Kalifornien hat gerade damit begonnen, SaaS zu besteuern: Was Software-Anbieter vor dem 1. Januar 2027 wissen müssen

Wenn Sie Software an Kunden in Kalifornien verkaufen, wird sich Ihre Preisgestaltung bald ändern – unabhängig davon, ob Sie sich entschieden haben, sie selbst zu ändern oder nicht.

Am 29. Juni 2026 unterzeichnete Gouverneur Newsom den SB 122, einen Haushaltsbegleitgesetzentwurf, der etwas tut, dem Kalifornien über ein Jahrzehnt widerstanden hat: Er erweitert die staatliche Umsatz- und Verbrauchssteuer auf vorgefertigte Software, unabhängig davon, wie sie geliefert wird. Software auf Datenträgern, heruntergeladene Software und – zum ersten Mal – SaaS sowie cloudbasierte Software, auf die remote zugegriffen wird, fallen alle ab dem 1. Januar 2027 in den Anwendungsbereich.

Für einen Staat, der historisch nur materielle Güter besteuert hat, ist dies eine strukturelle Verschiebung, keine bloße Steuersatzanpassung. Und da die Regelung neu ist, dreht sich die meiste Verwirrung nicht um die Schlagzeile (ja, SaaS ist jetzt steuerpflichtig) – sondern um die Dutzenden praktischen Fragen, die unmittelbar danach kommen: Welche meiner Produkte zählen tatsächlich? Muss ich Stripe aktualisieren? Was passiert mit dem Jahresvertrag, den ich im Oktober 2026 unterschrieben habe? Dieser Leitfaden erläutert, was das Gesetz tatsächlich beinhaltet, was weiterhin ausgenommen ist und welche konkreten Schritte vor der Frist zu unternehmen sind.

Was SB 122 tatsächlich besteuert​

Das Gesetz erhebt die kalifornische Standard-Umsatz- und Verbrauchssteuer – 7,25 % auf staatlicher Ebene, zuzüglich etwaiger lokaler Bezirkszschläge, sodass die effektiven Steuersätze je nach Stadt und Landkreis des Kunden üblicherweise zwischen 7,25 % und über 10 % liegen – auf vorgefertigte Computersoftware, unabhängig davon, wie sie den Kunden erreicht:

• Software auf physischen Datenträgern (CDs, USB-Sticks – zunehmend selten, aber immer noch abgedeckt)
• Elektronisch heruntergeladene Software
• Software-as-a-Service und andere cloudbasierte Software, auf die remote zugegriffen wird
• Bestimmte KI-gestützte Produkte, die im Kern standardisierte Softwarefunktionalität darstellen

Die letzte Kategorie ist einen Moment wert. Wenn Ihr KI-Produkt im Wesentlichen vorgefertigte Software ist, die um ein Modell herum gebaut ist – ein Dashboard, ein Workflow-Tool, ein SaaS-Abonnement mit angehängten KI-Funktionen – ist es sehr wahrscheinlich steuerpflichtig. Das Gesetz ist um die Substanz dessen herum geschrieben, was verkauft wird, nicht um das Marketing-Label.

Was weiterhin ausgenommen ist​

SB 122 zieht einige wichtige Grenzen, und diese sind entscheidend dafür, wie Sie über Ihr eigenes Produkt denken sollten:

• Individuelle Software – Code, der nach den spezifischen Spezifikationen eines Kunden erstellt wurde, bleibt unbesteuert. Dies ist die gleiche Unterscheidung, die Kalifornien seit langem für physische, individuelle Software getroffen hat; sie wird nun in die Cloud-Ära übertragen.
• Digitale Infrastruktur – definiert als ein cloudbasierter Dienst, der es einem Kunden ermöglicht, seine eigene Software auf der Plattform des Anbieters zu erstellen, bereitzustellen, zu skalieren oder auszuführen, ohne die zugrunde liegende Hardware verwalten zu müssen. Denken Sie an AWS, Google Cloud oder Azure. Wenn Ihr Produkt eine Infrastruktur ist, auf der ein Kunde aufbaut, und nicht eine fertige Anwendung, die er direkt nutzt, ist es ausdrücklich ausgenommen.
• Andere digitale Güter – E-Books, Musik, Filme, Videospiele und gestreamte Inhalte bleiben von diesem Gesetz ausgenommen.
• Kryptowährung und andere digitale Vermögenswerte sind nicht betroffen.
• Dienstleistungen, bei denen der Wert aus menschlicher Anstrengung nach dem Kauf erwächst (und nicht aus der Software selbst) sind ebenfalls ausgeschlossen.

