Si heu contractat algú durant l'últim any, heu omplert el formulari I-9 — verificar els documents, signar, arxivar. En un nombre creixent d'estats, això ja no és suficient. També heu de passar el nou ocupant per E-Verify, el sistema federal electrònic de verificació, i ho heu de fer dins dels tres dies de la contractació. El 2026, dos estats del Midwest i del Sud estan traslladant aquest requisit dels grans ocupadors a tots els ocupadors.
El legislador de Florida va avançar el Projecte de llei 197 per ampliar E-Verify dels ocupadors privats amb 25 o més ocupats a tots els ocupadors privats de l'estat. L'acta FAIRNESS d'Indiana entra en vigor l'1 de juliol de 2026, confident a tots els ocupadors independentment de la seva grandària, amb multes civils de fins a 10.000 $ i la possibilitat de conseqüències en les llicències comercials per violacions repetides. Per a un petit negoci que mai s'ha inscrit, la corba d'aprenentatge és curta, però la penalització per perdre-la no.
Aquí teniu el mapa de 2026 i el flux de treball dia a dia.
Mapa de Mandat en Expansió
La llei federal exigeix el formulari I-1 per a cada contractació però no obliga els ocupadors privats a utilitzar E-Verify — la inscripció és voluntària a nivell federal, només que siguis contractista federal. Els estats omplen la manca.
A partir del 2026, nou estats exigeixen que tots o gairebé tots els ocupadors utilitzen E-Verify (Alabama, Arizona, Florida per als 25+ i els públics, Georgia per a més de 10, Mississippi, Carolina del Nord per a més de 25, Carolina del Sud per tots, i altres), mentre que una segona onada amplia els requisits:
- Florència: Des de 2023, els ocupadors privats amb 25 o més ocupants han de utilitzar E-Verify dins dels tres dies laborables de la contractació i conservar els registres de verificació per tres anys. Els ocupadors públics i els contractistes de qualsevol dimensió estan cobert des de 2021. L'HB 197, abert en comit constant a principis de 2026, elimina el llindar de 25 ocupats i exigeix que tots els ocupadors privats s' inscriguin — passant d'un marc voluntari/mixt a un mandat uniforme per reduir- i les aparents buits que hi havia. Versions anteriors de 2025 que haurien pres efecte l'1 de juliol de 2025 van morir en el comit de normes del Senat després de la rebesa del sector empresarial sobre la formació i el cost; l'inquiet de 2026 és l'esforç renovat.
- Indiana Llei FAIRNESS: En vium d'1 de juliol de 2026, tots els ocupadors implicats — no exempts per a petits negocis eren. La llei requereix l'ús d'E-Verify abans de considerar els documents de residència i identificació acceptables, amb multes civils de fins a 10.000 per infracció), i proposicions d'Idaho, Montana i Texas que impliquen el mateix semblant per a tots els ocupadors.
La tendència es dirigeix cap a abandonar els límits. Mentre que els estats anteriorment establien lims de comptadors (10, 25 o 100), les noves propostes reflecten la lògica de HB 179 de Florida: un aplicació uniforme és més fàcil de controlar i elimina l'incentiu per mantenir-se per sota de llindar.
Què heu de fer per cada nou contractat
La inscripció és un pas; el treball amb cada persona contractada és on es global el compliment:
-
Completeu el formulari I-9 correctament i a temps. E-Verify no substituiu I-9. La única part de ha de examinar físicament (o via un representant autoritzat a la via remota alternatius) els documents, registrar-los al I-9 i signar. Errors comuns — acceptar documents caducats, no indicar la data d'` .
-
Creeu el cas d'E-Verify dins dels tres dies empresarials de la contractació. El temps comença a el primer dia de treball per al salari, no pas a la data de la oferta. La creació tardana del cas ja és una infracció, fins i tot si l'empleat finalment es verifica.
