Ако вашето датско еднолично дружество е имало приходи над 300 000 DKK през 2024 и 2025 г., вашата електронна таблица е престанала да бъде законна на 1 януари 2026 г. От тази дата трябва да водите счетоводството си в съответстваща цифрова система — такава, която може да изпраща и получава структурирани електронни фактури, да заключва всяка операция срещу промени с обратна дата, да се архивира седмично и да предоставя стандартизиран файл с данни на данъчните власти при поискване.
Това е последната вълна от датския Закон за счетоводството от 2022 г., която най-накрая обхваща лично притежаваните предприятия. Датският орган по търговията оценява броя на новозасегнатите на около 118 000 еднолични търговци, дружества и сдружения. Ако сте сред тях, това ръководство ви превежда през теста за оборот, какво всъщност означава „цифрово“, грешките, които водят до санкции, и практичен план за преминаване.
Кой е засегнат от 1 януари 2026 г.
Въвеждането стана на етапи, като по-големите компании бяха първи:
- От януари 2024 г. нататък: компаниите от класове B, C и D по отчетност — тези, които подават годишни отчети — трябваше първи да преминат към съответстващо цифрово счетоводство.
- От 1 януари 2026 г.: мрежата обхваща всички останали с реален оборот. Лично притежавани предприятия, дружества и сдружения с нетен оборот над 300 000 DKK през всяка от двете предходни години трябва да водят счетоводство цифрово от 2026 г. На практика това означава и 2024, и 2025 г. да са над прага.
- От 1 юли 2026 г.: предприятията, които използват собствена разработена счетоводна програма, получават шест месеца гратисен период, за да приведат персонализираната си система в съответствие.
Стойността от 300 000 DKK е приблизително 40 200 евро при фиксирания курс към еврото — това е приблизително размерът на скромна самостоятелна дейност, оживен пазарен щанд с онлайн продажби или консултантска практика на непълно работно време. Важното е, че става дума за нетен оборот (продажби без ДДС), а не за печалба и не за банкови депозити.
Три основни правила за прага:
- Две последователни години, а не еднократен скок. Една силна година над 300 000 DKK, последвана от слаба година, ви държи извън обхвата. Две години над прага ви включват, а оставате, докато не паднете под него за две последователни години.
- Под прага и двете години означава освободени — засега. Ако сте под прага, можете да водите по-опростено счетоводство, но следете тенденцията. Ако преминете прага през 2025 и 2026 г., задължението влиза в сила от 2027 г.
- Чуждестранни регистрирани по ДДС продавачи не са автоматично освободени. Според указанията задължението се отнася и за регистрирани по ДДС лица, които имат оборот в Дания над прага, дори без да са установени в страната. Ако продавате в Дания с датски ДДС номер и имате реален обем, приемете, че сте в обхвата, и се консултирайте с вашия съветник.
Ако не сте сигурни откъде да започнете, извадете данните за нетния оборот от 2024 и 2025 г. от справките си по ДДС и годишните обобщения — това решава въпроса дали сте задължени.
Какво всъщност означава „цифрово счетоводство“ в Дания
Това не означава просто „спрете да използвате хартия“. Съответстващата система трябва да притежава пет конкретни свойства, независимо дали сте я купили или сте я разработили сами.
1. Система, която отговаря на стандарта — регистрирана или еквивалентна
Най-лесният път е да използвате регистрирана цифрова счетоводна система от списъка на Датския орган по търговията. Регистрацията означава, че доставчикът е декларирал, че системата отговаря на приложенията към закона, и вие като потребител наследявате това съответствие за функциите на системата.
Разрешено е да използвате и нерегистрирана система, включително собствена разработка, но тогава вие носите тежестта да докажете, че тя отговаря на изискванията на наредбата. Системи, предлагани само за предприятия под 300 000 DKK, са изрично изключени от режима на регистрация — и доставчикът трябва ясно да ви каже това. Ако настоящият ви инструмент казва, че „не е обхванат“ от задължението за регистрация, това е предупредителен етикет, а не предимство: това не означава, че системата отговаря на изискванията, след като преминете прага.
2. Всяка операция се записва цифрово, с писмена процедура
Вашите продажби, покупки, плащания и корекции трябва да бъдат въведени в цифровата система, а вие трябва да поддържате кратка писмена процедура: коя система използвате, кой какво въвежда, кога и как документите преминават от входящата поща към счетоводния регистър и архива. Инспекторите изискват този документ рано при проверка. Едностранично описание е достатъчно и е много по-добро от разчитането на паметта ви.
3. Възможност за структурирано е-фактуриране чрез NemHandel и Peppol
Системата ви трябва да може да изпраща и получава структурирани електронни фактури и кредитни известия — в момента това означава поддръжка на датския национален формат OIOUBL и международния Peppol BIS 3.0, с преход към предстоящия NemHandel BIS 4. Трябва също да обработва стандартните отговори на фактури (съобщения за получаване, приемане или отхвърляне). Дания изисква структурирано е-фактуриране при сделки с държавния сектор от 2005 г.; новият Закон за счетоводството разширява това изискване към обикновените B2B сделки.
