Has contractat el teu primer empleat, has penjat el rètol de «Obert» i has configurat les nòmines. Però has posat els cartells adequats a la paret de la sala de descans? Si un inspector passa per la teva porta demà, els cartells laborals que falten o estan desactualitzats són una de les maneres més ràpides de convertir una visita rutinària en una citació — i cada cartell federal està disponible gratuïtament del govern.
Aquí tens exactament quins cartells federals ha de mostrar la teva empresa, on obtenir-los sense cap cost, com canvien les regles amb el nombre d'empleats i què ve després a nivell estatal.
Per què els cartells importen més del que semblen
Les lleis laborals federals fan més que establir salaris i regles de seguretat. La majoria també requereixen que informis els teus empleats sobre els seus drets — de manera contínua, en un lloc visible, on els treballadors puguin veure fàcilment l'avís. Això és el que fan els cartells.
Un cartell que falta rarament provoca una investigació per si sol. Però els inspectors comproven rutinàriament la paret durant auditories de salaris i hores, inspeccions de seguretat i investigacions per discriminació. Una paret buida indica que el compliment no és al teu radar, i algunes infraccions comporten les seves pròpies sancions a més del que descobri la visita. La bona notícia: arreglar-ho no et costa res més que una impressora i vint minuts.
Els cartells federals que gairebé tots els ocupadors necessiten
Tres cartells s'apliquen essencialment a tots els ocupadors privats, independentment de la mida. Comença aquí.
Cartell de salari mínim de la Llei de Normes Laborals Justes (FLSA)
Tots els ocupadors amb empleats subjectes al salari mínim federal, hores extraordinàries o disposicions de pauses han de publicar l'avís de la FLSA en un lloc visible de cada establiment perquè els empleats el puguin llegir fàcilment. A la pràctica, això significa pràcticament tots els negocis amb empleats.
El cartell explica el salari mínim federal, el pagament d'hores extraordinàries a temps i mig després de 40 hores, els límits de treball juvenil, el temps de descans per a mares lactants i com presentar una queixa. No hi ha cap requisit de mida, però els treballadors han de poder llegir-lo realment — una impressió en mida carta al tauler d'anuncis de la sala de descans compleix; un cartell amagat darrere dels productes de neteja no.
Descarrega'l gratuïtament de la Divisió de Salaris i Hores del Departament de Treball, que prescriu el contingut exacte. Només la redacció oficial compleix el requisit.
OSHA: Seguretat i salut laboral — És la llei
Tots els ocupadors coberts per la Llei de Seguretat i Salut Ocupacional han de mostrar el cartell d'OSHA (Publicació 3165) que informa els treballadors del seu dret a un lloc de treball segur i com presentar una queixa. Es col·loca a cada establiment on habitualment es posen avisos als empleats, i no s'ha d'alterar, desfigurar ni cobrir amb altres materials.
Hi ha dues coses que els propietaris s'equivoquen aquí. Primer, no cal reemplaçar versions antigues — les edicions anteriors del cartell encara compleixen el requisit. Segon, mai paguis a un proveïdor extern per aquest cartell. És gratuït d'OSHA, que ho diu explícitament perquè les estafes de venda de cartells dirigides a petites empreses són persistents. Descarrega'l del lloc d'OSHA o demana una còpia gratuïta trucant al 1-800-321-6742.
Els ocupadors en estats amb els seus propis plans de seguretat aprovats poden publicar l'equivalent estatal en lloc de la versió federal.
Cartell de la Llei de Protecció dels Empleats contra el Polígraf (EPPA)
Tots els ocupadors subjectes a l'EPPA han de publicar i mantenir publicat un avís que expliqui les restriccions de la Llei sobre les proves de detector de mentides. No hi ha cap requisit de mida. Es requereix un cartell en anglès; publicar la versió en espanyol és opcional però sensat si part de la teva tripulació llegeix millor l'espanyol que l'anglès.
Poques petites empreses administren mai un polígraf, però l'obligació de publicació s'aplica igualment. Aquest és el cartell que més sovint falta a parets que d'altra manera estan completes — comprova el teu.
