Si pagueu ni que sigui a un sol autònom, advocat o contractista independent, el joc del 1099 acaba de canviar sota els vostres peus. Dos grans canvis coincideixen per a l'any fiscal 2026: el llindar de declaració de 600 per a la compensació per a no empleats, vigent des de fa molt de temps, puja a 2.000 \, i l'IRS està retirant el sistema FIRE, amb dècades d'antiguitat, a favor del nou Sistema d'Entrada de Declaracions Informatives (IRIS). Si us equivoqueu en qualsevol d'aquests punts, podeu acumular sancions de 60 $, 130 $, 340 per formulari, sense límit quan l'IRS decideixi que heu estat "intencionadament" descuidats.
La bona notícia és que la presentació del 1099-NEC és principalment un problema de disciplina administrativa, no un problema fiscal. Si recolliu un formulari W-9 net de cada proveïdor abans que surti el primer pagament, establiu un procés de seguiment durant l'any i enteneu el nou portal de presentació electrònica, el moment crític de la presentació de gener es converteix en un no-esdeveniment.
Aquesta guia recorre tot el cicle de vida del 1099-NEC per a petites empreses: qui necessita un formulari, què ha canviat per al 2026, com recollir els W-9, com fer la presentació electrònica a través d'IRIS, quan s'aplica la retenció de seguretat i com evitar els nivells de sancions que s'agreugen ràpidament.
Què informa el 1099-NEC — i qui l'ha de presentar
El formulari 1099-NEC ("Compensació per a no empleats") és la manera com una empresa comunica a l'IRS — i al contractista — que va pagar a un proveïdor de serveis no incorporat durant l'any. El formulari es va separar de l'antic 1099-MISC el 2020 per donar a la compensació per a no empleats la seva pròpia via de presentació i la seva pròpia data límit del 31 de gener.
En general, heu de presentar un 1099-NEC si es compleixen aquestes quatre condicions per a un pagament realitzat en el curs de la vostra activitat comercial o empresarial:
- Heu pagat a algú que no és el vostre empleat.
- El pagament ha estat per serveis (no béns, lloguer o mercaderies).
- El pagament s'ha fet a una persona física, societat, herència o LLC tributada com a empresari individual o societat, no a una corporació.
- El total que heu pagat a aquest proveïdor durant l'any ha assolit el llindar de declaració.
La quarta peça és on el 2026 ho canvia tot.
El llindar de 2.000 $ entra en vigor per al 2026
Durant dècades, el número màgic va ser de 600 en pagaments agregats per proveïdor per any natural**, a partir de l'any fiscal 2026 (els formularis que presentareu a principis de 2027).
A partir de 2027, el llindar s'indexaró a la inflació utilitzant l'ajust del cost de la vida de l'IPC, arrodonit als 100 $ més propers. L'IRS anunciarà el nou número cada tardor.
Alguns matisos importants:
- **L'any fiscal 2025 segueix sent de 600 per a les presentacions de 2025.
- Tots els ingressos segueixen estant subjectes a impostos. Un llindar de declaració més alt no fa que els ingressos subjacents estiguin lliures d'impostos. Els contractistes que no reben un 1099 segueixen devent l'impost sobre la renda i l'impost sobre el treball autònom pel que han cobrat.
- Bona pràctica: seguiu recollint un W-9 per a cada proveïdor. Un proveïdor al qual vau pagar 1.800 al desembre, i no voldreu estar perseguint números d'identificació fiscal a final d'any. Més sobre això a continuació.
L'excepció dels advocats que fa ensopegar tothom
L'excepció corporativa sembla clara: els pagaments a les corporacions C i corporacions S generalment no s'han de declarar en un 1099-NEC. Però llavors arriba la trampa: els advocats s'han de declarar encara que estiguin incorporats. Si pagueu 600 el 2026) o més en honoraris legals per serveis prestats en la vostra activitat comercial o empresarial, presenteu un 1099-NEC a la Casella 1, i punt. El fet que el bufet sigui una PC, LLP o PLLC no importa.
Els ingressos bruts pagats a un advocat com a part d'una liquidació es posen al formulari 1099-MISC a la Casella 10, sense llindar i sense excepció corporativa. Aquest és un formulari diferent, però val la pena assenyalar-ho, ja que les regles se superposen conceptualment.
Pagaments comuns que no van en un 1099-NEC
- Pagaments per mercaderies, inventari, telèfon, noli o emmagatzematge.
