Termini del Formulari I-9 de l'USCIS el 31 de juliol de 2026: què ha d'actualitzar cada ocupador abans que la nova edició entri en vigor

Vau contractar algú el mes passat. Vau comprovar el seu carnet de conduir i la targeta de la Seguretat Social, vau omplir la Secció 2 dins dels tres dies laborables, i vau presentar el Formulari I-9 exactament com ho heu fet sempre. Semblava rutinari — fins que descobriu que el formulari que hi ha al vostre sistema electrònic d'incorporació caduca el 31 de juliol de 2026, i que després d'aquesta data, qualsevol I-9 nou creat amb l'antiga data de caducitat es pot tractar com una violació substancial. No una errada tipogràfica per corregir més tard. Una multa, per formulari.

Aquesta és la realitat per a tots els ocupadors dels EUA ara mateix. El Servei de Ciutadania i Immigració dels EUA (USCIS) va actualitzar el Formulari I-9 per ampliar la seva data de caducitat al 31 de maig de 2027, i va donar als ocupadors que utilitzen sistemes electrònics un termini ineludible: actualitzar a la nova data de caducitat com a molt tard el 31 de juliol de 2026. Els usuaris en paper tenen una mica més de flexibilitat, però el missatge de fons és el mateix: verifiqueu que feu servir l'edició correcta, la data de caducitat correcta i el procés correcte, o pagueu-ho durant la propera auditoria.

Aquesta guia explica què ha canviat, qui ha d'actuar i com fer que el vostre procés I-9 estigui llest per a una auditoria sense convertir la incorporació de personal en un malson de compliment normatiu.

Per què l'I-9 ha canviat una altra vegada​

El Formulari I-9, Verificació d'Elegibilitat per a l'Ocupació, és l'únic formulari que tots els ocupadors han de completar per a cada empleat contractat després del 6 de novembre de 1986, independentment de la mida o el sector. No el presenteu a l'USCIS. El conserveu, el produïu quan el Servei d'Immigració i Duanes (ICE) o el Departament de Seguretat Nacional ho demana, i el manteniu durant anys després que l'empleat marxi.

El canvi actual es refereix a les dates de caducitat i d'edició, no a una reescriptura completa.

Dues edicions vàlides, una finestra de transició​

L'USCIS va ampliar la data de caducitat del Formulari I-9 amb data d'edició 01/08/23 del 31 de juliol de 2026 al 31 de maig de 2027, i va emetre per separat un Formulari I-9 revisat amb data d'edició 20/01/25 que també caduca el 31 de maig de 2027. Ara mateix, totes tres són tècnicament vàlides fins a les seves respectives dates de caducitat:

• Edició 01/08/23 amb caducitat 31/07/2026 — vàlida només fins al 31 de juliol de 2026. Si el vostre programari de RRHH genera aquesta versió, heu d'actualitzar a una versió 31/05/2027 abans d'aquesta data.
• Edició 01/08/23 amb caducitat 31/05/2027 — vàlida fins al 31 de maig de 2027. És la mateixa data d'edició, amb caducitat actualitzada.
• Edició 20/01/25 amb caducitat 31/05/2027 — la descàrrega més recent de l'USCIS, vàlida fins al 31 de maig de 2027.

A partir de l'1 d'agost de 2026, tothom hauria d'utilitzar un formulari amb la data de caducitat 31/05/2027. Les descàrregues de la pàgina oficial del Formulari I-9 ara només porten aquesta data, de manera que qualsevol sistema que descarregui el formulari nou ja és conforme. El risc és el sistema que ha emmagatzemat a la memòria cau el PDF antic o ha codificat l'antiga caducitat a la seva plantilla.

