Com passar d'empresa individual a LLC: Guia completa

El teu negoci va començar com una idea senzilla: potser una feina com a freelance, una activitat secundària o un projecte personal que va enlairar-se més ràpid del que esperaves. Operaves com a empresari individual perquè era fàcil: sense paperassa, sense taxes de registre, només tu i la teva feina. Però ara els teus ingressos han crescut, estàs considerant contractar ajuda, i aquesta pregunta insistent torna a aparèixer: què passa amb la meva casa, els meus estalvis, els meus comptes de jubilació si alguna cosa surt malament?

És llavors quan la majoria de propietaris de negocis s'adonen que és hora de fer la transició d'empresa individual a LLC.

Aquesta transició no consisteix només en omplir formularis. Es tracta de reestructurar fonamentalment el teu negoci per crear una separació legal entre tu i la teva empresa, protegint els teus actius personals mentre posiciones el teu negoci per al creixement. Aquí tens tot el que cal saber per fer el canvi.

Per què convertir-se en una LLC?

Abans d'aprofundir en la mecànica, val la pena entendre què guanyes fent aquesta transició.

Protecció de responsabilitat personal

Com a empresari individual, tu i el teu negoci sou legalment la mateixa entitat. Cada deute empresarial és el teu deute personal. Cada demanda contra el teu negoci és una demanda contra tu personalment. La teva casa, el cotxe, els estalvis i els comptes de jubilació estan tots a l'abast dels creditors.

Segons l'Administració de la Petita Empresa dels EUA (SBA), "les LLC et protegeixen de la responsabilitat personal en la majoria dels casos; els teus actius personals —com el teu vehicle, casa i comptes d'estalvi— no estaran en risc en cas que la teva LLC s'enfronti a una fallida o a demandes".

Crear una LLC estableix un mur legal entre les teves activitats empresarials i el teu patrimoni personal. Tot i que aquesta protecció no és absoluta (especialment si barreges fons o garanteixes personalment els deutes), redueix significativament la teva exposició.

Flexibilitat fiscal

Les LLC d'un sol membre són "entitats ignorades" (disregarded entities) a efectes fiscals federals de manera predeterminada, la qual cosa significa que presentaràs el mateix Schedule C que presentaves com a empresari individual. Però aquí hi ha l'avantatge clau: les LLC poden optar per tributar com a corporacions S (S corps).

Amb la tributació de S corp, pots repartir els teus ingressos entre salari i distribucions. Només la part del salari està subjecta a l'impost del 15,3% sobre el treball autònom. Per als propietaris de negocis que guanyen 75.000 $ o més, això es pot traduir en estalvis fiscals significatius. Sense aquesta flexibilitat, cada dòlar de benefici es veu afectat per l'impost sobre el treball autònom.

Millora de la credibilitat

Afegir "LLC" al nom del teu negoci transmet legitimitat. Els clients, especialment les empreses grans i les agències governamentals, sovint perceben les LLC com a més consolidades i estables. Els bancs veuen les LLC de manera més favorable a l'hora d'avaluar les sol·licituds de préstec. Els socis i inversors potencials veuen una estructura formal com una prova que t'ho prens seriosament a l'hora de construir una cosa duradora.

Creació de crèdit empresarial

Les LLC poden establir els seus propis perfils de crèdit separats del teu crèdit personal. Això facilita l'obtenció de finançament empresarial sense posar en risc la teva puntuació de crèdit personal ni requerir garanties personals per a cada transacció.