- Salaris pagats a empleats (aquests van al W-2).
- Pagaments a la majoria de corporacions (excepte advocats i alguns proveïdors mèdics).
- Lloguer pagat a un propietari: això va al 1099-MISC Casella 1.
- Pagaments processats mitjançant una targeta de pagament o una xarxa de tercers com Stripe, PayPal Goods & Services, Square o Venmo Business: aquests els informa el processador al formulari 1099-K.
Aquest últim punt és crucial. Si pagueu al vostre comptable mitjançant una targeta de crèdit o una transacció de PayPal "Goods & Services", no emeteu un 1099-NEC per aquests pagaments; el processador els informa al formulari 1099-K. Però si li feu un Zelle, li envieu un xec o inicieu una transferència ACH, aquests pagaments sí que us correspon a vosaltres declarar-los. Els canals de pagament mixtos creen maldecaps de conciliació; trieu una sola via per proveïdor quan pugueu.
Comenceu l'any amb bon peu: sol·liciteu un W-9 abans del primer pagament
L'acció amb més impacte que podeu dur a terme en el vostre procés de comptes a pagar és exigir un formulari W-9 emplenat i signat a cada nou proveïdor abans d'emetre el primer pagament. Aquesta és la millor defensa contra la retenció de seguretat (backup withholding), els números d'identificació fiscal (TIN) absents i els nivells de penalització acumulatius.
Un formulari W-9 recull quatre dades crítiques:
- Nom legal tal com apareix a la declaració d'impostos del proveïdor.
- Nom comercial si es tracta d'un nom de fantasia (DBA).
- Classificació fiscal federal (empresari individual, LLC d'un sol membre, societat de persones, societat C, societat S, etc.).
- Número d'identificació fiscal (SSN, EIN o ITIN), certificat sota pena de perjuri.
Aquesta línia de classificació fiscal és la que us indica si haureu de presentar una declaració al final de l'any. Un proveïdor que marqui la casella de "Societat C" o "Societat S" generalment no rebrà un 1099 (amb l'excepció dels advocats esmentada anteriorment). Un proveïdor que marqui "Individual/empresari individual o LLC d'un sol membre" o "Societat de persones" gairebé segur que en rebrà un si supera el llindar establert.
Un flux de treball pràctic per al W-9
- Incorporeu-lo en el procés d'alta. Feu que el W-9 sigui un fitxer adjunt obligatori en cada sol·licitud de nou proveïdor, de la mateixa manera que requeriríeu un xec anul·lat per a la configuració d'una transferència ACH. Sense W-9, no hi ha pagament.
- Emmagatzemeu el PDF, no només les dades. Voldreu tenir la certificació signada en arxiu si l'IRS us envia mai una "Notificació B" (més informació a continuació).
- Verifiqueu el TIN amb el nom. L'IRS ofereix un servei gratuït de verificació de TIN a través del portal e-Services que us permet confirmar que una combinació de nom/TIN coincideix amb els registres de l'IRS abans de presentar la declaració. Aquest pas previ evita la gran majoria dels maldecaps derivats de les "Notificacions B".
- Actualitzeu el W-9 cada tres anys, o cada vegada que el nom, la classificació o el TIN d'un proveïdor canviïn. Les fusions, els divorcis, els canvis de nom i les conversions d'entitats invaliden un W-9 antic.
Què passa si un proveïdor es nega a lliurar-vos un W-9?
Passen dues coses, ambdues dolentes per al proveïdor:
- Heu de començar la retenció de seguretat immediatament al tipus actual del 24% en cada pagament subjecte a declaració fins que rebeu un TIN vàlid.
- Dipositeu aquest impost retingut a l'IRS mitjançant el formulari 945 i n'informeu a la casella 4 del 1099-NEC.
La retenció de seguretat també s'activa si el TIN que teniu arxivat és "òbviament incorrecte" —té menys de nou dígits, més de nou dígits o conté una lletra— o si l'IRS us notifica que el nom i el TIN no coincideixen (una notificació "CP2100" o "CP2100A", també anomenada "Notificació B").
Per a la majoria de petites empreses, la retenció de seguretat és una amenaça teòrica: els proveïdors omplen el W-9 per evitar-la. Però heu de saber que la regla existeix i estar preparats per aplicar-la, perquè l'IRS us considerarà responsables a vosaltres, i no al proveïdor, de l'impost no retingut.
