Вашият доставчик може да получи пари днес, докато вашият бизнес все още дължи пълната фактура седмици по-късно. Тази договореност може да направи доставчика по-доволен, да запази договорените условия на плащане и да подобри краткосрочната ликвидност—но може също така да направи отчета за задълженията ви непълен, ако не я проследявате отделно.
Програмите за финансиране на доставчици, често наричани обратен факторинг или финансиране на задължения, се намират на пресечната точка на снабдяването, съкровищницата, задълженията към доставчици и финансовото отчитане. Фактурата все още е ваше задължение. Доставчикът може просто да избере да получи ранно плащане от банка или друг финансов доставчик, докато вие плащате на този доставчик на първоначалната дата на падежа.
Практическото предизвикателство не е само записването на фактурата. То е доказването кои фактури са потвърдени, кой има право на плащане, къде е представено салдото и как програмата променя вашите парични ангажименти във времето.
Какво всъщност променя обратният факторинг
Започнете с нормална покупка. