Un empresari amb 200 formularis I-9 actius, cadascun amb un únic error comú, solia enfrontar-se a un problema de paperassa que era molest però barat de solucionar. L'agència emetia un Avís de deficiències tècniques o de procediment, donava deu dies hàbils a RRHH per fer les correccions i l'assumpte solia acabar aquí. Sota el full informatiu d'inspecció revisat de l'ICE publicat el 16 de març de 2026, aquest mateix empresari pot enfrontar-se ara a sancions de 57.600 a 572.200 dòlars per exactament els mateixos errors — sense període de rectificació, sense segona oportunitat i sense possibilitat d'esmenar-ho abans que s'apliquin les multes. El nivell d'exigència de compliment per a la verificació de noves contractacions acaba de canviar, i la majoria d'equips de RRHH encara no han ajustat els seus processos.
El formulari I-9 ha estat un racó discret del compliment normatiu de RRHH durant gairebé quaranta anys. Rares vegades genera titulars cridaners, no requereix que els empleats rebin una nòmina i normalment va a parar a un arxivador (o a un mòdul d'HRIS) i no en surt mai més — fins que un auditor del Servei d'Immigració i Control de Duanes (ICE) truca a la porta. Quan això passa, cada formulari es converteix en una responsabilitat potencial de cinc xifres. Aquesta guia repassa el que han de fer els empresaris per mantenir-se al corrent el 2026, què va canviar al març i com dur a terme una autoauditoria abans que un auditor extern ho faci per vosaltres.
Què fa realment el formulari I-9
El formulari I-9, Verificació d'Elegibilitat d'Ocupació, és el registre federal que documenta dos fets sobre cada persona que un empresari contracta als Estats Units: que la persona és qui diu ser i que està legalment autoritzada per treballar en aquest país. La Llei de Reforma i Control de la Immigració de 1986 va tipificar com a il·legal contractar a sabent o continuar donant feina a una persona que no tingui autorització de treball, i l'I-9 és el mecanisme administratiu que el Congrés va triar per fer complir aquesta prohibició.
Cada empresari, independentment de la seva mida, ha de completar un formulari I-9 per a cada persona contractada per treballar als Estats Units després del 6 de novembre de 1986. Això inclou ciutadans dels EUA, residents permanents legals, refugiats, asilats, titulars de visats temporals i qualsevol altra persona remunerada per la feina realitzada dins les fronteres dels EUA. Els voluntaris, els becaris no remunerats i els contractistes independents estan exclosos — però classificar erròniament un empleat com a contractista no eximeix l'empresari del requisit de l'I-9, i afegeix un problema de classificació errònia a sobre d'un problema d'immigració.
El formulari en si té dues seccions principals més dos suplements. La Secció 1 la completa l'empleat. La Secció 2 la completa l'empresari (o un representant autoritzat que actuï en nom de l'empresari). El Suplement A s'utilitza quan un preparador o traductor ajuda l'empleat a omplir la Secció 1, i el Suplement B s'encarrega de la reverificació quan els documents d'autorització de treball caduquen i de les recontractacions en un termini de tres anys.
Les regles de terminis que fan ensopegar la majoria d'empresaris
Dos terminis controlen la finalització de l'I-9, i no complir-ne qualsevol és una infracció substancial sota el nou marc de l'ICE.
La Secció 1 ha de ser completada per l'empleat no més tard del primer dia d'ocupació remunerada. L'empleat pot omplir-la en el moment en què accepta la carta d'oferta, però no pot començar a realitzar feina remunerada sense haver completat la Secció 1.
La Secció 2 ha de ser completada per l'empresari en un termini de tres dies hàbils des del primer dia d'ocupació remunerada de l'empleat. Tingueu en compte que el compte enrere comença el primer dia de feina remunerada, no en la data de l'oferta, la data d'orientació o qualsevol signatura de documents anterior a l'inici. Si un empleat comença dilluns, la Secció 2 s'ha d'haver enllestit abans del tancament de la jornada del dijous.