Quan fer la transició

Convertir-se en una LLC implica costos i requisits de compliment continuats, per la qual cosa el moment és important. Aquí tens alguns senyals que indiquen que estàs preparat:

• Els teus ingressos han crescut substancialment: Si guanyes de manera constant entre 40.000 $i 50.000$ o més anuals, la protecció de responsabilitat i els possibles beneficis fiscals probablement superen els costos.
• Tens actius personals que cal protegir: Una casa, estalvis significatius o comptes de jubilació signifiquen que tens alguna cosa a perdre si un problema empresarial esdevé personal.
• Estàs assumint feines amb més risc: Els negocis basats en serveis amb potencial de responsabilitat professional, els negocis basats en productes amb exposició a la responsabilitat civil per productes, o qualsevol negoci que impliqui serveis físics haurien de considerar la protecció d'una LLC.
• Vols contractar empleats: Afegir empleats augmenta la teva exposició a la responsabilitat i fa que una estructura empresarial formal sigui més important.
• Estàs buscant finançament: Els bancs i els inversors prefereixen prestar a LLCs que a empresaris individuals.
• Estàs preparat per al següent nivell: Si veus el teu negoci com un projecte a llarg termini i no com una feina secundària, l'estructura hauria de correspondre a la teva visió.

Pas a pas: Com fer la transició a una LLC

El procés de conversió varia lleugerament segons l'estat, però aquests passos s'apliquen de manera universal.

Pas 1: Decideix si necessites ajuda professional

Pots gestionar aquest procés tu mateix, però considera el teu nivell de comoditat amb la paperassa legal. Els serveis legals en línia costen entre 50 $i 500$ i t'orienten en cada pas. Contractar un advocat mercantil costa més però ofereix assessorament personalitzat, especialment valuós si tens contractes complexos, deutes empresarials existents o diversos socis a considerar.

Per a conversions senzilles d'empresari individual, els serveis de bricolatge legal o en línia funcionen bé. Per a situacions complicades, l'orientació professional s'amortitza sola.

Pas 2: Trieu el nom de la vostra LLC

El nom de la vostra LLC ha de complir els requisits estatals:

• Incloure una designació: La majoria dels estats requereixen "Limited Liability Company", "LLC" o "L.L.C." al nom.
• Ser únic: No podeu utilitzar un nom que ja estigui registrat per una altra empresa al vostre estat.
• Evitar paraules restringides: Termes com "bank" (banc), "insurance" (assegurança) o "university" (universitat) solen requerir llicències especials.

Cerqueu a la base de dades de noms comercials del vostre estat per confirmar-ne la disponibilitat. Si actualment esteu operant sota un DBA (nom comercial o "doing business as"), sovint podeu seguir utilitzant aquest nom registrant-lo com a nom comercial per a la vostra LLC.

Considereu la possibilitat de reservar el nom triat a l'oficina de la Secretaria d'Estat mentre completeu el procés de constitució. Això sol costar entre 10 i 50 $ i manté el nom reservat durant 60-120 dies.

Pas 3: Designeu un agent registrat

Cada LLC necessita un agent registrat: una persona o empresa autoritzada per rebre documents legals i fiscals en nom de la vostra empresa. Requisits:

• Ha de tenir una adreça física al vostre estat (no un apartat de correus)
• Ha d'estar disponible durant l'horari comercial normal
• Podeu ser vosaltres mateixos, un empleat de l'empresa o un servei professional d'agent registrat

Podeu actuar com el vostre propi agent registrat si teniu una adreça apta i disponibilitat. En cas contrari, els serveis professionals costen entre 100 i 300 $ anuals i proporcionen privadesa (la seva adreça apareix als registres públics, no la vostra).

Pas 4: Presenteu els Articles d'Organització

Aquest és el document oficial que crea la vostra LLC. L'haureu de presentar a la Secretaria d'Estat del vostre estat o agència equivalent. La informació requerida sol incloure:

• Nom de la LLC
• Adreça principal del negoci
• Nom i adreça de l'agent registrat
• Noms dels organitzadors o membres
• Objectiu de la LLC (normalment "qualsevol negoci lícit")
• Estructura de gestió (gestionada pels membres o per un gerent)

Les taxes de registre varien dràsticament segons l'estat:

• Més barats: Montana (35 $), Kentucky (40$), Colorado/Nou Mèxic/Arizona (50 $)
• Mitjana: Aproximadament 132 $ a tot el país
• Més car: Massachusetts (500 $), Califòrnia (70$ més un impost de franquícia anual de 800 $)

La majoria dels estats tramiten les sol·licituds en 1-2 setmanes. El processament urgent (per taxes addicionals de 50 a 200 $) pot reduir aquest termini a pocs dies hàbils.