Важно е: това е изискване за възможност, а не за изпращане на всяка фактура по електронен път. Не е нужно да принуждавате всеки клиент да премине на XML утре. Но системата трябва да има работеща връзка. Изпращането на PDF като прикачен файл към имейл, колкото и добре да е именуван, не е структурирана е-фактура — а система, която не може да се свърже с NemHandel или Peppol, не отговаря на изискванията, дори ако PDF файловете ви са безупречни.
4. Защитено от промени съхранение за пет години, с реални резервни копия
Записаните операции и техните документи трябва да се съхраняват така, че да не могат да бъдат променяни, предатирани или изтривани, и да се пазят поне пет години от края на финансовата година, за която се отнасят. Системата трябва да има автоматични резервни копия на редовен цикъл — седмично е нормата според указанията — и те трябва да се съхраняват при сигурен хостер, обикновено в ЕС или ЕИП. Старото правило за съхранение само на сървъри в Дания отпадна, но „лаптоп и флашка“ никога не е било съответстващо и продължава да не е.
Цифровите документи се зачитат: снимка на касова бележка от телефона е приемлив документ само ако бъде въведена в системата незабавно, четливо и обвързана със съответната операция — а не ако стои в галерията на телефона ви до края на годината.
5. SAF-T експорт при поискване
Системата ви трябва да може да генерира SAF-T (Standard Audit File for Tax) експорт във формата на властите при поискване. Дания разработва своя профил SAF-T 2.0 за отчитане на транзакционно ниво и споделяне на данни. Няма да изпращате този файл рутинно, но когато данъчният орган го поиска, отговорът „системата ни не може да го генерира“ сам по себе си е нарушение.
Петте грешки, които водят малките предприятия до проблеми
Датските счетоводители съобщават за едни и същи модели на грешки при всяка нова вълна на задължението. Избягвайте тях и ще избегнете повечето рискове от санкции.
1. Да смятате, че електронната таблица плюс PDF файлове е „достатъчно цифрово“
Не е. Електронната таблица няма защита срещу промени, няма обвързване на документите, няма канал за е-фактуриране, няма SAF-T експорт и няма одитируем режим на архивиране. Продължаването с електронни таблици след преминаване на прага е най-често срещаното нарушение — и най-лесното за забелязване от инспектор.
2. Закупуване на чуждестранен инструмент, който никога не е бил част от датската система
Едно атрактивно приложение за фактуриране от друг пазар може да обработва ДДС безупречно и въпреки това да не отговаря на датските приложения към закона: няма връзка с NemHandel, няма поддръжка на OIOUBL или Peppol BIS, няма SAF-T профил, архивите са извън разрешения обхват. Преди да се ангажирате, проверете регистъра на Датския орган по търговията и задайте на доставчика три въпроса писмено: Регистрирани ли сте? Кои формати за е-фактуриране и отговори поддържате? Как генерирате датския SAF-T файл? Неясните отговори са сами по себе си отговор.
3. Забравяне на описанието на процедурата
Предприятията купуват правилния софтуер и пропускат едностраничната бележка за процедурата. После при проверка или банков преглед питат „как гарантирате пълнотата?“ и няма какво да покажат. Запишете името на системата, пътя на документите, кой какво одобрява, договореността за архивиране и къде се съхранява архивът. Актуализирайте това при смяна на инструментите.
4. Смесване на лични и бизнес пари без месечно приключване
Малките еднолични търговци често пускат бизнес разходи през лична сметка „временно“. При цифровото счетоводство този навик отравя следата на операциите: несвързани преводи, липсващи документи и декемврийски проект за реконструкция. Дайте на бизнеса собствена сметка, приключвайте месечно и прикрепяйте документите в движение. Десет минути седмично са по-добри от десет часа през януари.
5. Отнасяне към възможността за е-фактуриране като към незадължителна, защото клиентите все още приемат PDF
Законът изисква възможността да присъства и да работи, дори ако някои клиенти все още приемат PDF. Предприятията, които изключват модула NemHandel „за да е по-просто“, се провалят точно на това изискване. Дръжте канала регистриран под вашия CVR (Централен търговски регистър) номер и го тествайте с поне едно реално изпращане и получаване, преди да ви потрябва.
Вашият контролен списък за преминаване
Следвайте тези стъпки в ред. Повечето еднолични дружества се справят за един уикенд плюс седмица на паралелна работа.
Стъпка 1. Потвърдете, че сте в обхвата
Извадете нетния оборот за 2024 и 2025 г. Ако и двете надвишават 300 000 DKK, сте задължени от 1 януари 2026 г. Ако 2025 г. е втората ви година над прага, отбележете в календара началото на 2027 г. и преминете по-рано така или иначе — ранното съответствие е по-евтино от прибързана миграция през декември.
