Entlohnung von Mitarbeitern ohne Bankkonto: Ein Compliance-Leitfaden für Gehaltskarten

Etwa 5,6 Millionen US-Haushalte, das sind rund 4,2 % des Landes, besitzen kein Bankkonto. Wenn Sie ein Restaurant, ein Lager, ein Bauunternehmen oder ein anderes Geschäft mit Stundenlöhnern führen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass mindestens einer Ihrer Mitarbeiter dazugehört. Wie bezahlen Sie also jemanden, der keine direkte Einzahlung annehmen kann und keinen Papierscheck zu einer Scheckeinlösestelle tragen möchte, die einen Anteil von jedem Gehaltsscheck abzieht?

Gehaltskarten sind die häufigste Antwort und ein wirklich nützliches Instrument. Sie befinden sich jedoch auch in einem der komplexesten Bereiche der Arbeitsrechts-Compliance: Bundesvorschriften der Regulation E, ein Flickenteppich aus über 20 staatlichen Gesetzen zu Gehaltskarten und Lohnzahlungsgesetze, die größtenteils vor der Existenz von Prepaid-Debitkarten verfasst wurden. Wenn Sie die Mechanismen richtig handhaben, haben Sie ein echtes Problem für Ihr Team gelöst. Wenn Sie sie falsch anwenden, haben Sie einen Lohn- und Arbeitszeitverstoß geschaffen, dessen Beseitigung teuer ist.

Warum „Einfach Direkteinzahlung nutzen“ nicht für jeden funktioniert​

Die Direkteinzahlung wird heute von über 93 % der US-Arbeitnehmer genutzt und ist die einfachste Zahlungsmethode für Arbeitgeber: kein Drucken, keine Umschläge, kein Gang zur Bank. Sie erfordert jedoch ein Bankkonto, und nicht jeder Mitarbeiter hat eines. Menschen landen aus verschiedenen Gründen ohne Bankkonto – unzureichende Mittel für Mindestguthabenanforderungen, Misstrauen gegenüber Banken, frühere Kontoschließungen wegen Überziehungsgebühren oder einfach mangelnder Zugang zu einer nahe gelegenen Filiale in ländlichen Gebieten.

Für diese Mitarbeiter sind die realistischen Alternativen:

• Ein Papierscheck, was in der Regel einen Gang zu einem Scheckeinlösedienst bedeutet, der 1–5 % des Schecknennwerts berechnet, nur um ihn in Bargeld umzuwandeln.
• Eine Gehaltskarte, eine wiederaufladbare Prepaid-Debitkarte, die über einen Bankpartner ausgegeben und vom Arbeitgeber in jeder Gehaltsperiode aufgeladen wird.

Gehaltskarten existieren genau dafür, diese Lücke zu schließen – aber „wir zahlen einfach jedem, der kein Bankkonto hat, mit einer Gehaltskarte“ ist genau die Art von Standardvorgehen, die Arbeitgeber in Schwierigkeiten bringt, denn das Bundesgesetz erlaubt Ihnen nicht, diese Entscheidung für Ihre Mitarbeiter zu treffen.

Die Bundesregel, die Sie nicht ignorieren dürfen: Wahlfreiheit des Arbeitnehmers​

Die wichtigste Compliance-Tatsache zu Gehaltskarten ist folgende: Sie können einen Mitarbeiter nicht dazu zwingen, eine Gehaltskarte als seine einzige Zahlungsoption zu akzeptieren. Dies ist keine bewährte Praxis – sie ist in der Prepaid-Konto-Regel des CFPB unter Regulation E (12 CFR § 1005.18) verankert, die Finanzinstitute regelt, die Gehaltskarten ausgeben, und sie findet sich in fast jedem staatlichen Gehaltskartengesetz wieder.

Konkret bedeutet das:

1. Sie müssen mindestens eine andere Zahlungsmethode – typischerweise einen Papierscheck oder eine Direkteinzahlung – neben der Option der Gehaltskarte anbieten.
2. Die Wahl muss wirklich freiwillig sein. Das Gesetz von Illinois formuliert es unmissverständlich: Eine Zustimmung ist nicht freiwillig, „wenn der Mitarbeiter glauben gemacht wird, dass dies eine Bedingung für die Einstellung ist oder seine derzeitigen Arbeitsbedingungen durch Nichtannahme negativ beeinflusst würden.“ Mehrere andere Staaten verwenden eine nahezu identische Formulierung.
3. Viele Staaten verlangen eine schriftliche Zustimmung, bevor Sie einen Mitarbeiter überhaupt per Gehaltskarte bezahlen können – New Jersey, Vermont und West Virginia sind Beispiele, wobei die genauen Form- und Zeitanforderungen variieren.
4. Der Kartenaussteller muss in der Kurzinformation des Kontos offenlegen, dass der Mitarbeiter die Karte nicht akzeptieren muss und den Arbeitgeber nach anderen Zahlungsmöglichkeiten fragen kann. Diese Offenlegungspflicht liegt bei der ausgebenden Bank, aber als Arbeitgeber sind Sie derjenige, der die Alternative in der Praxis tatsächlich anbieten muss.

