Code Section 351 verbietet dies bereits seit Jahren. Was sich am 1. Januar ändert, ist nicht die Regel selbst – sondern wer sie durchsetzt, und wie schnell. Vor SB 648 musste ein Mitarbeiter, der zu wenig Trinkgeld erhielt, eine Zivilklage oder eine Lohnforderung einreichen und abwarten. Jetzt kann der Labor Commissioner aus eigener Initiative ermitteln, Verwarnungen aussprechen und Bußgelder verhängen – nach demselben schlanken Verfahren, das bereits bei Verstößen gegen Lohn- und Arbeitszeitvorschriften angewendet wird. Für ein kleines Unternehmen ist das der Unterschied zwischen einer schleppenden Klage, die Sie vielleicht nie zu Gesicht bekommen, und einem Prüfer des Arbeitsministeriums, der mit einer Checkliste vor der Tür steht.
Was SB 648 tatsächlich ändert
Gouverneur Newsom unterzeichnete SB 648 am 30. Juli 2025, und das Gesetz tritt am 1. Januar 2026 in Kraft. Das Gesetz ändert den Labor Code, um das bestehende Verbot des Trinkgeldabzugs zu verschärfen – nicht neu zu schaffen. Drei Dinge sind neu:
- Direkte Durchsetzungsbefugnis. Der Labor Commissioner kann jetzt Verstöße bei Trinkgeldern untersuchen und Verwarnungen sowie Bußgelder verhängen, ohne dass der Mitarbeiter zuerst klagen muss.
- Ausdrückliche Bußgelder. Arbeitgeber, die Trinkgelder einbehalten oder davon abziehen, müssen mit Bußgeldern von 250 US-Dollar pro Verstoß rechnen, die bei vorsätzlichen Verstößen auf 1.000 US-Dollar steigen – zusätzlich zur Rückzahlung der einbehaltenen Trinkgelder sowie möglicher Zinsen und Anwaltskosten.
- Verpflichtende Aufzeichnungspflicht. Arbeitgeber müssen genaue Aufzeichnungen über alle erhaltenen Trinkgelder führen und diese dem Department of Industrial Relations auf Anfrage zur Verfügung stellen.
Die zugrunde liegende Regel bleibt dieselbe, die sie immer war: Zahlt ein Kunde das Trinkgeld per Kreditkarte, erhält der Mitarbeiter den vollen auf dem Beleg ausgewiesenen Betrag – kein Abzug für die 2–3 %, die das Kartennetzwerk dem Unternehmen für die Abwicklung der Transaktion berechnet. Und das Trinkgeld muss spätestens am nächsten regulären Zahltag nach der Autorisierung der Belastung durch den Kunden beim Mitarbeiter ankommen. Sie können es nicht für eine „Abrechnungsperiode" zurückhalten, die darüber hinausgeht.
Warum so viele Unternehmen das falsch gemacht haben
Der Abzug der Bearbeitungsgebühr ist einer der häufigsten Fehler im Umgang mit Trinkgeldern in der Branche, und meist steckt keine böse Absicht dahinter – es ist eine eingefahrene Tabellenkalkulations-Gewohnheit. Ein Restaurant verarbeitet 10.000 US-Dollar an Karten-Trinkgeldern für eine Abrechnungsperiode, die Abrechnung des Kartenanbieters weist einen durchschnittlichen Bearbeitungssatz von 2,9 % aus, und jemand im Backoffice zieht diese Gebühr ab, bevor die Trinkgelder unter dem Servicepersonal aufgeteilt werden. Es „fühlt sich" fair an, da das Unternehmen diese Gebühr tatsächlich an Visa oder Square zahlt. Doch das kalifornische Recht hat das Trinkgeld schon immer in vollem Umfang als Eigentum des Mitarbeiters behandelt, sobald der Kunde es autorisiert – die Bearbeitungsgebühr ist eine Betriebsausgabe, keine Kosten, die Sie an die Person weiterreichen dürfen, die das Trinkgeld verdient hat.
Genau das ist die Art von Regel, die sich in den Einstellungen der Lohnbuchhaltung und des Kassensystems versteckt statt in Ihrer Buchhaltungssoftware – deshalb rutscht sie durch. Ihr Kassensystem zieht die Gebühren ab, bevor der Trinkgeldpool-Bericht überhaupt bei der für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person ankommt, und niemand weiter unten in der Kette sieht die rohe Zahl vor Gebührenabzug, um sie gegenzuprüfen.
Was Sie vor dem 1. Januar korrigieren sollten
1. Überprüfen Sie Ihre aktuelle Trinkgeldabrechnung. Ziehen Sie die Abrechnungsberichte Ihres Kassensystems und die Trinkgeldauszahlungen der Lohnbuchhaltung für die letzten zwei oder drei Abrechnungsperioden nebeneinander heran. Wenn die Gesamtsumme der an Mitarbeiter ausgezahlten Trinkgelder geringer ist als die Gesamtsumme der auf Kreditkartenbelegen autorisierten Trinkgelder, haben Sie ein Problem – und unter SB 648 eine Papierspur, die der Labor Commissioner anfordern kann.
