Ето нещо, което изненадва повечето собственици на малки бизнеси: публикацията на IRS, която в продължение на десетилетия определяше приспадащите се бизнес разходи, вече не съществува. Ако днес посетите старата страница на Publication 535, ще попаднете на „Ръководство за ресурси относно бизнес разходите“ вместо това — IRS прекрати Publication 535 след редакцията от 2022 г. и разпръсна главите ѝ в дузина други публикации.
Но тестът от две думи в сърцето на тази публикация е жив и здрав, защото идва от самия данъчен кодекс, а не от брошурата. Section 162(a) позволява приспадане за „всички обичайни и необходими разходи, платени или направени през данъчната година при извършване на каквато и да е търговия или стопанска дейност“. Всеки долар, който приспадате — наем, софтуер, километри, застраховка — трябва да премине през тези две думи. Ето какво всъщност означават те, къде живеят старите правила сега и как да поддържате приспаданията си защитими.
„Обичаен“ означава нормален за вашата индустрия, а не за бизнеса като цяло
Обичайният разход е такъв, който е често срещан и приет във вашата търговия или стопанска дейност. Ключовата фраза е вашата търговия или стопанска дейност. Тестът е специфичен за индустрията, което работи в двете посоки.
Фрийланс фотограф, който приспада $3 000 за наем на обектив за сватбена фотосесия? Обичайно — клиентите очакват професионална техника. Счетоводна фирма, която приспада сезонни билети на първи ред като „развитие на клиенти“? Почти сигурно не е обичайно за счетоводители, дори ако сезонните билети може да са нещо нормално за агенция за спортни маркетинг. IRS и съдилищата питат за какво обикновено харчат пари бизнеси като вашия, а не за какво харчат пари собствениците на бизнес като цяло.
Ето защо разходите от нишови индустрии, които изглеждат странни отвън, обикновено издържат на проверка: специализирани инструменти, членски вноски в браншови асоциации, индустриални сертификати, предпазни средства. Ако всички ваши конкуренти плащат за това, можете да го обясните с едно изречение пред одитор. Ако никой в областта ви никога не е плащал за това, имате нужда от много по-добра история — което е първият ви предупредителен знак, че разходът може да не издържи теста.
„Необходим“ означава полезен, а не незаменим
Необходимият разход е такъв, който е полезен и подходящ за вашата търговия или стопанска дейност. Не е задължително да бъде незаменим. Не е нужно да доказвате, че бизнесът ви ще се срине без него — само че разумен собственик на бизнес във вашето положение би видял смисъла.
Този абонамент за управление на проекти, членството в споделено работно пространство, което ви измъква от шумния апартамент, курсът за професионално развитие, който поддържа уменията ви актуални: нито едно от тях не е строго необходимо, за да останат светлините включени, и всички те могат да бъдат необходими. IRS не може да поставя под въпрос преценката ви за бизнеса и да подсказва по-евтина алтернатива. Ако разходът наистина служи на бизнеса, „можехте да го направите за по-малко“ не е валидно възражение.
Има едно важно уточнение. Докато кодексът не казва нищо за това даден разход да е „твърде голям“, възнагражденията и някои други категории имат ограничение за разумност — Section 162(a)(1) позволява само „разумен размер за заплати или друго възнаграждение за лични услуги, действително предоставени“. Да плащате на тийнейджъра си $60 000 заплата за случайна работа с документи ще привлече точно вниманието, което бихте очаквали. „Необходим“ ви дава свобода на действие; не ви дава чек без ограничение.
Къде живеят правилата на Publication 535 сега
Тъй като IRS прекрати Publication 535, нейният материал е разпределен към други ресурси. Старите глави не промениха същността си — те просто се преместиха. Ето къде да търсите сега за темите, за които собствениците питат най-често:
| Какво приспадате | Къде живеят правилата сега |
|---|---|
| Общи бизнес разходи (подаващи Schedule C) | Publication 334, Tax Guide for Small Business |
| Заплати на служители и кредити за заетост | Publication 334, плюс Forms 5884, 8844, 8994 за кредити |
| Наем, лихви и данъци | Publication 334; Publication 550 за инвестиционни лихви |
| Застраховки, включително здравно покритие | Publication 334; здравната застраховка за самонаети се премести във Form 7206 |
| Решения за приспадане срещу капитализиране | Publications 544 и 946; инструкции към Form 4562 |
| Лоши дългове | Publication 334; Tax Topic 453 |
| Пътувания, храна, подаръци и разходи за автомобил | Publication 463 |
| Домашен офис | Publication 587 |
| Изисквания за водене на документация | Publication 583, Starting a Business and Keeping Records |
| Амортизация и амортизиране | Publication 946; Form 4562 |
Две премествания заслужават специално внимание. Първо, таблицата за здравна застраховка на самонаети, която преди беше в Publication 535, сега е отделен формуляр — Form 7206 — така че ако приспадате здравни премии за себе си, изчислението се намира там. Второ, Publication 334 на практика се превърна в подразбиращата се отправна точка за едноличните собственици; отбележете я с отметка така, както преди отбелязвахте Publication 535.