Feu un seguiment correcte dels pagaments durant l'any
La causa principal del caos de l'últim minut amb els 1099 és no saber què heu pagat realment a cada proveïdor fins que us asseieu al gener. En lloc d'això, establiu un procés per a tot l'any:
- Creeu un compte separat de "Treball per contracte" o "Serveis professionals" en el vostre pla de comptes, diferenciat dels salaris dels empleats i de les compres de béns. Això aïlla el grup de persones que podrien necessitar un 1099.
- Etiqueteu cada proveïdor com a elegible per a 1099 o no en el moment de donar-los d'alta, segons la seva classificació del W-9. La majoria de les plataformes de comptabilitat tenen una casella de selecció de "Seguiment per a 1099" a la fitxa del proveïdor.
- Excloeu els pagaments amb targeta i processadors dels vostres totals de 1099. Si a un proveïdor se li van pagar part en xec (800 ), només els 800 $ en pagaments amb xec compten per al llindar del 1099. La part de la targeta és responsabilitat del processador de pagaments.
- Genereu un informe de previsió de 1099 trimestralment. La majoria dels sistemes comptables poden generar un "Resum de proveïdors 1099" en qualsevol moment. Obtenir-lo a l'octubre permet detectar els W-9 que falten quan encara hi ha temps per solucionar-ho, i us avisa de quins proveïdors superaran el llindar.
Els sistemes de comptabilitat en text pla fan que això sigui especialment fàcil perquè cada transacció pot portar metadades del proveïdor com una etiqueta, i una consulta d'una sola línia filtra els pagaments per mètode o classificació del proveïdor sense alterar els llibres.
El gran canvi del 2026: FIRE desapareix, arriba IRIS
Durant gairebé trenta anys, el sistema Filing Information Returns Electronically (FIRE) de l'IRS va ser la via per la qual els grans declarants transmetien els 1099. El sistema FIRE s'està retirant i l'Information Returns Intake System (IRIS) n'és el substitut.
El calendari és important:
- Any fiscal 2025 (declarat a principis de 2026): Encara podeu utilitzar FIRE per a les transmissions fins al 31 de desembre de 2026.
- Any fiscal 2026 (declarat a principis de 2027): IRIS es converteix en l'únic sistema d'entrada. FIRE ja no acceptarà declaracions.
- Els 1099 en paper continuen estant permesos tècnicament només per als declarants que estiguin per sota del llindar de presentació electrònica, i l'IRS ha indicat que l'acceptació del paper continuarà disminuint gradualment.
Quan heu de presentar la declaració electrònicament
Si presenteu 10 o més declaracions informatives en conjunt entre tots els tipus de formularis en un any natural, heu de fer-ho electrònicament. Aquest recompte de 10 formularis combina 1099, W-2, 1095, 1098... tot. Un propietari amb tres lloguers podria emetre quatre 1099-MISC, sis 1099-NEC i dotze W-2 per al personal de gestió de la propietat, i superaria el llindar fàcilment.
Per a la majoria de petites empreses amb menys de deu contractistes, podeu triar entre el paper i el format electrònic, però la presentació electrònica a través d'IRIS és més ràpida, gratuïta i molt menys propensa a errors.
Dues maneres d'utilitzar IRIS
L'IRS ofereix dos canals d'entrada:
- Portal del Contribuent de l'IRIS — una interfície gratuïta basada en el navegador on s'introdueixen manualment o es puja un CSV per a fins a 100 declaracions. Aquesta és la via adequada per a la petita empresa mitjana.
- IRIS d'Aplicació a Aplicació (A2A) — presentació massiva basada en XML per a grans emissors i proveïdors de programari que s'integren directament amb l'IRS.
Per utilitzar qualsevol d'aquestes vies, necessiteu un Codi de Control de Transmissor (TCC) de l'IRIS. El vostre TCC de FIRE existent no es transfereix. El procés de sol·licitud del TCC de l'IRIS pot trigar 45 dies o més, així que no espereu fins al gener. Si mai no heu presentat documents electrònicament, sol·liciteu un TCC de l'IRIS abans de finals d'octubre per tenir un marge de seguretat.
La majoria de les petites empreses ometen completament la sol·licitud del TCC utilitzant un servei de presentació electrònica de tercers (TaxBandits, Tax1099, efile4Biz, etc.). Cobren uns quants dòlars per formulari, presenten la declaració en el vostre nom utilitzant el seu propi TCC, envien per correu postal o electrònic les còpies als destinataris i ho guarden tot en cas d'auditoria. Per a 5 a 50 formularis a l'any, l'estalvi de temps gairebé sempre val la pena.
