#payroll
Gestió de nòmines, processament i compliment per a empreses de totes les mides
Descobriu què exigeix la Publicació 15 de l'IRS (Circular E) per a retencions, dipòsits i la presentació dels formularis 941 i W-2. Una anàlisi clara i pràctica per a petits ocupadors.
Els ocupadors que utilitzen sistemes electrònics del Formulari I-9 han d'actualitzar-los a la data de caducitat 31/05/2027 abans del 31 de juliol de 2026. Aquesta guia cobreix quines edicions continuen sent vàlides, què va canviar en la revisió del 20/01/25, la regla de retenció de tres anys després de la contractació o un any després de la finalització, i quins errors documentals l'ICE ara tracta com a substancials en lloc de tècnics.
L'IRS no té una única regla de set anys. Els registres d'impost sobre la renda duren 3 anys, els d'impostos sobre l'ocupació 4, les omissions substancials d'ingressos 6, les pèrdues per deutes incobrables i valors sense valor 7, i les declaracions no presentades o fraudulentes mai no expiren — mentre que els registres de propietat es conserven fins que es tanca el període de prescripció de l'any en què veneu. Aquesta guia associa cada termini amb els documents que regula i ofereix un calendari de retenció que els propietaris de petites empreses poden seguir.
Més de 20 jurisdiccions estatals i locals van augmentar el salari mínim l'1 de juliol de 2026 — Alaska a $14.00, Oregon i D.C. en els seus calendaris anuals, més 17 augments en ciutats i comtats de Califòrnia, Illinois, Maryland, Minnesota i Oregon — elevant el sou de més de 360.000 treballadors en aproximadament $221 milions a l'any. Una llista de verificació en set passos per a ocupadors que deuen la tarifa més alta on es realitza la feina, inclòs com dividir un període de pagament que abasta dues tarifes per data de treball en lloc de data de pagament.
QuickBooks Desktop 2023 va arribar al final del seu suport el 31 de maig de 2026 — les taules d'impostos de nòmines van deixar d'actualitzar-se, els canals bancaris, Desktop Payments, el dipòsit directe, la presentació electrònica, Workforce, la còpia de seguretat en línia i els pedaços de seguretat es van apagar tots l'1 de juny, mentre que els fitxers d'empresa locals encara s'obren amb normalitat. Una llista de verificació de neteja pre-migració, les tres vies viables (QuickBooks Online, Enterprise o una plataforma diferent), els passos d'exportació de Desktop a Online i la conciliació post-migració que demostra que el llibre major s'ha mogut intacte.
Un estipendi d'internet de 75 dòlars al mes pagat sense documentació són salaris suplementaris — declarables a la Casella 1 del W-2 i que costen a l'empresari aproximadament un 7,65% en impostos de nòmina de contrapartida a sobre. Els mateixos 75 dòlars estan exempts d'impostos i fora del W-2 sota un pla escrit amb rendiment de comptes que compleixi les tres proves del Reglament del Tresor 1.62-2 — connexió empresarial, justificació dins de 60 dies, i retorn de l'excés dins de 120 dies. Aquesta guia cobreix les dues vies de l'IRS, els cinc errors que converteixen un pla en imposable, els comptes separats de comptabilitat general i els tipus de pagament de nòmina que mantenen el tractament correcte, i els estatuts estatals que requereixen reemborsament independentment del tractament fiscal federal.
Un càrrec de servei obligatori no supera el test de quatre factors de l'IRS per a propines, de manera que són salaris i no ingressos per propines — heu de pagar ambdues parts de la FICA sobre aquest import, perdeu el crèdit de la Secció 45B al Formulari 8846, i queda exclòs de la nova deducció de propines qualificades de l'OBBBA. Cobreix el test de quatre factors, els assentaments comptables que mantenen separats els Ingressos per Càrrec de Servei de les Propines a Pagar, i els canvis en nòmina, crèdit de propines, impost sobre vendes i divulgació de comissions que un restaurant pateix el mateix dia que fa el canvi.
Vermont Saves va arribar a empreses amb cinc o més treballadors l'1 de juliol de 2026, i New York Secure Choice va acabar el seu desplegament en tres fases el 15 de juliol de 2026. Què requereix cada programa, les penalitzacions (20 dòlars que pugen a 75 per empleat a Vermont, 250 dòlars per empleat i any a Nova York), i com registrar la retenció com a passiu de nòmines i no com a despesa.
A partir de l'1 de juliol de 2026, la SB 637 de Virgínia redueix el llindar d'ocupador de la Llei de Drets Humans de Virgínia de 15 empleats a 5 i amplia el termini de presentació de 300 dies a dos anys. Qualsevol empresa amb cinc o més empleats cada dia laborable durant 20 o més setmanes naturals ara està coberta per a totes les pràctiques prohibides, no només l'acomiadament. Aquí teniu la regla de recompte de 20 setmanes, una llista de verificació de compliment en set passos i els registres de nòmines i conservació que un investigador demana primer.
Una prima de compensacio per accidents laborals és nòmina ÷ 100 × tarifa de classe × modificador d'experiència, per això l'auditoria de final d'any torna a comprovar ambdues variables amb els vostres registres reals. Aquesta guia cobreix els tres tipus d'auditoria i què els desencadena, els documents que demanen els auditors, per què la prima d'hores extres només es pot excloure quan es registra per separat per empleat i setmana segons la regla 2-B-2 de NCCI, els límits d'oficials de NCCI per al 2026 amb un màxim setmanal de 3.400 $ i un mínim de 1.700 $, i per què els pagaments a un subcontractista sense un certificat d'assegurança vigent se us carreguen com a nòmina.
Les regulacions del test ABC de Nova Jersey esdevenen operatives l'1 d'octubre de 2026 i aclareixen que tot treballador és un empleat tret que proveu llibertat de control, treball fora del vostre curs habitual o els vostres llocs de negoci, i un ofici establert de manera independent: conegueu les tres branques, els cinc errors comuns i una llista de verificació prèvia a la data límit.
El límit de la FSA per a la cura de dependents dels EUA puja a 7.500 $ per als anys de pla posteriors al 2025: què han de canviar els ocupadors i empleats federals.