Hi ha una excepció a la regla dels tres dies: si l'ocupació dura menys de tres dies hàbils (per exemple, una assignació temporal d'un dia), la Secció 2 s'ha de completar al final del primer dia de feina de l'empleat. No hi ha excepcions per a treballadors remots, gestors de RRHH ocupats, falta de documents o errors de programari d'incorporació.
Documents acceptables: Llistes A, B i C
Quan l'empleat es presenta per a la Secció 2 — ja sigui físicament, virtualment sota el procediment alternatiu, o mitjançant un representant autoritzat — té dret a triar quins documents presenta. L'empresari no pot exigir un document específic ni negar-se a acceptar-ne un de vàlid. Fer-ho es considera abús de documents, que és una infracció independent aplicada per la Secció de Drets dels Immigrants i els Empleats del Departament de Justícia.
L'empleat ha de presentar o bé un document de la Llista A, o bé un document de cadascuna de les Llistes B i C. Hi ha 25 documents acceptables en total.
Els documents de la Llista A estableixen tant la identitat com l'autorització de treball. Els més comuns són el passaport o la targeta de passaport dels EUA, una Targeta de Resident Permanent (Formulari I-551, sovint anomenada "green card"), un Document d'Autorització d'Ocupació (Formulari I-766) amb fotografia, i certs passaports estrangers amb un segell I-551 vigent.
Els documents de la Llista B estableixen només la identitat. El carnet de conduir estatal o una targeta d'identificació amb fotografia és, amb diferència, el més comú, però també són vàlids els carnets d'estudiant amb foto, les targetes de registre de votants i diversos altres documents.
Els documents de la Llista C estableixen només l'autorització de treball. Els més comuns són una targeta de la Seguretat Social sense restriccions, un certificat de naixement certificat, un document tribal nadiu americà i el Formulari I-94 del Departament de Seguretat Nacional per a determinats no immigrants.
L'examen dels documents s'ha de regir per una prova de "persona raonable". Si el document sembla raonablement genuí i es correspon amb la persona que el presenta, l'empresari l'ha d'acceptar. Els empresaris no són experts en documents i no s'espera que detectin falsificacions sofisticades. S'espera, però, que no acceptin documents caducats o documents que òbviament no coincideixin amb la persona que tenen al davant.
Retenció: Tres anys, un any, el que sigui més tard
La retenció del Formulari I-9 té una regla enganyosament simple que agafa desprevinguts els ocupadors durant les auditories. Heu de conservar cada Formulari I-9 durant tres anys després de la data de contractació, o un any després de la data en què finalitza la relació laboral, el que sigui més tard.
En la pràctica, això significa:
- Un empleat que treballa durant dos mesos: conserveu l'I-9 durant tres anys després de la data de contractació.
- Un empleat que treballa durant dos anys: conserveu l'I-9 durant un any després de la data de finalització (tres anys des de la contractació equival al segon aniversari; un any després de la finalització és posterior).
- Un empleat que treballa durant vint anys: conserveu l'I-9 durant un year després de la data de finalització.
El formulari s'ha de poder presentar en un termini de tres dies hàbils a partir d'una sol·licitud d'inspecció. Això vol dir que emmagatzemar els I-9 en l'arxiu tancat d'un executiu difunt, o en un sistema HRIS que ningú del personal actual sap com consultar, no complirà el requisit.
La millor pràctica és mantenir els I-9 separats dels expedients de personal. Barrejar els I-9 amb registres disciplinaris, informació mèdica o revisions de rendiment crea problemes de revelació de proves si una agència externa revisa l'expedient i augmenta el risc de divulgació involuntària d'informació protegida. Una carpeta separada d'"I-9 actius" o una carpeta HRIS, a més d'una carpeta separada d'"I-9 finalitzats pendents de depuració" organitzada per la data en què es poden eliminar, fa que la regla de retenció sigui gestionable.