Els cartells que depenen del teu nombre d'empleats
A mesura que el teu equip creix, s'activen avisos addicionals en llindars específics. Coneix els disparadors abans de creuar-los.
Cartell EEO «Coneix els teus drets» (15 o més empleats)
Els ocupadors amb 15 o més empleats han de publicar l'avís «Coneix els teus drets: la discriminació laboral és il·legal» de la Comissió d'Igualtat d'Oportunitats Laborals en un lloc visible on habitualment es publiquen avisos per a sol·licitants i empleats. Resumeix les lleis federals contra la discriminació per raça, color, sexe, origen nacional, religió, edat, igualtat salarial, discapacitat i informació genètica, i explica com presentar una càrrega.
Presta atenció als detalls que ensopeguen la gent:
- El recompte d'empleats inclou treballadors a temps parcial i temporals en la majoria dels casos — compta persones, no equivalents a temps complet.
- El cartell actual «Coneix els teus drets» va substituir l'antic cartell «EEO és la llei». L'EEOC espera que els ocupadors hagin fet el canvi en un termini raonable, així que si la teva paret encara mostra la versió antiga, actualitza-la ara.
- El cartell assenyala que la discriminació per sexe inclou condicions relacionades amb l'embaràs, l'orientació sexual i la identitat de gènere, i que l'assetjament és una forma prohibida de discriminació.
- Si tens treballadors remots, l'EEOC anima a publicar l'avís electrònicament on el puguin veure.
Cartell de la Llei de Permís Familiar i Mèdic (50 o més empleats)
Els ocupadors privats amb 50 o més empleats han de mostrar el cartell FMLA preparat pel DOL (WH 1420) que resumeix els drets de permís dels empleats i el procés de queixes. El cartell ha d'aparèixer a cada ubicació — fins i tot ubicacions sense empleats actualment elegibles.
El cartell es va revisar per última vegada l'abril de 2023 en un format més amable de preguntes i respostes, però les versions d'abril de 2016 i febrer de 2013 encara compleixen el requisit de publicació. Si has superat recentment la línia dels 50 empleats, aquest és el cartell que has d'afegir primer.
Avís de drets USERRA (tots els ocupadors)
La llei federal requereix que tots els ocupadors — sense un mínim d'empleats — notifiquin els empleats dels seus drets i obligacions sota la Llei de Drets d'Ocupació i Reincorporació al Servei Uniformat, que protegeix les feines civils dels membres del servei cridats al deure. Pots complir el requisit mostrant l'avís oficial preparat per VETS on habitualment col·loques avisos per als empleats.
Com que no hi ha cap llindar de mida, els ocupadors nous amb una sola contractació necessiten aquest des del primer dia.
On mostrar-los (i què passa amb els treballadors remots?)
L'estàndard és alguna variació de «visible», «destacat» o «on habitualment es col·loquen avisos per als empleats». A la pràctica:
- Posa tots els cartells federals junts en un lloc de gran trànsit: la sala de descans, prop del rellotge de fitxar o a l'entrada que fan servir els empleats.
- Publica a cada ubicació física, no només a la seu central.
- Mai cobreixis, desfiguris ni apilis altres papers a sobre.
- Per a equips remots i híbrids, la guia del DOL traça una línia: si tothom treballa remotament, la publicació electrònica pot complir les obligacions de publicació contínua sempre que cada treballador pugui accedir fàcilment als avisos sense sol·licitar permisos especials — i has d'indicar activament a la gent on trobar-los. Si només alguns empleats són remots, mantén la paret física per al personal presencial i afegeix accés electrònic per als teletreballadors. Una pàgina d'intranet, una carpeta de disc compartit que tothom pugui obrir o el lliurament a través del teu sistema de RRHH funcionen.
El gratuït guanya el pagat: on obtenir cada cartell
Cada cartell federal és gratuït. L'Assessor de Cartells elaws del Departament de Treball et guia a través d'un breu qüestionari sobre el teu negoci i et diu exactament quins cartells t'apliquen, amb enllaços de descàrrega per a cadascun en anglès i altres idiomes. També pots demanar un paquet imprès de cartells del DOL que cobreix els avisos FLSA, FMLA, OSHA, EEO i EPPA.
