Un equip de recaptació (drop team) entra a la sala de màquines a les 3 de la matinada amb un senyal de videovigilància actiu, un agent uniformat al costat del carret i un manifest que ningú a comptabilitat ha vist encara. En menys de quatre hores, més d'un milió de dòlars en bitllets, tiquets i monedes passaran de les caixes de recaptació (drop boxes) a una sala de recompte segellada, es comptabilitzaran davant la càmera i s'assentaran en un llibre major que un regulador federal pot sol·licitar sense avís previ. L'efectiu mai s'atura. Els controls no poden fallar. I l'equip comptable és l'última línia de defensa entre una operació de joc saludable i una Notificació de Violació.
Els casinos tribals funcionen sobre un triangle regulador: els Estàndards Mínims de Control Intern (MICS) de la Comissió Nacional del Joc dels Indis (NIGC), les normes d'informació de divises del Títol 31 de la Llei de Secret Bancari i les restriccions de la Llei de Regulació del Joc dels Indis (IGRA) sobre què poden fer les tribus amb els ingressos nets. Si s'equivoca en qualsevol d'aquests punts, les conseqüències es disparen: des de multes fins a la suspensió de la llicència o pagaments per càpita que es reclamen com a salaris no declarats. Aquesta guia detalla com les operacions de joc de Classe II i Classe III comptabilitzen el win, el drop i el hold, concilien la caixa (cage) i la volta (vault) amb les sales de recompte de bitllets i monedes, compleixen amb la presentació del CTR-C del Títol 31 i informen correctament de les distribucions per càpita sota la Secció 3402(r) de l'IRC.
Les dues classes de joc i els seus reglaments separats
L'IGRA divideix el joc dels indis en tres classes. La Classe I (jocs tradicionals i socials) queda fora d'aquesta discussió. El treball diari de l'equip comptable se centra en les altres dues:
- Jocs de Classe II: bingo i jocs derivats del bingo (inclosos els ajuts electrònics de bingo i els jocs de cartes no bancaris com el pòquer). Els controls interns es regeixen pel 25 CFR Part 543, que la NIGC redacta i fa complir directament.
- Jocs de Classe III: tota la resta d'estil "Las Vegas": màquines escurabutxaques, blackjack, craps, ruleta i baccarat. Els controls interns es troben al 25 CFR Part 542. La Classe III també requereix un conveni (compact) entre la tribu i l'estat, i la majoria de convenis incorporen els MICS per referència o imposen els estàndards d'una agència estatal de joc addicionalment.
Les tribus tenen llibertat per redactar els seus propis Estàndards de Control Intern Tribal (TICS) que vagin més enllà dels MICS, però mai per sota. Quan els TICS d'una tribu entren en conflicte amb els MICS, preval el mínim federal. Per al departament de comptabilitat, això significa que el pla de comptes, els documents de treball d'auditoria i el calendari d'auditoria interna han d'estar etiquetats per classe: els ingressos de la Classe II no es poden barrejar amb els de la Classe III en els llibres, i l'auditor farà mostrejos de tots dos per separat durant l'encàrrec de procediments acordats (AUP).
Construir un pla de comptes que parli el vocabulari dels MICS
El llibre major general d'un casino ha de correspondre a les mateixes paraules que utilitza el regulador. Tres termes ho impulsen tot:
- Drop: l'import brut apostat en una màquina o taula, mesurat per l'efectiu i els tiquets que arriben físicament a la caixa de recaptació (més, en el cas de les escurabutxaques, el validador de bitllets i les transaccions TITO capturades electrònicament).
- Win (o hold dollars): el drop menys el que s'ha pagat en jackpots, reposicions (fills) i bescanvis de tiquets. El win és el que realment es queda el casino. Aquesta és la línia que es converteix en els Ingressos Bruts del Joc (GGR) a l'estat de resultats.
- Percentatge d'hold: el win dividit pel drop, expressat com a percentatge. Una màquina de cèntim podria tenir un hold del 8-12%; una taula de blackjack podria tenir un hold del 12-16%. Un hold que es desviï més d'un parell de punts percentuals fora del rang teòric és l'indicador precoç més comú de mal funcionament de l'equipament o de robatori.
