Вашият платежен период е приключил в сряда. Месецът е приключил в петък. Вашите служители са работили в четвъртък и петък — и няма да им бъде платено за тези дни до следващото начисляване на заплати, което е през следващия месец. Така че, когато приключвате счетоводните книги, къде отиват възнагражденията за тези два дни?
Ако отговорът ви е „никъде, ще ги отразя следващия месец“, вашите финансови отчети са погрешни. Не катастрофално погрешни, но погрешни по начин, който тихо изкривява всеки отчет за края на месеца, който изготвяте. Решението е една-единствена счетоводна операция, наречена начисляване на заплати, и след като я разберете, никога повече няма да гледате на разминаването в календара по същия начин.
Какво всъщност представляват начислените разходи за заплати
Начислените разходи за заплати са общата сума на всички разходи, свързани с възнаграждения, които вашият бизнес е начислил, но все още не е изплатил към определена дата — обикновено последния ден от отчетния период.
Ключовата дума е начислен. Според принципа на текущото начисляване, разходът принадлежи към периода, в който е извършена работата, а не към периода, в който парите са напуснали банковата ви сметка. Когато служител отработи една смяна, вие му дължите пари в момента, в който смяната приключи. Фактът, че вашата система за заплати няма да извърши плащането след седмица или две, не променя момента, в който разходът е възникнал.
Начислените заплати са пасив. Те стоят във вашия баланс заедно със задълженията към доставчици и други суми, които дължите. Това са пари, които принадлежат на вашите служители и на данъчните органи — вие просто ги съхранявате до планираната дата на плащане.
Няколко неща обикновено влизат в сумата на начислените заплати:
- Почасови възнаграждения и заплати, които са заработени, но още не са изплатени
- Извънреден труд, положен през периода
- Комисионни и бонуси, които служителят е заработил, дори ако изплащането се случва по-късно
- Данъци и осигуровки върху заплатите — както удръжките от служителите, така и съответната част за сметка на работодателя
- Платен отпуск (PTO), който служителите са натрупали през периода
- Вноски на работодателя за здравно осигуряване и пенсионни планове
Ако някое от изброените е заработено преди датата на приключване на периода, но е платено след нея, то принадлежи към начисленията.
Защо разликата във времето е от значение
Представете си бизнес с $40 000 месечни приходи и $25 000 месечни разходи за заплати. Ако възнагражденията за два дни — например $3000 — попаднат в грешния месец поради несъответствие в календара, вашите счетоводни книги казват две лъжи едновременно. Месецът, който сте пропуснали, изглежда с $3000 по-печеливш, отколкото е бил в действителност. Следващият месец поема допълнителен разход от $3000, който всъщност не е генерирал.
В рамките на един месец това може да не изглежда сериозно. Но три проблема се натрупват:
-
Вземате решения въз основа на грешни данни. Ако решавате дали да наемете хора, да повишите цените или да разпределите дивидент, една изкуствено завишена цифра на печалбата ви тласка към избори, които реалните числа не биха подкрепили.
-
Можете да похарчите пари, които не са ваши. Начислените заплати са напомняне, че наличните пари в сметката ви вече са ангажирани. Бизнеси, които игнорират начисленията, понякога харчат средства, предназначени за заплати или осигуровки — а забавянето на данъчен депозит бързо води до глоби.
-
Сравненията стават некоректни. Сравненията между месеци или години имат смисъл само ако всеки период носи собствените си реални разходи. Начисленията са това, което прави тези сравнения честни.
Това е принципът на съпоставимост в действие: разходите трябва да се записват в същия период като приходите, за чието генериране са помогнали. Трудът, положен от вашите служители през май, е помогнал за реализирането на приходите през май, така че той трябва да присъства в отчета за приходите и разходите за май — независимо кога е денят за заплата.
Как да изчислим начислените разходи за заплати
Изчислението е лесно, след като го разделите на компоненти. Полезна формула:
Начислени заплати = неизплатени възнаграждения + неизплатен извънреден труд + неизплатени бонуси/комисионни + данъци и осигуровки за сметка на работодателя + начислен платен отпуск + вноски за придобивки за сметка на работодателя
Преминете през него стъпка по стъпка.
Стъпка 1: Трудови възнаграждения и заплати
За почасовите служители умножете часовата ставка по броя на отработените часове в неизплатения период. Ако служител печели $30 на час и е отработил 16 неизплатени часа между края на платежния период и края на месеца, това са $480.
За служителите на фиксирана заплата разделете годишната заплата на броя на платежните периоди, след което изчислете пропорционално за неизплатените дни. Заплата от $78 000, плащана два пъти месечно, е $3250 на платежен период; ако половината от този период е неизплатена в края на месеца, начислявате $1625.
Стъпка 2: Извънреден труд, бонуси и комисионни
Добавете всеки извънреден труд, положен в неизплатения прозорец, при съответната увеличена ставка. След това добавете бонуси и комисионни, които служителят е заработил — ако търговски представител е сключил сделка през май, която носи $1000 комисионна, изплащана през юни, тези $1000 са разход за май.
Стъпка 3: Данъци и осигуровки за сметка на работодателя
Дължите повече от просто чисти заплати. Като работодател плащате осигуровки (като FICA в САЩ — социално и здравно осигуряване), както и федерални и щатски данъци за безработица. Приложете тези ставки върху начислените брутни възнаграждения.
Един капан, за който трябва да следите: лимити на осигурителния доход. Някои данъци и осигуровки спират да се прилагат, след като служителят премине годишния праг на доходите. В края на годината частта от начисленията за сметка на работодателя може да бъде много по-малка, отколкото стандартният процент би подсказал. Проверете доходите на всеки служител от началото на годината до момента, преди да приемете, че се прилага пълната ставка.
Стъпка 4: Начислен платен отпуск (PTO)
Ако служителите натрупват право на платен отпуск, докато работят, този отпуск е реално и нарастващо задължение. Често срещан начин за неговото остойностяване е: сравнете натрупаните часове платен отпуск с отработените часове, след което приложете това съотношение към заплатите.
Например, ако служител натрупва 4 часа платен отпуск на всеки 80 отработени часа, неговият отпуск се начислява в размер на 5% от заплатата. При заработено възнаграждение от $2,000, това прави $100 начислен платен отпуск.
Стъпка 5: Вноски за придобивки
Добавете дела на работодателя за здравноосигурителни вноски и вноски за пенсионни планове, които се отнасят за неплатения период.
Практически пример
Крис печели по $50 на час, има 40 отработени, но неплатени часа в края на месеца и също така е заработил $900 комисионни през този период. Крис натрупва половин ден отпуск за всеки платежен период.
- Заплати: $50 × 40 = $2,000
- Комисионни: $900
- Осигуровки за сметка на работодателя (7.65% от $2,900): $222
- Начислен платен отпуск (4 часа заработени при 40 отработени = 10% от заплатата): $200
Общо начислени разходи за възнаграждения за Крис: $3,322.
Счетоводната статия
След като изчислите общата сума, записването ѝ става чрез една счетоводна статия в последния ден на периода.
В края на месеца (начисляване):
| Сметка | Дебит | Кредит |
|---|---|---|
| Разходи за заплати и възнаграждения | $2,900 | |
| Разходи за осигуровки | $222 | |
| Разходи за платен отпуск | $200 | |
| Начислени задължения за заплати | $3,322 |
Дебитните записи отнасят разхода към периода, в който е положен трудът. Кредитният запис създава пасива — задължението, което пренасяте в следващия месец.
Вашият отчет за приходите и разходите вече отразява реалната цена на труда за периода, а балансът ви показва съответното задължение. Счетоводните книги отново са точни.
