Comptabilitat d'arrendaments ASC 842 per a empreses privades: Incorporar els arrendaments operatius al balanç sense maldecaps

Imagineu-vos-ho: la vostra empresa ha llogat el mateix magatzem durant els últims 12 anys. Segons les regles antigues, el lloguer apareixia com una línia neta al vostre compte de pèrdues i guanys i en cap altre lloc. Amb l'ASC 842, aquest mateix magatzem pot afegir de cop milions de dòlars d'actius i passius al vostre balanç de situació, sense que hagi canviat ni un sol dòlar de mans.

Això no és un error. És precisament l'objectiu de la norma.

L'ASC 842 és la norma de comptabilitat d'arrendaments emesa pel Financial Accounting Standards Board (FASB) el febrer de 2016. Va entrar en vigor per a empreses privades i organitzacions sense ànim de lucre per als exercicis fiscals iniciats després del 15 de desembre de 2021, després de dos ajornaments. Això vol dir que la majoria de les empreses privades la van adoptar per primera vegada per al seu exercici fiscal 2022. Tot i així, quatre cicles de presentació d'informes després, molts equips financers encara estan corregint adopcions inicials poc rigoroses, arrendaments omesos i tipus de descompte que els auditors assenyalen discretament cada any.

Aquesta guia explica com funciona realment la comptabilitat de l'arrendatari sota l'ASC 842, on s'equivoquen més sovint les empreses privades i com mantenir els vostres registres prou nets per sobreviure a qualsevol cicle d'auditoria.

Per què existeix l'ASC 842

L'antiga norma, l'ASC 840, permetia a les empreses tractar la majoria dels arrendaments com a "arrendaments operatius", essencialment, contractes de lloguer fora de balanç. Un arrendatari pagava el lloguer, el comptabilitzava com a despesa i informava dels compromisos futurs en una nota a la memòria.

El problema? Els inversors no tenien una manera fàcil de veure les obligacions a llarg termini amb les quals l'empresa s'havia compromès. Dos minoristes amb el mateix nombre de botigues podien semblar molt diferents financerament depenent de si eren propietaris o arrendataris dels seus immobles. La Securities and Exchange Commission va estimar una vegada que les empreses públiques mantenien més d'1 bilió de dòlars en obligacions d'arrendament operatiu fora dels seus balanços.

L'ASC 842 tanca aquesta bretxa. Gairebé tots els arrendaments de més de 12 mesos ara apareixen al balanç com:

• Un actiu per dret d'ús (ROU), que representa el dret de l'arrendatari a utilitzar l'actiu subjacent, i
• Un passiu per arrendament, que representa l'obligació de realitzar els pagaments de l'arrendament.

El compte de pèrdues i guanys encara distingeix entre arrendaments operatius i financers, però el balanç els tracta de manera similar.

Pas 1: Decidir si realment teniu un arrendament

La primera pregunta —i la més subestimada— és si un contracte es qualifica com a arrendament en primer lloc. Segons l'ASC 842, un contracte és o conté un arrendament si transmet "el dret a controlar l'ús d'un actiu identificat durant un període de temps a canvi d'una contraprestació".

S'han de superar tres proves:

1. Actiu identificat. El contracte especifica un actiu particular (o n'hi ha un de designat implícitament). Si el proveïdor té un dret significatiu a substituir aquest actiu en qualsevol moment, no teniu un actiu identificat i, per tant, no teniu un arrendament.
2. Beneficis econòmics. El client obté substancialment tots els beneficis econòmics de l'ús de l'actiu durant el termini del contracte.
3. Dret a dirigir l'ús. El client decideix com i amb quina finalitat s'utilitza l'actiu.

Aquest llenguatge sembla abstracte fins que es comença a aplicar a contractes ordinaris. Un acord de serveis gestionats que utilitza la infraestructura de núvol compartida d'un proveïdor? Probablement no sigui un arrendament: el proveïdor pot moure les càrregues de treball. Un contracte que designa un servidor dedicat específic en un bastidor concret, on el client tria què s'hi executa? Probablement un arrendament implícit.

Arrendaments implícits: el primer lloc on miren els auditors

Els arrendaments implícits s'amaguen dins de contractes que ningú anomena "arrendaments". Els culpables habituals inclouen:

• Infraestructura de TI dedicada (servidors, matrius d'emmagatzematge, commutadors) dins d'un acord de hosting o de serveis gestionats.
• Línies de producció dedicades dins d'un contracte de fabricació o subministrament on bàsicament controleu com s'utilitza la línia.
• Camions, remolcs i cisternes dins d'acords de transport o logística que especifiquen vehicles concrets.
• Equips de marca o personalitzats en un copacker o fabricant per contracte.
• Espai d'oficines dins d'una instal·lació compartida on teniu una suite o planta identificada.