Un pla de comptes funcional separa els ingressos com a mínim en Màquines (Classe III), Jocs de Taula (Classe III), Bingo (Classe II), Pòquer (Classe II) i Pull-Tabs (Classe II), amb subcomptes per a cada àrea, banc o departament. Cada línia d'ingressos es combina amb un compte corrector (contra-revenue) per a bonificacions promocionals: menjars de cortesia, joc gratuït (free play), punts bescanviats i incentius de fidelització. Segons la guia d'auditoria de jocs de l'AICPA, molts casinos tribals presenten els Ingressos Nets del Joc (NGR) a l'estat de resultats, que són el GGR menys els incentius de vendes en efectiu i el canvi de període en les meritacions de passius per jackpots progressius. La presentació de contra-ingressos evita inflar les xifres brutes, cosa important perquè el GGR determina tant la taxa reguladora deguda a la NIGC com qualsevol pagament de participació en els ingressos degut a l'estat segons el conveni.
Els jackpots progressius mereixen el seu propi paràgraf a la carpeta del controlador: cada increment del comptador en un progressiu d'àrea àmplia o intern és un passiu probable segons l'ASC 450, i el canvi en aquest passiu flueix a través del win cada període comptable fins que es guanya el jackpot. Quan es paga un jackpot, es cancel·la el passiu acumulat, no es torna a comptabilitzar com a despesa.
La recollida i el recompte: on s'amaga el robatori i on miren primer els auditors
La recollida i el recompte (conegut com a drop and count) és la coreografia que converteix l'efectiu en brut en una entrada al llibre major, i els MICS (Estàndards Mínims de Control Intern) la prescriuen fins a l'angle de la càmera.
Abans de la recollida, cal notificar a vigilància perquè les càmeres es puguin preposicionar. Un mínim de dues persones extreuen les caixes de recollida, amb almenys una persona independent del departament de joc. Les caixes es tanquen a la màquina i només s'obren dins de la sala de recompte. Les claus de la caixa de recollida es guarden separades de les claus del mecanisme d'alliberament, i un tercer controla la clau de la mateixa sala de recompte: tres custodis diferents, cap dels quals pot completar el cicle tot sol.
Dins de la sala de recompte, les càmeres funcionen contínuament, els membres de l'equip de recompte no poden entrar ni sortir excepte durant els descansos programats, i els telèfons personals, bosses i roba d'abrigar es queden fora. El recompte es realitza sota gravació de vídeo, cada variància per sobre d'un llindar de dòlars definit (normalment d'1 a 5 dòlars per caixa) s'investiga abans de signar el recompte, i la documentació del recompte no viatja amb l'efectiu. L'agent de caixa que rep els fons no té coneixement previ del total del recompte; aquest és el cor del principi de segregació de funcions. Si la caixa conegués el total d'entrada, la verificació de la variància perdria la seva independència.
La conciliació comptable del matí següent compara tres registres: el full de la sala de recompte, el registre de rebuts de caixa i els informes del validador de bitllets i del sistema TITO de les màquines escurabutxaques. Cada dòlar ha de coincidir en tots tres. Quan no és així, la feina de l'equip comptable és rastrejar la variància fins a la seva font: un validador de bitllets encallat, un tiquet no cobrat, un premi introduït incorrectament o, en el pitjor dels casos, una persona.
Per als jocs de taula, el ritual equivalent cobreix les càrregues de fitxes (fitxes que es mouen de la caixa a la taula), els crèdits (fitxes que tornen) i l'inventari de fons fix amb què el crupier comença i acaba cada torn. Cadascun és un document separat, cadascun requereix signatures duals i cadascun forma part del càlcul de la recollida de la taula.
Caixa, cambra de seguretat i control de claus
La caixa és el capital circulant del casino i la cambra de seguretat és la seva reserva. Els MICS requereixen:
- Un inventari perpetu de divises, monedes, fitxes i monedes de joc a la caixa, quadrat a cada canvi de torn.
- Un recompte de la cambra de seguretat (el "banc principal") realitzat diàriament per dos empleats independents, amb el full de recompte signat per tots dos i arxivat a comptabilitat.
- Un registre de control de claus que anoti cada clau lliurada i retornada, l'hora, l'empleat que la lliura, l'empleat que la rep i el motiu. Les claus de les àrees sensibles (caixes de recollida, sala de recompte, cambra de seguretat, vigilància) mai surten de la propietat sense un protocol documentat.
Quan falta efectiu a la caixa, la variància de caixa es comptabilitza com una despesa; quan sobra, com a ingressos diversos, però només després de la revisió de vigilància i un informe de variància per escrit. Un patró de petites pèrdues inexplicables en els torns d'un caixer és exactament el senyal que l'equip d'auditoria interna està format per trobar, i exactament el tipus d'evidència que surt a la llum en els AUP (Procediments Acordats).
Títol 31, Formulari 8362 i l'obligació de la BSA
Els casinos tribals amb ingressos bruts anuals per jocs d'atzar superiors a 1 milió de dòlars són "institucions financeres" segons 31 CFR 1010.100(t)(5) i (t)(6). Això activa el programa complet de la Llei de Secret Bancari (BSA): identificació de clients, informes d'activitat sospitosa, un programa escrit de compliment d'AML (prevenció de blanqueig de capitals), un oficial de compliment designat, formació dels empleats i proves independents.
La regla principal: cada transacció d'entrada o sortida d'efectiu (o transaccions agregades de la mateixa persona) que sumi més de 10.000 dòlars en un sol dia de joc s'ha de reportar al Formulari 8362, Informe de Transaccions de Moneda per a Casinos (CTR-C). Les entrades i sortides d'efectiu s'agreguen per separat: un client que compra 11.000 dòlars en fitxes i més tard en cobra 11.000 genera dos CTR-C, no un net de zero. L'informe s'ha de presentar electrònicament a través del sistema BSA E-Filing del FinCEN en un termini de 15 dies naturals, i el casino n'ha de conservar una còpia durant cinc anys.
Els casinos tribals que no arriben al llindar d'1 milió de dòlars no són institucions BSA; en el seu lloc, presenten l'equivalent del Títol 26, el Formulari 8300, per a transaccions en efectiu superiors a 10.000 dòlars en una activitat comercial o de negoci. Els dos règims no se superposen; els qui presenten el CTR-C no presenten també el Formulari 8300 per a les mateixes transaccions de joc.
Les funcions de comptabilitat i compliment comparteixen la responsabilitat del Títol 31, però no haurien de ser la mateixa persona. Les proves independents (la revisió anual requerida per la BSA) solen contractar-se a una firma externa de CPA familiaritzada amb la guia de joc de l'AICPA. Un programa de BSA feble és més que un risc regulatori; ha estat una causa coadjuvant en múltiples ordres de consentiment del FinCEN contra operacions de joc tribals amb sancions de set i vuit xifres.
Distribucions per càpita i la retenció del 31 per cent
L'IGRA permet a una tribu distribuir els ingressos nets del joc als seus membres mitjançant un Pla d'Assignació d'Ingressos (RAP) aprovat pel Secretari de l'Interior. Quan una tribu realitza pagaments per càpita procedents d'ingressos de jocs de Classe II o Classe III, la Secció 3402(r) de l'IRC exigeix que el pagador retingui l'impost federal sobre la renda utilitzant el W-4 del destinatari o, si no hi ha cap W-4 arxivat, les taules especials de retenció tribal (limitades al 31 per cent).
El flux de treball comptable:
- Cada pagament per càpita es comptabilitza en un compte de passiu de retencions quan es paga, no quan es reporta el dret (meritació).
- La retenció es diposita segons el calendari de dipòsits del Formulari 945: mensualment o quinzenalment segons el passiu de l'any anterior.
- El Formulari 945 anual es presenta abans del 31 de gener informant de la retenció total per càpita de l'any.
- Cada membre rep un Formulari 1099-MISC (no un W-2) on s'informa de la distribució bruta per càpita i de l'impost federal retingut.
No realitzar la retenció no trasllada la responsabilitat al membre: la deixa en els llibres de la tribu com un impost de tipus laboral no pagat, més multes i interessos. Quan els pagaments per càpita a menors es difereixen en un fideïcomís sota el RAP, l'esdeveniment de l'impost federal sobre la renda es produeix quan es realitza la distribució des del fideïcomís, no quan s'assigna l'import. L'equip comptable ha de fer el seguiment del saldo acumulat de cada membre, de l'obligació de retenció en el moment de la distribució i de la informació del 1099 de manera separada dels llibres de l'operació de joc: un conjunt separat de comptes dins del llibre major del govern tribal, no del casino.
Els cinc usos permesos dels ingressos nets segons l'IGRA
Una qüestió comptable que sovint es passa per alt és què té permès fer realment la tribu amb els ingressos nets del casino. La Secció 11(b)(2)(B) de l'IGRA restringeix l'ús a cinc categories:
- Finançar operacions i programes del govern tribal.
- Proveir per al benestar general de la tribu i els seus membres.
- Promoure el desenvolupament econòmic tribal.
- Donar a organitzacions benèfiques.
- Ajudar a finançar operacions d'agències governamentals locals.
Les distribucions fora d'aquestes cinc categories —o els pagaments per capita sense un RAP (Pla d'Assignació d'Ingressos) aprovat— poden donar lloc a accions d'execució de la NIGC i a conseqüències fiscals per a la tribu i els seus membres. L'equip comptable del casino normalment no pren aquestes decisions d'assignació, però sí que elabora els informes que el consell tribal utilitza per prendre-les, i l'AUP rastrejarà les transferències del casino al govern tribal per confirmar-ne la classificació correcta.
