Вашата конгрегация никога не е подавала формуляр 990. Тя никога не е кандидатствала за статут на освободена от данъци, защото църквите не са длъжни да го правят. Никаква декларация не излиза, никаква декларация не се връща и през повечето години никой в IRS изобщо не мисли за вас.
Тази тишина създава усещане за имунитет. Тя не е такъв. IRS може да провери вашата църква – просто трябва да преодолее набор от процедурни препятствия, които не важат за никой друг данъкоплатец в Америка. Тези препятствия се намират в Раздел 7611 от Данъчния кодекс и ако ръководите църква, сте в нейния борд или водите счетоводството ѝ, трябва да знаете точно как работи процесът, преди да пристигне каквото и да е писмо. Защото веднъж щом първото уведомление пристигне, часовникът вече тиктака, а църквите, които се справят най-зле, са тези, чиито записи не могат да отговорят на задаваните въпроси.
Защо църквите получават процес, който никой друг не получава
Конгресът написа Раздел 7611 от предпазливост, произтичаща от Първата поправка. Одит на църква означава държавни агенти да четат проповеди, членски списъци и вътрешни религиозни разисквания, за да решат дали дадена организация „е“ църква. За да сведе до минимум тази намеса, законът задължава IRS писмено да обоснове действията си, да предупреди църквата два пъти, да приключи бързо и след това да я остави на мира в продължение на години.
Три основни факта правят защитата значима:
- Църквите са автоматично освободени. Църква, която отговаря на изискванията на Раздел 501(c)(3), не е длъжна да подава формуляр 1023 или да иска признаване от IRS. Освобождаването съществува по силата на закона – но също така съществува и тежестта да докажете, че го заслужавате, ако бъдете попитани.
- Църквите обикновено не подават формуляр 990. За разлика от всяка друга публична благотворителна организация, църквата не подава годишна информационна декларация. Това означава, че IRS има далеч по-малка рутинна видимост във вашите финанси, което е точно причината проверките да започват от външни сигнали, публични регистри и декларации, които вие подавате.
- „Освободена“ не означава „освободена от данъци за всичко“. Заплатите си остават заплати, търговските странични дейности все още могат да дължат данък върху несвързан бизнес доход, а намесата в политически кампании може да ви струва освобождаването напълно. Повечето църковни данъчни проблеми започват от едно от тези три места.
Тригерът: „Разумно основание“, записано писмено
IRS не може да започне църковна данъчна проверка въз основа на предположение, квота или проучване. Тя може да започне такава само ако подходящ висш служител на Министерството на финансите разумно вярва, въз основа на факти и обстоятелства, записани писмено, че:
- Организацията може да не отговаря на условията за освобождаване като църква, или
- Тя може да извършва несвързана търговска дейност или бизнес или по друг начин да се занимава с облагаема дейност.
Това писмено определение е основата, върху която се крепи всичко останало. Без писмено определение за разумно основание – няма проверка – и съдилищата са отхвърляли принудителното изпълнение на призовки на IRS там, където документалната следа е липсвала.
Откъде идват основните факти? IRS публикува изненадващо откровен списък: статии от вестници и списания, телевизионни и радио репортажи, уеб страници, избирателни справочници, които църквата създава или разпространява, документи, които вече са подадени в IRS (като формуляр 990-T, подаден от църквата), доклади от загрижени членове или широката общественост, както и записи, които се намират в ръцете на трети страни или информатори. Две уточнения са от значение. Информацията трябва да е получена законно, информацията от информатори не трябва да е известно, че е неблагонадеждна – и ако вашата църква е пренебрегвала повтарящи се рутинни искания за информация от IRS, самото това мълчание се счита за фактор, подкрепящ разумно основание за започване на проверка.
Практическият извод за касиерите: тригерът почти никога не е случаен избор. Той е нещо видимо – новинарска история, уебсайт, избирателен справочник, недоволен вътрешен човек, формуляр 990-T, който повдига повече въпроси, отколкото дава отговори. Приемете, че всичко публично се чете.
Първо уведомление: Проверката започва писмено
След като изискването за разумно основание е изпълнено, IRS трябва да започне проверката, като изпрати на църквата писмено уведомление, съдържащо обяснение на нейните притеснения. Това е първото от известните две уведомления, понякога наричано Уведомление за църковна данъчна проверка.
След това църквата получава разумен срок да отговори с писмено обяснение, което да разсее притесненията на IRS. Това е най-важният етап от целия процес и именно него църквите недоизползват. Ако по всяко време по време на проверката църквата предостави достатъчно информация за разрешаване на притесненията, въпросът се приключва без проверка на книгите и записите.
Един отговор, който работи, има три качества: той е писмен, конкретен за всяко повдигнато притеснение и е подкрепен от записи – устав, протоколи от борда, счетоводни регистри, данъчни декларации за заплати, банкови извлечения. Еднопараграфова увереност, че всичко е наред, подписана от пастора, е начинът, по който проверките се превръщат в ревизии.
Второ уведомление: Ревизията (и вашето право на конференция)
Ако църквата не отговори навреме или нейният отговор не разреши притесненията, IRS може – обикновено в рамките на 90 дни – да издаде второ уведомление, с което информира църквата, че трябва да провери книгите и записите.
Второто уведомление носи реални права със себе си:
- Предварителна конференция. След второто уведомление, но преди започването на каквато и да е ревизия, църквата може да поиска конференция със служител на IRS, за да обсъди притесненията. Поискайте я. Това е последният ви структуриран шанс да стесните или прекратите въпроса, преди агентите да започнат да изискват записи.
- Досието на самия IRS, предварително. Второто уведомление включва копия от документите, които IRS е събрала или подготвила за ревизията (при спазване на правилата за разкриване на информация по FOIA и защитата на поверителността на данъчната информация по Раздел 6103). Вие получавате възможност да видите голяма част от това, което те планират да използват.
- Ограничен обхват. Ревизията на църковните записи може да се простира само доколкото е необходимо, за да се определи данъчната отговорност и сумите – и всяка проверка на религиозни дейности може да се простира само доколкото е необходимо, за да се определи дали организацията е църква. „Доколкото е необходимо“ е истинско правно ограничение, а не бюрократична формулировка.
Часовникът от две години
Ето я защитата, на която никой бизнес данъкоплатец не се радва: обикновено ревизията на книгите и записите на дадена църква трябва да приключи в рамките на две години от датата на второто уведомление. IRS не може да остави църковна ревизия в неопределено застой, докато обръща всеки камък. Отбележете датата в дневника си в деня, в който пристигне второто уведомление, защото всеки срок, за който преговаряте, и всяко удължаване, което обмисляте, трябва да се измерва спрямо нея.
Петгодишната защита след приключване
Когато ревизията приключи, втора защита влиза в сила. IRS обикновено не може да започне друга ревизия на същата църква в продължение на пет години – освен ако предишната ревизия не е завършила с отнемане на освободения статут, уведомление за недоимък или оценка или искане за значителна промяна в църковните операции (което изрично включва значителна промяна в счетоводните практики).
Прочетете това последно изключение така, както би го прочел счетоводител: ако ревизията приключи с искане от IRS да промените начина, по който отчитате нещата, направете го, документирайте, че сте го направили, и запазете документацията. Петгодишната защита предполага, че реално сте реформирали практиките, които са привлекли вниманието.
Когато Раздел 7611 не ви защитава: Петте изключения
Раздел 7611 е мощен, но тесен. Той изобщо не се прилага за пет категории:
- Наказателни разследвания. Ако въпросът е наказателен, църковните процедури не се прилагат.
- Нечия друга отговорност. Проверка на данъчната отговорност на лице, различно от църквата – личната декларация на пастора, завишеното приспадане на дарител, доставчик – протича по нормалните правила, дори ако църковните записи бъдат включени.
- Прекратяване и оценки при опасност. Включително оценки за явни политически разходи от 501(c)(3). Намесата в кампании не само застрашава освобождаването; тя може да задейства ускорен механизъм за оценка.
- Умишлени опити за осуетяване или избягване на данъци.
- Съзнателни пропуски да се подаде необходима декларация.
Моделът в тези изключения е умисълът и третите страни. Рутинните пропуски в съответствието получават защитния процес. Умишленото избягване, престъпното поведение и данъците на други хора – не го получават.
Трите капана, които всъщност предизвикват проверки
Премахнете процедурата и почти всяка църковна данъчна проверка израства от един от трите корена. И трите са счетоводни проблеми, преди да са правни проблеми.
