Si passeu la nòmina final del vostre empleat mort pel vostre procés de nòmines habitual, la declaració que presenteu serà incorrecta en almenys tres punts: retindreu l'impost federal sobre la renda que mai havíeu de retenir, posareu salaris a la casella 1 del W-2 on no pertanyen, i us saltareu un 1099-MISC que l'IRS espera veure. Cada error és corregible — però només si l'atrapeu abans de la temporada de presentació de gener, quan comencen a arribar els avisos de discrepància.
Aquesta guia explica exactament com pagar els salaris meritats, les vacances i altres compensacions degudes a algú que va morir mentre estava empleat: què retenir, quins formularis reben quins números, qui pot rebre legalment els diners, i la trampa temporal que canvia completament el tractament fiscal.
La regla fonamental: la mort divideix una nòmina entre dos formularis
Quan un empleat mor, qualsevol salari, paga de vacances, bonificació, comissió i altres compensacions que es devien però no s'havien pagat a la data de la mort es converteixen en "salaris respecte d'un difunt". Ja no són ingressos de l'empleat — pertanyen a l'herència o al beneficiari — i el codi tributari els tracta de manera diferent dels salaris ordinaris.
El fet més important és l'any natural en què feu el pagament, no l'any en què es van guanyar els salaris:
- Pagat durant l'any natural de la mort: Reteniu les cotitzacions de la Seguretat Social i Medicare (FICA), però no retingueu l'impost federal sobre la renda. Reporteu el pagament al formulari W-2 del difunt a les caselles 3 i 5 (salaris de la Seguretat Social i Medicare) amb els impostos retinguts a les caselles 4 i 6 — i excloeu-lo completament de la casella 1. Després reporteu l'import brut (abans de la retenció de FICA) al formulari 1099-MISC, casella 3, emès a l'herència o al beneficiari.
- Pagat en un any natural posterior a l'any de la mort: No retingueu res — ni impost sobre la renda, ni FICA, ni FUTA. No presenteu cap W-2 pel pagament. Reporteu-lo només al formulari 1099-MISC, casella 3, a l'herència o al beneficiari.
Sí, això significa que un pagament del mateix any produeix dues declaracions informatives per una sola nòmina: un fragment de W-2 que mostra només els salaris i impostos de FICA, més un 1099-MISC que mostra l'ingrés brut. Aquesta doble declaració és la part que la majoria de petits empresaris — i algunes configuracions de programari de nòmines — fan malament.
Un exemple pràctic: els números de cada formulari
Suposem que el vostre empleat va guanyar 10.000 $ en salaris a principis d'any (amb 1.500 $ d'impost federal sobre la renda ja retinguts), després va morir amb 2.000 $ en salaris impagats i 1.000 $ en vacances meritades degudes. Pagueu els 3.000 $ a l'herència al juliol del mateix any.
Formulari W-2 (emès amb el nom i el número de la Seguretat Social del difunt):
- Casella 1 (salaris): 10.000 $ — el pagament post-mort de 3.000 $ s'exclou
- Casella 2 (impost federal retingut): 1.500 $ — sense canvis
- Casella 3 (salaris de la Seguretat Social): 13.000 $ — inclou els 3.000 $
- Casella 4 (impost de la Seguretat Social retingut): l'impost sobre 13.000 $
- Casella 5 (salaris de Medicare): 13.000 $ — inclou els 3.000 $
- Casella 6 (impost de Medicare retingut): l'impost sobre 13.000 $
Formulari 1099-MISC (emès amb el nom i el TIN de l'herència o del beneficiari):
- Casella 3 (altres ingressos): 3.000 $ — l'import brut complet, tot i que es va retenir FICA
Si en canvi haguéssiu pagat aquests 3.000 $ el gener següent, no hi hauria retenció de FICA, res a cap W-2, i només els 3.000 $ al formulari 1099-MISC casella 3.
La qüestió dels 600 $: quan es requereix el 1099-MISC
La declaració del 1099-MISC segueix el llindar estàndard: si els pagaments post-mort a l'herència o al beneficiari sumen 600 $ o més durant l'any natural, presenteu el formulari. Per sota de 600 $ sense retenció de reserva, no es requereix cap 1099-MISC — tot i que el receptor encara deu l'impost sobre la renda pels diners.
Fixeu-vos en l'asimetria que això crea: un pagament final de vacances de 500 $ fet l'any de la mort encara necessita retenció de FICA i encara apareix a les caselles 3 i 5 del W-2, però no genera cap 1099-MISC. Guardeu-ne un registre de totes maneres, perquè el preparador fiscal de l'herència preguntarà què es va pagar i què es va retenir.
L'excepció de la recepció constructiva: xecs emesos abans de la mort
No tots els pagaments post-mort segueixen la divisió W-2/1099-MISC. Si els diners van ser efectivament o constructivament rebuts per l'empleat abans de la mort, continuen sent ingressos salarials ordinaris a la declaració final.
