Comptabilitat de cases d'empenyorament: préstecs sobre penyora, garanties executades, compliment normatiu d'armes de foc i la regla de 10.000 $ de la BSA

Una casa d'empenyorament és un dels negocis més estranys en la comptabilitat minorista. La «mercaderia» a la sala d'exposició no és realment mercaderia: és una garantia que pot convertir-se o no en existències. Una part significativa dels ingressos no prové en absolut de la venda de béns, sinó dels interessos meritats de préstecs a curt termini garantits per peces. I l'administració ha de satisfer un conjunt de normatives que inclou l'IRS, la FinCEN, l'ATF, els estatuts estatals d'empenyorament i (sovint) els departaments de policia local que volen una càrrega diària de cada butlleta emesa.

Si porteu els llibres d'un prestador pignoratici de la mateixa manera que els d'una botiga de segona mà, sobrevalorareu els ingressos, infravalorareu els passius, perdreu els ingressos per interessos que s'haurien de meritar i creareu un rastre d'auditoria que no coincidirà amb el que esperen veure els reguladors. A continuació us expliquem com fer-ho correctament.

Què és realment un préstec sobre penyora

El concepte més important en la comptabilitat d'empenyorament és que una transacció de penyora no és una venda. És un préstec sense recurs garantit per béns mobles tangibles.

El client lliura un anell, una guitarra, un generador o una arma de foc. El prestador pignoratici avança efectiu —la mitjana nacional és d'uns 150 $— i emet una butlleta d'empenyorament que funciona alhora com a contracte de préstec i com a resguard de dipòsit. El client té un període legal de rescat (generalment de 30 a 90 dies, segons l'estat), durant el qual pot pagar el principal més les comissions per serveis d'empenyorament i recuperar l'article. Si no el rescata i no prorroga el termini, la garantia s'executa i es converteix en existències que la botiga pot vendre.

Aproximadament el 85 % dels prestadors realment rescaten la penyora. Aquesta sola estadística hauria de canviar la vostra manera de concebre el pla de comptes: l'activitat econòmica dominant és el préstec, i la venda de mercaderies és principalment un mecanisme de recuperació per al 15 % no rescatat.

El pla de comptes que realment necessita una casa d'empenyorament

Un pla de comptes minorista genèric no serà suficient. Cal construir-lo al voltant dels dos negocis diferents que conviuen en un mateix establiment —préstec i revenda— i les tres capes de dades reguladores que heu de presentar a petició.

Actius

• Efectiu a mà — Caixó
• Efectiu a mà — Cambra acaçada
• Banc — Operatiu
• Préstecs pignoraticis a cobrar — Principal
• Comissions meritades per serveis d'empenyorament a cobrar
• Existències — Garanties executades, per categoria (Joieria, Electrònica, Eines, Instruments musicals, Armes de foc, Altres)
• Existències — Compres directes (articles comprats, no empenyorats)
• Existències — Or/Plata per a fosa
• Provisió per a pèrdues per préstecs (rarament rellevant, però utilitzada per les grans cadenes)
• Immobilitzat material — Vitrines, Caixa forta, TPV, Sistema de seguretat
• Dipòsit de llicència federal d'armes de foc (si teniu una FFL Tipus 02)

Passius

• Comissions per serveis d'empenyorament no meritades
• Dipòsits per reserves (Layaway) a pagar
• Impostos sobre vendes a pagar
• Reserva per retenció policial (articles marcats en una investigació pendent)
• Passiu per devolucions de clients

Patrimoni net — estàndard

Ingressos

• Ingressos per comissions de serveis d'empenyorament (interessos)
• Comissions d'emmagatzematge i manipulació
• Vendes — Mercaderia de garanties executades
• Vendes — Mercaderia de compra directa
• Vendes — Ingressos pel refinament de fosa
• Comissions per serveis monetaris (canvi de xecs, transferències)
• Altres ingressos (comissions per transferència d'armes, pèrdua de reserves de clients)

Cost de les vendes

• Cost de les vendes — Mercaderia de garanties executades (valorada pel principal del préstec)
• Cost de les vendes — Mercaderia de compra directa (valorada al cost d'adquisició)
• Cost de les vendes — Fosa

Fixeu-vos en el que no figura en els ingressos: el principal avançat en un préstec pignoratici. Aquests diners mai no passen pel compte de pèrdues i guanys en sortir, i tampoc no hi passen en tornar. Cada dòlar prestat és un intercanvi d'actius (efectiu per compte a cobrar). Cada dòlar rescatat és el procés invers.

Comptabilitzar un préstec pignoratici: la manera correcta

Seguiu el recorregut d'una sola butlleta i els seients comptables es tornaran evidents.

Un client empenyora una cadena d'or de 14 quirats per 200 $ de principal amb una comissió de servei mensual del 20 % en un estat que ho permeti. La butlleta d'empenyorament venç en 30 dies.

En el moment de la formalització del préstec:

Dr. Préstecs pignoraticis a cobrar — Principal      200
    Cr. Efectiu a mà — Caixó                            200

Aquest és tot el seient. No hi ha ingressos. La comissió mensual del 20 % encara no s'ha guanyat perquè el client no ha tingut el préstec durant cap període de temps.

Meritació de les comissions de servei (feu-ho mensualment, no en el rescat):

Moltes botigues cometen l'error de reconèixer els ingressos per comissions de servei només quan el client rescata la penyora. Això és comptabilitat de caixa disfressada de meritació, i infravalora els ingressos del període actual mentre els desplaça a un període futur on el client podria acabar perdent el dret sobre l'objecte. El tractament correcte segons la comptabilitat de meritació és reconèixer la comissió de servei proporcionalment durant el termini del préstec, amb un contra-saldo en Comissions per serveis d'empenyorament no meritades fins que es guanyin.

Si el mateix préstec de la cadena d'or merita 40 $ en comissions de servei durant un termini de 30 dies i esteu fent el tancament mensual al dia 15:

Dr. Comissions meritades per serveis d'empenyorament a cobrar   20
    Cr. Ingressos per comissions de serveis d'empenyorament             20

Si la butlleta cavalca entre dos mesos, se'n merita la part proporcional; si està totalment dins del mes, se'n merita l'import total al venciment.

En el moment del rescat (el client paga 240 $ en efectiu):

Dr. Efectiu a mà — Caixó                      240
    Cr. Préstecs pignoraticis a cobrar — Principal           200
    Cr. Comissions meritades per serveis d'empenyorament a cobrar     40

Els ingressos ja figuren al compte de pèrdues i guanys pel seient de meritació anterior. El rescat és purament un esdeveniment de balanç.

Si el client no rescata (execució de la garantia):

La garantia és ara les vostres existències. La base de cost és el principal del préstec no pagat, no el valor de venda taxat de la cadena. La pràctica de la indústria i les directrius del Tresor (vegeu el memoràndum del conseller en cap de l'IRS 201540013 sobre el reconeixement d'ingressos dels prestadors pignoraticis) tracten el saldo del principal com el cost inventariable.

Dr. Existències — Joieria de garanties executades    200
    Cr. Préstecs pignoraticis a cobrar — Principal           200

La comissió de servei meritada però no pagada és una qüestió de criteri. La pràctica conservadora és revertir-la contra ingressos en el període d'execució, perquè el client mai no la va arribar a pagar. Algunes botigues en capitalitzen una part a existències; això és agressiu i més difícil de defensar en una inspecció fiscal. Revertiu-ho:

Dr. Ingressos per comissions de serveis d'empenyorament      40
    Cr. Comissions meritades per serveis d'empenyorament a cobrar     40

Quan la cadena es ven per 350 $ en efectiu:

Dr. Efectiu a mà — Caixó                      350
    Cr. Vendes — Mercaderia de garanties executades          350
 
Dr. Cost de les vendes — Mercaderia de garanties executades   200
    Cr. Existències — Joieria de garanties executades         200

El benefici brut de 150 $ de la venda, més els interessos guanyats en les butlletes que sí que s'han rescatat, és el que finança l'operació. Si el vostre marge brut en mercaderies de garanties executades sembla deficient, o bé esteu valorant els préstecs de manera massa agressiva (deixant massa diners en relació amb el valor de revenda) o no esteu realitzant correctament l'ajust de valor per execució.

Separació dels préstecs per empenyorament de les compres directes

La majoria de cases d'empenyorament també compren articles directament. Quan un client entra buscant diners en efectiu avui mateix i sense intenció de tornar, li feu una oferta, els diners canvien de mans i l'article passa a formar part de l'inventari immediatament.

Aquesta és una transacció completament diferent i s'ha de comptabilitzar de manera distinta. No hi ha préstec, ni compte a cobrar, ni meritació de comissions de servei, ni període de rescat. És una adquisició directa d'inventari al preu de cost:

Dr. Inventari — Compra directa d'electrònica      80
    Cr. Efectiu a mà — Calaix                         80

Mantingueu l'inventari d'articles no rescatats i el de compres directes en comptes separats. Els factors econòmics són diferents: els articles no rescatats es valoren pel capital del préstec (normalment el 25-50% del valor de revenda), mentre que les compres directes se solen negociar més a prop del 50-70% del valor de revenda. Barrejar-los destrueix la vostra capacitat d'analitzar el marge brut real de cada línia. A més, les lleis estatals d'empenyorament solen requerir registres separats.

Armes de foc federals: On la majoria de prestadors s'equivoquen amb el compliment

Aproximadament la meitat de les cases d'empenyorament dels EUA comercialitzen armes de foc. Si és el vostre cas, gairebé segur que teniu una Llicència Federal d'Armes de Foc (FFL) de Tipus 02 (específica per a prestadors). Cada esdeveniment relacionat amb armes de foc —adquisició, rescat, venda, transferència— genera un rastre documental que l'ATF pot exigir veure al moment.

La infracció més citada en les inspeccions de l'ATF a les cases d'empenyorament és no emplenar un nou Formulari 4473 i no realitzar la comprovació d'antecedents NICS quan un client rescata la seva pròpia arma empenyorada. El fet que el client fos originalment el propietari de l'arma no importa. Un cop l'arma de foc ha entrat al vostre llibre de registre (bound book) com una adquisició, retornar-la es considera una disposició, i qualsevol disposició a una persona sense llicència requereix un 4473 i una verificació NICS satisfactòria, cada vegada.

Això té conseqüències comptables directes:

• Les armes de foc no es poden tractar com una línia d'inventari genèrica. Mantingueu un compte separat per a Inventari — Armes de foc no rescatades i un altre per a Inventari — Armes de foc de compra directa. Aquests s'han de conciliar amb el vostre llibre de registre de l'ATF (Registre d'Adquisicions i Disposicions), no contra un recompte del llibre major.
• Una arma en penyora ja consta al vostre llibre de registre com una adquisició en el moment en què la rebeu. Si un client la rescata, l'assentament de disposició ha de precedir el lliurament físic, i la taxa del 4473 (si la cobreu) és una línia d'ingressos pròpia.
• Si un client no supera la verificació NICS, no podeu retornar-li l'arma. Es queda sota la vostra custòdia fins que se solucioni l'assumpte —i als vostres llibres—, tot i que tècnicament el client en tingui la propietat legal i el préstec s'estigui rescatant. Això crea un híbrid complex entre compte a cobrar i inventari que hauríeu de rastrejar en un subcompte: "Armes de foc — Retenció per denegació de NICS".
• Els registres del llibre de registre s'han de conservar mentre la FFL estigui activa, més 20 anys després del seu cessament. Tracteu-los com a registres permanents, no com a registres fiscals de set anys.

El llindar de 10.000 $ en efectiu i els CTR del FinCEN

Les cases d'empenyorament es consideren negocis o professions no financeres a efectes de la Llei de Secret Bancari (BSA), la qual cosa sembla una exempció però no ho és. Segons el 31 CFR § 1010.330, qualsevol negoci —inclosa una casa d'empenyorament— que rebi més de 10.000 $ en efectiu en una sola transacció o en dues o més transaccions relacionades ha de presentar el Formulari 8300 de l'IRS en un termini de 15 dies. (El Formulari 8300 és l'equivalent per a negocis no financers del Formulari 112 del FinCEN, que presenten les institucions financeres).

Situacions que els prestadors solen passar per alt:

• Un client compra un Rolex del taulell per 11.000 $ en efectiu. Cal el Formulari 8300.
• Un client rescata tres resguards d'empenyorament diferents en una sola visita, pagant 4.000 $+ 4.500$ + 3.000 $ en efectiu. S'apliquen les regles d'agregació perquè les transaccions estan relacionades. Cal el Formulari 8300.
• El mateix client porta 7.000 $avui i 5.000$ la setmana vinent per liquidar un sol préstec. Les transaccions relacionades en un termini de 24 hores, o qualsevol transacció que el negoci sàpiga o tingui motius per saber que està connectada, s'agreguen. Cal el Formulari 8300.

L'estratègia comptable: etiqueteu cada transacció en efectiu de més de 3.000 $al vostre TPV o llibre major amb la identificació del client i la data, de manera que la revisió de l'agregació sigui mecànica. Un full de càlcul extret a final de mes que resumeixi l'efectiu acumulat rebut per client en períodes mòbils de 12 mesos i 30 dies és l'assegurança més barata que podreu comprar mai. No presentar el Formulari 8300 comporta sancions penals; l'estructuració (mantenir deliberadament les transaccions individuals per sota dels 10.000$) és, per si mateixa, un delicte federal independent que ha tancat més cases d'empenyorament que les auditories de l'IRS.

Els estatuts estatals afegeixen les seves pròpies càrregues diàries de transaccions a les forces de l'ordre —normalment mitjançant sistemes com LeadsOnline o RAPID—, però aquestes formen part del compliment operatiu, no de la comptabilitat. Simplement assegureu-vos que el sistema que utilitzeu per enviar aquests informes llegeixi la mateixa transacció registrada que arriba al llibre major; aquesta és l'única manera de defensar "el que hi havia als llibres" davant "el que es va informar a la policia".

Taxes d'emmagatzematge, pèrdua de resguards i pròrrogues

Un llibre major d'empenyorament té algunes peculiaritats que poden sorprendre els comptables novells.

Pròrrogues i renovacions. Molts estats permeten que un client pagui només la comissió de servei al venciment i prorrogui el préstec. L'entrada d'efectiu és un ingrés per interessos; el capital roman als llibres com un nou compte a cobrar per a un nou termini. Torneu a meritar la comissió de servei proporcionalment al llarg del nou termini; no la cobreu per endavant tractant tot l'import prepagat com a ingrés meritat el primer dia.

Comissions per pèrdua de resguard. Si un client no pot presentar el resguard d'empenyorament original, la majoria d'estats permeten una petita taxa administrativa (normalment d'entre 5 $i 15$) per la declaració i la substitució. Això són altres ingressos, no ingressos per comissions de servei.

Taxes d'emmagatzematge i assegurança. Algunes jurisdiccions permeten una taxa d'emmagatzematge separada a més de la comissió de servei. Comptabilitzeu-la en la seva pròpia línia d'ingressos; l'anàlisi de la taxa anual equivalent (TAE) (que un inspector estatal podria demanar) separa les càrregues financeres de les no financeres.

Reserva d'articles (Layaway). Un nombre sorprenent de cases d'empenyorament ofereixen la reserva d'articles de l'inventari de l'exposició. Els dipòsits són un passiu fins que el client en pren possessió o desisteix. En cas de desistiment, el dipòsit es converteix en altres ingressos i l'inventari roman en estoc. No reconegueu els dipòsits de reserves com a vendes quan es rebin.

