Резервирате самолетни билети за отрасловата конференция в Чикаго. Съпругът ви ще дойде с вас, ще помага на щанда и ще се присъедини към вечерите с клиенти. Два самолетни билета, една хотелска стая, един автомобил под наем — и един изкушаващ въпрос: можете ли да приспаднете всичко това?
IRS започва от „не". Разходите за пътуване на съпруг, зависимо лице или придружител, който ви придружава на бизнес пътуване, се presumptionират като лични и остават неприспадаеми, освен ако не преминете специфичен правен тест. Направете го правилно и вторият самолетен билет е легитимен бизнес разход. Направете го грешно и имате или непризнато приспадане, или — ако работодател е платил пътуването — изненадващи облагаеми заплати по W-2. Ето как всъщност работят правилата и как да документирате пътуването, така че приспадането да издържи.
Правилото по подразбиране: лично, докато не се докаже обратното
Регулацията относно разходите за пътуване, Treasury Regulation Section 1.162-2(c), посочва ясно изходната позиция: когато съпругът ви ви придружава на бизнес пътуване, разходите, отнасящи се до неговото пътуване, не са приспадаеми, освен ако не можете адекватно да докажете, че присъствието му има добросъвестна бизнес цел. Същото правило обхваща всеки друг член на семейството, който дойде с вас.
Две думи в тази регулация вършат по-голямата част от работата:
- Адекватно доказано. Тежестта е върху вас, не върху IRS. Неясно твърдение, че съпругът ви „помагаше", не го покрива. Нуждаете се от реална бизнес причина, документирана преди и по време на пътуването.
- Инцидентната услуга не се брои. Регулацията го казва изрично. Да набереш бележки в хотелската стая, да носиш чанта или да се усмихваш на коктейлно посрещане е инцидентно — то не превръща придружителя в бизнес пътуващ.
Така че изходната точка за всеки анализ на съпруг на бизнес пътуване е нулево приспадане. Всичко по-долу е за тесния път от нула до приспадаемо.
Тестът от три части, който всъщност controlling
Закон прави регулацията още по-строга. Internal Revenue Code Section 274(m)(3) забранява всяко приспадане за разходи за пътуване на съпруг, зависимо лице или друг придружител, освен ако три условия не са изпълнени всички:
- Придружителят е ваш служител. Съпругът ви трябва действително да е нает от вас или от вашия бизнес — на заплата, с трудово правоотношение, което да го доказва.
- Пътуването има добросъвестна бизнес цел. Присъствието му на това конкретно пътуване трябва да служи на бизнеса, не само на брака.
- Разходите иначе биха били приспадаеми. Разходите трябва да отговарят на нормалните правила за разходи за пътуване: извън данъчния дом за през нощта, обичайни и необходими, правилно обосновани.
Пропуснете което и да е от трите и цялото приспадане се проваля. Съпруг на заплата, който прекарва пътуването в разглеждане на забележителности, се проваля на условие две. Съпруг, който наистина работи на щанда на търговското изложение, но не е служител, се проваля на условие едно. IRS Publication 463, наръчникът на агенцията на разбираем език за разходите за пътуване, повтаря този тест от три части дословно — това е правилото, което одиторите прилагат.
Отбележете какво означава това за повечето двойки: ако съпругът ви не е ваш служител, анализът приключва на стъпка едно. Неговият самолетен билет, неговите храни и допълнителният разход за присъствието му в хотелската стая са лични разходи, точка.
Какво всъщност означава „добросъвестна бизнес цел"
Дори със съпруг на заплата, не всяко пътуване отговаря на условията. Добросъвестна бизнес цел означава, че присъствието на съпруга е необходимо или истински полезно за бизнеса, провеждан на пътуването — не просто удобно или приятно. Мислете в термините на задължения, които само той може да изпълни, или работа, която пътуването иначе би изисквало да наемете някой друг да свърши.
Примери, които обикновено минават
- Съпругът ви е съсобственик на бизнеса и стои на щанда. Фирма за озеленяване на съпруг и съпруга излага на изложение за дома; и двамата партньори правят оферти и подписват договори през целия уикенд. Всеки от собствениците би трябвало да е там.
- Съпругът ви е единственият ви обучен техник. Самостоятелен IT консултант води съпругата си, нает мрежов инженер в същата фирма, да инсталира оборудване на място при клиент. Пътуването има резултат, който изисква нея.
- Съпругът ви е счетоводителят, който приключва тримесечието на място. Строителна фирма изпраща собственика си на многодневен преглед на проект, а съпругът-служител, който управлява задълженията към доставчици, присъства на сесиите за съгласуване на фактуриране. Присъствието му съответства на насрочени срещи с трети страни.
Примери, които обикновено се провалят
- Водене на бележки и „правене на компания". Класическа инцидентна услуга. Бележникът не създава бизнес цел.