2. Überprüfen Sie die Konfiguration Ihres Kassensystems und Zahlungsdienstleisters. Viele Systeme (Toast, Square, Clover) verfügen über eine Einstellung, die automatisch eine „Servicegebühr" oder „Bearbeitungsgebühr" von den Trinkgeldsummen abzieht, bevor diese ins Reporting gelangen. Schalten Sie diese Funktion ab, oder stellen Sie – falls sie auf Abrechnungsebene nicht deaktiviert werden kann – sicher, dass sie rückgängig gemacht wird, bevor die Lohnbuchhaltung die Trinkgeldauszahlungen berechnet.
3. Führen Sie die Bearbeitungsgebühr als eigene Buchungszeile. Verrechnen Sie sie überhaupt nicht mit den Trinkgeldern. In einem Klartext- oder doppelten Buchführungsjournal sieht das so aus:
2026-01-15 * "Credit card tips - Friday dinner service"
Liabilities:TipsPayable:Staff -450.00 USD
Assets:Checking:MerchantSettlement 450.00 USD
2026-01-15 * "Card processing fee - dinner batch"
Expenses:MerchantFees 13.05 USD
Assets:Checking:MerchantSettlement -13.05 USDDie Bearbeitungsgebühr ist eine Betriebsausgabe, Punkt – sie berührt niemals die Verbindlichkeit für auszuzahlende Trinkgelder. Wenn Sie Ihren Kontenplan auf diese Weise strukturieren, wird die Trennung selbstverstärkend: Es gibt kein Konto, auf dem ein Buchhalter die beiden plausibel gegeneinander verrechnen könnte, da es sich um unterschiedliche Transaktionen auf unterschiedlichen Zeilen handelt.
4. Bestätigen Sie das Timing der Auszahlung. Maßgeblich ist „der nächste reguläre Zahltag nach der Autorisierung" – nicht „der nächste Zahltag nach Abrechnung des Batches" oder „der nächste Zahltag, nachdem das Kreditkartenunternehmen die Mittel eingezahlt hat". Wenn Ihr Zahlungsdienstleister drei Werktage benötigt, um Ihr Konto zu finanzieren, und Ihre Abrechnungsperiode davor endet, benötigen Sie eine Trinkgeldrückstellung statt einer Abwarte-Haltung.
5. Bewahren Sie Aufzeichnungen auf. Bewahren Sie Trinkgeldunterlagen – Kassensystemberichte, Trinkgeldpool-Berechnungen, Lohnjournale – mindestens für den Zeitraum auf, den der Labor Commissioner vernünftigerweise prüfen könnte. Drei Jahre gelten allgemein als sichere Basis für kalifornische Lohn- und Arbeitszeitunterlagen.
Für wen dies gilt
SB 648 gilt für jedes kalifornische Unternehmen, in dem Mitarbeiter Trinkgeld erhalten: Restaurants, Bars, Cafés, Salons und Spas, Parkservice-Dienste, und die Wage Orders nennen ausdrücklich Betriebe, die Tänzerinnen und Tänzer beschäftigen. Wenn Ihr Geschäftsmodell eine Trinkgeldzeile auf der Quittung oder ein Trinkgeldglas an der Kasse vorsieht, betrifft Sie dieses Gesetz – unabhängig davon, ob Sie eine Gruppe mit fünf Standorten oder ein einzelnes Ladengeschäft sind.
Drei Szenarien, die jetzt ein echtes Risiko darstellen
Die „Hochrechnungs"-Tabelle. Ein Salonbesitzer zählt wöchentlich die Kartentrinkgelder zusammen, zieht die Bearbeitungssumme aus der Abrechnung des Zahlungsdienstleisters ab und teilt den Rest unter den Stylisten auf. Selbst wenn jeder Stylist zustimmt, dass es „fair erscheint", handelt es sich um einen Verstoß pro Gehaltsabrechnung – 250 US-Dollar beim ersten Mal, 1.000 US-Dollar, wenn der Labor Commissioner entscheidet, dass er vorsätzlich war (und ein dokumentiertes, wiederholtes Muster über mehrere Abrechnungsperioden hinweg gilt als vorsätzlich).
Die verzögerte Abrechnung. Der Zahlungsdienstleister einer Bar bündelt die Transaktionen und überweist die Mittel drei Werktage nach einer Freitagabendschicht. Wartet die Lohnbuchhaltung, bis dieses Geld eingeht, bevor sie es in die nächste Gehaltsabrechnung aufnimmt, und fällt der nächste reguläre Zahltag vor die Gutschrift der Mittel, hat die Bar dennoch die Frist „nächster regulärer Zahltag nach Autorisierung" verpasst – die Lösung besteht darin, die Verbindlichkeit in der Nacht zu erfassen, in der das Trinkgeld autorisiert wird, nicht an dem Tag, an dem das Händlerkonto finanziert wird.