Què ha canviat realment a l'edició 20/01/25​

Les actualitzacions són menors però significatives:

• Alineació del llenguatge legal. L'USCIS va revisar el text perquè coincidís amb la llei d'immigració vigent, incloent-hi referències actualitzades als títols dels documents i a les regles de rebuts.
• Actualització de l'Avís de Privadesa del DHS. L'avís de privadesa es va revisar per reflectir les pràctiques actuals del DHS.
• Coordinació amb E-Verify. Aclariments per als ocupadors que utilitzen el procediment alternatiu autoritzat pel DHS per a l'examen remot de documents, i actualitzacions de la guia sobre extensions automàtiques de l'autorització d'ocupació.
• Simplificació de les instruccions. El redisseny anterior ja havia reduït les instruccions de 15 pàgines a 8, havia afegit una casella per a l'examen remot sota un procediment alternatiu autoritzat pel DHS, i havia convertit el Suplement B en el lloc per a la reverificació i les recontractacions.

Res d'això canvia l'obligació principal — Secció 1 al final del primer dia de treball, Secció 2 dins dels tres dies laborables — però sí que canvia què ha de mostrar el vostre sistema i què esperarà veure un auditor.

Qui ha d'actuar abans del 31 de juliol de 2026​

El termini no afecta tothom de la mateixa manera.

Si utilitzeu formularis en paper​

Podeu continuar utilitzant qualsevol edició vàlida fins a la seva data de caducitat impresa. Si teniu una pila de formularis 01/08/23 amb caducitat 31/07/2026, utilitzeu-los abans del 31 de juliol. Després, canvieu a l'edició 20/01/25 o a l'01/08/23 actualitzada amb la data 31/05/2027. Demanar o imprimir un lot nou al juliol és una assegurança barata.

Si utilitzeu programari electrònic d'I-9, un HRIS o un ATS amb I-9 integrats​

Aquí és on viu l'actualització obligatòria. L'USCIS és explícit: els ocupadors que utilitzen una versió electrònica del Formulari I-9 han d'actualitzar el seu sistema amb la versió que porti la data de caducitat 31/05/2027 com a molt tard el 31 de juliol de 2026.

Això significa:

• Confirmeu amb el vostre proveïdor que han aplicat l'actualització. No ho doneu per fet. Algunes plataformes requereixen que accepteu un pedaç o activeu una configuració.
• Comproveu que tant el formulari en pantalla com la còpia impresa o generada en PDF mostrin la data de caducitat correcta a la capçalera i la data d'edició correcta al peu.
• Verifiqueu que la signatura electrònica, el registre d'auditoria i els controls de retenció continuïn complint els estàndards a 8 C.F.R. § 274a.2(e)-(h). Una actualització del proveïdor que corregeix la data però trenca la captura de la signatura electrònica crea una violació substancial diferent.

Si utilitzeu E-Verify o el procediment remot alternatiu​

Heu d'estar inscrits a E-Verify per utilitzar el procediment alternatiu que permet l'examen per vídeo en directe dels documents en lloc de la inspecció física. El 2026, l'ICE tracta la verificació remota per part d'un ocupador que no és un participant actiu d'E-Verify — o que no està registrat al programa remot específic no E-Verify del DHS quan sigui aplicable — com una violació substancial. També heu de marcar la casella del procediment alternatiu al Suplement B quan l'utilitzeu. Deixar aquesta casella sense marcar quan heu fet un examen remot ara és multable per si sol.

Una llista de verificació de compliment per a petites empreses​

No necessiteu un despatx d'advocats en nòmina per fer-ho bé. Necessiteu un matí, una llista de verificació i un recordatori al calendari.

1. Feu un inventari del que teniu​

• Extreu una llista de tots els empleats actius i els empleats acomiadats el període de retenció dels quals encara no ha caducat.
• Per a cada persona, confirmeu que teniu un I-9 complet. Busqueu signatures que falten, dates que falten i camps en blanc. Una Secció 1 sense signar o una signatura d'ocupador que falta a la Secció 2 és una violació substancial segons la nova guia de l'ICE.
• Anoteu quina edició i data de caducitat apareix a cada formulari. Si sou totalment en paper i tot mostra 31/05/2027, aneu per davant.
• Si sou electrònics, entreu com a nou contractat i inicieu un I-9 de prova. Feu una captura de pantalla de la capçalera i el peu. Això és el que veuria un auditor per a cada contractació després de l'actualització del vostre sistema.

