Ограничени парични средства съгласно ASC 230: Практическо ръководство за разделяне на недостъпни средства и съгласуване на паричния поток

Банковото ви салдо показва 80 000 щ.д. Прогнозата ви за паричния поток показва 80 000 щ.д. Но само 55 000 щ.д. са налични за заплати, доставчици и наем, защото остатъкът е заложен на кредитор, държан за конкретно вземане или блокиран зад договор.

Тази разлика са ограничените парични средства. Те са реални пари, но не е задължително да са използваеми пари. Ако ги комбинирате с оперативни средства в счетоводството си, можете да надцените краткосрочната си ликвидност, да пропуснете условие за освобождаване и да затрудните обвързването на отчета за паричните потоци със счетоводния баланс.

Това ръководство обяснява как да идентифицирате ограничените парични средства, да ги записвате коректно, да съгласувате освобождаванията и да представяте общата сума съгласно ASC 230. Написано е за малки предприятия, които изготвят финансови отчети по US GAAP, но основните контролни практики са полезни за всяко предприятие, което държи пари настрана за определена цел.

Какво означават ограничени парични средства​

Ограничени парични средства са парични средства или парични еквиваленти, чието теглене или използване е ограничено от правно или договорно изискване. Ограничението може да произтича от договор за заем, съдебно разпореждане, застрахователна уговорка, договор с клиент, регулатор, дарител или друго трето лице.

Важният въпрос не е дали парите стоят в отделна банкова сметка. Важното е дали можете да ги използвате за обичайни операции, без да нарушите условие, да получите одобрение или да платите неустойка.

Често срещани примери включват:

• Резервна сметка, изисквана от кредитор като обезпечение за кредитна линия.
• Парични средства, държани в ескроу сметка, докато строителен проект достигне етап.
• Средства, заделени за конкретни застрахователни искове или задължение за самоосигуряване.
• Депозити на клиенти, които трябва да се държат отделно съгласно отраслово или държавно правило.
• Депозит за гаранция, който ще бъде върнат, ако договорът за наем или друг договор приключи без щети.
• Правно ограничено парично салдо, държано за погасяване на дълг или друга определена цел.

Вътрешното решение да спестявате за бъдеща покупка е различно. Ако прехвърлите пари от разплащателна сметка в спестовна сметка на предприятието, защото искате буфер за ново оборудване, тези пари обикновено остават достъпни за предприятието. Означаването на сметка като „резерв“ само по себе си не създава счетоводно ограничение.

Термините „ограничени парични средства“ и „ограничени парични еквиваленти“ нямат единно, изчерпателно определение в US GAAP. На практика вашата счетоводна политика трябва последователно да отчита характера на инструмента и тежестта на ограничението. Ограничение, което прави тегленето невъзможно без предизвестие, одобрение или неустойка, е по-значимо от управленско предпочитание средствата да останат недокоснати.

Ограничени парични средства срещу парични еквиваленти​

Започнете с основния актив, преди да разгледате ограничението. Паричните средства включват валута и разплащателни депозити. Паричен еквивалент обикновено е краткосрочна, високоликвидна инвестиция, която може да бъде превърната в известна сума парични средства и има незначителна експозиция към промени в стойността поради движения на лихвените проценти. Инвестиции с първоначален падеж от три месеца или по-малко обикновено отговарят на изискванията.

Тестът за падеж се основава на първоначалния падеж на инвестицията към момента на придобиването ѝ. Тригодишна държавна облигация не става паричен еквивалент само защото ѝ остават три месеца до падежа. Тримесечна държавна ценна книга, закупена в началото на срока си, може да отговаря на изискванията.

След това попитайте дали ограничението променя начина, по който можете да използвате актива. Ограничена сметка в паричен пазарен фонд може да бъде включена в съгласуването на паричния поток, ако иначе отговаря на характеристиките на паричен еквивалент. Дългосрочна инвестиция, заложена като обезпечение, не е автоматично паричен еквивалент само защото кредиторът я нарича резерв.

Това е преценка на счетоводната политика, а не упражнение по избор на етикет. Документирайте сметката, инструмента, ограничението, условията за освобождаване и заключението, до което сте стигнали. Преразгледайте заключението, ако договорът се промени.

Как ASC 230 променя представянето на паричния поток​

ASC 230 изисква отчетът за паричните потоци да обяснява промяната през периода в общата сума на паричните средства, паричните еквиваленти и сумите, обикновено описани като ограничени парични средства или ограничени парични еквиваленти. Това означава, че началните и крайните суми в отчета може да включват ограничени суми, дори когато те са представени отделно в счетоводния баланс.

Това правило решава често срещан проблем. Да предположим, че предприятието ви започва годината с:

През годината оперативната, инвестиционната и финансовата дейност увеличават общата сума с 7 000 щ.д. Отчетът за паричните потоци трябва да съгласува от 60 000 щ.д. до 67 000 щ.д., а не от 42 000 щ.д. до 49 000 щ.д. Крайните 67 000 щ.д. могат да бъдат обвързани със съответните сметки от счетоводния баланс, например 47 000 щ.д. неограничени парични средства и 20 000 щ.д. ограничени парични средства.

Трансферът на 5 000 щ.д. от неограничена разплащателна сметка в ограничената сметка сам по себе си не е оперативен, инвестиционен или финансов паричен поток. Той променя местоположението или достъпността на паричните средства, но не представлява външен източник или използване на парични средства за предприятието. Освобождаването на ограничени парични средства обратно към общите операции също е трансфер между категории парични средства. Последващото плащане след освобождаването — като плащане по иск или погасяване на дълг — се класифицира въз основа на естеството си.

Когато повече от един ред от счетоводния баланс съдържа парични средства, парични еквиваленти или ограничени парични средства, оповестете редовете и сумите, които съставят крайната сума, показана в отчета за паричните потоци. Оповестяването може да бъде разказвателно или таблично. Трябва също да обясните естеството на ограниченията.

Чист сметкоплан за ограничени средства​

Дръжте ограничените средства видими, без да създавате излишна сложност. Малко предприятие може да използва сметки като:

Активи:Парични средства:Оперативни
Активи:Парични средства:Ограничени:КредитенРезерв
Активи:Парични средства:Ограничени:Ескроу
Активи:Парични средства:Ограничени:КлиентскиДепозити
Активи:Парични средства:Ограничени:ЗастрахователниИскове

Точните имена на сметките не са толкова важни, колкото последователното разделение. Използвайте отделна счетоводна сметка за всяко ограничение, когато условията за освобождаване, собственикът или третирането за отчитане се различават. Не записвайте всяко ограничено салдо в една обща сметка „други парични средства“, ако това прави невъзможно да се отговори защо парите са ограничени.

Свържете всяка сметка за ограничени парични средства с кратка бележка към сметката или поддържащ график, съдържащ:

• Банковата сметка или попечителя.
• Правния или договорен източник на ограничението.
• Сумата, подлежаща на ограничение.
• Разрешените употреби.
• Датата на освобождаване или събитието за освобождаване, ако е известно.
• Лицето, отговорно за прегледа на съответствието.
• Свързаното задължение, ако парите се държат за някой друг или за конкретно задължение.

Ако салдото се държи за клиент, не предполагайте, че то е ваш приход или свободно достъпен актив. Може да имате както паричен актив, така и съответстващо задължение, в зависимост от договореността. Прегледайте договора и приложимите насоки за приходите или попечителските средства отделно от ASC 230.

Ежемесечното съгласуване на ограничените парични средства​

Съгласуването на ограничените парични средства трябва да свърже четири неща: банковото извлечение, главната книга, графика за ограниченията и основния договор.

1. Съгласувайте всяка банкова сметка с нейното извлечение​

Сравнете крайното салдо от извлечението с салдото в главната книга. Идентифицирайте преводи в транзит, неизплатени чекове, банкови такси, лихви, трансфери и грешки. Завършете обичайното банково съгласуване, преди да решите дали ограниченото салдо е правилно.