- Присъствие на социални събития като ваш придружител. Вечери с клиенти и приеми, където съпругът няма бизнес роля, са придружаване, дори ако наблизо се случва networking.
- Наличие „в случай че нещо изникне". Наличност в готовност без възложени задължения не е цел.
- Разглеждане на забележителности, докато вие работите. Най-честият фактически модел в непризнатите случаи: един работи, другият е на почивка. IRS третира разходите на втория пътуващ като това, което са.
Честният самотест: ако трябваше да наемете не-роднина да свърши това, което съпругът ви свърши на пътуването, бихте ли платили самолетния му билет? Ако отговорът е не, тогава и приспадането не трябва да е „да".
Въпросът за споделените разходи: какво все още можете да приспаднете
Ето добрата новина. Присъствието на съпруга ви не замърсява вашите легитимни разходи за пътуване, а някои споделени разходи остават напълно приспадаеми, защото вторият човек не добавя нищо към тях. Принципът: приспаднете това, което бихте похарчили, пътувайки сами.
- Вашият самолетен билет или mileage: напълно приспадаеми. Билетът ви струва същото и в двата случая. Ако шофирате, стандартният mileage или действителните разходи за автомобил за бизнес милите остават приспадаеми — пътникът не добавя разход към пътуването.
- Настаняване: само тарифата за едноместна стая. Ако единична стая струва 180 долара на вечер, а двойната, която сте резервирали, струва 220, приспадането ви е единичната тарифа. Разликата от 40 долара е лична.
- Храни: само вашите, на 50 процента. Вашите бизнес храни остават под обичайното ограничение от 50 процента. Храните на съпруга ви са неприспадаеми, освен ако тестът от три части не е изпълнен (и дори тогава същото ограничение от 50 процента се прилага към тях).
- Автомобил под наем и таксита: обикновено приспадаеми като ваши. Една кола обслужва бизнес програмата; съпругът, който се вози, не добавя втори наем.
- Регистрация за конференцията: само вашата. Втора бадж за съпруг, който не е служител, е лична.
Пазете това разпределение в записите си. Когато хотелската фактура показва една стая, а декларацията — едно приспадане, първият въпрос на одитора е коя тарифа сте предявили. Документирайте тарифата за едноместна стая на хотела — screenshot на страницата за резервация върши работа.
Когато работодател плаща: последствието по W-2
Всичко по-горе предполага, че сте самонает и приспадате собствените си разходи. Когато работодател плаща за пътуването на съпруга на служител, влиза в сила втори набор от правила — и изненадата попада върху W-2 на служителя.
IRS третира бенефит, предоставен на съпруга на служител, като предоставен на служителя, защото е възнаграждение за услугите на служителя. По accountable plan възстановяванията са необлагаеми само ако имат бизнес връзка — тоест разходът би бил приспадаем от служителя, ако той го беше платил. Пътуване на съпруг без добросъвестна бизнес цел няма бизнес връзка, така че възстановяването се проваля на правилата на accountable plan и сумата става облагаема заплата:
- Отчита се във Форма W-2 на служителя.
- Подлежи на удържане на данък върху дохода.
- Подлежи на данъци за Social Security и Medicare.
Това изненадва хората два пъти: първо, че похарчените за съпруга пари изобщо са доход на служителя, и второ, че това не може да се поправи, като се нарече възстановяване. Етикетите не controlling; бизнес връзката controlling.
Има тесен път към необлагаемо третиране. Ако съпругът също е служител, пътуващ с добросъвестна бизнес цел, и разходите са правилно обосновани, възстановяването може да отговаря на условията по accountable plan като всяко друго бизнес пътуване. Университетските и държавните политики за пътуване обикновено посочват точно този тест с три условия, извлечен направо от Publication 463.
Страната на работодателя относно приспадането
Работодателят не губи непременно приспадането, когато служителят дължи данъка. Section 274(e)(2) предоставя изключение: ако работодателят третира разхода за пътуване на съпруг като възнаграждение — отчита го като заплата и удържа върху него — работодателят може да го приспадне като разход за възнаграждение. Но този избор има последица по правилата за working-condition fringe: след като сумата се третира като възнаграждение, нищо от нея не може да бъде изключено от дохода на служителя като working condition fringe. Приспадането на едната страна е заплатата на другата. Уверете се, че и двете половини са обработени, защото честият провал е работодателят да приспадне пътуването, докато никой не отчита дохода.
Капанът с per diem
Ако вие или вашият работодател използвате федерални per diem ставки, помнете, че ставката за храни и инцидентни разходи покрива един пътуващ: служителя. Няма множител за съпруг. Предявяването на втори per diem за придружаващ съпруг — или прибирането на единичния per diem, докато приспадате действителните касови бележки за храна на съпруга отгоре — е двойно dipping, което одитът на разходите ще хване.
Същата логика се прилага към per diem за настаняване: то възстановява разхода за настаняване на служителя, ограничен до местната ставка. То не създава възможност да приспаднете ъпгрейда до апартамент, който сте резервирали за двама.
