Федералната програма за обезпечаване: Безплатни гаранционни обезпечения от $5 000–$25 000 за наемане на работници в риск

Имате отворена позиция, куп кандидатури и едно досадно безпокойство: кандидатът, който се представи най-добре на интервюто, има прекъсване в трудовата си история — или присъда, или разрушен кредитен рейтинг — и вашият търговски застраховател няма да го обезпечи. Затова го пропускате, позицията остава отворена още месец, а вие плащате извънреден труд, за да покриете липсата. Федералното правителство управлява програма от 1966 г., която премахва точно този риск, безплатно, и повечето малки работодатели никога не са чували за нея.

Нарича се Федерална програма за обезпечаване и ви предоставя гаранционно обезпечение без разходи на стойност от $5 000 до $25 000 за всеки допустим нает работник. Ето кой отговаря на условията, какво покрива обезпечението и как да получите такова преди началната дата на новия си служител.

Какво представлява Федералната програма за обезпечаване​

Министерството на труда на САЩ създаде Федералната програма за обезпечаване през 1966 г., за да помогне на търсещите работа в „риск“, трудни за наемане, да си намерят работа. Тя се администрира от Администрацията по заетост и обучение, а националният сайт на програмата се намира на bonds4jobs.com, където можете да намерите координатора по обезпечаване за вашия щат.

Механиката е проста:

• Обезпечението е безплатно. Няма премия и няма самоучастие — $0 самоучастие за работодателя и никакви разходи за търсещия работа.
• Покрива първите шест месеца на заетост. Обезпечението влиза в сила от началната дата на наетия работник.
• Покритието варира от $5 000 до $25 000 на човек, издавано на стъпки от $5 000 въз основа на бизнес необходимост.
• Предпазва срещу нечестност на служители — кражба, фалшификация, обсебване или присвояване на пари или имущество.

Постиженията на програмата са най-добрата ѝ реклама: Министерството на труда съобщава за 99% успеваемост, като искове са подадени само по около 1% от обезпеченията, а над 50 000 души са настанени на работа чрез обезпечаване. Обезпечените работници, като група, се оказват честни служители в практически същата степен, както всички останали.

За малкия бизнес това променя сметките при наемане. Рискът, който ви е спирал да направите предложението, е застрахован за изпитателния период, който има най-голямо значение.

Кой отговаря на условията: По-широк кръг, отколкото мислите​

Допустимостта е умишлено широка. Собственият стандарт на програмата е, че всеки, който не може да си осигури заетост без обезпечаване, отговаря на условията. На практика това включва:

• Хора с криминално досие или минало лишаване от свобода
• Хора във възстановяване от злоупотреба с вещества
• Хора с лош кредит, които не могат да получат търговско обезпечение
• Хора с малка или никаква трудова история
• Хора, уволнени позорно от военната служба
• Получатели на социална помощ и икономически уязвими работници, навлизащи на пазара на труда

Обърнете внимание какво не е в нито един списък: конкретно нарушение, конкретен срок или конкретен вид работа. Всяка работа при всеки работодател във всеки щат може да бъде покрита, на пълно или непълно работно време. Не е необходимо да сте федерален изпълнител или да работите в определена индустрия.

Има няколко твърди граници, които си струва да знаете:

• Работникът трябва да е ваш служител. Самостоятелно заетите лица и независимите изпълнители не отговарят на условията — обезпечението изисква някой, който получава заплата с автоматично удържани федерални данъци от заплатата. Ако сте планирали да наемете някого като изпълнител по 1099, обезпечението не се прилага.
• Работникът трябва да отговаря на законната възраст за работа във вашия щат.
• Обезпеченията могат да покриват и хора, които вече са на вашата заплата, които се нуждаят от обезпечаване, за да избегнат съкращение или да отговарят на условията за преместване или повишение. Програмата не е само за нови наемания.

Какво покрива обезпечението — и какво не​

Обезпечението е застраховка срещу нечестност на служители. Ако обезпечен работник открадне пари в брой, стоки или имущество или извърши фалшификация или присвояване през периода на покритие, обезпечението ви възстановява загубата до размера на обезпечението, без самоучастие. Покритието е 100% от загубата в рамките на лимита на обезпечението.

Какво не е:

• Не е обща застраховка за отговорност. Наранявания, злополуки и щети на трети страни са извън обхвата ѝ.
• Не покрива лошо представяне. Лошо нает служител, който закъснява и върши небрежна работа, е управленски проблем, а не иск по обезпечение.
• Не заменя застраховката за трудови злополуки или полицата на собственика на бизнеса. Тя стои редом с вашето съществуващо покритие, запълвайки една конкретна празнина.
• Трае шест месеца, не вечно. Целта е да преведете работника през вратата и да изградите доказана история. След това нормалното търговско обезпечаване поема (повече за това по-долу).

Ако работникът смени работата си през шестте месеца, може да бъде издадено второ обезпечение на новия работодател — покритието следва нуждата на работника, а не вашия бизнес.