Es permet l'emmagatzematge electrònic, però els sistemes electrònics I-9 han de crear un rastre d'auditoria permanent i segur cada vegada que s'accedeix, es crea, es modifica o es corregeix un formulari. El sistema ha de restringir l'accés al personal autoritzat i mantenir còpies de seguretat fiables. Els "registres de seguiment" basats en fulls de càlcul que no tenen rastres d'auditoria no són sistemes I-9 electrònics conformes.
E-Verify: Quan és necessari i quan és opcional
E-Verify és un sistema gratuït basat en web operat pels Serveis de Ciutadania i Immigració dels EUA (USCIS) que compara la informació de l'I-9 amb els registres de l'USCIS i l'Administració de la Seguretat Social. Retorna un resultat d'Autorització d'Ocupació, una No-confirmació Tentativa que requereix resolució, o una No-confirmació Final.
A nivell federal, l'E-Verify és obligatori per a dos grups: contractistes i subcontractistes federals amb contractes que contenen la clàusula FAR E-Verify, i qualsevol ocupador en un estat que ho requereixi. Els contractistes federals s'han d'inscriure a l'E-Verify en un termini de 30 dies des de l'adjudicació del contracte i han de verificar els empleats coberts en un termini de 90 dies des de la inscripció.
A partir del 2026, onze estats exigeixen l'E-Verify per a tots o la majoria dels ocupadors privats: Alabama, Arizona, Florida, Geòrgia, Louisiana, Mississipí, Montana, Carolina del Nord, Carolina del Sud, Tennessee i Utah. Diversos estats addicionals requereixen l'E-Verify per a ocupadors públics i contractistes públics. Les sancions estatals varien àmpliament; a Carolina del Nord, per exemple, l'incompliment reiterat pot comportar sancions civils de més de 10.000 dòlars per infracció, a més de les sancions federals per qualsevol error subjacent de l'I-9.
Els ocupadors que operen en diversos estats sovint opten per inscriure's a l'E-Verify voluntàriament a tot arreu, fins i tot on no és obligatori, tant per coherència com per desbloquejar el procediment alternatiu per a l'examen de documents a distància.
El procediment alternatiu per a la verificació remota
El 2023, el DHS va fer permanent una opció de verificació remota molt esperada, anomenada formalment procediment alternatiu. Segons aquest procediment, un ocupador o representant autoritzat pot examinar els documents d'un empleat durant una interacció de vídeo en directe en lloc de fer-ho en persona, sempre que es compleixin quatre condicions:
- L'ocupador està inscrit a l'E-Verify i està al corrent de les seves obligacions.
- L'empleat transmet còpies de l'anvers i el revers de tots els documents (quan s'escau) a l'ocupador abans de la revisió de vídeo.
- Es realitza una revisió de vídeo en directe en la qual l'ocupador pot veure els documents i l'empleat al mateix temps.
- L'ocupador crea un cas d'E-Verify per a l'empleat i conserva les còpies dels documents.
És fonamental que la casella del procediment alternatiu de la Secció 2 del Formulari I-9 (i de l'Suplement B per a les reverificacions) estigui marcada. Segons l'actualització de l'ICE de març de 2026, no marcar aquesta casella és una infracció substancial. La revisió de vídeo en si també ha d'estar degudament documentada; les errades procedimentals en relació amb la verificació remota —inclosa la manca de conservació de còpies, la manca de realització d'una revisió real en directe o el marcatge incorrecte del formulari— es consideren ara totes substancials.
Els ocupadors no inscrits a l'E-Verify encara poden verificar els treballadors remots, però només utilitzant un representant autoritzat. Un representant autoritzat és qualsevol persona que l'ocupador designi per completar la Secció 2 en persona en el seu nom; habitualment un notari públic, un advocat, un empleat d'una botiga UPS, o un amic o familiar del nou contractat. L'ocupador continua sent plenament responsable de qualsevol error que cometi el representant.