Reviseu cada contracte de serveis a llarg termini, acord marc de serveis i acord de subministrament de qualsevol mida. Llegiu més enllà del títol. Si el document especifica un actiu identificable que bàsicament controleu, apliqueu la prova dels tres passos.

Pas 2: Classificar entre operatiu i financer

Un cop tingueu un arrendament, classifiqueu-lo. L'ASC 842 manté el model dual —operatiu o financer— i la prova és similar als antics criteris d'"arrendament de capital". Un arrendament és un arrendament financer si es compleix qualsevol dels següents punts en el moment de l'inici:

1. La propietat es transfereix a l'arrendatari al final del termini.
2. Existeix una opció de compra que l'arrendatari té la certesa raonable d'exercir.
3. El termini de l'arrendament cobreix la major part de la vida econòmica restant de l'actiu. La majoria de les empreses utilitzen l'antic llindar del 75% com a referència raonable.
4. El valor actual dels pagaments de l'arrendament és igual o superior a substancialment tot el valor raonable de l'actiu (el llindar tradicional del 90% és habitual).
5. L'actiu és tan especialitzat que cap altra part podria utilitzar-lo de manera realista un cop finalitzat l'arrendament.

Si no s'aplica cap d'aquests criteris, l'arrendament és un arrendament operatiu. La classificació importa menys per al balanç —tots dos tipus generen un actiu ROU i un passiu per arrendament—, però canvia la manera com la despesa flueix a través del compte de pèrdues i guanys i de l'estat de fluxos d'efectiu.

Pas 3: Mesura inicial

Una vegada classificat, necessiteu dues xifres a la data d'inici de l'arrendament:

El passiu per arrendament

El passiu per arrendament és el valor actual de tots els pagaments d'arrendament restants, descomptats al tipus d'interès adequat. Els pagaments d'arrendament inclouen pagaments fixos, pagaments fixos en substància i determinats pagaments variables vinculats a un índex o tipus en el moment de l'inici. S'exclouen els pagaments variables vinculats a l'ús o al rendiment (aquests van al compte de pèrdues i guanys a mesura que es meriten).

L'actiu pel dret d'ús

L'actiu ROU (Right-of-Use) comença com el passiu per arrendament i després s'ajusta:

Actiu ROU = Passiu per arrendament
          + Pagaments per arrendament anticipats
          + Costos directes inicials
          - Incentius per arrendament rebuts

Si us equivoqueu en aquesta fórmula, la resta de la vida de l'arrendament serà incorrecta. Una de les troballes d'auditoria més comunes és un actiu ROU que simplement no quadra amb el passiu per arrendament el primer dia; normalment perquè algú s'ha oblidat dels incentius, ha comptat doblement els pagaments anticipats o ha passat per alt la comissió del corredor.

Elecció d'un tipus de descompte

L'ASC 842 estableix que s'ha d'utilitzar el tipus d'interès implícit en l'arrendament, si es pot determinar fàcilment. Per als arrendataris, gairebé mai és així, perquè caldria conèixer el valor residual esperat de l'arrendador i els seus costos directes inicials.

Això ens deixa el tipus d'interès marginal del préstec (IBR): el tipus que l'arrendatari pagaria per manllevar, sobre una base amb garanties, un import igual als pagaments de l'arrendament durant un termini similar en un entorn econòmic similar.

Per a les empreses privades, el FASB va oferir un avantatge significatiu: podeu optar per utilitzar el tipus d'interès lliure de risc per a un termini comparable (per exemple, el tipus del Tresor dels EUA que coincideixi amb el termini de l'arrendament). És important destacar que, des del 2021, podeu aplicar aquesta elecció per classe d'actiu subjacent en lloc de fer-ho com una política comptable per a tots els arrendaments. Els tipus lliures de risc són més fàcils de justificar i documentar, però solen ser més baixos que els IBR, cosa que genera passius per arrendament i actius ROU més grans.

Sigui quin sigui el tipus que trieu, documenteu-lo. Als auditors els encanten les preguntes sobre els tipus de descompte perquè el càlcul és sensible: un canvi d'un punt percentual en el tipus de descompte en un arrendament de 10 anys de 200.000 $anuals modifica el passiu en aproximadament 100.000$.

Un exemple concret

Suposem que signeu un arrendament d'oficines per 10 anys amb 200.000 $a pagar cada 1 de gener, pagats per avançat, i el vostre IBR és del 6,25$.