Как да получите обезпечение преди началната дата​

Няма бюрократична проверка при кандидатстване. Програмата рекламира липса на обработка за одобрение на обезпечение: местният персонал издава обезпечения директно на работодателите, а обезпечението е в сила от датата на наемане, въпреки че документите обикновено пристигат в рамките на около две седмици. Стъпките:

1. Направете предложение за работа с твърда начална дата. Процесът по обезпечаване започва, след като предложението бъде прието. Не можете да получите обезпечение за хипотетично наемане.
2. Свържете се с координатора по обезпечаване за вашия щат. Намерете своя чрез директорията на bonds4jobs.com. В много щати приемането може да се извърши по телефона.
3. Изпратете потвърждаващо писмо. На координатора са необходими самоличността на работника, длъжността, мястото на работа, началната дата, заплатата или надницата и часовете на седмица. Обикновено се приема имейл.
4. Обезпечението влиза в сила от датата на наемане. Съхранявайте документите за обезпечението с вашите записи за заплати, когато пристигнат.

Най-честата грешка във времето е да се третира това като търговска застраховка, чието одобрение отнема седмици. Тя изобщо не се одобрява — но искането трябва да бъде подадено преди или точно на началната дата, затова се свържете с координатора в момента, в който предложението бъде прието, а не след първата седмица работа.

Още една практична бележка: тъй като обезпечението изисква федерално удържане на данъци, настройката на заплатите ви трябва да е правилна от първия ден. Работник, платен „под масата“ или неправилно класифициран като изпълнител, обезсилва предпоставката на покритието.

Какво се случва след шест месеца​

Шест месеца чиста заетост са самият продукт. В този момент:

• Търговското обезпечаване става достъпно. Обезпечителният агент на програмата може да ви продаде преходно обезпечение, за да удължи покритието след шестмесечния срок, за ваша сметка. Работник с шест месеца доказана честна заетост е много по-лесен за търговско обезпечаване от непознат кандидат.
• Някои щати предлагат безплатно подновяване. В определени случаи е налично допълнително обезпечение без разходи за втори шестмесечен период, за до 12 месеца безплатно покритие. Попитайте координатора за вашия щат дали вашият щат участва.
• Повечето работодатели просто продължават без обезпечение. С доказана история в досието първоначалната причина за обезпечаване се е изпарила.

Във всеки случай документирайте шестмесечния етап, както бихте документирали края на всеки изпитателен период: кратък писмен преглед, приложен към документите за обезпечението.

Комбинирайте го с други стимули за наемане​

Обезпечението се съчетава естествено с Данъчния кредит за трудови възможности (WOTC), федералния кредит за наемане от целеви групи, изправени пред пречки пред заетостта. За целевата група на бивши престъпници кредитът обикновено е 40% от първите $6 000 от заплатите — до $2 400 — когато служителят работи най-малко 400 часа през първата година (25% за 120–399 часа). Комбиниран с безплатно обезпечение, първогодишната икономика на наемане в риск може да надмине изцяло конвенционалното наемане.

Едно предупреждение: преди да отчитате долари по WOTC в бюджета си за наемане, проверете текущия статус на разрешението на кредита — исторически той е изисквал периодично преупълномощаване от Конгреса и наличността му за нови наемания зависи от действащото законодателство. Самата програма за обезпечаване работи непрекъснато от 1966 г. и не се нуждае от такава проверка. Вашата държавна агенция по работна сила може също да предложи възстановяване на разходите за обучение на работното място или субсидии за заплати, които се добавят върху двете.

Грешки, които лишават работодателите от покритието​

• Да се предполага, че само бивши престъпници отговарят на условията. Лошият кредит, липсата на трудова история и дългата безработица също се броят. Ако наемането е трудно по каквато и да е причина, попитайте координатора.
• Наемане като изпълнител. Уредбата по 1099, която изглежда гъвкава, дисквалифицира работника от обезпечаване и ви излага на риск от неправилна класификация. Ако ролята всъщност е роля на служител, наемете ги като служител.
• Да чакате твърде дълго. Обезпечението е в сила от датата на наемане, но искането трябва да е в движение. Предложението е прието — координаторът е уведомен.
• Да третирате обезпечението като проверка на миналото. Обезпечението застрахова срещу нечестност; то не проверява никого. Пазете нормалната си грижа при наемане — интервюта, препоръки и всяка законна проверка, която вашият щат позволява.
• Небрежни записи за заплати. Документите за обезпечението, писмото с предложението, потвърждението на началната дата и записите за удръжки трябва да се съхраняват заедно в досието на служителя. Ако някога се наложи да подадете иск, това досие е вашето доказателство.

Поддържайте записите си за наемане организирани​

Всяко обезпечено наемане генерира документи, които имат значение в данъчното време и при спорове: писмото с предложението, потвърждението за обезпечението, записите за началната дата, историята на заплатите и удръжките и всякакви сертификати за данъчни кредити. Проследяването на разходите за труд и стимулите за наемане в един чист набор от счетоводни книги — вместо разпръснати из имейл, експорти от заплати и шкаф с документи — е това, което превръща програми като тази от хубава идея в действително усвоени пари. Ако искате въведение в структурирането на сметките си, ръководствата в /docs/ преминават през настройката стъпка по стъпка.

Опростете финансовото си управление​

Докато разраствате екипа си и се възползвате от програми като федералното обезпечаване, поддържането на ясни финансови записи е от съществено значение. Beancount.io предлага счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.