Wenn ein Mitarbeiter die Gehaltskarte ablehnt oder später zu einem Papierscheck zurückwechseln möchte, benötigen Sie einen Prozess, der dies reibungslos ermöglicht – und ohne jeden Hinweis darauf, dass dies seine Anstellung beeinträchtigt.

Gebührenregeln: Was Sie an Mitarbeiter weitergeben können und was nicht​

Die Bestimmungen der Regulation E für Prepaid-Konten wurden speziell entwickelt, um die schlimmsten Missbräuche von Gehaltskarten vor einem Jahrzehnt zu unterbinden, als einige Programme Gebühren für Saldoanfragen, abgelehnte Transaktionen und sogar für Gespräche mit einem Kundendienstmitarbeiter erhoben. Nach den aktuellen Regeln gilt:

• Mitarbeiter müssen in der Lage sein, auf ihr volles Gehalt ohne Gebühren zuzugreifen, einschließlich mindestens einer kostenlosen Möglichkeit, das gesamte Guthaben in jeder Gehaltsperiode abzuheben (typischerweise eine kostenlose Geldautomatenabhebung im Netzwerk oder eine kostenlose Abhebung am Schalter in den Filialen der ausgebenden Bank).
• Gebühren für abgelehnte Transaktionen und andere „Überraschungsgebühren“ sind ausdrücklich verboten – einem Mitarbeiter dürfen keine Gebühren berechnet werden, nur weil eine Transaktion wegen unzureichender Deckung abgelehnt wurde.
• Alle bestehenden Gebühren müssen klar offengelegt werden, bevor der Mitarbeiter die Karte überhaupt aktiviert – eine Offenlegung vor dem Erwerb, die den Gebührenplan, wann Gebühren anfallen und wie sie zu vermeiden sind, umfasst.
• Die Karte muss eine Form der FDIC- oder NCUA-Einlagensicherung durchleiten, und die Offenlegung muss dies besagen.

Praktisch bedeutet dies, dass es Ihre Aufgabe als Arbeitgeber ist, den Gebührenplan, den Ihnen Ihr Gehaltsabrechnungsanbieter oder Gehaltskartenanbieter gibt, tatsächlich zu lesen und sich nicht nur auf deren Aussage zu verlassen, dass „es konform ist“. Fragen Sie gezielt: Wie hoch ist die Gebühr für Abhebungen an Geldautomaten außerhalb des Netzwerks, für Papierauszüge, für Inaktivität des Kontos und für den Ersatz einer verlorenen Karte? Stellen Sie dann sicher, dass diese Informationen den Mitarbeitern vor der Anmeldung zugänglich gemacht werden, und nicht erst, nachdem sie von ihrer ersten Abhebungsgebühr überrascht werden.

Die Ebene der Bundesstaaten: Mehr als 20 verschiedene Regelwerke​

Die Federal Regulation E legt eine Untergrenze fest, aber Lohnzahlungsmethoden sind grundsätzlich eine Angelegenheit des Landesrechts, und über 20 Bundesstaaten haben zusätzlich eigene Vorschriften für Lohnkarten – Arizona, Florida, Georgia, Hawaii, Illinois, Kansas, Maine, Maryland, Michigan, Minnesota, Nebraska, New Hampshire, North Dakota, Oklahoma, Oregon, Tennessee, Vermont, Virginia, West Virginia und andere, plus Puerto Rico. Ein paar Dinge, die Sie von Bundesstaat zu Bundesstaat prüfen sollten, bevor Sie ein Lohnkartenprogramm einführen:

• Zustimmungsformat: Reicht eine mündliche Zustimmung aus, oder verlangt der Bundesstaat eine schriftliche, unterschriebene Zustimmung, und muss diese Zustimmung erneuerbar oder widerrufbar sein?
• Kündigungsfrist: Einige Bundesstaaten verlangen eine schriftliche Vorabinformation über die Bedingungen der Lohnkarte – einschließlich des vollständigen Gebührenverzeichnisses – eine bestimmte Anzahl von Tagen vor der ersten Lohnkartenzahlung des Mitarbeiters.
• Garantien für kostenlose Abhebungen: Bundesstaaten legen oft eine Mindestanzahl kostenloser Abhebungen pro Zahlungsperiode fest, die über die Anforderungen der Reg E hinausgeht, und einige begrenzen oder verbieten Ruhe-/Inaktivitätsgebühren vollständig.
• Zustellung der Lohnabrechnung: Wenn Ihr Bundesstaat ausdruckbare Lohnabrechnungen verlangt (wie es mehrere tun, einschließlich Kalifornien und New York), stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnkarten- oder Gehaltsabrechnungsplattform dies tatsächlich unterstützt, nicht nur einen App-Bildschirm, den der Mitarbeiter ansehen, aber nicht ausdrucken kann.
• Arbeitgeber in mehreren Bundesstaaten: Wenn Sie Stundenkräfte in mehr als einem Bundesstaat beschäftigen, gehen Sie nicht davon aus, dass eine einzige nationale Lohnkartenrichtlinie überall konform ist – das strengste anwendbare Landesrecht gilt für jeden Arbeitsplatz.

Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind, ist dies der Teil, der vor der Einführung, nicht danach, ein kurzes Gespräch mit einem Arbeitsrechtsanwalt oder dem Compliance-Team Ihres Gehaltsabrechnungsanbieters wert ist.

Eine praktische Checkliste für die Einführung für kleine Arbeitgeber​

1. Bestätigen Sie, dass Ihr Gehaltsabrechnungsanbieter oder Lohnkartenanbieter Reg E-konform ist und fordern Sie deren Standard-Gebühreninformationen und Zustimmungserklärungsformular an – erstellen Sie diese nicht von Grund auf neu.
2. Bieten Sie jedem neuen Mitarbeiter und jedem aktuellen Mitarbeiter schriftlich die Wahl an: Lohnkarte, direkte Einzahlung oder Papierscheck. Dokumentieren Sie, dass die Wahl angeboten wurde und welche Option der Mitarbeiter gewählt hat.
3. Holen Sie eine schriftliche Zustimmung ein vor der ersten Lohnkartenzahlung und bewahren Sie diese Dokumentation so lange auf, wie es die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen Ihres Bundesstaates vorschreibt.
4. Vergewissern Sie sich, dass mindestens eine kostenlose Abhebung des vollen Guthabens pro Zahlungsperiode dem Mitarbeiter tatsächlich zur Verfügung steht – testen Sie es selbst mit einer Musterkarte, wenn Sie können.
5. Veröffentlichen Sie das Gebührenverzeichnis an einem Ort, an dem die Mitarbeiter es sehen können, bevor sie sich entscheiden, nicht versteckt in einem Kartenumschlag, den sie nach der ersten Einzahlung öffnen.
6. Bauen Sie einen Rückwechselprozess auf. Ein Mitarbeiter sollte innerhalb von ein oder zwei Zahlungsperioden von der Lohnkarte zu einer direkten Einzahlung oder einem Scheck wechseln können, ohne begründen zu müssen, warum.
7. Jährlich prüfen. Gehaltsabrechnungsanbieter ändern Gebührenverzeichnisse und Kartenaussteller; was bei der Einführung konform war, ist ein Jahr später möglicherweise nicht mehr konform.

Wo dies mit Ihrer Buchhaltung zusammenhängt​

Lohnkarten ändern nicht, wie die Lohnkosten in Ihr Hauptbuch gelangen, aber sie fügen eine Ebene hinzu, die es wert ist, getrennt von der Bargeldabrechnung verfolgt zu werden: Gebühren für das Kartenprogramm (falls Ihr Unternehmen einen Teil davon übernimmt statt des Mitarbeiters), eventuelle Überbrückungs- oder Reserveanforderungen Ihres Kartenausstellers und die Dokumentation der Zustimmung und Offenlegung für Prüfzwecke. Die Führung dieser Aufzeichnungen in einem System, das Sie tatsächlich kontrollieren – anstatt verstreut über das Portal eines Gehaltsabrechnungsanbieters, das Ihnen nur die aktuelle Periode anzeigt – erleichtert es erheblich, die Fragen einer staatlichen Arbeitsbehörde zu beantworten, falls Ihr Lohnkartenprogramm jemals geprüft wird.

Vereinfachen Sie Ihr Finanzmanagement​

Die Einhaltung von Gehaltsabrechnungsstandards ist einer jener Bereiche, in denen der Papierpfad genauso wichtig ist wie die Zahlung selbst – Zustimmungsformulare, Gebühreninformationen und Lohnabrechnungen müssen alle vorhanden sein, wenn Sie sie benötigen. Beancount.io bietet eine Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und eine versionskontrollierte Historie Ihrer Finanzdaten bietet, ohne Anbieterbindung und ohne Black Boxes. Kostenlos starten und jeden Teil Ihrer Buchhaltung – einschließlich der Gehaltsabrechnung – in einem Format verwalten, das Sie vollständig kontrollieren.