2. Actualitzeu els sistemes electrònics​

• Contacteu amb el vostre proveïdor per escrit i pregunteu: "S'ha actualitzat la nostra plantilla del Formulari I-9 a la data de caducitat 31/05/2027, i tots els formularis nous iniciats a partir de l'1 d'agost de 2026 portaran aquesta data?" Deseu la resposta.
• Si heu creat un formulari personalitzat o utilitzeu un PDF emplenable, substituïu el fitxer des de la font oficial de l'USCIS. No editeu el PDF antic per canviar la línia de la data.
• Proveu la integració amb E-Verify. Creeu un cas de prova, si el vostre proveïdor ho permet, i confirmeu que les Llistes de Documents Acceptables, la guia de rebuts i el llenguatge d'extensió automàtica coincideixen amb les instruccions actuals.

3. Corregiu la distribució i la formació​

• Torneu a formar qualsevol persona que toqui els I-9: els gestors que completen la Secció 2, el gestor d'oficina que els arxiva, la persona que gestiona les reverificacions al Suplement B. El Manual M-274 per a Ocupadors continua sent la referència en llenguatge planer i és gratuït de l'USCIS.
• Aclariu qui pot actuar com a representant autoritzat si un contractat remot no es pot reunir en persona i no feu servir el procediment alternatiu. Aquesta persona ha d'examinar físicament els documents i signar la Secció 2. Un amic o veí pot fer-ho, però han d'entendre que signen sota pena de perjuri.
• Penja les Llistes de Documents Acceptables actuals on es completi la Secció 2 i retira les impressions antigues. Els empleats trien quins documents presenten. No podeu especificar-los.

4. Creeu un calendari de retenció​

• Regla de retenció: conserveu cada I-9 durant tres anys després de la data de contractació o un any després de la data en què finalitza l'ocupació, el que sigui més tard. Això no ha canviat.
• Exemple: contracteu algú l'1 de juny de 2024 i marxa l'1 de juny de 2025. Conserveu l'I-9 fins a l'1 de juny de 2027 (tres anys després de la contractació), no fins a l'1 de juny de 2026 (un any després de la finalització).
• Un empleat de curta durada contractat el 10 de gener de 2023 que marxa el 10 de març de 2023 es conserva fins al 10 de gener de 2026.
• No purgueu mai basant-vos en un antic hàbit de "set anys per a tot". Això destrueix proves que esteu obligats a conservar o manté desordre que hauríeu d'haver purgat — tots dos creen problemes d'auditoria.
• Emmagatzemeu els I-9 separats dels fitxers de personal per poder produir-los dins dels tres dies laborables si l'ICE emet un Avís d'Inspecció. Un repositori ordenat i indexat — en paper o electrònic — és la diferència entre un compliment tranquil i una recerca frenètica de fitxers.

5. Gestioneu correctament la reverificació i les recontractacions​

• Utilitzeu el Suplement B. Per a la reverificació, introduïu el títol, el número i la data de caducitat del document nou abans que caduqui l'autorització anterior, i imprimiu, signeu i dateu el suplement.
• Si una recontractació es produeix dins dels tres anys de la data de l'I-9 original, podeu completar el Suplement B en lloc d'un formulari nou. Després de tres anys, es requereix un I-9 nou.
• Si l'autorització d'ocupació es va ampliar automàticament — un escenari comú amb certs Documents d'Autorització d'Ocupació — seguiu la guia de rebuts i extensions de les instruccions actuals i la pàgina d'extensió automàtica de l'USCIS. Registrar l'extensió correctament evita un error de reverificació innecessari.

El cost d'equivocar-se el 2026​

L'ICE va revisar el seu tractament de les violacions tècniques versus substancials, i l'impacte és contundent.

Abans, si conservàveu còpies dels documents presentats i fèieu certs errors documentals, l'ICE sovint permetia la correcció sense multa o tractava el problema com a tècnic. Aquesta lenitat s'ha reduït dràsticament.