Pas 5: Sol·liciteu un nou EIN

L'IRS tracta la vostra nova LLC com una entitat diferent de la vostra empresa individual. Necessitareu un nou Número d'Identificació de l'Ocupador (EIN), fins i tot si ja en teníeu un com a empresari individual.

La sol·licitud és gratuïta i immediata si es fa en línia a IRS.gov. També podeu sol·licitar-lo per fax o correu mitjançant el formulari SS-4. El vostre nou EIN s'utilitzarà per a:

• Declaracions d'impostos de l'empresa
• Obertura de comptes bancaris d'empresa
• Contractació d'empleats
• Sol·licitud de crèdit comercial

Pas 6: Creeu un Acord Operatiu

Un acord operatiu és el document intern que regeix com funciona la vostra LLC. Tot i que no és obligatori a tots els estats, tenir-ne un és essencial perquè:

• Demostra que la vostra LLC és una entitat separada (important per mantenir la protecció de responsabilitat)
• Clarifica l'estructura de gestió, la distribució de beneficis i els procediments de presa de decisions
• Us protegeix en cas que sorgeixin disputes més endavant
• Els bancs i els inversors sovint el sol·liciten

Per a les LLC d'un sol membre, els acords operatius poden ser senzills, de vegades només unes poques pàgines. Les LLC de diversos membres necessiten acords més detallats que cobreixin els drets de vot, el repartiment de beneficis, la sortida de membres i la resolució de conflictes.

Pas 7: Obriu un compte bancari d'empresa

Aquest pas no és negociable. Heu d'obrir un compte bancari separat a nom de la vostra LLC utilitzant el vostre nou EIN.

No canvieu simplement el nom del vostre compte d'empresa individual existent. La separació legal entre vosaltres i la vostra LLC depèn de mantenir unes finances completament separades. La barreja de fons personals i empresarials és la manera més ràpida d'"aixecar el vel corporatiu" i perdre la vostra protecció de responsabilitat.

Porteu al banc:

• La vostra carta de confirmació de l'EIN
• Els articles d'organització presentats (segellats per l'estat)
• L'acord operatiu
• Identificació personal

Pas 8: Actualitzeu llicències i permisos

Les llicències i permisos comercials se us van emetre com a empresari individual. Haureu de:

• Sol·licitar noves llicències sota el nom i l'EIN de la vostra LLC
• Cancel·lar o transferir les llicències existents
• Notificar-ho a les juntes de llicències i agències reguladores
• Comprovar si alguna llicència professional requereix documentació addicional

Això inclou llicències comercials locals, permisos específics de l'estat i certificacions del sector. Poseu-vos en contacte directament amb cada agència emissora; els requisits per transferir o tornar a sol·licitar varien.

Pas 9: Reviseu i actualitzeu els contractes

Examineu tots els contractes existents, inclosos:

• Acords amb clients
• Contractes amb proveïdors
• Arrendaments
• Acords de préstec
• Pòlisses d'assegurança

Alguns contractes contenen clàusules de cessió que permeten el trasllat a la vostra LLC. Altres poden requerir el consentiment de l'altra part o fins i tot una renegociació. Per als contractes crítics, feu que un advocat revisi els requisits de transició.

Notifiqueu per escrit a totes les parts contractants el canvi d'estructura de la vostra empresa. Això crea un registre clar i manté les bones relacions.