Conciliacions que detecten robatoris i errors

Hi ha tres conciliacions mensuals que haurien de ser innegociables.

1. Seguiment de saldos de préstecs a cobrar. Saldo inicial + nous préstecs − amortitzacions (part de l'import principal) − adjudicacions de béns (traspassos a inventari) = saldo final. El saldo final ha de coincidir amb l'informe detallat del vostre sistema de gestió d'empenyoraments (Bravo, PawnMaster, CompuPawn, etc.). Les diferències signifiquen que s'ha eliminat una butlleta al TPV sense l'assentament corresponent al llibre major o que s'ha traspassat una adjudicació a l'inventari sense liquidar el compte a cobrar.

2. Inventari per origen. Inventari inicial de béns adjudicats + entrades per traspàs (a l'import principal) − COGS (cost de les vendes) de les vendes de béns adjudicats = inventari final de béns adjudicats. Feu el mateix per a l'inventari de compra directa. Una conciliació que combini ambdues dades ocultarà totes les variacions interessants.

3. Registre de desviaments de caixa. El calaix d'una casa d'empenyorament mou més efectiu que la majoria dels negocis detallistes. Un recompte diari d'efectiu per calaix i un resum mensual de faltes i sobres —desglossat per empleat— és el control de robatoris més eficaç que podeu implementar. Els desviaments persistents en la mateixa direcció són el primer senyal d'alerta.

Notes sobre el tractament fiscal que cal conèixer

Alguns elements que haurien de guiar la vostra feina de tancament d'any:

• Els ingressos per despeses de gestió són ingressos ordinaris, i punt. No són ingressos per interessos a efectes de la limitació de les despeses per interessos d'inversió o de les normes d'ingressos de cartera. Són ingressos bruts del negoci d'empenyorament.
• La mercaderia adjudicada té una base imposable igual al principal del préstec impagat a la data de l'adjudicació. Aquest és el vostre COGS quan l'article es ven. No revaloreu l'inventari al valor de venda o de taxació en el moment de l'adjudicació; això crea ingressos fantasma.
• El criteri de caixa gairebé mai és adequat. El saldo de préstecs a cobrar, el passiu per despeses de servei no meritades i l'inventari valorat al cost requereixen un tractament de merite, i els equips d'inspecció fiscal familiars amb aquest sector assumiran el criteri de merite.
• Si feu refinat d'or per a ferralla, la liquidació del refinador és la vostra venda, i qualsevol metall en trànsit al final de l'any és inventari al preu de mercat (spot) més recent aplicat al pes que vau enviar. Guardeu els informes d'assaig: acrediten tant la quantitat com la qualitat.

Mantingueu els llibres de la vostra casa d'empenyorament a punt per a auditories des del primer dia

La comptabilitat de les cases d'empenyorament es troba en la intersecció entre el crèdit al consum, l'inventari comercial, la legislació federal sobre armes de foc i el compliment de la normativa contra el blanqueig de capitals. El llibre major és també el document que cadascun d'aquests reguladors acabarà demanant per revisar. Construir-lo sobre registres en text pla i amb control de versions significa que podeu lliurar un rastre net al vostre comptador (CPA), al vostre inspector de l'ATF o al vostre examinador estatal sense tres setmanes de reconstrucció frenètica.

Beancount.io ofereix als empenyoradors un llibre major transparent i auditable on cada préstec, adjudicació i transacció d'efectiu es registra en text pla llegible per humans: sense bases de dades opaques, sense dependència d'un proveïdor i amb un historial complet que podeu cercar amb grep, comparar amb diff i en el qual podeu confiar. Combineu-lo amb els quadres de comandament de Fava per a informes visuals i comenceu gratuïtament per mantenir el vostre negoci conforme a la llei i els vostres marges visibles des de la primera butlleta.