El que ara és substancial — és a dir, multable sense període de correcció — inclou:

• No completar o signar puntualment la Secció 1, la Secció 2 o el Suplement B, incloent-hi signatures i dates d'empleat o ocupador que falten.
• No registrar correctament el títol, el número i la data de caducitat del document durant la verificació inicial o la reverificació.
• No marcar la casella del procediment alternatiu quan s'utilitza l'examen remot autoritzat pel DHS, o utilitzar l'examen remot sense estar inscrit activament a E-Verify.
• No complir els estàndards electrònics de finalització, retenció, documentació, seguretat, reproducció o signatura electrònica a 8 C.F.R. § 274a.2. Si el vostre programari retalla despeses en els registres d'auditoria o l'atribució de signatures, el formulari que produeix és substancialment defectuós encara que les dades semblin correctes.
• No conservar còpies dels documents quan heu utilitzat el procediment remot alternatiu. Aquest procediment requereix que conserveu còpies dels documents que heu examinat remotament.

Les multes s'avaluen per formulari i s'acumulen. Les anàlisis publicades il·lustren com de ràpid es composa això: un ocupador amb 200 I-9 que contenen errors anteriorment considerats tècnics podria enfrontar-se ara a una quantitat de l'ordre de 57.000 $a més de 570.000$ només en sancions documentals, abans de qualsevol sanció per contractació conscient. Les violacions per contractació conscient i per continuar ocupant, si s'al·leguen, comporten sancions separades i substancialment més altes.

La qüestió no és entrar en pànic. És entendre que el marge per a "ho arreglarem si ho noten" ha desaparegut. Una auditoria interna ara és dramàticament més barata que una auditoria governamental més tard.

Retenció, emmagatzematge i preparació per a l'auditoria: on la disciplina comptable dona fruits​

Si el compliment de l'I-9 us resulta familiar a algú que ha sobreviscut a una auditoria d'impostos sobre vendes o de nòmines, és perquè el múscul és el mateix: registres complets, procés coherent, recuperació ràpida.

Conserveu els I-9 com conserveu els vostres llibres​

Les petites empreses que tracten els I-9 com una reflexió posterior de RRHH — una pila solta de paper en un arxivador, originals barrejats amb avaluacions de personal, sense índex — són les que s'afanyen quan arriba un Avís d'Inspecció amb un termini de producció de tres dies laborables.

Agafeu en préstec la disciplina que ja feu servir per als registres financers:

• Una ubicació autoritzada. Tant si és un calaix d'arxivador tancat amb un únic full d'índex com una carpeta segura al vostre sistema electrònic d'I-9, cada I-9 viu en un lloc, cercable per data de contractació i data de finalització.
• Control de versions. Igual que no mantindríeu dos llibres majors en competència, no mantingueu dues fonts de veritat per als I-9. Si heu migrat de paper a electrònic, anoteu quins formularis són paper heretat i on s'emmagatzemen.
• Controls d'accés i registres d'auditoria. Els sistemes electrònics han de registrar qui va crear, veure i modificar cada formulari i quan. Això no són extra burocràtics. És l'estàndard regulador per als I-9 electrònics, i l'ICE ara cita explícitament els incompliments d'aquest estàndard com a substancials.
• Purgues programades. Un cop al trimestre, executeu un informe de retenció. Identifiqueu els formularis que han superat el més tard de tres anys després de la contractació i un any després de la finalització, confirmeu que cap procediment relacionat requereixi una retenció més llarga, i després purgueu de manera segura segons la vostra política de destrucció de documents. Això manté l'emmagatzematge ajustat i demostra bona governança.

Reconcilieu els I-9 amb la nòmina​

El vostre registre de nòmines i el vostre fitxer d'I-9 haurien d'explicar la mateixa història. Cada empleat actiu a la nòmina hauria de tenir un I-9. Cada I-9 hauria de remuntar-se a una contractació registrada a la nòmina. Una conciliació trimestral — nombre d'empleats a la nòmina versus nombre d'I-9 — detecta el contractista mal classificat com a empleat sense I-9, o el contractat de temporada l'I-9 del qual mai es va completar durant una setmana de pressa. Trigar 20 minuts i evita la troballa clàssica de l'auditoria: "empleat a la nòmina, sense I-9 al fitxer".