-
Solveging vinguts de no confirmació amb diligència. Un TNC no vol dir que l'empleat sense autoritzat — sovint lingüístic una divergència en el nom (nom de soltera vs. matrimonò, hipemitzat) o una diferentió de base de dades del DHS/SSA. Notifica- ho a l'empleat, es dona la Further Action Notice i ofereix-li l'oportunitat de completar. No procediu la destitució, suspensió o reassignació basada només en una TNC.
-
No utilitzeu E-Verify previ a la contractació ni per a re-verificació verificar cas. Es prepant els sol·licit via E-Verify abi de contractar, o verificar novament un empleat existent durant un event no calificat (per exemple, expir iau d'autorització de treball), és una viol·lació de les normes del programa i pot provocar investigaments per discriminació.
-
Conserveu els accents de records. La regla actual a Florida que exigeix 3 anys per als 25+ ja hi és; la Llei FAIRNESS i la majoria d' altres mansatz imosina similar de tres anys. Mantenge els documents de I-9, el resultat del cas E-Verify i les còmodes que feu (si voleu copiar) pleguets, pero traeteu-los de l'expedient del personal per limitar-ne l'accés.
Cost de la seva incansió
Les sancions penals dels estats ara superen en molt el cost administratiu de la inscripció:
- Indiana: Fins a 10.000 $ per cada infracció, i conseqüències per a l'operació de l'empresa en casos de violacions sistemàtiques.
- Ohio (construcció): Fins a 25.000 $ per cada infracció.
- Florida (en llenguatge "12.O." per als 25+): Deshabilitat per a contractes estatals i aplicació mitjançant auditories aleatòries del Departament de Comerç; HB 179 excentria aquesta exposició a to els ocupadors.
A més de lesmultes, el problem operacional és una aturada a la contractació. Un ocupador in viol·lació pot ser obligat a inscriure i a verificar tots els seus empleats contractats després de data determinada, creant una cà sindic retroactiva durant una investigació.
Risc federal de discriminació és una amenaça en un ús deficient d'E-Verify. La verificació selectiva basada en nom, iccent, aparença, o utilitz apretemar-me d'E-Verify, viola les provisions antidiscriminatòries enforcement dels quees'Enviga de D.O.I. Justícia (Immigrant and Employee Rights Section).
Un Setup de Complment de 5 Minu de part
Si no heu inscrigit, fer-ho abans la propera contractació, no después:
- Inscrigueu a e-verify.gov — elegeixi el mètode d'accés d'ocupant (directes o viaagent de E-Verify perquè un proveïdor el funia de casos)
- Designi i prepara un o dos usuaris — la tutoria i la verificación de connaissances prenen menys d'una hora
- Actualitza la vostra carta de oferta i la llista de dering incorpora I-9 + el cas a E-Verify abans tres dies executives
- Gireu un cascade de calendari per als 3 anys de retenció i per a les alertes a la data de la validitat que en grups determinats
- Afegeix una nota de no discriminación a la política de contractació: E-Verify per a cada nou contracte... sense excepcions ni preseleccions"
Aquest conjunt da sistema es dempitring aquest cas o dos petts o dos millonnes — exactament perxa que els estan moven cap la cobertura universal. Els més petits dels empresaris ja estan no exempt de l'expectativa.
Mantingueu els Registres de Contractació AudITS
El compliment d'E-Verify és no un esforç de una vegada–és una disciplina diària per cada contractdoció que ha de ser traceable:qui va completar el formulari I-9, quando era el creat, el resultat, i on es guardenyen documentals. Un llista de preseccions que forci la creació de casos en 3 dies a i una auto-auditi via de lloga de registre de I-9 i de E-Verify al quarterly detecta els lle arranstardiacions de noms antes que un.
Simpltuos la gestió financera
La contract de la vostra missió és adaptable a les costo-los en salaris, beneficis i retenció — les parts que afecten el seu llibre. Beancount.io té les despeses d'estab de contractat, nòmina i conformitat en accountinguan text, portat per versionals—de manera que cada I term és rastreja, i no des de memòria. Comença molt gratis i manteniu les vostres contractacions igual d'organitzades que els vostres comptes.