El canvi de política de l'ICE de març de 2026
El canvi més gran en l'aplicació de l'I-9 el 2026 no va ser una llei ni un reglament, sinó una actualització del full informatiu. El 16 de març de 2026, l'ICE va publicar discretament una versió revisada de la Inspecció del Formulari I-9 segons la Llei d'Immigració i Nacionalitat § 274A, el document de l'agència que els auditors utilitzen per classificar les infraccions. Mentre que la versió anterior tractava molts errors comuns com a errades tècniques o procedimentals elegibles per a un període de correcció de deu dies hàbils, la nova versió els classifica com a infraccions substancials subjectes a multes immediates per formulari.
Els errors que ara són substancials inclouen:
- Manca de la data de naixement de l'empleat a la Secció 1
- Manca de la data de contractació a la Secció 2
- Manca del nom o càrrec de l'ocupador o representant autoritzat a la Secció 2
- Manca o dades incorrectes dels documents de la Llista A, B o C a la Secció 2, independentment de si es van conservar còpies dels documents
- Manca de marcatge de la casella de procediment alternatiu a la Secció 2 o a l'Suplement B quan s'ha utilitzat la verificació remota
- La majoria d'errades procedimentals en relació amb la verificació remota
El rang de sancions per infraccions administratives sota l'ajust actual del Registre Federal és de 288 a 2.861 dòlars per formulari. El rang depèn del percentatge de formularis amb errors i de l'historial de l'ocupador. Contractar o continuar donant feina a un treballador no autoritzat a sabent comporta sancions molt més elevades: fins a 28.619 dòlars per infracció per als reincidents.
Els càlculs financers són implacables. Una empresa de 500 empleats amb una taxa d'error del 40% (que és habitual en les autoauditories d'ocupadors que no n'han fet mai cap) s'enfronta a 200 formularis amb problemes. En el punt mitjà del nou rang de sancions, això suposa aproximadament 315.000 dòlars d'exposició. En l'extrem superior, supera el mig milió de dòlars. Cap d'aquestes sancions es pot reduir mitjançant una correcció ràpida després que arribi l'Avís d'Inspecció.
El procés d'inspecció
Una auditoria de l'ICE per al formulari I-9 comença quan un agent lliura un Avís d'Inspecció (NOI, per les seves sigles en anglès). L'avís normalment dóna a l'ocupador tres dies hàbils per presentar els seus formularis I-9, a més dels documents justificatius, com ara els registres de nòmines, una llista d'empleats actuals, les escriptures de constitució i les llicències d'activitat. Tres dies hàbils no són tres setmanes. No és temps suficient per trobar formularis que falten, completar formularis que mai es van fer o dur a terme una autoauditoria significativa. La feina s'ha d'haver fet molt abans.
Després que l'ICE revisi els formularis, emetrà un o més avisos. Un Avís de Documents Sospitosos identifica els empleats l'autorització de treball dels quals l'agència no creu que sigui vàlida; l'ocupador ha de donar a aquests empleats l'oportunitat de respondre abans de acomiadar-los. Un Avís d'Errors Tècnics o de Procediment enumera els errors tècnics que encara es poden esmenar en un termini de 10 dies hàbils —tot i que aquesta categoria és ara molt més petita. Un Avís d'Intenció de Multar exposa les sancions proposades per infraccions substancials i per infraccions de contractació conscient. Els ocupadors tenen 30 dies per sol·licitar una audiència davant un jutge de dret administratiu.
S'ha d'utilitzar la nova versió del formulari I-9 amb data de caducitat del 31/05/2027, i els sistemes electrònics de l'I-9 s'han d'actualitzar per admetre-la com a molt tard el 31 de juliol de 2026. Seguir utilitzant la versió anterior després d'aquesta data es considera en si mateix una infracció documental.
Realitzar una autoauditoria abans que ho faci l'ICE
La postura defensiva per a cada ocupador és assumir que podria arribar un NOI el proper trimestre i realitzar una autoauditoria interna en conseqüència. Una bona autoauditoria consta de quatre passos.