El cas clàssic és la nòmina que ja s'havia emès. Si vau emetre i posar a disposició la nòmina habitual de l'empleat abans que morís — encara que mai l'hagués cobrada — aquests salaris es van rebre constructivament. El procediment és:
- Anul·leu el xec original a nom de l'empleat.
- Emeteu un xec de reemplaçament pagador a l'herència o al beneficiari per el mateix import net.
- No ajusteu els vostres registres de nòmines. Els salaris ja es van reportar normalment a la casella 1 del W-2 amb tota la retenció aplicada. No cal cap 1099-MISC per l'import reemès.
La línia divisòria és preparació versus no preparació: un xec preparat abans de la mort són els salaris del difunt; les vacances meritades o una bonificació que no s'havien processat a la data de la mort són salaris respecte d'un difunt i segueixen les regles de declaració dividida. Quan el moment és ajustat, documenteu les dates — data del xec, data de la mort, data de reemissió — a l'arxiu de nòmines.
Qui rep els diners? La llei estatal decideix, no vosaltres
Les regles fiscals federals us diuen com reportar el pagament. La llei estatal us diu qui pot rebre'l — i les respostes varien enormement. La majoria d'estats tenen un procediment específic per a petites quantitats de salaris impagats deguts a un empleat mort:
- Molts estats us permeten pagar directament a un cònjuge supervivent (i de vegades a fills adults o un beneficiari designat) en rebre una declaració jurada signada de relació, fins a un límit legal. Aquests límits van des de pocs centenars de dòlars fins a desenes de milers segons l'estat.
- Els imports per sobre del límit generalment han d'anar al representant personal o administrador de l'herència nomenat pel tribunal — no al familiar que ho demana primer.
- Alguns estats imposen un termini (per exemple, pagar als supervivents elegibles dins dels 30 dies de la mort) i requereixen un reconeixement escrit de recepció que allibera la vostra responsabilitat.
El manual pràctic:
- Demaneu un certificat de defunció i guardeu-ne una còpia a l'expedient del personal.
- Demaneu al departament de treball del vostre estat o al vostre advocat el procediment de salaris d'empleat mort i el límit actual abans de pagar a ningú.
- Recolliu un formulari W-9 de qui rebrà els diners — necessiteu el seu nom i TIN pel 1099-MISC. Si el pagador és l'herència, necessita el seu propi Número d'Identificació d'Empleador (sol·licitat amb el formulari SS-4); no feu servir el número de la Seguretat Social del difunt al 1099-MISC.
- Si ningú reclama els salaris, no els guardeu indefinidament — les nòmines no reclamades finalment es reverteixen a l'estat com a propietat no reclamada després del període de dormància, i la majoria d'estats esperen que els posseïdors les reportin i les remetin.
Pagar a la persona equivocada no només crea una disputa familiar; crea un embolic de declaració, perquè el 1099-MISC ha d'anar al receptor real. Aneu amb compte i verifiqueu.
Retenció de reserva: la trampa del 24%
Com que els salaris post-mort es reporten al formulari 1099-MISC, s'apliquen les regles de retenció de reserva. Si l'herència o el beneficiari no proporciona un TIN — sense W-9, sense EIN encara, paperassa encallada en el procés successori — heu de retenir l'impost federal sobre la renda a la taxa de retenció de reserva del 24% del pagament i reportar-lo a la casella 4 del 1099-MISC.
Aquesta és l'única situació en què l'impost federal sobre la renda sí es reté dels salaris post-mort, i sorprèn els empresaris que havien après la regla de "sense retenció d'impost sobre la renda". La solució és procedimental: no allibereu el pagament fins que tingueu un W-9 vàlid a mà. Obtenir el TIN per endavant és molt més fàcil que explicar la retenció de reserva a una família en dol — o corregir-ho després.
FUTA, impostos estatals i la resta de la pila de nòmines
- FUTA (impost federal d'atur): Els pagaments del mateix any de la mort encara estan subjectes a FUTA; els pagaments fets després de l'any de la mort no ho estan. Incloeu el pagament a la base salarial del formulari 940 només quan es paga l'any de la mort.
- Retenció de l'impost estatal sobre la renda i assegurança d'atur: La majoria d'estats segueixen el patró federal (sense retenció d'impost sobre la renda; el tractament equivalent a FICA varia), però els detalls difereixen per estat. Confirmeu-ho amb l'agència de recaptació del vostre estat o el vostre proveïdor de nòmines en lloc de suposar-ho.
- Deducció de l'ocupador: Els salaris finals continuen sent una despesa empresarial ordinària i necessària. Els deduïu quan es paguen, igual que qualsevol altra nòmina.
Un advertiment temporal més: si un empleat mor al desembre i pagueu els salaris meritats al gener, el pagament s'escapa completament de FICA i s'estalvia el W-2. Aquest és el resultat correcte segons les regles — però no ajorneu deliberadament el pagament per fabricar aquest resultat. Els terminis estatals de nòmina final encara s'apliquen, i alguns estats penalitzen els salaris finals tardans amb sancions diàries que fan ombra a qualsevol estalvi d'impostos sobre nòmines.