Какво издържа теста на практика
Повечето от това, което малкият бизнес харчи, попада в шепа категории, които ясно удовлетворяват и двете половини на теста:
- Заплати, надници и плащания към изпълнители — приспадат се, когато са разумни и за действително предоставени услуги, включително дела на работодателя от данъците върху заплатите.
- Наем и лизингови плащания — за офис, търговско помещение, студио или оборудване, което използвате, но не притежавате.
- Консумативи, софтуер и абонаменти — от кламери до счетоводната платформа и облачния хостинг, които движат дейността.
- Професионални услуги — правни, данъчни, счетоводни и консултантски възнаграждения, свързани с бизнеса.
- Застрахователни премии — отговорност, имущество, прекъсване на дейност, трудова злополука и здравно покритие в рамките на приложимите правила.
- Реклама и маркетинг — разходи за уебсайт, онлайн реклами, табели и спонсорства, които популяризират бизнеса.
- Бизнес данъци и лицензи — без събрания и внесен данък върху продажбите, приспадащите се данъци включват дела на работодателя от Social Security и Medicare, държавния данък върху безработицата и таксите за бизнес лиценз.
- Лихви по бизнес дълг — при спазване на ограничението за бизнес лихви по Section 163(j) за по-големите бизнеси.
Забележете какво е общото между тях: всеки е често срещан в своята индустрия, полезен за дейността и направен при извършване на бизнеса. Последното условие е по-важно, отколкото хората мислят. Разходите преди откриване и дейностите, подобни на хоби, се третират по различен начин, което ни води до капаните.
Ограниченията, които свиват иначе добри приспадания
Преминаването на теста за обичайно и необходимо е необходимо, но не винаги достатъчно. Няколко категории преминават теста, но все пак са изправени пред собствени тавани и изключения:
- Бизнес храната обикновено се приспада на 50%. Временната 100% приспадане за храна в ресторанти изтече след 2022 г. Храната все още трябва да бъде обичайна и необходима — и да не е разкошна или екстравагантна — и след това приспадате половината.
- Развлеченията на практика са премахнати. От влизането в сила на Tax Cuts and Jobs Act разходите за развлечения, забавления или отдих — спортни събития, театрални билети, излизания за голф — не се приспадат дори когато присъстват клиенти. Не ги преименувайте като храна или маркетинг.
- Бизнес подаръците са ограничени до $25 на получател годишно. Този таван не се е променял от десетилетия и няма да покрие много повече от символичен подарък. Сумите над него просто не се приспадат.
- Пътуването до работа и всекидневното облекло са лични. Шофирането от дома до редовното ви работно място е пътуване до работа, а не бизнес пътуване, а облеклото, подходящо за всекидневно носене, не се приспада, дори ако го носите само на работа. Приспадащите се униформи и предпазни средства са изключението, защото не са подходящи за обикновено носене.
- Глобите, санкциите и политическите вноски са изключени. Държавните глоби, актовете за паркиране на бизнес автомобил и вноските за политически кампании или лобиране не издържат, независимо от бизнес мотива.
Разходите за стартиране имат собствено специално правило, което си струва да знаете преди да стартирате: обикновено можете да приспаднете до $5 000 разходи за стартиране през първата си година (намалени долар за долар, след като разходите за стартиране надхвърлят $50 000), а остатъкът се амортизира за 15 години. Това избиране съществува именно защото разходите преди откриване се правят преди да „извършвате“ бизнеса.
