#payroll
Gestió de nòmines, processament i compliment per a empreses de totes les mides
La Llei de Normes Laborals Justes no té cap disparador basat en el nombre d'empleats — la cobertura empresarial comença als 500.000 $ en vendes brutes anuals, i la cobertura individual pot aplicar-se molt per sota d'això. Aquí tens què canvia al llindar, les cinc obligacions que imposa i una llista de verificació de set passos per executar abans que un investigador truqui.
Segons el 29 CFR 778.114, un salari fix pot compensar totes les hores treballades, de manera que les hores extra només costen una prima de mitja part: 80 dòlars en lloc de 300 en una setmana de 50 hores amb un salari de 800 dòlars. Aquesta guia cobreix les matemàtiques, les cinc condicions, la regla del 2020 sobre bonificacions i les prohibicions segons la llei estatal a Alaska, Califòrnia, Nou Mèxic i Pennsilvània.
La Secció 70113 d'OBBBA va derogar permanentment la deducció de despeses de mudança i el reemborsament lliure d'impostos de l'ocupador per als exercicis fiscals que comencin després del 31 de desembre de 2025 — cada euro de reubicació, inclosos els pagaments fets directament als proveïdors, ara són salaris complementaris, amb excepcions només per als moviments PCS de militar en servei actiu i el personal de la comunitat d'intel·ligència.
Tres cartells federals — FLSA, OSHA 3165 i EPPA — s'apliquen a gairebé tots els ocupadors privats, mentre que l'avís EEO «Coneix els teus drets» entra en vigor amb 15 empleats i la FMLA amb 50. Tots són gratuïts del govern, i la guia del DOL permet que els equips totalment remots compleixin la norma de publicació contínua electrònicament.
Portar el personal de nou a les instal·lacions canvia alhora els impostos sobre nòmines, els beneficis i les deduccions. Per al 2026, les exclusions de la Secció 132(f) són de 340 $/mes per a transport/vanpool i aparcament qualificat, cosa que estalvia als ocupadors aproximadament el 7,65% de cada dòlar abans d'impostos; els empleats amb W-2 ja no poden deduir les despeses de teletreball, així que canalitza l'equipament a través d'un pla accountable.
Per al 2026, l'exclusió per cura de dependents de la Secció 129 passa de 5.000 $ a 7.500 $ i el reemborsament de préstecs d'estudiants de la Secció 127 esdevé permanent, de manera que un ocupador pot moure fins a 12.750 $ per empleat fora dels salaris. Aquesta guia cobreix les regles del pla escrit i de no discriminació, en quines caselles del W-2 es declara cada benefici — tota la cura de dependents a la casella 10, l'assistència educativa excluïble enlloc — i els set errors que converteixen un benefici lliure d'impostos en salaris gravables.
Una carta de no-coincidència (EDCOR) de la SSA significa que el nom i el SSN d'un W-2 no coincideixen amb els registres de la SSA, i més del 70% dels registres marcats pertanyen a ciutadans dels EUA nascuts al país. Aquí tens la resposta de l'empresa en quatre passos, les cinc accions que desencadenen responsabilitat per discriminació segons la INA i els trams de sancions de l'IRS per al 2026 de $60, $130 i $340 per declaració incorrecta.
Un canvi de nòmines l'1 de gener és el més net perquè un sol proveïdor gestiona tots els quatre Formularis 941, el Formulari 940 i cada W-2 — però requereix aproximadament dotze setmanes de preparació. Aquesta llista de verificació cobreix el calendari d'octubre a gener, les dades de totals acumulats i beneficis accessoris que s'han de migrar, l'autorització i revocació del Formulari 8655, i els cinc errors de traspàs que generen avisos de l'IRS.
Els ocupadors poden contribuir fins a 2.500 $ per empleat i any a un Compte Trump d'un fill lliure d'impostos i declarar-ho a la casella 12 del W-2 sota el nou Codi TA, que debuta en els formularis de 2026. Aquesta guia cobreix el pla escrit de la Secció 128, el límit per empleat (no per fill), el límit agregat de 5.000 $ per fill, les reduccions salarials del pla de cafeteria només per a dependents, les proves de no-discriminació d'estil Secció 129, i els controls de nòmines i de verificació de comptes que mantenen el benefici fora dels salaris subjectes a impostos.
No hi ha cap llei federal de freqüència de pagament — els estats estableixen el mínim, i Connecticut, Rhode Island, New Hampshire, Massachusetts, Vermont i Nova York són els més estrictes. El pagament quinzenal cobreix aproximadament el 36–43 per cent de les empreses privades, comporta dos mesos amb tres xecs de pagament a l'any i un 27è dia de pagament el 2026; el semimestral, amb els seus 24 períodes irregulars, mai no s'alinea amb la setmana laboral de 7 dies de la FLSA que regula les hores extraordinàries.
El 2026 té 27 dies de pagament bisetmanals per a molts empresaris, afegint aproximadament un 3,85% al cost anual de la nòmina salarial. Aquí tens com triar entre dividir el salari per 27 i pagar el xec extra, com gestionar les deduccions de salut, 401(k) i HSA en el període extra, i què pressupostar per als impostos de l'empresari a la base salarial de la Seguretat Social de 184.500 dòlars.
Per al 2026, el límit de diferiment electiu de la secció 402(g) és de 24.500 $ per persona (32.500 $ amb la recuperació per a majors de 50 anys, 35.750 $ per a edats de 60 a 63), agregat a través de tots els 401(k), 403(b), SIMPLE IRA i SARSEP als quals contribueixis durant l'any. Un excés no retornat amb guanys abans del 15 d'abril es tributa dues vegades, una vegada com a salari en l'any de la contribució i una altra en la distribució. Els passos inclouen sumar els diferiments de la casella 12 del W-2, notificar el pla per escrit, llegir els codis P i 8 del 1099-R i limitar la nòmina després d'un canvi de feina a mitjan any.
