Si el vostre negoci presenta formularis 1099, el sistema que utilitzeu per enviar-los a l'IRS es tancarà definitivament. El 31 de desembre de 2026 és l'últim dia que el sistema IRS FIRE acceptarà una presentació. L'1 de gener de 2027, s'apagarà permanentment — sense període de gràcia, sense implementació gradual, sense excepcions per als que es van despistar.
Per a moltes petites empreses i els comptables que presenten en nom seu, això és fàcil de passar per alt. FIRE ha processat discretament les declaracions informatives des dels anys 80, i la majoria dels declarants només hi pensen una vegada a l'any, al gener, quan s'acosten els terminis dels formularis 1099-NEC i W-2. Aquest és exactament el problema: si espereu fins al gener de 2027 per esbrinar el sistema de substitució, ja anireu tard.
Què està canviant realment
FIRE (Filing Information Returns Electronically) és el sistema de dècades d'antiguitat que les empreses i els transmissors han utilitzat per presentar electrònicament formularis 1099, W-2 i altres declaracions informatives directament a l'IRS. Funciona, però mostra la seva edat — els límits de mida dels fitxers són restrictius, i si un sol registre en un lot té un error, sovint cal corregir i tornar a enviar el fitxer sencer en lloc de només el registre defectuós.
IRIS (el Sistema d'Admissió de Declaracions Informatives) és el reemplaçament modern de l'IRS, ja en funcionament i gestionant tota la sèrie 1099. És basat en web, utilitza dades en format XML, valida les declaracions en temps real a mesura que les envieu, admet fitxers de fins a 250 MB i —críticament— permet corregir registres individuals en lloc de tornar a enviar un lot sencer.
El calendari, en termes senzills:
- Declaracions de l'any fiscal 2025 (presentades a principis de 2026): últimes declaracions que FIRE processarà.
- 31 de desembre de 2026: FIRE es desmantella permanentment.
- Declaracions de l'any fiscal 2026 (amb venciment al gener de 2027): han de passar per IRIS. No hi ha alternativa.
Per què això agafa desprevingudes les petites empreses
La mecànica del canvi és més disruptiva que "iniciar sessió en un lloc web diferent". Alguns detalls que confonen la gent:
Les vostres credencials FIRE no es transfereixen. Necessiteu un nou Codi de Control del Transmissor (TCC) específic d'IRIS — l'antic TCC de FIRE no és vàlid en el nou sistema. Obtenir-ne un implica crear un compte d'e-Services de l'IRS, verificar la vostra identitat mitjançant ID.me i presentar una sol·licitud de TCC. La revisió d'idoneïtat de l'IRS triga un mínim de 45 dies, i si hi afegiu la verificació d'identitat i la configuració del compte, tot el procés pot allargar-se de dos a tres mesos.
Feu els càlculs amb el calendari: si espereu fins a l'octubre o novembre de 2026 per començar, és possible que no tingueu un TCC aprovat a mà quan arribi el 31 de gener de 2027 — el termini per als formularis 1099-NEC i W-2. En aquest punt, no estareu triant entre FIRE i IRIS; estareu triant entre presentar tard i presentar en paper, ambdós amb les seves pròpies sancions.
Els camps de nom s'han de dividir. IRIS vol el nom i el cognom en camps diferents en lloc d'una única cadena de nom combinada. Si el vostre programari de comptabilitat o plantilla de full de càlcul sempre ha exportat "John Smith" com un sol camp, aquesta discrepància pot provocar rebutjos o avisos de sanció — no perquè les dades siguin incorrectes, sinó perquè no tenen la forma que el nou sistema espera.
Els estats són un problema a part. Molts estats encara depenen del format FIRE per als seus propis programes de presentació de declaracions informatives. Si presenteu tant amb un estat com amb l'IRS, és possible que necessiteu executar dos processos diferents en paral·lel durant un temps — IRIS a nivell federal, FIRE-format estat per estat — fins que els estats s'adaptin al que vingui després per la seva part.