El Calendari de Presentació de 2026
Marqueu aquestes dates i considereu-les inamovibles:
- 31 de gener de 2026: Envieu les còpies per als destinataris del Formulari 1099-NEC de 2025 als contractistes. (Per als formularis de 2025 específicament, l'IRS considera el dilluns 2 de febrer de 2026 com la data límit efectiva perquè el 31 de gener és dissabte.)
- 31 de gener de 2026: Presenteu el Formulari 1099-NEC de 2025 a l'IRS, electrònicament via FIRE o IRIS, o en paper si n'és apte.
- 28 de febrer de 2026 / 31 de març de 2026: Dates límit de presentació del 1099-MISC en paper / electrònica (tingueu en compte que el 1099-MISC té un termini de presentació més llarg que el 1099-NEC — és fàcil de confondre).
- Finals d'octubre de 2026: Sol·liciteu el TCC de l'IRIS si presentareu pel vostre compte l'exercici fiscal 2026.
- 31 de desembre de 2026: Últim dia d'operacions del sistema FIRE.
- 1 de febrer de 2027: Primera data límit de presentació sota el règim obligatori d'IRIS (per als formularis de l'exercici fiscal 2026).
A diferència de moltes altres declaracions, la data límit del 1099-NEC no es pot prorrogar fàcilment. Les sol·licituds de pròrroga del Formulari 8809 per al 1099-NEC només es concedeixen en circumstàncies molt concretes (catàstrofes, defunció, incendi). A efectes pràctics, el 31 de gener és una data inamovible.
Les Sancions s'Acumulen Ràpidament
L'estructura de les sancions és el que fa que el compliment del 1099 valgui la pena prendre-se'l seriosament. Cada formulari que falta, arriba tard o és incorrecte comporta una sanció per declaració, i el mateix import en dòlars s'aplica per separat sota el §6721 (incompliment de la presentació davant l'IRS) i el §6722 (incompliment del lliurament de la còpia al destinatari); això significa que un sol formulari oblidat pot incórrer en la sanció dues vegades.
Per a les declaracions informatives que s'han de presentar el 2026, els nivells de sanció per formulari són:
| Retard | Sanció per declaració | Topall anual (petites empreses) |
|---|---|---|
| Presentat dins dels 30 dies posteriors a la data límit | $60 | $239,000 |
| Presentat després de 30 dies però abans de l'1 d'agost | $130 | $683,000 |
| Presentat després de l'1 d'agost o no presentat | $340 | $1,366,000 |
| Menyspreu intencionat | $680+ | Sense topall |
Una "petita empresa" a aquests efectes significa uns ingressos bruts mitjans de 5 milions de dòlars o menys en els tres exercicis fiscals anteriors.
Tres coses ho agreugen:
- Un sol formulari omès és sancionat dues vegades — un cop per no presentar-lo a l'IRS, i un altre per no enviar la còpia al destinatari.
- Els imports de les sancions augmenten si es retarda la correcció. Un formulari que arriba una setmana tard costa menys que un que arriba sis mesos tard.
- El menyspreu intencionat no té topall. Si l'IRS creu que coneixíeu el requisit i el vau ignorar (per exemple, vau enviar el 1099 a alguns contractistes però no a d'altres en situacions idèntiques), podeu enfrontar-vos a més de 680 $ per formulari sense sostre anual.
L'exempció per causa raonable està disponible si podeu documentar que vau actuar de bona fe — per exemple, vau recollir un W-9 d'un proveïdor que va proporcionar un TIN erroni, vau utilitzar el servei de verificació de TIN de l'IRS i vau enviar un Avís B immediatament quan vau rebre un CP2100. Documenteu-ho tot.
Un Calendari Pràctic del 1099 per a l'Any
Per posar-ho tot en ordre, aquí teniu un ritme mes a mes per mantenir la calma al gener:
- Gener–Febrer (any actual): Envieu per correu postal o electrònic els formularis 1099-NEC de l'any passat abans del 31 de gener. Presenteu-los a l'IRS abans de la mateixa data.
- Març: Concilieu els totals del 1099 de l'any passat amb el vostre llibre major. Investigueu qualsevol proveïdor que hauria d'haver rebut un 1099 i no ho va fer, i presenteu una declaració rectificada (amb documentació de causa raonable) per limitar les sancions.