Documenteu el vostre procés​

Els auditors avaluen no només els formularis sinó també la bona fe. Un procediment operatiu estàndard d'una pàgina que indiqui qui completa cada secció, quan, com es gestionen els contractats remots, com es calendaritzen les reverificacions i quant de temps es conserven els formularis és una prova que els errors eren aïllats, no sistèmics. Conserveu el SOP amb els vostres I-9 i actualitzeu-lo quan actualitzeu el sistema per al termini del 31 de juliol.

Errors comuns que ara compten com a substancials​

Aquests són els errors que l'ICE va destacar específicament i que les petites empreses repeteixen més sovint:

1. Secció 1 no completada al final del primer dia. L'empleat ha de completar i signar la Secció 1 com a molt tard el primer dia de treball remunerat. Permetre que un nou contractat comenci i "faci el paperwork quan tinguem una tarda tranquil·la" ja és tard.

2. L'ocupador completa la Secció 2 abans de veure els documents. Heu d'examinar físicament — o, si està autoritzat, examinar remotament mitjançant vídeo en directe — els documents reals. Una foto enviada per missatge més tard, una assegurança verbal o una fotocòpia enviada per correu la setmana següent no satisfà el requisit d'examen en persona o del procediment alternatiu.

3. Acceptar els documents equivocats o massa documents. Un empleat que presenta un document de la Llista A (com un passaport dels EUA) només necessita un. Un empleat que presenta de la Llista B i la Llista C necessita un de cadascuna. No podeu exigir un document específic, i no podeu demanar més del nombre requerit. "Porta el passaport i la targeta de la Seguretat Social per assegurar-nos" és sobredocumentació i pot augmentar el risc de discriminació.

4. Reverificació que falta. Quan es presenta un document de la Llista A o C amb una caducitat futura, la caducitat es calendaritza i el Suplement B es completa en o abans d'aquesta data amb la informació del document nou. Esperar fins a la setmana següent és tard.

5. Suplement B sense nom, signatura o data. Imprimir la informació del document però oblidar imprimir el nom del representant autoritzat, signar i datar deixa la reverificació incompleta.

6. Omissió de la casella remota. Heu fet l'examen remot correctament — vídeo en directe, còpies conservades, inscrit a E-Verify — però heu deixat la casella del procediment alternatiu sense marcar. Segons la guia actual, aquesta omissió sola és substancial.

7. Signatura electrònica sense atribució. Un sistema electrònic que permet a un gestor fer clic a "signar" sense atribuir de manera única la signatura a aquest individu i sense capturar la data i l'hora incompleix l'estàndard de signatura electrònica.

Cadascun d'aquests es pot prevenir amb una llista de verificació curta al punt de finalització. Incorporeu aquesta llista al formulari o al flux de treball en lloc de confiar en la memòria durant un torn ocupat.

E-Verify i I-9: el que les petites empreses confonen​

E-Verify no substitueix l'I-9. El complementa.

• L'I-9 verifica la identitat i l'autorització d'ocupació basant-se en els documents que examineu. El conserveu.
• E-Verify és un sistema gratuït basat en internet que compara la informació de l'I-9 amb els registres disponibles per al DHS i l'Administració de la Seguretat Social. La inscripció és voluntària a nivell federal per a la majoria d'ocupadors privats, tot i que alguns estats, contractistes federals o indústries específiques la requereixen.

