Was ist Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen? Ein Beancount-freundlicher Leitfaden zur Verfolgung von Lieferantenrechnungen im Klartext

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (AP) sind die Beträge, die Ihr Unternehmen seinen Lieferanten für bereits erhaltene, aber noch nicht bezahlte Waren oder Dienstleistungen schuldet. In der Buchhaltung werden AP als kurzfristige Verbindlichkeit in der Bilanz ausgewiesen – ein Betrag, der typischerweise innerhalb des nächsten Jahres, häufig innerhalb von 30 bis 60 Tagen, fällig ist.

Dieses Konzept steht im Zentrum der Periodenabgrenzungsrechnung, bei der Aufwand und die entsprechende Verbindlichkeit im Moment des Rechnungseingangs erfasst werden, nicht beim tatsächlichen Geldfluss. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie den gesamten AP‑Workflow sauber und effizient mit dem Klartext‑Buchhaltungstool Beancount verwalten.

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Kurze Zusammenfassung

Bevor wir ins Detail gehen, die wichtigsten Punkte:

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (AP) stellen Ihre kurzfristigen Schulden gegenüber Lieferanten dar. Sie finden sie im Abschnitt Liabilities Ihrer Bilanz.
• Periodenabgrenzung vs. Kassenbasis: AP existiert nur, wenn Sie Ihre Bücher nach dem Periodenabgrenzungsprinzip führen. Beancount unterstützt Periodenabgrenzungs‑Workflows vollständig, und die Web‑Oberfläche Fava zeigt Ihre Verbindlichkeiten korrekt an.
• AP vs. AR: Kurz gesagt: Verbindlichkeiten sind das, was Sie schulden, während Forderungen (AR) das sind, was andere Ihnen schulden.

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Wo AP in Beancount (und Fava) zu finden ist

Um AP zu verfolgen, müssen Sie zunächst ein Konto dafür in Ihrem Ledger anlegen. Eine gängige Konvention lautet:

Liabilities:AccountsPayable

Optional können Sie Unterkonten für wichtige Lieferanten anlegen (z. B. Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

In Fava erscheint dieses Konto in Ihrer Bilanz unter Liabilities. Durch Anklicken können Sie die offenen und bezahlten Positionen einsehen und erhalten so einen klaren Überblick über Ihre Verpflichtungen. Ein Beispiel finden Sie im öffentlichen Beispiel‑Ledger von Fava here, das ein Konto Liabilities:AccountsPayable enthält.

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Beancount‑Bausteine, die Sie benötigen

Ein robustes AP‑Workflow in Beancount beruht auf einigen Kernfunktionen:

1. Konten: Sie verwenden hauptsächlich das Konto Liabilities:AccountsPayable, ein Geldkonto wie Assets:Bank:Checking und diverse Aufwandskonten (z. B. Expenses:Supplies).
2. Metadaten: Sie können jedem Buchungssatz Schlüssel‑Wert‑Paare anhängen. Für AP nutzen Sie Metadaten wie invoice:, due:, terms: und document:. Fava erkennt den Schlüssel document: und erzeugt automatisch einen anklickbaren Link zur Datei, wenn Sie einen Dokumenten‑Ordner konfiguriert haben.
3. Tags & Links: Verwenden Sie #tags (z. B. #ap) für einfaches Filtern und ^links (z. B. ^INV-10455) um Rechnungen und zugehörige Zahlungen programmatisch zu verknüpfen. Das schafft eine klare, prüfbare Historie.
4. Abfragen (BQL): Beancounts SQL‑ähnliche Abfragesprache (BQL) ermöglicht leistungsstarke Berichte, etwa das Auflisten aller offenen Verbindlichkeiten sortiert nach Fälligkeit, direkt aus der Kommandozeile mit bean-query oder auf Favas „Query“-Seite.

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Kern‑AP‑Workflow in Beancount

Die Verwaltung von AP in Ihrem Ledger umfasst zwei bis drei zentrale Schritte: Rechnung erfassen, bezahlen und ggf. Teilzahlungen oder Skonti behandeln.

1) Rechnung erfassen (erstellt die Verbindlichkeit)

Zuerst buchen Sie den Aufwand und erzeugen die Verbindlichkeit, sobald die Rechnung eingeht.

; Optional können Sie Ihren Dokumenten‑Ordner in der Haupt‑Beancount‑Datei setzen:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Dieser einzelne Eintrag erledigt zwei Dinge:

1. Er erkennt sofort den Aufwand von 500 USD im richtigen Zeitraum (August).
2. Er erzeugt eine entsprechende Verbindlichkeit von 500 USD, die zeigt, dass Sie dem Lieferanten Geld schulden.

Der Link ^INV-10455 ist ein eindeutiger Bezeichner, mit dem Sie später die Zahlung verknüpfen können, sodass Rechnung und Zahlung logisch verbunden bleiben.