Ежемесечното съгласуване е важно, дори когато сметката се предполага да е неактивна. Лихви, банкови такси, автоматични трансфери и освобождаване могат да променят салдото, без собственикът да инициира ръчна транзакция.

2. Потвърдете правното салдо, подлежащо на ограничение​

Прочетете най-новото извлечение от кредитора, ескроу отчета, графика за искове или уведомлението по договора. Изискваният резерв може да се различава от банковото салдо. Кредитор може да освободи излишно обезпечение, да изиска допълнителен депозит или да промени изискваната сума след изчисление на базата за заемане.

Запишете доказателството и неговата дата. „Ограничено по договор“ не е достатъчно, за да може проверяващият да възпроизведе заключението.

3. Проследете увеличенията, освобождаванията и разрешените плащания​

За всяко движение идентифицирайте дали е:

• Трансфер от неограничени парични средства в ограничената сметка.
• Лихва или друг доход, спечелен от сметката.
• Разрешено плащане, направено от ограничени средства.
• Освобождаване обратно към оперативни парични средства.
• Банкова такса или корекция.

Приложете одобрение или договорно доказателство към освобождаванията. Освобождаване не трябва да се третира като свободна ликвидност, докато условието действително не е изпълнено.

4. Обвържете графика с главната книга​

Общата сума на графика трябва да е равна на сумата от счетоводните сметки за ограничени парични средства след всички съгласуващи записи. Разследвайте отрицателни салда, необясними нетни трансфери, остарели съгласуващи позиции и плащания, записани директно в разходи, без да преминават през ограничената сметка.

5. Преглеждайте достъпността отделно от общите парични средства​

Вашето табло за паричните средства трябва да показва поне две числа:

1. Общо парични средства, парични еквиваленти и ограничени парични средства.
2. Парични средства, налични за обичайни операции.

Това разграничение е от съществено значение за изчисляването на оперативния резерв. Предприятие със 100 000 щ.д. комбинирани парични средства, но 35 000 щ.д. блокирани за спазване на дългово условие, разполага с 65 000 щ.д. за обичайни разходи, преди да се вземат предвид предстоящите задължения. Отчитането само на по-голямото число може да забави финансово решение или да направи платежния план да изглежда по-сигурен, отколкото е.

Работен пример: резерв на кредитор и освобождаване​

Представете си малък производител, който заема 250 000 щ.д. Договорът му изисква паричен резерв от 30 000 щ.д., докато салдото по заема падне под определен праг. Предприятието прехвърля 30 000 щ.д. от оперативната разплащателна сметка в отделна резервна сметка.

Записът за трансфера е:

Активи:Парични средства:Ограничени:КредитенРезерв       30 000
    Активи:Парични средства:Оперативни                         30 000

Общият активен баланс не се променя. Наличните оперативни парични средства се променят.

В края на годината банковите извлечения показват 92 000 щ.д. в оперативни парични средства и 30 400 щ.д. в резервната сметка, включително 400 щ.д. лихва. Счетоводният баланс може да представи 92 000 щ.д. като парични средства и 30 400 щ.д. като ограничени парични средства, с обяснение на изискването на кредитора.

Съгласно ASC 230 крайната обща сума на паричните средства, използвана в съгласуването на отчета за паричните потоци, е 122 400 щ.д. Тя не е само 92 000 щ.д., показани в оперативната сметка. Отчетът или бележките трябва да позволят на читателя да обвърже тази сума с редовете от счетоводния баланс.

Когато условието по заема е изпълнено, кредиторът освобождава 30 400 щ.д. Запишете движението в оперативни парични средства като трансфер, след което класифицирайте евентуалното използване на парите — като плащане на главница — съгласно приложимите правила за паричния поток. Не записвайте освобождаването като приход. То е промяна в достъпността и местоположението на съществуващ актив.