Què més compta com a compensació post-mort
Les regles de declaració dividida cobreixen més que les últimes dues setmanes de salari:
- Pagaments de vacances meritades i PTO (i baixes per malaltia, quan la vostra política o la llei estatal requereix el pagament)
- Comissions i bonificacions guanyades, incloent imports calculats després de la mort
- Indemnització per acomiadament deguda sota un acord o política
- Prestacions per defunció de plans de compensació diferida no qualificats i plans de la Secció 457 — reportades al 1099-MISC, casella 3
Dues excepcions importants: les prestacions per defunció d'un pla de jubilació qualificat es reporten al formulari 1099-R, no al 1099-MISC. I el producte d'una assegurança de vida col·lectiva pagada per l'ocupador segueix les seves pròpies regles de declaració, no les regles salarials. Si l'empleat tenia compensació en accions, compensació diferida o una pensió, consulteu amb el vostre CPA abans de presentar res — aquests pagaments tenen cadascun el seu propi formulari i la seva pròpia lògica d'any de la mort.
Pel costat del receptor: els salaris post-mort són ingressos respecte d'un difunt (IRD) — imposables a qui els rep, reportats a la seva declaració, no a la declaració final del difunt. Si l'herència era prou gran per deure l'impost de successions, el receptor també pot qualificar per a la deducció IRD per l'impost de successions atribuïble a aquests ingressos. Això és territori del preparador de l'herència, però mencionar-ho a la família és una amabilitat que val la pena la frase.
Els errors que generen avisos de l'IRS
Gairebé tots els errors en aquesta àrea cauen en un dels sis grups. Reviseu la vostra feina contra cadascun:
- Passar el xec final pel procés de nòmines normal. El vostre sistema de nòmines retindrà alegrement l'impost federal sobre la renda i ficarà l'import a la casella 1. Anul·leu-ho: només FICA, només caselles 3 i 5.
- Reportar el pagament a la casella 1 del W-2. Els salaris post-mort mai van a la casella 1. Van a les caselles 3 i 5 (pagament del mateix any) i al 1099-MISC.
- Oblidar el 1099-MISC. L'herència o el beneficiari necessita que se li reportin ingressos de la casella 3 de 600 $ o més. Aquest és el pas més sovint omès.
- Fer servir el formulari 1099-NEC en lloc del 1099-MISC. Els salaris post-mort són "altres ingressos" de la casella 3 al 1099-MISC — mai compensació de no empleat al 1099-NEC.
- Posar el SSN del difunt al 1099-MISC. El 1099-MISC pertany al receptor: el SSN del beneficiari o l'EIN de l'herència.
- Reportar el net en lloc del brut. El 1099-MISC mostra els 3.000 $ complets tot i que en va sortir FICA. El W-2 mostra el costat de FICA; el 1099-MISC mostra el costat d'ingressos.
Una llista de verificació per a la setmana següent
Quan sapigueu que un empleat ha mort, seguiu aquesta llista en ordre:
- Assegureu els elements de nòmines: atureu o recupereu qualsevol dipòsit directe pendent; retireu els xecs no cobrats; congeleu les execucions programades de bonificacions o comissions d'aquell empleat.
- Calculeu tot el que es deu: hores finals, hores extres, vacances/PTO meritats, comissions i bonificacions guanyades, reemborsaments de despeses, i qualsevol indemnització per acomiadament deguda.
- Determineu el pagador segons la llei del vostre estat: supervivent elegible per declaració jurada o representant de l'herència — i obteniu el certificat de defunció, la declaració jurada i el W-9 signat abans de pagar.
- Decidiu l'any del pagament deliberadament: enteneu que una mort al desembre pagada al gener canvia el resultat de FICA i W-2, però compliu el termini estatal de nòmina final independentment.
- Processeu el pagament fora de cicle amb retenció només de FICA (mateix any) o sense retenció (any posterior), i confirmeu que el vostre proveïdor de nòmines el codifica com a salaris post-mort.
- Presenteu tots dos formularis al gener: el fragment de W-2 (pagaments del mateix any) i el 1099-MISC casella 3 (tots dos casos, a partir de 600 $).
- Guardeu l'arxiu: còpia del certificat de defunció, declaració jurada, W-9, registres de pagament, i notes sobre dates i decisions, conservats amb els altres registres d'impostos sobre nòmines.
Mantingueu netes els registres de nòmines quan més importa
Gestionar correctament la paga final d'un empleat mort es redueix a registres: què es devia, quan es va pagar, qui ho va rebre, i què es va retenir. Uns llibres precisos mantinguts en temps real fan que una setmana terrible sigui administrativament senzilla — i fan que la presentació de gener sigui un no-esdeveniment en lloc d'un projecte de reconstrucció. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us dóna transparència i control complets sobre les vostres dades financeres — sense caixes negres, sense dependència del proveïdor. Comença gratis i descobreix per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.