Стъпка 2. Изберете регистрирана система, подходяща за едноличен търговец
Направете кратък списък от две-три регистрирани системи, насочени към малки датски предприятия, а не към корпоративни ERP. Сравнете поддръжката на датски език, процеса за включване към NemHandel, покритието на банковите емисии за датски банки, приложенията за сканиране на документи, достъпа за счетоводител и цената при вашия обем фактури. Попитайте счетоводителя си кои две системи той реално предпочита да получава SAF-T файлове от — отговорът му ще спести пари и на двама ви.
Стъпка 3. Регистрирайте се за е-фактуриране под вашия CVR номер
Активирайте изпращането и получаването в системата и регистрирайте вашия CVR (Централен търговски регистър) номер в NemHandel — отворената датска мрежа за е-фактуриране. Изпратете тестова структурирана фактура до клиент, който е съгласен, или до счетоводителя си, получете една обратно и потвърдете, че съобщенията за отговор на фактурата се движат. Запазете екранни снимки в папката с процедурата като доказателство, че каналът работи.
Стъпка 4. Мигрирайте началните салда чисто
Замразете старите си счетоводни книги към 31 декември 2025 г. Пренесете началните салда за банкови сметки, вземания, задължения, ДДС и всякакви активи в новата система към 1 януари 2026 г. и ги съгласувайте със стария пробен баланс до стотинка. Импортирайте откритите салда на клиенти и доставчици с оригиналните дати на фактурите, така че отчитането на възрастта на вземанията и ДДС да остане коректно.
Стъпка 5. Цифровизирайте потока на документите
Насочете всеки документ за покупка към новата входяща поща от първия ден: имейлите от доставчици се препращат към счетоводната входяща поща, приложение за сканиране на хартиени бележки от телефона, никакви обувни кутии. Свържете всяка операция с нейния документ, преди да съгласувате банковата сметка. За покупки в брой снимайте бележката на място — избелялата термохартия става нечетима до март.
Стъпка 6. Напишете процедурата и настройте архива
Съставете едностраничната процедура, потвърдете настройката за петгодишно съхранение, проверете дали автоматичните резервни копия са включени и ограничете кой може да редактира затворени периоди. Заключвайте предходните месеци след приключване, така че нищо да не може да бъде предатирано. Ако водите паралелен plain-text счетоводен регистър за собствен анализ, шаблоните за импорт от /docs/ и таблата от /fava/ са удобни места да проверявате салдата, без да пипате заключените законови книги.
Стъпка 7. Репетирайте двете неща, които инспекторите изискват
Практикувайте да изготвяте SAF-T експорт и пълна следа от документи за един примерен месец. Ако някое от двете отнема повече от няколко минути, поправете настройката сега. Също така потвърдете къде живеят резервните копия и как бихте възстановили — „доставчикът се грижи за това“ е приемливо само ако можете да назовете местоположението и цикъла на архивиране на доставчика.
Как изглежда правоприлагането
Работата над прага без съответстваща система, или използването на система, която не може да се свърже с NemHandel или Peppol, е нарушение на закона, прилагано от Датския орган по търговията. Очаквайте разпореждания за отстраняване в срок, последвани от глоби при продължаващо несъответствие. Несъответстващи фактури могат да бъдат отхвърлени от системите на контрагентите, което превръща счетоводния проблем в проблем с паричния поток, когато плащането спре заради грешки във формата. Нищо от това не изисква драматична акция: обикновено излиза наяве при контрол по ДДС, банков преглед или спор, при който не можете да представите следата от документи.
Добрата новина е, че съответствието, след като е настроено, е предимно автоматично. Банковите емисии, структурираните фактури и заключените периоди вършат тежката работа, която ръчните електронни таблици никога не са можели.
Ами ако сте точно под прага?
Останете освободени, но действайте така, сякаш линията е по-близо, отколкото изглежда. Два практически хода си заслужават:
- Приемете регистрирана система по-рано. Цените за малкия бизнес са скромни, а миграцията на малък счетоводен регистър е значително по-лесна от миграцията на две години обратна информация след като преминете прага. Също така получавате готовност за е-фактуриране и SAF-T без допълнителни разходи.
- Проследявайте оборота месечно спрямо двугодишния тест. Проста плъзгаща се графика на нетния оборот за последните 24 месеца ви казва още през октомври дали януари носи ново задължение, вместо да го откривате по време на данъчния сезон.
Ако Дания е една от няколкото държави, с които работите, обърнете внимание на посоката: структурираното е-фактуриране и отчитането на транзакционно ниво се разпространяват в ЕС по времевата линия на инициативата ДДС в дигиталната ера (ViDA) към 2030 г. Навиците, които изградите за Дания — структурирани фактури, обвързани документи, експортируеми данни — се пренасят директно.
Опростете финансовото си управление
Привеждането на датските ви книги в съответстваща цифрова система е законовият минимум; поддържането им достатъчно ясни, за да управлявате реално бизнеса, е истинската печалба. Beancount.io предоставя plain-text счетоводство, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без зависимост от доставчик. Започнете безплатно и дръжте чист, версиониран огледален архив на финансите си редом със законовата си система.