A l'inici de l'arrendament, l'1 de gener:

DR Actiu pel dret d'ús        $1,545,659
   CR Passiu per arrendament   $1,545,659

Quan feu el primer pagament el mateix dia:

DR Passiu per arrendament      $200,000
   CR Tresoreria               $200,000

El passiu restant d'1.345.659 $ és el que s'anirà amortitzant a mesura que continueu fent els pagaments durant els propers nou anys.

Pas 4: Mesura posterior (on l'operatiu i el financer divergeixen)

Per a un arrendament operatiu, el cost total de l'arrendament durant la seva vida és igual al total dels pagaments, reconeguts de forma lineal. En cada període:

1. Calculeu l'interès sobre el passiu per arrendament mitjançant el mètode del tipus d'interès efectiu.
2. Ajusteu l'amortització de l'actiu ROU de manera que l'interès més l'amortització sigui igual al cost lineal de l'arrendament.

Aquesta única línia de despesa al compte de pèrdues i guanys s'etiqueta com a "despesa d'arrendament" o "despesa de lloguer": és senzill des del punt de vista de l'inversor, però requereix una comptabilitat acurada entre bastidors.

Per a un arrendament financer, reconeixeu per separat:

1. La despesa per interessos sobre el passiu per arrendament (més elevada al principi, com en qualsevol préstec amortitzable).
2. L'amortització lineal de l'actiu ROU (normalment durant el termini de l'arrendament).

El patró de despesa total es concentra al principi, cosa que pot pressionar els marges en els primers anys.

Estat de fluxos d'efectiu

Els pagaments d'arrendaments operatius es mantenen en les activitats d'explotació. Els pagaments d'arrendaments financers es divideixen entre explotació (la part dels interessos) i finançament (la part del principal). Aquesta diferència és un dels motius pels quals els equips financers a vegades prefereixen argumentar que un arrendament dubtós entri en la categoria d'arrendament operatiu.

Pas 5: Utilitzeu les simplificacions pràctiques amb cura

L'ASC 842 inclou opcions que poden reduir dràsticament la feina. Trieu les que s'adaptin al vostre negoci i documenteu-les en les vostres polítiques comptables.

Exempció d'arrendaments a curt termini. Els arrendaments amb un termini de 12 mesos o menys a l'inici, sense cap opció de compra que estigueu raonablement segurs d'exercir, poden romandre fora de balanç. Registreu el lloguer com a despesa tal com ho hauríeu fet sota l'ASC 840. Apliqueu aquesta elecció per classe d'actiu subjacent.

Paquet de simplificacions pràctiques (només transició). En el moment de l'adopció, una entitat podia triar un paquet de tres parts: no tornar a avaluar si els contractes existents són o contenen arrendaments; no tornar a avaluar la classificació; no tornar a avaluar els costos directes inicials. Gairebé totes les empreses privades van triar aquesta opció en l'adopció perquè l'alternativa era una revaluació línia per línia de cada contracte.

Simplificació de retrospectiva (només transició). Utilitzeu l'historial real en el moment de l'adopció per tornar a avaluar el termini de l'arrendament i el deteriorament de l'actiu ROU. És potent però arriscat: una renovació que vau exercir podria fer passar el termini de l'arrendament de cinc a deu anys i duplicar el passiu.

Combinació de components d'arrendament i no d'arrendament. Per classe d'actiu, podeu optar per no separar els components que no són d'arrendament (com el manteniment inclòs en un arrendament d'equips). Això és més senzill, però infla l'actiu ROU i el passiu.

Elecció del tipus d'interès lliure de risc. Com s'ha comentat anteriorment, disponible per a empreses privades i entitats sense ànim de lucre com una elecció de política per classe d'actiu subjacent.

Errors comuns d'implementació (i com esquivar-los)

Després de diversos cicles de presentació d'informes, els mateixos errors apareixen any rere any:

1. Ometre contractes d'arrendament per complet. Especialment arrendaments implícits en contractes de TI, logística i subministrament. Estableix un procés d'entrada de contractes que marqui cada acord plurianual a comptabilitat per a una avaluació de l'arrendament.
2. Actiu ROU que no quadra amb el passiu per arrendament el primer dia. La solució és la fórmula anterior més una llista de verificació d'una pàgina per a cada nou arrendament.
3. Durada de l'arrendament incorrecta. L'ASC 842 requereix que inclogueu les opcions de renovació que estigueu raonablement segurs d'exercir. "Raonablement segur" és un llistó alt, però si us heu traslladat, personalitzat i invertit en un espai, l'opció és difícil de rebatre.
4. Pagaments variables tractats com a fixos (o viceversa). Els pagaments que augmenten en una quantitat fixa s'inclouen en el passiu. Els pagaments que varien segons les vendes, l'ús o els canvis de l'IPC després del començament generalment no s'hi inclouen.
5. Documentació de la taxa de descompte que és només mitja frase en una nota a peu de pàgina. Especialment si heu triat la taxa lliure de risc, anoteu quin rendiment del Tresor heu utilitzat, en quina data, per a quin termini i per què.
6. Sense procés per a les modificacions. Cada esmena —revisió del lloguer, canvi d'espai, pròrroga del termini, rescissió parcial— activa una nova valoració. Un registre de modificacions d'arrendament és innegociable.
7. Oblidar el deteriorament de valor. Els actius ROU estan subjectes al deteriorament d'actius de llarga durada segons l'ASC 360. Si abandoneu un espai o el sotaarrendeu per menys del valor comptable de l'actiu ROU, doneu-lo de baixa.