El llindar de presentació electrònica ja és baix. Des de l'1 de gener de 2024, el llindar per a la presentació electrònica obligatòria és de només 10 declaracions informatives per any, comptades en conjunt per a tots els tipus de formulari — 1099, W-2 i altres combinats, no per formulari. Moltes petites empreses que van assumir que la presentació electrònica era opcional perquè només emeten "uns quants 1099" ja estan molt per sobre del llindar un cop s'afegeixen tots els tipus de declaració. Si esteu obligats a presentar electrònicament i, en canvi, presenteu en paper sense una exempció aprovada, la sanció per no presentar electrònicament és de fins a 340 $ per declaració, aplicada al nombre de declaracions per sobre del llindar de 10 declaracions.
Què fer realment i quan
Teniu aproximadament sis mesos abans que això esdevingui urgent. Aquí teniu un ordre d'operacions raonable:
- Confirmeu si esteu obligats a presentar electrònicament. Sumeu totes les declaracions informatives que la vostra empresa emeti en un any — 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-K, W-2, tot. Si el total agregat és de 10 o més, la presentació electrònica no és opcional, i IRIS és on s'ha de fer aquesta presentació un cop FIRE es tanqui.
- Comenceu la sol·licitud de TCC ara, no a la tardor. Donada la finestra de revisió mínima de 45 dies (i de manera realista 2-3 mesos un cop es té en compte la verificació ID.me), començar al tercer trimestre de 2026 és la darrera finestra segura si voleu estar preparats per a la presentació molt abans del termini de gener de 2027.
- Comproveu com el vostre programari de comptabilitat o nòmines exporta noms i dades. Si utilitzeu programari de comptabilitat, proveïdors de nòmines o un servei de presentació, pregunteu directament si han implementat el suport per a IRIS i si els vostres registres ja separen el nom i el cognom de manera neta. Aquest és un bon moment per netejar els registres de proveïdors i empleats en general — el format inconsistent dels noms és una font comuna de presentacions rebutjades, fins i tot fora d'aquesta transició.
- Si presenteu en algun estat que encara utilitza un format basat en FIRE, planifiqueu una doble presentació durant el període de transició en lloc d'assumir que un sistema satisferà tant els requisits federals com els estatals.
- Si utilitzeu un servei de presentació de tercers o el vostre comptable s'encarrega d'això, no assumiu que es gestiona automàticament — confirmeu explícitament que són conscients del tancament i tenen un pla per al vostre compte.
Per què els registres nets ho fan més fàcil
Sigui quin sigui el sistema que utilitzi l'IRS, la presentació de declaracions informatives només és tan senzilla com la vostra comptabilitat subjacent. Si els registres de proveïdors i contractistes estan dispersos en factures, fulls de càlcul i fils de correu electrònic, dividir un camp de nom o conciliar un total de pagament amb un 1099 esdevé un caos cada gener. Si ja es fan un seguiment coherent durant tot l'any — noms de proveïdors, números d'identificació fiscal i pagaments totals capturats a mesura que es produeixen les transaccions — generar declaracions informatives precises per a qualsevol plataforma que requereixi l'IRS és principalment una qüestió d'exportar el que ja teniu.
Mantingueu els vostres registres preparats per a qualsevol canvi futur de l'IRS
Les revisions del sistema de presentació com la de FIRE a IRIS són exactament el tipus de canvi que castiga les empreses amb llibres desordenats i recompensa les empreses amb llibres nets. Beancount.io us ofereix una comptabilitat en text pla i controlada per versions, de manera que cada pagament a proveïdors i registre de contractistes està estructurat i auditable molt abans de la temporada de presentació — sense haver de reorganitzar les dades quan l'IRS canvia les regles. Comenceu gratis i mantingueu els vostres registres preparats per al que vingui.