Pas 10: Actualitzeu la vostra assegurança

Poseu-vos en contacte amb el vostre proveïdor d'assegurances per actualitzar les pòlisses sota el nom de la vostra LLC. És possible que hagueu d'ajustar la cobertura ara que opereu com una LLC. Considereu:

• Assegurança de responsabilitat civil general
• Responsabilitat professional (errors i omissions)
• Assegurança de la propietat
• Compensació dels treballadors (si teniu empleats)

Les vostres primes poden canviar, de vegades disminuint perquè l'estructura de la LLC redueix certs riscos.

Pas 11: Tanca els comptes fiscals de la teva empresa individual

Depenent del teu estat, és possible que hagis de:

• Presentar una declaració d'impostos final de l'empresa individual
• Cancel·lar el registre fiscal estatal de l'empresa individual
• Tornar-se a registrar per als impostos estatals sota el nom de la teva LLC
• Actualitzar els permisos de l'impost sobre les vendes

Consulta amb el Departament d'Hisenda (Department of Revenue) del teu estat per conèixer els requisits específics.

Errors comuns a evitar

Barrejar les finances personals i les de l'empresa

En el moment en què diposites ingressos de la LLC en un compte personal o pagues despeses personals des del compte de la teva LLC, corres el risc de perdre la protecció de responsabilitat. Els tribunals anomenen a això "aixecar el vel corporatiu". Mantingues-ho tot separat, sempre.

Ometre l'acord operatiu

Fins i tot les LLCs d'un sol soci necessiten acords operatius. Sense un d'ells, les lleis per defecte sobre LLC del teu estat regiran el teu negoci, la qual cosa pot no coincidir amb les teves intencions. L'acord també demostra als tribunals que tractes la teva LLC com una entitat separada.

Oblidar el compliment continuat

La majoria dels estats exigeixen informes anuals i taxes per mantenir la teva LLC en bon estat. Incomplir aquests terminis pot donar lloc a una dissolució administrativa, el que significa que la teva LLC deixa d'existir legalment mentre encara podries estar operant-la, generant una exposició de responsabilitat personal.

Ignorar els requisits específics de l'estat

Les regles de les LLC varien significativament segons l'estat. Alguns estats (com Califòrnia) imposen impostos de franquícia substancials. Altres (com Nova York) requereixen la publicació de la formació de la teva LLC en diaris. Investiga a fons els requisits específics del teu estat.

Utilitzar el teu antic compte bancari

Alguns propietaris de negocis intenten estalviar temps continuant utilitzant el seu compte bancari d'empresa individual. Això debilita tot el propòsit de formar una LLC. Comença de zero amb un nou compte a nom de la teva LLC.

Costos a preveure

Aquí tens un pressupost realista per a la transició a una LLC:

Costos puntuals:

• Taxa de registre estatal: 35-500 $(mitjana de 132$)
• Reserva de nom: 10-50 $ (opcional)
• Tramitació urgent: 50-200 $ (opcional)
• Configuració d'agent registrat professional: 0-100 $
• Assistència legal: 0-500 $+ (opcional)

Costos anuals recurrents:

• Taxes d'informe anual: 0-300 $ (varia segons l'estat)
• Servei d'agent registrat: 100-300 $ (si s'utilitza un servei)
• Impostos de franquícia: 0-800 $+ (depèn de l'estat)

Fes un seguiment de la teva transició amb registres financers clars

A mesura que passes d'empresa individual a LLC, la teva comptabilitat es torna més important que mai. Necessitaràs registres separats per a cada entitat durant l'any de transició, una documentació clara de les transferències d'actius i un seguiment continu que demostri la separació entre les finances personals i les de l'empresa.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et proporciona una transparència i un control totals sobre les teves dades financeres. Amb registres amb control de versions i format preparat per a la IA, pots fer un seguiment precís de la teva transició i mantenir la documentació que protegeix el teu nou estatus de LLC. Comença gratuïtament i construeix la base financera que el teu negoci en creixement necessita.