Si hi esteu inscrits, recordeu:

• Introduïu els casos d'E-Verify puntualment després que es completi la Secció 2, dins del termini publicat.
• No utilitzeu E-Verify per preavaluar sol·licitants. Només executeu casos després que s'accepti una oferta i es completi l'I-9.
• Seguiu exactament el procés de no confirmació provisional, incloent notificar l'empleat, proporcionar l'Avís d'Acció Addicional i no prendre cap acció adversa mentre el cas estigui pendent.
• El procediment remot alternatiu només està disponible per als ocupadors d'E-Verify en bon estat. Si la vostra inscripció a E-Verify caduca, la vostra elegibilitat per utilitzar l'examen remot caduca amb ella.

Si no hi esteu inscrits, encara podeu completar I-9 totalment en paper amb examen físic. Això continua sent totalment conforme. No intenteu improvisar un procediment remot perquè és més convenient.

Què fer si trobeu errors​

Trobar errors durant una autoauditoria és una bona notícia. Corregir-los de la manera correcta us protegeix.

• No poseu dates anteriors. Introduïu la data real en què feu la correcció, amb les inicials i una nota breu que expliqui què s'ha corregit.
• No amagueu l'error original. Traceu una sola línia sobre la informació incorrecta perquè l'original continuï sent llegible, introduïu la informació correcta i poseu les inicials i la data.
• Si un formulari és tan defectuós que no es pot corregir — per exemple, sense signatura de l'empleat i l'empleat ja no hi és — prepareu un I-9 nou, adjunteu-lo a l'original i conserveu tots dos durant tot el període de retenció. Afegiu un memoràndum que expliqui les circumstàncies.
• No demaneu als empleats que tornin a presentar documents que ja van presentar correctament només per fer que un formulari nou sembli més net. Això pot crear un error nou.
• Prioritzeu els formularis amb període de retenció obert. Els formularis que ja teníeu dret a purgar segons la regla de retenció no necessiten correcció.

Si descobriu un patró — per exemple, que el vostre sistema ha estat generant la caducitat 31/07/2026 durant els últims tres mesos i teniu 40 formularis afectats — documenteu la causa arrel, la data en què vau actualitzar el sistema i el nombre de formularis implicats. Aquest registre contemporani importa si aquests formularis s'examinen algun dia.

Mantingueu-ho simple, mantingueu-ho actualitzat​

El termini del 31 de juliol de 2026 no és un debat de política. És una actualització de sistemes amb una data al calendari. Tant si dirigiu una cafeteria amb vuit empleats com una empresa de construcció amb 80, els passos són idèntics: confirmeu quina edició feu servir, actualitzeu els sistemes electrònics a la caducitat 31/05/2027, formeu les persones que completen la Secció 2 i el Suplement B, i organitzeu la vostra retenció perquè qualsevol auditoria sigui una exportació de fitxers, no un simulacre d'incendi.

El canvi més ampli — l'ICE tractant més errors documentals com a substancials — és un recordatori que la verificació d'elegibilitat per a l'ocupació ha passat de ser una formalitat de darrera oficina a una prioritat d'aplicació. L'esforç de bona fe encara importa, però ja no excusa formularis que no compleixen els requisits estrictes de la llei.

Ja gestioneu impostos sobre nòmines, certificats d'impostos sobre vendes i presentacions d'assegurances amb terminis. Afegiu aquest a la mateixa llista. Deu minuts per verificar la vostra plantilla avui estalvia una lluita de multes fitxer per fitxer demà.

Simplifiqueu la vostra gestió financera​

Igual que necessiteu una retenció organitzada dels I-9 per sobreviure a una auditoria, necessiteu registres financers clars per dirigir el negoci que aquests empleats fan possible. Els I-9, els registres de nòmines i les entrades del llibre major depenen tots del mateix hàbit: registres coherents, cercables i amb control de versions que pugueu produir a demanda.

Beancount.io us ofereix comptabilitat en text pla totalment transparent, amb control de versions amb Git i preparada per a anàlisi assistida per IA — sense caixes negres, sense dependència del proveïdor, sense càlculs misteriosos quan un auditor o un prestador pregunta com heu obtingut un número. Comença gratuïtament i aporta la mateixa disciplina preparada per a l'auditoria que necessiteu per al compliment de l'I-9 a tota la vostra gestió financera.