Сторниране на записа през следващия месец
Тук много счетоводители на малки предприятия се объркват. Когато следващото плащане на заплати действително се осъществи, вашата ведомост записва пълната заплата като разход — включително дните, които вече сте начислили. Ако не предприемете нищо, тези начислени дни ще бъдат пресметнати два пъти.
Има два чисти начина за справяне с това.
Вариант 1: Обратна (сторно) статия. В първия ден на новия месец направете запис, който е точно огледален на начисляването:
| Сметка | Дебит | Кредит |
|---|---|---|
| Начислени задължения за заплати | $3,322 | |
| Разходи за заплати и възнаграждения | $2,900 | |
| Разходи за осигуровки | $222 | |
| Разходи за платен отпуск | $200 |
Това заличава задължението и създава малко отрицателно салдо в сметките за разходи. Когато реалната ведомост бъде осчетоводена няколко дни по-късно в пълния ѝ размер, отрицателното салдо и пълната сума се нетират до точно онази част, която действително принадлежи на новия месец. Никога не се налага да мислите кои дни са били предварително начислени.
Обратните статии са стандартният подход, защото са надеждни: системата прави изчисленията вместо вас и няма риск от двойно отчитане. Всъщност много счетоводители считат дадено начисляване за не напълно завършено, докато няма съответното сторниране.
Вариант 2: Корекция без сторниране. Алтернативно, можете да оставите начисляването и когато се плащат заплатите, да разделите сумата ръчно — като дебитирате „Начислени задължения за заплати“ за вече начислената част и „Разходи за заплати“ за остатъка. Това работи, но изисква да помните за разделянето всеки период и да го изчислявате правилно. За повечето малки бизнеси обратните статии са по-прости и сигурни.
Който и вариант да изберете, принципът е един и същ: всеки долар разход за заплати се отчита точно веднъж, в точно правилния месец.
Чести грешки, които да избягвате
Пропускане на начисляването изцяло. Най-честата грешка е просто да не се прави. Ако платежните ви периоди съвпадат перфектно с края на месеца всеки път, може и да ви се размине — но това почти никога не се случва.
Забравяне на осигуровките за сметка на работодателя. Начислените заплати не са само сумите, които служителите виждат. Данъците и осигуровките за сметка на работодателя са реален разход, който принадлежи към същия период.
Игнориране на праговете за осигурителен доход. Прилагането на фиксирана ставка за осигуровки в края на годината може да завиши начисляването за служители с високи доходи, които вече са преминали максималния осигурителен праг. Проверявайте данните от началото на годината.
Пропускане на бонуси и комисионни. Ако служителят ги е заработил през периода, те се начисляват в него — дори ако плащането им е след месеци.
Начисляване без сторниране. Начисляване без план за следващия месец води директно до двойно отчетени разходи. Решете предварително дали ще сторнирате или ще коригирате, и бъдете последователни.
Третиране на платения отпуск като второстепенен въпрос. Неизползваният отпуск е задължение, което расте тихомълком. Ако никога не го начислявате, в деня, в който служител с дълъг стаж реши да осребри голям баланс, счетоводните ви книги ще понесат внезапен, необясним удар.
Поддържайте финансите си организирани от първия ден
Начислените заплати са малък запис с огромно влияние върху това дали месечните ви цифри казват истината. Правилното им отразяване зависи от ясни, проследими записи — да знаете точно кои дни са начислени, каква ставка е приложена и кога се публикува сторнирането. Beancount.io предлага счетоводство в текстов формат (plain-text accounting), което прави всеки журнален запис прозрачен, с контрол на версиите и лесен за одит — без „черни кутии“, криещи как е получена дадена цифра. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в текстов формат. Можете също така да разгледате документацията, за да научите как повтарящи се записи като начисляването на заплати се вписват в текстовия регистър.
Източници: ADP — Accrued Payroll, QuickBooks — What is accrued payroll?, Eddy — Payroll Accrual: 3 Steps to Calculate, PLANERGY — Reversing Entries in Accounting.