Vigilància, auditoria de TI i el sistema de comptabilitat de màquines escurabutxaques
Les sales modernes de Classe III funcionen amb sistemes de comptabilitat de màquines escurabutxaques (SAS, sistemes de gestió de casinos, seguiment de jugadors) que capturen electrònicament cada transacció d'entrada de monedes (coin-in), sortida de monedes (coin-out), premis majors (jackpots) i TITO, i les envien directament al llibre major mitjançant un diari nocturn. Tres punts de control mereixen una atenció recurrent de l'auditoria interna:
- Registres de canvis del sistema. Cada pedaç, canvi de configuració i ajust de la retenció teòrica del joc es registra i es vincula a una ordre de treball documentada. Un canvi no registrat en la retenció teòrica d'una màquina escurabutxaques pot emmascarar un robatori durant mesos.
- Passius de seguiment de jugadors. Els punts de fidelitat són un passiu per ingressos diferits: cada punt guanyat és una obligació de bescanvi futura. La hipòtesi de caducitat (el percentatge de punts que s'espera que caduquin sense ser utilitzats) necessita una base documentada i una revisió periòdica respecte a les taxes de bescanvi reals.
- Flotant de tiquets TITO. Els tiquets pendents són passius a curt termini fins que es bescanvien o fins que caduquen (normalment entre 30 i 180 dies, depenent de les regles de l'estat i del conveni). El valor dels tiquets caducats passa a ser ingressos només després que es documenti l'anàlisi de caducitat.
Els enregistraments de vigilància tenen un requisit de retenció (sovint un mínim de set dies, més temps per als incidents sota investigació). La comptabilitat vinculada a aquests enregistraments —informes de variància, pagaments de premis majors, transaccions de caixa— manté un fil documental que l'auditor pot estirar en qualsevol direcció.
Auditoria interna, auditoria independent i l'AUP
Les MICS requereixen una funció d'auditoria interna independent de les operacions, que informi la comissió de joc tribal o un comitè d'auditoria, amb proves documentades de caixa, recompte, màquines escurabutxaques, taules, vigilància, control de claus, integritat de l'EPROM/programari i compliment del Títol 31 almenys anualment. Les troballes s'informen per escrit, es requereix una resposta de la direcció i l'informe està a disposició de la NIGC si se sol·licita.
Un cop l'any, un CPA independent realitza els Procediments Acordats (AUP) de les MICS —no una auditoria d'estats financers, sinó una prova procedimental de compliment de les MICS. El CPA informa de les troballes a la comissió de joc tribal, a la tribu i a la NIGC. Una auditoria anual d'estats financers separada sota les GAAS es presenta a la NIGC en un termini de 120 dies després del tancament de l'exercici fiscal. En conjunt, l'AUP més l'auditoria financera són la manera com la NIGC verifica sobre el paper el que les càmeres de vigilància verifiquen en temps real.
Mantingueu els llibres del casino preparats per a auditories
Tant si gestioneu la caixa, com si tanqueu els llibres cada mes o formeu part del comitè d'auditoria, el llibre major és el lloc on els controls esdevenen demostrables. Beancount.io ofereix una comptabilitat per partida doble en text pla que és transparent, controlada per versions i preparada per a la IA, de manera que cada reclassificació, diari de variància i entrada de retenció per capita deixa un rastre permanent i comparable que un regulador o un auditor intern pot traçar sense l'ajuda d'un proveïdor. Comenceu gratis i aporteu als llibres que les recolzen la mateixa disciplina que el vostre equip de vigilància aporta a la sala de joc.
Fonts:
- Avaluació del control intern | Comissió Nacional de Joc Indígena
- eCFR :: 25 CFR Part 542 -- Normes Mínimes de Control Intern
- eCFR :: 25 CFR Part 543 -- Normes Mínimes de Control Intern per al Joc de Classe II
- Preguntes freqüents per als governs tribals indis sobre casinos | IRS
- Llei de fiscalitat del joc i qüestions de la Llei de Secrecia Bancària per als governs tribals indis (Publicació IRS 3908)
- Compliment del Títol 31 contra el blanqueig de capitals | IRS
- Preguntes freqüents per als governs tribals indis sobre distribucions d'ingressos del joc | IRS
- Controls interns i segregació de funcions a la caixa del casino — ACGCS
- Regulacions de casinos sota la Llei de Secrecia Bancària — Wikipedia
- Els casinos tribals compartiran informació sobre els ingressos del joc amb la NIGC — CLA