- Abril–Juny: Auditeu la vostra llista de proveïdors actius. Qualsevol persona a qui se li hagi pagat més de 500 $ fins a la data sense un W-9 arxivat rep un correu electrònic de reclamació.
- Juliol–Setembre: Realitzeu una previsualització del 1099 de meitat d'any. Verifiqueu tots els TIN mitjançant el servei de verificació de TIN de l'IRS.
- Octubre: Si feu la presentació pel vostre compte a través d'IRIS, sol·liciteu el vostre TCC d'IRIS. Actualitzeu els W-9 de més de tres anys d'antiguitat.
- Novembre–Desembre: Envieu un correu electrònic de confirmació del W-9 de final d'any a tots els proveïdors aptes per al 1099. Bloquegeu el pla de comptes perquè no es puguin cometre errors de classificació al desembre.
- Principis de gener (any vinent): Obtingueu el resum del 1099, reviseu possibles anomalies, transmeteu a través d'IRIS i envieu les còpies als destinataris.
Quan sistematitzeu el procés d'aquesta manera, la presentació real del gener és només prémer un botó, no un simulacre d'incendi.
Presentacions Estatals del 1099: Un Món a Part
La presentació federal del 1099-NEC no satisfà les vostres obligacions de presentació estatal. Alguns estats participen en el programa de l'IRS Combined Federal/State Filing (CF/SF), cosa que significa que quan feu la presentació a l'IRS, les dades es comparteixen automàticament amb els departaments tributaris estatals participants. Altres estats requereixen una presentació directa separada, sovint amb caselles de retenció d'impostos sobre la renda específiques de l'estat.
Detalls notables:
- Califòrnia, Nova York, Pennsilvània, Massachusetts i Oregon històricament han requerit presentacions de 1099-NEC a nivell estatal per separat, fins i tot quan l'IRS comparteix les dades, perquè el formulari federal no recull adequadament les retencions estatals.
- Florida, Texas, Tennessee, Washington, Nevada, Wyoming, Dakota del Sud i Alaska no tenen impost sobre la renda i generalment no requereixen cap presentació del 1099.
- La data límit de presentació estatal sovint és la mateixa que la federal, però uns quants estats donen de termini fins al 31 de març o fins i tot el 30 d'abril.
Si opereu en diversos estats o pagueu a contractistes que viuen en estats diferents del de la vostra empresa, creeu una matriu estatal del 1099 d'una sola pàgina com a part de la vostra llista de verificació de final d'any.
Gestió de registres: conserveu el rastre documental
L'IRS espera que conserveu els registres 1099 durant almenys quatre anys després de la data de venciment de la declaració —tres anys des de la data en què la declaració de la renda relacionada vencia o es va presentar (el que sigui posterior), més un marge d'un any. A la pràctica, conserveu els documents subjacents indefinidament si són fàcils d'emmagatzemar:
- Formularis W-9 signats per a cada proveïdor
- Les còpies del 1099-NEC que heu presentat (Còpia A) i lliurat (Còpia B)
- Confirmacions de concordança de TIN
- Correspondència i esmena de l'avís B
- Registres de dipòsits de retencions provisionals (Formulari 945)
- El llibre major de pagaments a proveïdors que justifica cada total del 1099
L'emmagatzematge digital és vàlid: l'IRS accepta registres electrònics sempre que siguin complets, precisos, indexats i accessibles sota petició.
Mantingueu els registres de proveïdors ordenats i a punt per a una auditoria
La línia entre una temporada de presentació del 1099 neta i una carta de sanció depèn principalment de si els vostres llibres recullen les dades correctes, de la manera correcta, durant tot l'any. Extreure un resum del 1099 d'un proveïdor d'un llibre major net hauria de portar minuts; fer-ho des d'un embolic de càrrecs de targetes de crèdit, rebuts en paper i formularis W-9 absents costa dies.
Beancount.io us ofereix una comptabilitat en text pla que és transparent, amb control de versions i preparada per a la IA: cada pagament a contractistes, cada mètode de pagament i cada etiqueta de proveïdor resideix en un text llegible per humans que vosaltres (o el vostre comptable) podeu auditar en segons. Sense caixes negres, sense dependència d'un proveïdor de programari i sense pèrdua de l'historial de proveïdors al final de l'any. Comenceu de franc i descobriu per què els desenvolupadors i els equips financers confien en la comptabilitat en text pla per mantenir el compliment normatiu dels contractistes sense complicacions.