1. Търговска дейност, която изглежда като бизнес
Класическият модел е конгрегация, която управлява публично насочено търговско предприятие – магазин за употребявани стоки, отворен за всички, кафене, книжарница, платен паркинг, отдаване под наем на съоръжения на външни групи – без да го третира като потенциален несвързан бизнес. Ако дейността е редовно извършвана търговска дейност или бизнес, която не е съществено свързана с религиозната мисия, нейният доход може да подлежи на данък върху несвързан бизнес доход, отчетен във формуляр 990-T. Книгите трябва да отделят приходите и разходите на дейността от операциите на служение от първия ден, защото възстановяването на това разделение две години след започване на проверка е точно видът упражнение, което се проваля.
2. Заплати, изплащани по неформален начин
Църквите трябва да удържат данък върху дохода от заплатите на служителите си както всеки друг работодател, а грешките се групират около възнагражденията на ръководителите: заплати, изплатени без удържане, жилищни надбавки, прилагани неправилно или недокументирани, дарения в любов, насочвани към персонала, сякаш не са заплати. Проверките на данъците върху заетостта са особено опасни, защото могат да включат и изключението за „отговорност на друго лице“ за участващите лица. Всяко плащане на всеки работник – пастор, портиер, музикант, временен персонал в детската стая – трябва да може да бъде класифицирано във вашите записи като заплата, жилищна надбавка по предварително определено предназначение или надлежно документирано плащане на изпълнител, със съответстващи формуляри W-2, 941 и W-3.
3. Намеса в политически кампании
Това е нещото, което може да сложи край на самото освобождаване. Църквите могат да се занимават с защита на каузи в определени граници, но одобряването или противопоставянето на кандидати – от амвона, в бюлетина, в избирателен справочник, разпространяван от църквата – е забранена намеса в кампании за 501(c)(3). Не забравяйте, че избирателните справочници се появяват поименно в собствения списък на IRS за източници на разумно основание. Поддържайте всяко образование на гласоподавателите строго безпартийно, документирайте процеса на преглед в протоколите от борда и съхранявайте тези протоколи там, където можете да ги намерите.
Водете книги, които могат да отговорят на първото уведомление
Забележете какво възнаграждава цялата структура на 7611: църква, която може да отговори на първото уведомление с документи. Проверката приключва без ревизия само ако вашето писмено обяснение, подкрепено от записи, разреши притесненията на IRS. Това означава, че реалната работа по съответствието се случва години преди каквото и да е писмо, в обикновеното счетоводство:
- Отделяйте търговската дейност. Отделни сметки за приходи и разходи за книжарници, кафенета, наеми и всякакви други бизнес-подобни операции, така че експозицията към данък върху несвързан бизнес доход да е измерима по всяко време.
- Изплащайте заплати като работодател, защото такъв сте. Навременни депозити, подадени формуляри 941, W-2, които съответстват на регистъра, писмени определения за жилищни надбавки, направени предварително.
- Протоколирайте чувствителните решения. Решения, свързани с освобождаването – прегледи на политическа дейност, определяне на възнаграждения, сделки със свързани лица – принадлежат на съвременни протоколи от борда, а не в нечия памет.
- Съхранявайте документите. Документи за дарения, банкови записи и данъчни декларации за заплати, съхранявани и достъпни, са по-добри от шкаф за документи, в който никой не може да се ориентира.
Конгрегациите идват при тази работа с доброволци касиери и служители на непълно работно време, което е точно причината системата да бъде проста, прозрачна и проверима от следващия доброволец, който я наследи. Счетоводен регистър в обикновен текст, който всеки член на борда може да чете, да сравнява и да архивира – със заплати, дейности по данък върху несвързан бизнес доход и ограничени средства, проследявани в ясно наименувани сметки – превръща отговора на първото уведомление от суматоха в експорт. Вашите книги са първата ви линия на защита; направете ги четливи за хора, които не са били там, когато са направени записите.
Опростете финансовото си управление
Отговорът на проверка по Раздел 7611 се свежда до представяне на ясни, пълни финансови записи в срок – което е точно това, което доброто счетоводство ви дава всяка седмица, не само когато IRS пише. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни, с история на версиите, която показва какво е променено и кога. Започнете безплатно и поддържайте книгите на вашата конгрегация готови за всеки въпрос, от борда или отвън.