Ако съпругът ви е ваш служител: как да го направите приспадаемо
За женени двойки, които наистина работят заедно, приспадаемото пътуване на съпруг е постижимо — но трудовото правоотношение трябва да е реално, не със задна дата. Това означава:
- Добросъвестно трудово правоотношение. Действителни задължения, действителни часове, разумно заплащане за извършената работа, отчетено във Форма W-2 с правилно удържане. Заплата в края на годината без записи за време, издадена, за да оправдае приспадания за пътуване, няма да издържи на проверка.
- Задължения, специфични за пътуването, възложени предварително. Преди пътуването отбележете какво ще прави съпругът: да стои на щанда от четвъртък до събота, да присъства на курса за сертификация на доставчик, да съгласува разходите по проекта с клиента. Имейл до съпруга или ред в плана за пътуването, датиран преди заминаването, е много по-убедителен от меморандум, написан по време на данъчната декларация.
- Пълна обосновка по Section 274(d). За всеки разход: сумата, датите на пътуване, дестинацията и бизнес целта. Касови бележки за настаняване, запис на бизнес причината за пътуването и доказателство, че съпругът е изпълнил възложената работа (бележки от срещи, които е написал, снимки на щанда, на който е стоял, сертификатът, който е получил).
Ако още не сте формализирали ролята на съпруга си в бизнеса, първо решете въпроса със заетостта — той засяга също пенсионните вноски, здравното покритие и данъците върху заплати, както е обяснено в нашето ръководство за наемане на съпруг. Приспаданията за пътуване са една последваща полза от правилното структуриране, не причина да го фалшифицирате.
Как да документирате и осчетоводите пътуването
Добрите записи са това, което разделя защитимото приспадане от непризнатото. За всяко пътуване, на което съпругът ви се присъединява, водете малка папка за пътуването — дигитална е добре — с тези пет елемента:
- Бизнес причината за самото пътуване. Програма на конференцията, покана за среща с клиент, график на проекта. Това установява първо вашето пътуване като бизнес пътуване.
- Задачата на съпруга. Какво е направил, кога и с кого. Датирано преди или по време на пътуването.
- Доказателство за заетост. Текущи записи за заплати, показващи съпруга като служител по W-2, ако предявявате неговите разходи.
- Касови бележки и разпределението. Хотелска фактура с отбелязана тарифа за едноместна стая, двата бордни билета, касови бележки за храна, отбелязани чия храна е чия.
- Отчетът за разходите. Една страница, която свързва всичко: общо похарчено, предявена бизнес част, изключена лична част.
От счетоводна страна, запишете пълния разход за пътуването и след това го разделете: приспадаемото пътуване към вашата сметка за разходи за пътуване, личната част към сметка за изтегляне на собственик или неприспадаема сметка — никога скрито вътре в бизнес пътуването. Проследяването на тези разходи отделно през годината, вместо реконструиране на разделението от извлечения по кредитни карти през април, е това, което прави позицията в декларацията достоверна. Обикновен текстов ledger, където всяко осчетоводяване носи бизнес целта си на явно място, прави този вид разпределение лесно за преглед години по-късно; вижте функциите за документация за един подход към поддържането на записи за пътуване чисти и одитируеми.
Чести грешки, които да избегнете
- Приспадане на самолетния билет на съпруга „защото стаята беше на същата цена". Транспортът на всеки пътуващ стои отделно. Една споделена хотелска стая не прави два самолетни билета приспадаеми.
- Предявяване на тарифата за двойна стая. Само тарифата за едноместна стая е ваша. Ъпгрейдът е личен.
- Третиране на социални задължения като бизнес задължения. Домакинство на маса на галата не е добросъвестна бизнес цел за съпруг без роля в бизнеса.
- Поправяне на заетостта със задна дата. Включването на съпруг в заплати през декември не прави юнското пътуване приспадаемо. Заетостта трябва да съществува, когато се случва пътуването.
- Работодател възстановява, никой не удържа. Най-скъпата грешка в този списък: компанията приспада пътуването на съпруг, служителят никога не го вижда на W-2, и данък върху заплати, санкции и лихви пристигат заедно години по-късно.
Поддържайте записите си за пътуване организирани от първия ден
Пътуването на съпруг е една от онези области, където данъчният отговор е изцяло въпрос на документация: едно и също пътуване е приспадаемо или непризнато в зависимост от това какво можете да докажете за бизнес целта, заетостта и разпределението. Поддържането на ясни финансови записи в движение — всяко пътуване архивирано, всеки споделен разход разделен, всяка бизнес цел отбелязана — е това, което превръща защитимата позиция в лесна. Beancount.io предоставя счетоводство на обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни, така че ledger-ът ви за пътувания да се чете толкова ясно при одит, колкото и в деня, в който резервирахте полета. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство на обикновен текст.