Контроли, които работят за малък екип​

Големите финансови отдели могат да разделят лицето, което получава парични средства, записва ги, одобрява плащания и извършва съгласуването. Двучленно предприятие не винаги може да създаде перфектно разделение, но все пак може да създаде следа за преглед.

Използвайте прост дизайн на контрола:

• Лицето, което инициира трансфер, прилага договора или одобрението.
• Второ лице преглежда банковото съгласуване и графика за ограничените парични средства всеки месец.
• Собственикът преглежда освобождаванията и плащанията от ограничени средства.
• Достъпът до банката е ограничен до хората, които се нуждаят от него.
• Контролният списък за месечното приключване записва проверяващия, датата и неразрешените позиции.
• Остарелите съгласуващи позиции получават изрична дата за разрешаване или ескалация.

Ако само един човек води счетоводството, използвайте външен счетоводител, член на борда или друг независим проверяващ за периодична проверка. Целта не е документация заради самата нея. Целта е да се гарантира, че лицето, което може да движи парите, не е единственото, което решава дали движението е било разрешено и правилно записано.

Често срещани грешки, които да избягвате​

Наричане на всяка спестовна сметка ограничена​

Спестовна сметка за данъци или бъдеща покупка на оборудване може да бъде вътрешно заделена, но все пак достъпна за предприятието. Разграничете управленския бюджет от правно или договорно ограничение.

Показване на ограничени парични средства като оперативна ликвидност​

Банковото приложение може да показва едно комбинирано салдо, но паричната прогноза трябва да извади сумите, които не могат да се използват за обичайни задължения. Добавете датата или условието за освобождаване към прогнозата, вместо да предполагате, че са незабавно достъпни.

Записване на трансфери като приход или разход​

Преместването на пари между собствените ви сметки не е приход, а освобождаването не е приход. Запишете трансфера между активни сметки. Класифицирайте по-късното плащане въз основа на това какво действително прави плащането.

Забравяне на лихви и такси​

Ограничено не означава неактивно. Лихвите могат да увеличат салдото, а таксите могат да го намалят. Съгласувайте дейността по сметката всеки месец.

Смесване на клиентски средства с бизнес средства​

Пари, събрани за някой друг, могат да създадат задължение и да изискват специално третиране. Сама по себе си отделна банкова сметка не отговаря на въпроса за признаването. Прегледайте договора и приложимите отраслови правила.

Третиране на ASC 230 като данъчно правило​

ASC 230 урежда представянето на финансовите отчети по US GAAP. Вашите данъчни книги, записи на касова основа, пакет за отчитане пред кредитора и управленско табло може да имат различни цели. Поддържайте основните транзакции последователни, но документирайте коя отчетна база използва всеки отчет.

Практически контролен списък за приключване​

Преди да приключите месеца или годината, попитайте:

• Имаме ли актуален договор или друго доказателство за всяко ограничение?
• Съгласува ли се всяка ограничена сметка с нейното банково извлечение?
• Имат ли освобождаванията и разрешените плащания одобрително доказателство?
• Записани ли са лихвите или банковата дейност?
• Може ли графиката за ограничените парични средства да бъде обвързана с главната книга?
• Изключва ли нашият отчет за ликвидността недостъпните пари?
• Започва ли и завършва ли отчетът за паричните потоци с комбинираната сума на паричните средства и ограничените парични средства?
• Могат ли редовете от счетоводния баланс да бъдат съгласувани с тази сума?
• Обяснили ли сме естеството на всяко съществено ограничение?

Ако отговорите са да, проверяващият може да проследи парите от договора до банковото извлечение, от банковото извлечение до главната книга и от главната книга до финансовите отчети.

Опростете финансовото си управление​

Ограничените средства са най-лесни за управление, когато всеки трансфер, освобождаване и задължение има видимо място в книгите ви. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, подлежи на контрол на версиите и е готово за ИИ, така че можете да поддържате финансовата история одитируема, без да я заключвате в черна кутия. Разгледайте документацията или вижте как таблата на Fava могат да ви помогнат да преглеждате паричните средства и дейността по сметките.