Impacte en els estats financers: què canvia per als grups d'interès

Les xifres principals es mouen de manera predictible:

• El total d'actius i el total de passius augmenten a causa de la incorporació de les obligacions per arrendaments operatius.
• El fons de maniobra pot empitjorar perquè la part corrent del passiu per arrendament és un passiu corrent mentre que l'actiu ROU és no corrent.
• Les ràtios de deute sobre fons propis augmenten. Això és important si els vostres acords de préstec (covenants) fan referència al passiu total o al deute total sense excloure els passius per arrendament. Llegiu els vostres acords i renegocieu qualsevol que produeixi resultats sense sentit.
• L'EBITDA pot augmentar en els arrendaments financers (el cost de l'arrendament passa a estar per sota de la línia de l'EBITDA com a interessos i amortització). La despesa d'arrendament operatiu continua sent una sola línia per sobre de l'EBITDA, de manera que l'EBITDA no canvia per als arrendaments operatius purs.
• La rendibilitat sobre els actius disminueix a causa de l'increment dels actius totals.

Si teniu acords amb prestadors, parleu aviat amb el vostre banc. La majoria de bancs han vist l'ASC 842 prous vegades per negociar definicions de "deute" o "càrregues fixes" que excloguin els passius per arrendaments operatius. És molt millor tenir aquesta conversa abans de la vostra primera auditoria que no pas després d'incomplir un conveni.

Un flux de treball d'implementació d'exemple

Per a una empresa privada que adopti (o revisi l'adopció de) l'ASC 842, un flux de treball viable és el següent:

1. Inventari. Recopileu tots els contractes d'arrendament, acords de serveis mestres, contractes de subministrament i contractes de TI vigents. Sigueu exhaustius.
2. Triatge. Apliqueu la definició d'arrendament de tres parts a cada contracte. Marqueu els possibles arrendaments implícits.
3. Resum. Per a cada arrendament, captureu el termini, els pagaments, les opcions, els incentius, els costos directes inicials i la classe d'actiu.
4. Classificació. Apliqueu els cinc tests d'arrendament operatiu/financer.
5. Càlcul. Calculeu el passiu per arrendament i l'actiu ROU per a cada arrendament en la data de valoració pertinent.
6. Registre. Comptabilitzeu els assentaments i els quadres d'amortització.
7. Documentació. Deixeu constància de la política de taxa de descompte, les solucions pràctiques escollides i els judicis sobre el termini de l'arrendament.
8. Creeu l'hàbit. Creeu un procés per als nous arrendaments i modificacions perquè la feina no es desbordi cada trimestre.

El programari ajuda en carteres de 50 o més arrendaments. Per sota d'això, un full de càlcul ben estructurat amb control de versions sol ser suficient, sempre que algú se'n faci responsable.

Mantenir els llibres rere els llibres

La mecànica de l'ASC 842 es basa en dades netes del llibre major. Els actius per dret d'ús, els passius per arrendament, les despeses d'arrendament, les despeses per interessos i l'amortització necessiten els seus propis comptes, i les modificacions necessiten una traça d'auditoria clara. Si els vostres llibres estan enterrats en un sistema propietari que no podeu inspeccionar o versionar fàcilment, l'ASC 842 es convertirà en un coll d'ampolla en el moment que el vostre auditor us pregunti com heu arribat a una xifra.

Mantingueu la vostra comptabilitat d'arrendaments auditable des del principi

La comptabilitat d'arrendaments segons l'ASC 842 recompensa els equips financers que mantenen els seus registres subjacents transparents, ben organitzats i reproduïbles. Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que us permet controlar les versions de cada assentament, cada quadre d'amortització i cada modificació d'arrendament, sense bases de dades opaques, sense dependència del proveïdor i a punt per a revisions assistides per IA. Comenceu de franc i doneu als vostres auditors una cosa que realment us agrairan.