Què necessites per obrir un compte bancari d'empresa: Una llista de verificació completa
Has registrat la teva empresa, has configurat el teu espai de treball i potser has aconseguit el teu primer client. Però quan intentes cobrar, hi ha un problema: encara no tens un compte bancari d'empresa.
Sembla una solució senzilla —només cal anar a un banc i obrir-ne un—, però molts propietaris de petites empreses es veuen sorpresos pels requisits de documentació, els saldos mínims i les diferències estructurals entre els tipus de comptes. Aquesta guia t'explica exactament què necessites, organitzat per tipus d'empresa, perquè puguis obrir el teu compte sense retards.
Per què és important tenir un compte bancari d'empresa separat
Al voltant del 96% de les petites empreses mantenen comptes bancaris d'empresa separats, i hi ha bones raons per fer-ho. Barrejar les finances personals i les de l'empresa pot semblar inofensiu al principi, però crea problemes reals:
- Complexitat fiscal: Sense separació, identificar les despeses empresarials deduïbles requereix revisar tots els extractes personals.
- Exposició legal: Per a les LLC i les corporacions, la barreja de fons pot "aixecar el vel corporatiu", exposant els teus actius personals a les responsabilitats de l'empresa.
- Professionalitat: Els clients i proveïdors paguen a noms comercials, no a noms personals. Els xecs fets a nom de "Jane Smith" en lloc de "Jane's Consulting LLC" generen desconfiança.
- Risc d'auditoria: L'IRS no veu amb bons ulls les finances barrejades, i reconstruir els registres a posteriori és dolorós.
Obrir un compte dedicat és una de les decisions financeres inicials més importants que prendràs.
Els requisits universals
Independentment de l'estructura de la teva empresa, tots els bancs et demanaran:
1. Identificació personal
Porta almenys dos documents d'identitat emesos pel govern. Les formes acceptables solen incloure:
- Permís de conduir o targeta d'identitat estatal
- Passaport
- Targeta d'identitat militar
Alguns bancs (Chase, per exemple) requereixen dues formes d'identificació. Informa-te'n prèviament.
2. Número d'Identificació de l'Ocupador (EIN)
El teu EIN és com un número de la Seguretat Social per a la teva empresa; els bancs l'utilitzen per verificar l'entitat que obre el compte. Pots sol·licitar un EIN gratuïtament a través del lloc web de l'IRS, i normalment el rebràs a l'instant en línia.
Excepció: Els empresaris individuals sense empleats no necessiten legalment un EIN i poden utilitzar el seu número de la Seguretat Social. Tanmateix, obtenir un EIN és gratuït, ràpid i protegeix el teu número de la Seguretat Social d'haver de figurar en documents comercials.
3. Documentació del nom de l'empresa
Necessitaràs una prova del nom registrat de la teva empresa. El que es requereix depèn de la teva estructura:
- DBA (Doing Business As): Un certificat DBA del teu comtat o estat.
- LLC: Els teus Estatuts d'Organització (Articles of Organization).
- Corporació: Els teus Estatuts de Constitució (Articles of Incorporation) o carta corporativa.
4. Adreça física de l'empresa
Els bancs requereixen una adreça postal real, no un apartat de correus ni una adreça d'oficina virtual. Si treballes des de casa, la teva adreça personal és vàlida. Si utilitzes un servei d'agent registrat per a fins legals, normalment aquesta adreça no servirà per a la banca.
Requisits segons l'estructura empresarial
Empresa individual (Sole Proprietorship)
Aquest és el cas més senzill. Normalment necessitaràs:
- Identificació personal emesa pel govern (dues formes en la majoria de bancs).
- Número de la Seguretat Social (o EIN).
- Certificat DBA si operes amb un nom diferent del teu.
Molts bancs poden obrir un compte per a un empresari individual amb una documentació mínima, de vegades en menys de 20 minuts.
LLC (Societat de Responsabilitat Limitada)
Les LLC requereixen més documentació perquè el banc ha de verificar la situació jurídica de l'entitat:
- Estatuts d'Organització: Presentats al teu estat quan vas formar la LLC.
- Acord Operatiu (Operating Agreement): Descriu com es gestiona la LLC i qui en té l'autoritat. Molts bancs consideren que això és obligatori, tot i que no tots els estats exigeixen que les LLC en tinguin un per escrit.
- Acord de socis/membres: Si la LLC té diversos propietaris.
- Llicències comercials: Qualsevol llicència necessària per operar en el teu sector o localitat.
- EIN: Obligatori per a les LLC (no pots utilitzar un SSN personal per a una LLC de diversos membres).
Un error comú: presentar-se sense l'acord operatiu. Encara que hagis format una LLC sense redactar-ne un, hauries de crear aquest document abans de visitar el banc.