Die „Wir gleichen das später aus"-Gewohnheit. Eine Restaurantgruppe mit mehreren Standorten zieht Bearbeitungsgebühren auf Standortebene von den Trinkgeldern ab und gleicht dann am Monatsende ab, damit die Summen auf dem Papier stimmen. Die Aufzeichnungspflicht von SB 648 bedeutet, dass der Labor Commissioner nicht nur Ihre Endzahlen prüft – er kann die zugrunde liegenden Trinkgeldunterlagen anfordern, und ein Monat der zwischenzeitlichen Unterzahlung ist bereits selbst der Verstoß, unabhängig von einem späteren Ausgleich.
Häufig gestellte Fragen
Gilt SB 648 auch für Bar-Trinkgelder? Das Verbot der Bearbeitungsgebühr bezieht sich speziell auf kartenbasierte Trinkgelder, da bei Bar-Trinkgeldern keine Bearbeitungskosten anfallen, die abgezogen werden könnten. Die Aufzeichnungspflicht erstreckt sich jedoch auf alle erhaltenen Trinkgelder, Bargeld eingeschlossen, sodass Ihre Trinkgeldunterlagen beides erfassen sollten.
Dürfen wir Kunden weiterhin einen Kreditkarten-Aufpreis berechnen? Ja – einen Aufpreis für die Kartenzahlung von Kunden zu verlangen (vorbehaltlich Kaliforniens separater Offenlegungspflichten für Aufpreise) ist eine andere Frage als die, ob Sie Gebühren von Mitarbeiter-Trinkgeldern abziehen dürfen. Verwechseln Sie die beiden nicht: Ein kundenseitiger Aufpreis ist erlaubt, wenn er ordnungsgemäß offengelegt wird; ihn aus dem Trinkgeldpool zu entnehmen ist es nicht.
Was, wenn die Standardeinstellungen unseres Kassensystem-Anbieters den Abzug verursacht haben? Das Gesetz sieht keine Ausnahme für Standardeinstellungen der Anbieter vor. Wenn Ihre Toast-, Square- oder Clover-Konfiguration ohne Ihr Wissen Gebühren von den Trinkgeldsummen abgezogen hat, bleibt dies nach Entdeckung ein Verstoß – genau deshalb ist der oben genannte Prüfschritt vor dem 1. Januar wichtig, nicht erst nachdem eine Verwarnung eintrifft.
Gilt das nur für große Ketten? Nein. SB 648 und die zugrunde liegenden Schutzbestimmungen von Labor Code 351 gelten für jeden kalifornischen Arbeitgeber mit trinkgeldberechtigtem Personal, vom Nagelstudio in Alleinbesitz bis zur Restaurantgruppe mit Standorten in mehreren Bundesstaaten. Die Durchsetzungsressourcen konzentrieren sich meist dort, wo Beschwerden eingehen, doch die Verpflichtung gilt universell.
Von Anfang an die Buchhaltung richtig führen
Der Umgang mit Trinkgeldern ist einer jener Bereiche, in denen nachlässige Aufzeichnungen nicht nur ein Compliance-Risiko schaffen – sie erschweren es auch, grundlegende Fragen zu Ihren eigenen Personalkosten zu beantworten, etwa ob Ihr effektiver Servicezuschlag wettbewerbsfähig ist oder ob die Trinkgeldpool-Struktur eines Standorts tatsächlich zur Mitarbeiterbindung beiträgt. Saubere, prüfbare Aufzeichnungen lösen beide Probleme gleichzeitig: Es sind dieselben Aufzeichnungen, die eine Anfrage des Labor Commissioner erfüllen, und dieselben, die Ihnen zeigen, ob Ihre Trinkgeldauszahlungspolitik fair ist.
Genau hier hat plain-text accounting (Klartext-Buchhaltung) einen echten Vorteil gegenüber Black-Box-Kassenberichten. Wenn jeder Trinkgeld-Dollar und jede Bearbeitungsgebühr eine Zeile in einem versionskontrollierten Journal ist, ist die Frage „Haben wir jemals eine Gebühr vom Trinkgeld eines Mitarbeiters abgezogen?" kein Rätsel, das Sie aus Abrechnungs-PDFs rekonstruieren müssen – sie ist eine Abfrage. Beancount.io bietet kleinen Unternehmen dieselbe Klartext-Struktur mit vollständiger Prüfbarkeit, sodass eine Lohnbuchhaltungsprüfung – ob von einem neugierigen Inhaber oder dem Labor Commissioner – Minuten statt Tage dauert. Jetzt kostenlos starten und erleben Sie, wie viel einfacher die Einhaltung der Trinkgeldvorschriften wird, wenn Ihre Bücher von Grund auf transparent sind.