Die Unterscheidung zwischen Infrastruktur und Anwendung wird die am häufigsten rechtlich angefochtene Grenze dieses Gesetzes sein. Wenn Ihr Produkt sich irgendwo in der Nähe dieser Grenze befindet – eine Low-Code-Plattform, ein Entwickler-Tool, ein API-Produkt – lohnt sich ein ernsthaftes Gespräch mit einem Steuerberater, anstatt zu raten.

Herkunftsermittlung: Wo findet der Verkauf tatsächlich statt?​

SB 122 ermittelt die Herkunft von Fernabsatzverkäufen anhand einer Hierarchie, die den Regeln des Streamlined Sales Tax Governing Board nachempfunden ist:

1. Rechnungsadresse (primär)
2. Versand- oder Lieferadresse, falls keine Rechnungsadresse verfügbar ist
3. Die mit dem Zahlungsmittel des Kunden verbundene Adresse
4. Die aktuellste hinterlegte Postanschrift

In der Praxis bedeutet dies, dass der Steuersatz, den ein Kunde schuldet, durch seine Rechnungsadresse bestimmt wird – nicht durch den Standort Ihres Unternehmens und nicht dort, wo Ihre Server zufällig stehen. Wenn Sie Kunden in Dutzenden von kalifornischen Städten und Landkreisen bedienen, von denen jeder einen leicht unterschiedlichen kombinierten Steuersatz hat, muss Ihr Abrechnungssystem den korrekten Satz pro Kunde automatisch berechnen. Das manuelle Führen einer Steuersatztabelle ist nicht realistisch, sobald Sie mehr als eine Handvoll Kunden in Kalifornien haben.

Die Verschiebung der Steuerschuld bei 5 Millionen US-Dollar​

Eine Bestimmung, die leicht übersehen wird: SB 122 verschiebt wer für die Erhebung der Steuer verantwortlich ist, sobald ein Verkäufer eine Umsatzschwelle überschreitet.

• Für 2027 verlagern Verkäufer mit mehr als 5 Millionen US-Dollar Bruttoeinnahmen aus dem Verkauf digitaler Produkte die Erhebungslast auf den Käufer, der die Verbrauchssteuer selbst veranlagen und abführen muss, anstatt dass der Verkäufer sie beim Checkout einzieht.
• Ab dem 1. Januar 2028 wird diese 5-Millionen-US-Dollar-Schwelle anhand des aktuellen oder des vorangegangenen Kalenderjahres bewertet.

Wenn Sie ein kleines oder mittelständisches SaaS-Unternehmen sind, sind Sie sehr wahrscheinlich immer noch derjenige, der die Steuer beim Checkout einzieht und abführt – die Verschiebung betrifft hauptsächlich große Unternehmenssoftware-Anbieter. Aber wenn Sie sich dieser Umsatzhöhe nähern, ist es wichtig, dies jetzt zu verstehen, da es ändert, was Ihre Rechnungen und Verträge enthalten müssen.

Unabhängig davon bestimmt Kaliforniens bestehende Schwelle der wirtschaftlichen Präsenz – 500.000 US-Dollar Jahresumsatz im Bundesstaat – immer noch, ob Sie sich überhaupt registrieren müssen. Ein Unternehmen ohne physische Präsenz in Kalifornien, aber mit genügend Kunden dort, um diese Schwelle zu überschreiten, fällt definitiv in den Anwendungsbereich.

Was das für Ihre Preisgestaltung und Verträge bedeutet​

Einige praktische Kniffe zeigen sich bereits in den Leitlinien von Steuerberatern, die dieses Gesetz verfolgen:

• Verträge, die vor dem 1. Januar 2027 unterzeichnet wurden und über dieses Datum hinauslaufen, befinden sich in einer echten Grauzone. Das Gesetz sagt nicht klar, ob ein Jahresvertrag, der im Oktober 2026 unterzeichnet wurde und dessen Verlängerungs- oder Rechnungsdatum im März 2027 liegt, während der Laufzeit steuerpflichtig wird. Überprüfen Sie alle mehrjährigen oder jährlichen Vereinbarungen mit Kunden in Kalifornien und holen Sie Rat ein, wie Sie den Übergang handhaben sollen.
• Gebündelte Produkte – Software, die zusammen mit Dienstleistungen, Support oder Schulungen verkauft wird – müssen für Steuerzwecke entbündelt werden, wenn der Softwareanteil separat identifiziert und bepreist werden kann. Ein vollständig integriertes Angebot erfordert möglicherweise eine genauere Prüfung, wie viel des Preises tatsächlich "Software" ist.
• Befreiungsbescheinigungen sind wichtig. Wenn Sie an Geschäftskunden verkaufen, die andernfalls für eine Weiterverkaufs- oder andere Befreiung in Frage kämen, können Sie die Steuer nur dann nicht erheben, wenn Sie vor der Transaktion eine gültige Bescheinigung vorliegen haben. Ohne Dokumentation sind Sie verpflichtet, die Steuer unabhängig vom tatsächlichen Status des Käufers zu erheben – sammeln Sie daher ab sofort Bescheinigungen von qualifizierten B2B-Kunden ein, nicht erst nach der ersten beanstandeten Rechnung.
• Kunden werden eine neue Position bemerken. Wenn Ihre Preisgestaltung immer stillschweigend steuerinklusive war oder Sie noch nie kalifornische Umsatzsteuer erheben mussten, informieren Sie Ihre Hauptkunden vorab, damit eine plötzliche Steuerposition nicht wie eine versteckte Preiserhöhung aussieht.

Eine praktische Checkliste vor dem 1. Januar 2027​

1. Klassifizieren Sie Ihr Produktkatalog. Entscheiden Sie für jede SKU oder jeden Plan: vorgefertigte Software (steuerpflichtig), individuelle Software (ausgenommen) oder digitale Infrastruktur (ausgenommen). Dokumentieren Sie Ihre Begründung – Sie werden sie brauchen, falls die CDTFA (California Department of Tax and Fee Administration) jemals nachfragt.
2. Überprüfen Sie Ihre wirtschaftliche Präsenz in Kalifornien. Addieren Sie Ihre Umsätze der letzten zwölf Monate mit Kunden in Kalifornien und vergleichen Sie sie mit der Schwelle von 500.000 US-Dollar für die wirtschaftliche Präsenz.
3. Registrieren Sie sich frühzeitig. Registrierungen können bis zu 90 Tage vor dem Wirksamkeitsdatum eingereicht werden – warten Sie nicht bis Ende Dezember, wenn das Registrierungsaufkommen sprunghaft ansteigt.
4. Aktualisieren Sie Ihr Abrechnungssystem, um die kombinierten Landes- und Ortssätze basierend auf der Rechnungsadresse des Kunden zu berechnen, nicht auf der Grundlage eines pauschalen landesweiten Satzes.
5. Sammeln Sie Befreiungsbescheinigungen von allen B2B-Kunden ein, die steuerbefreit sein sollten, und zwar vor deren erster Rechnung nach 2027.
6. Prüfen Sie Verträge, die das Wirksamkeitsdatum überspannen, und entscheiden Sie, wie Sie den Übergang für bestehende Jahresvereinbarungen handhaben.
7. Informieren Sie Ihre Finanz- und Vertriebsteams, sodass Account Manager nicht unvorbereitet sind, wenn ein Kunde fragt, warum seine Verlängerungsrechnung anders aussieht.

Die kalifornische Steuer- und Gebührenverwaltung (CDTFA) wird voraussichtlich vor dem Wirksamkeitsdatum zusätzliche Verwaltungsrichtlinien herausgeben. Behandeln Sie dies daher für den Rest des Jahres 2026 als bewegliches Ziel – nicht als eine Aufgabe, die Sie einmal abhaken und vergessen können.

Halten Sie Ihre Buchhaltung für eine neue Steuerposition bereit​

Das Hinzufügen einer neuen, ortsabhängigen Steuer zu Ihrer Rechnungsstellung ist genau die Art von Änderung, die unordentliche Buchhaltung offenlegt – wenn vereinnahmte Umsatzsteuer nicht getrennt von den Einnahmen verbucht wird, wird der Abgleich dessen, was Sie dem Staat bei der Steueranmeldung schulden, zur Hektik. Beancount.io bietet Ihnen eine Klartext-Buchhaltung, die transparent und versioniert ist, sodass eine neue Steuerkategorie einfach ein neues Konto in Ihrem Hauptbuch ist, kein Rätsel, das Monate später zu entwirren ist. Starten Sie kostenlos und sehen Sie, warum Entwickler und finanzaffine Gründer auf Klartext-Buchhaltung umsteigen.