2) Rechnung bezahlen (löscht die Verbindlichkeit)

Wenn Sie die Rechnung begleichen, erzeugen Sie einen Buchungssatz, der Geld von Ihrem Bankkonto abzieht und die Verbindlichkeit ausgleicht.

a) Standardzahlung (kein Skonto):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Dieser Eintrag reduziert Ihr AP‑Guthaben um 500 USD und verringert gleichzeitig Ihr Bankguthaben um denselben Betrag. Die Verbindlichkeit ist damit ausgeglichen.

b) Frühzahlungs‑Skonto (z. B. „2/10, n/30“):

Bei den Konditionen „2/10, n/30“ erhalten Sie bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen einen Skonto von 2 %. Für unsere Rechnung von 500 USD bedeutet das einen Skonto von 10 USD. Es gibt zwei zulässige Varianten – wählen Sie eine und bleiben Sie konsistent.

; Variante 1: Skonto als sonstige Erträge (kontra‑Aufwand)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Variante 2: Reduzierung des ursprünglichen Aufwands
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

In beiden Fällen wird die volle Verbindlichkeit von 500 USD ausgeglichen, Ihr Bankkonto um 490 USD reduziert und der Skonto von 10 USD korrekt erfasst.

3) Teilzahlungen verwalten

Beancounts Verknüpfungs‑Feature macht das Tracking von Teilzahlungen einfach und übersichtlich.

; Rechnung über 1.200 USD
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; Erste Teilzahlung von 400 USD
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Endzahlung von 800 USD
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Durch die Verwendung des Links ^INV-9001 bei allen drei Buchungen können Sie das Journal leicht filtern und die komplette Historie dieser Rechnung samt Teilzahlungen einsehen.

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Nützliche BQL‑Abfragen

Sie können diese Abfragen im Fava‑„Query“-Tab oder über die Kommandozeile mit bean-query ausführen.

Tipp: Die Funktion any_meta() ist äußerst praktisch, um Metadaten‑Felder wie invoice: und document: in die Ergebnis‑Tabelle zu holen.

Offene AP nach Lieferant (Bilanz‑Ansicht):

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Offene AP nach Rechnung + Fälligkeit:

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Rechnungen mit angehängten PDFs:

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

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Wo Sie AP in Fava sehen

• Bilanz: Navigieren Sie zu Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable, um den Gesamtsaldo zu sehen und in die einzelnen Buchungen zu drill‑down.
• Journal: Filtern Sie das Journal nach account:Liabilities:AccountsPayable oder einem spezifischen Link wie ^INV-xxxx, um den kompletten Lebenszyklus einer Rechnung zu sehen.
• Dokumente‑Seitenleiste: Wenn Sie das Metadatum document: nutzen und die Direktive option "documents" gesetzt haben, erscheint in der Seitenleiste eine Liste verknüpfter Dokumente.

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AP‑Altersstruktur, Umschlagshäufigkeit und Cash‑Flow‑Bewusstsein

• Altersstruktur‑Report: Dieser Report gruppiert offene Rechnungen nach Veralterungsdauer (z. B. 1–30 Tage, 31–60 Tage, > 60 Tage). In Beancount ist der praktischste Ansatz, die oben genannte „Open AP by Invoice + Due Date“-Abfrage auszuführen, das Ergebnis als CSV zu exportieren und die Daten in einer Tabelle oder einem kleinen Python‑Script zu bucketisieren.
• AP‑Umschlagshäufigkeit: Kennzahl, die zeigt, wie schnell Sie Ihre Lieferanten bezahlen. Formel: Gesamte Lieferanteneinkäufe ÷ durchschnittliche AP. Eine verwandte Kennzahl, Days Payable Outstanding (DPO), lässt sich grob mit 365 ÷ Umschlagshäufigkeit berechnen.
• Wenn Sie nicht rechtzeitig zahlen können: AP ist für kurzfristige Schulden gedacht. Stimmen Sie mit einem Lieferanten eine längerfristige Rückzahlung ab, sollten Sie die Verbindlichkeit aus AP heraus und in ein langfristiges Darlehen (z. B. NotesPayable) umklassifizieren.

2025-10-01 * "Helix Industries" "Convert overdue AP to 12-month note" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

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Best Practices für AP in einem Klartext‑Ledger

• Papierlos arbeiten: Speichern Sie Rechnungs‑PDFs im Ordner documents und verlinken Sie sie mit dem Metadatum document:.
• Links konsequent nutzen: Setzen Sie die eindeutige Rechnungsnummer als ^link sowohl bei der Rechnung als auch bei allen zugehörigen Zahlungen.
• Metadaten sauber halten: Einheitliche Nutzung von invoice:, due: und terms: verbessert Suche, Abfragen und Finanzreviews.
• Durchgehend periodengerecht buchen: Wenn Sie nützliche AP‑Reports wollen, führen Sie Ihre Bücher nach dem Periodenabgrenzungsprinzip. Beancount und Fava unterstützen das hervorragend.

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Copy‑Paste‑Starter: Lieferantenrechnung + Zahlung

; ---- Rechnung ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Zahlung (kein Skonto) ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

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Dieser Leitfaden dient ausschließlich zu Bildungszwecken und stellt keine steuerliche, rechtliche oder finanzielle Beratung dar.

Weiterführende Literatur & Links

• Beancount‑Dokumentation zu Kontotypen, Tags/Links und BQL
• Fava/Beancount‑Hinweise zur Periodenabgrenzung und Dokumenten‑Verlinkung
• Verwendung von any_meta() zum Abfragen von Metadatenfeldern