Les oficines laborals estatals publiquen els seus propis cartells obligatoris de la mateixa manera, normalment com a descàrregues gratuïtes. Un cartell nacional «tot-en-un» d'un proveïdor privat pot ser convenient per a ocupadors multiestatals, però mai no és legalment requerit — i com que els requisits de cartells canvien, un tot-en-un plastificat queda desactualitzat mentre els PDFs governamentals gratuïts es mantenen actuals. Si en compres un, torna a verificar-lo cada any.
No et quedis només amb el federal: els cartells estatals que vénen després
Els cartells federals són només la meitat de la paret. Gairebé tots els estats requereixen els seus propis avisos, que normalment inclouen:
- Normes estatals de salari mínim i hores extraordinàries
- Cobertura de compensació per a treballadors i com informar una lesió
- Beneficis d'assegurança d'atur i com reclamar-los
- Avisos estatals contra la discriminació i d'ocupació justa
- Avisos de baixa per malaltia pagada, permís familiar o adaptació per embaràs on l'estat els ofereixi
- Avisos de dia de pagament i transparència salarial en estats que els exigeixen
Alguns estats consoliden aquests en un únic cartell combinat; altres n'emeten diversos. El lloc web de l'oficina laboral del teu estat llista exactament què s'aplica, i molts estats ara publiquen guies per notificar treballadors remots per correu electrònic o pàgina web. Si operes en més d'un estat, cada ubicació segueix les regles del seu propi estat.
Es poden aplicar avisos específics de la indústria a sobre: els contractistes federals tenen publicacions addicionals, els ocupadors agrícoles tenen proteccions de treballadors migrants per mostrar, i els negocis amb contractes governamentals s'enfronten als avisos de la Llei Davis-Bacon i la Llei de Contractes de Serveis.
Una rutina de compliment de 20 minuts
Tracta la teva paret de cartells com un detector de fum — comprova-la amb un horari, no quan alguna cosa ja està cremant:
- Avui: compara la teva paret amb els resultats de l'Assessor de Cartells del DOL per al teu negoci. Imprimeix i penja qualsevol cosa que falti.
- Cada vegada que contractis més enllà d'un llindar: torna a comprovar. Creuar 15 empleats afegeix el cartell EEO; creuar 50 afegeix la FMLA.
- Cada vegada que obris una ubicació o un estat canviï les seves lleis: actualitza els cartells estatals d'aquesta ubicació.
- Un cop l'any: verifica que cada cartell sigui actual, llegible i descobert. Lliga-ho a alguna cosa que ja facis anualment, com renovar la llicència de negoci o fer la nòmina de final d'any.
- Quan afegeixis treballadors remots: confirma que tinguin accés electrònic i sàpiguen on trobar-lo.
Mantén un registre simple — nom del cartell, data de la versió, ubicació on es publica, data de verificació. Si un inspector pregunta mai, aquest registre mostra un hàbit de compliment en lloc d'una cursa després dels fets.
Mantén organitzats els teus registres de compliment
El compliment dels cartells és un petit racó del manteniment de registres que comporta tenir empleats: registres de nòmines que avalen les promeses del teu cartell FLSA, registres de lesions darrere del teu cartell OSHA, documentació de permís darrere del teu avís FMLA. Quan aquests registres viuen en fulls de càlcul dispersos i capses de sabates, fins i tot una auditoria simple es torna dolorosa.
Aquí és on la comptabilitat disciplinada es paga per si sola. Fer el seguiment dels costos laborals, les primes de compensació per a treballadors, els passius de permisos i la despesa relacionada amb la seguretat en comptes nets i auditables significa que pots respondre les preguntes d'un investigador amb números en lloc de suposicions. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que és transparent, amb control de versions i preparada per a IA — tota la teva història financera en fitxers que ets propietari. Aprèn el flux de treball als documents o explora el tauler Fava per a una visió general visual. Comença gratuïtament i construeix el rastre de paper abans que el necessitis.