Да приспаднете сега или да капитализирате? Въпросът за времето
Дори когато един разход е ясно свързан с бизнеса, не винаги можете да приспаднете цялата сума тази година. Консумативите и разходите, изразходвани през годината, са текущи приспадания. По-дълготрайните инвестиции — оборудване, превозни средства, сгради и подобрения, които удължават живота на даден актив или увеличават стойността му — обикновено трябва да бъдат капитализирани и възстановени чрез амортизация с течение на времето.
Сивата зона е ремонтите срещу подобренията. Закърпването на течащ покрив на наетото ви студио е ремонт; подмяната на цялата покривна система е подобрение. Пребоядисването на офиса е поддръжка; изпразването и преконфигурирането му е подобряване. Разграничението следва икономиката: разходите, които поддържат имота в обичайно ефективно работно състояние, се приспадат сега, докато разходите, които го правят по-добър, по-голям или по-дълготраен, се капитализират.
Да сгрешите това в агресивната посока — да отчетете $40 000 за преустройство като текущ разход — е една от най-честите корекции при одити на малки бизнеси. Когато един проект започне да изглежда като подобрение, забавете, амортизирайте го правилно във Form 4562 и обмислете дали приспадането по Section 179 ви дава голяма част от същата полза по законен начин.
Капанът на доказването: документите бият правото на приспадане
Попитайте данъчните подготвители защо приспаданията умират при одити и повечето дават един и същ отговор: лоша документация, а не недопустими разходи. Един разход може да бъде напълно обичаен и необходим и въпреки това да бъде отхвърлен, защото не можете да го докажете. Тежестта на доказване е върху вас.
Конгресът поставя по-висока летва за категориите, най-податливи на злоупотреба. Съгласно Section 274 пътуванията, храната, превозните средства и подаръците изискват засилено доказване: за всеки елемент са ви необходими сумата, времето и мястото, бизнес целта и бизнес връзката на участващите хора. Извлеченията от кредитни карти сами по себе си не са достатъчни — те показват сума и място, но не казват нищо за целта. Дневник на километрите, реконструиран месеци по-късно по памет, предизвиква скептицизъм; дневник, воден докато шофирате, не. Съдилищата прилагат само тясно изключение за добросъвестни оценки (т.нар. правило Cohan), и то изобщо не покрива категориите по Section 274 — за пътувания, храна и превозни средства, неадекватните записи означават липса на приспадане, точка.
Поправката е предимно навик, а не усилие. Записвайте разписката в момента на харченето, отбелязвайте бизнес целта, докато е свежа — „обяд с доставчик относно ценообразуването за Q1“ отнема десет секунди — и поддържайте текущ дневник на километрите, вместо да го възстановявате през април. Цифровите копия са приемливи; IRS приема електронни записи, стига да са четливи и пълни. Отделяйте бизнес разходите в специални сметки, така че личните транзакции никога да не се смесват с приспадащите се, и отбелязвайте незабавно всяко случайно лично плащане, вместо да го потулвате.
Изградете навик за водене на документация, който издържа на одит
Тестът за обичайно и необходимо възнаграждава бизнесите, чиито счетоводни книги разказват ясна история. Когато всеки разход стои в обозначена сметка с разписка и посочена бизнес цел, „често срещан и приет във вашата индустрия“ и „полезен и подходящ“ на практика се самодоказват. Когато разходите съществуват като необозначени такси по карта в смесена лична сметка, дори законните приспадания стават трудни за защита.
Работещата система има четири части: специални бизнес сметки, така че смесването никога да не започне, записване в момента на харченето, така че бележките за целта да са едновременни, месечен преглед, при който категоризирате всичко, докато споменът е свеж, и организация за съхранение — цифровата е подходяща — където разписките се пазят поне толкова дълго, колкото IRS може да ги поиска. Нищо от това не изисква корпоративен софтуер. Изисква последователност, което е точно това, което книгите на обикновен текст с контрол на версиите правят лесно за поддържане.
Запазете всяко приспадане, което заслужавате
Разбирането на стандарта за обичайно и необходимо ви поставя пред повечето подаващи декларации, но стандартът защитава само приспаданията, които вашите записи могат да докажат. Beancount.io ви дава счетоводство на обикновен текст с пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — всеки разход категоризиран, с времеви печат и подкрепен от собствената ви история на версиите. Започнете безплатно и изградете документалната следа, която вашите приспадания заслужават.