Corporació (C-Corp o S-Corp)
Les corporacions tenen els requisits de documentació més formals:
- Estatuts de Constitució (Articles of Incorporation): Presentats al teu estat.
- Estatuts corporatius: El teu document de governança.
- Resolució corporativa: Un document que demostra que la junta ha autoritzat persones específiques a obrir i gestionar comptes bancaris.
- Actes de les reunions: Alguns bancs demanen proves de l'aprovació de la junta.
- EIN: Obligatori per a totes les corporacions.
- Llista de directius i signants autoritzats: Els bancs han de saber qui té poder de signatura.
Wells Fargo, per exemple, requereix formularis notarials si no tots els propietaris poden ser-hi presents en persona per a l'obertura del compte.
Societat (General o Limitada)
Les societats necessiten:
- Acord de societat: Signat per tots els socis.
- EIN: Obligatori per a les societats.
- Certificat DBA: Si operen sota un nom comercial.
- Llicències comercials: Si escau.
Què esperar al banc
Dipòsits mínims d'obertura
Els requisits de dipòsit d'obertura varien significativament:
- Chase: 0 $ per a comptes corrents d'empresa
- Wells Fargo: 25 $
- Bank of America: 100 $ per a alguns comptes, varia segons el tipus de compte
- PNC: 100 $
- Bancs en línia (Mercury, Relay, Found): Sovint 0 $
Tingueu en compte que el dipòsit d'obertura és diferent del saldo diari mínim requerit per evitar les comissions de manteniment mensuals. La majoria dels bancs tradicionals cobren 15 al compte.
Comissions mensuals a tenir en compte
Les comissions per transacció en els bancs tradicionals poden sumar entre 300 i 3.600 $ anuals si no aneu amb compte. Abans d'obrir un compte, reviseu:
- Comissions de manteniment mensuals i com evitar-les
- Comissions per transacció per sobre d'un límit mensual
- Comissions per ingrés d'efectiu (per cada 100 $ dipositats)
- Comissions per transferència bancària
- Comissions de caixer fora de la xarxa del banc
Bancs en línia vs. Bancs tradicionals
L'opció correcta depèn de com funcioni el vostre negoci:
| Característica | Bancs en línia | Bancs tradicionals |
|---|---|---|
| Comissions mensuals | Sovint 0 $ | Més de 15 $ (es pot evitar) |
| Obertura del compte | Minuts, en línia | El mateix dia fins a 1 setmana |
| Ingressos d'efectiu | No compatible | Sí |
| Productes de préstec | Limitats | Gamma completa |
| Atenció al client | Xat/correu electrònic | Disponible en persona |
| Integracions | Potents (comptabilitat, nòmines) | Varia |
Trieu la banca en línia si: El vostre negoci és principalment digital, rarament gestioneu efectiu i voleu comissions més baixes i una configuració més ràpida.
Trieu la banca tradicional si: Gestioneu efectiu, teniu previst sol·licitar préstecs comercials o preferiu l'atenció en persona.
Ambdós estan assegurats per la FDIC, de manera que els vostres dipòsits estan igualment protegits.
Errors comuns que us poden frenar
1. No tenir l'acord operatiu
Especialment per a les LLC, aquesta és la raó més comuna per la qual els bancs fan tornar els sol·licitants un altre dia.
2. Utilitzar una adreça virtual
Els bancs requereixen una adreça física verificable. Els serveis de bústia i les oficines virtuals normalment no són vàlids.
3. No tenir tots els signataris presents
Si el vostre negoci té diversos propietaris, molts bancs requereixen que tots els signataris autoritzats es presentin en persona, o bé documents d'autorització notarials per a qualsevol persona que no pugui assistir-hi.
4. Sol·licitar abans d'obtenir l'EIN
No programueu la vostra cita al banc fins que no tingueu l'EIN confirmat. El processament de l'IRS sol ser instantani en línia, però poden produir-se retards.
5. Ignorar l'estructura de comissions
No pregunteu només pels requisits d'obertura; pregunteu per les comissions contínues, els requisits de saldo mínim i què passa si el vostre saldo baixa massa.
Després d'obrir el compte
Un cop el compte estigui actiu:
- Actualitzeu els vostres documents de registre comercial per reflectir el compte
- Configureu els vostres processadors de pagament (Stripe, Square, PayPal) perquè facin els ingressos al compte de l'empresa
- Notifiqueu als clients la informació de pagament amb el nom de la vostra empresa
- Connecteu el compte al vostre programari de comptabilitat per al seguiment automàtic de les transaccions
Mantingueu les vostres finances organitzades des del primer dia
Obrir un compte bancari d'empresa és la base, però mantenir l'organització un cop comencen a fluir les transaccions és el que us permet mantenir el control. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència total sobre les vostres dades financeres: cada transacció és llegible per humans, està controlada per versions i és fàcil d'importar des dels vostres extractes bancaris. Comenceu de franc i descobriu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.