1. Inventari. Compareu l'arxiu I-9 amb una llista de nòmines actual. Cada empleat actiu contractat després del 6 de novembre de 1986 ha de tenir un formulari I-9. Cada empleat acomiadat el període de conservació del qual encara no hagi expirat també n'ha de tenir un. La falta de formularis és la troballa més greu perquè no hi ha manera de crear retroactivament un I-9 que compleixi la normativa: el formulari ha d'estar datat en el moment en què es va completar, i un formulari amb data clarament posterior és en si mateix una infracció independent.
2. Revisió. Llegiu cada formulari buscant les infraccions substancials enumerades anteriorment. Anoteu els errors però no esborreu ni escriviu sobre les entrades originals. Les correccions s'han de fer dibuixant una única línia sobre la informació incorrecta, introduint la informació correcta i posant la data i les inicials de la correcció. La persona que realitzi la correcció ha de ser la persona que va completar originalment aquesta secció si és possible, o l'empleat per a les entrades de la Secció 1.
3. Reverificació. Obtingueu una llista dels empleats amb documents d'autorització de treball que caduquen (excloent els ciutadans dels EUA, els residents permanents legals i algunes altres categories que no es poden reverificar). Utilitzeu el Suplement B per a la reverificació el dia de la data de caducitat o abans. La reverificació tardana és una de les troballes més sancionades en les auditories de l'ICE perquè suggereix fortament que un ocupador va continuar donant feina a algú després que l'autorització hagués caducat.
4. Documentar l'auditoria. Manteniu un memoràndum que descrigui la data, l'abast, la metodologia, les troballes i les accions correctives. Una autoauditoria de bona fe documentada pot recolzar un argument de mitigació si l'ICE imposa sancions posteriorment, i proporciona evidències que l'ocupador va mantenir un programa de compliment continu en lloc de descobrir errors només sota la pressió de l'auditoria.
Un calendari establert d'autoauditories —anualment per a plantilles estables, trimestralment per a indústries amb molta rotació— converteix el compliment de l'I-9 d'un projecte de pànic en una tasca de gestió de RRHH assumible.
Com es connecta la comptabilitat amb el compliment de l'I-9
El compliment de l'I-9 i la comptabilitat de les nòmines estan estretament vinculats. Els auditors de l'ICE no només revisen els I-9 de manera aïllada; els comparen amb els registres de nòmines. Un empleat que apareix en les declaracions trimestrals del formulari 941, en els informes d'atur estatals o en el llibre major com a despesa salarial però que no té el formulari I-9 corresponent és un senyal d'alerta que desencadena un escrutini més profund. Per contra, una conciliació neta entre la nòmina, el llibre major i l'arxiu I-9 escurça dràsticament les auditories.
El mateix passa amb la classificació de contractistes independents. Si els vostres llibres inclouen pagaments a una persona que semblava, actuava i es comportava com un empleat —mateix horari, mateixa supervisió, mateixa exclusivitat— i la vau tractar com un contractista 1099 sense I-9, heu afegit un problema d'immigració a sobre d'un problema de classificació errònia. Totes dues agències es comuniquen entre si. Un sistema comptable net que faci un seguiment constant de les relacions entre empleats i contractistes, vinculi els salaris a IDs d'empleats específics i mantingui un rastre d'auditoria de quan algú va canviar d'estatus és una de les millors defenses contra els errors de compliment acumulats.
Mantingueu els vostres registres de RRHH i financers a punt per a una auditoria
El compliment de l'I-9, l'exactitud de les nòmines i la classificació dels contractistes depenen d'un registre disciplinat que un auditor pugui seguir sense ambigüitat. Beancount.io us ofereix una comptabilitat en text pla que és transparent, amb control de versions i fàcil de conciliar amb els registres de nòmines, les llistes d'empleats i les declaracions d'impostos trimestrals; així, quan una agència externa comenci a fer preguntes sobre a qui heu pagat, quan i com, els vostres llibres respondran clarament a la primera. Comenceu de franc i apliqueu als vostres registres financers el mateix rigor que apliqueu als vostres arxius de RRHH.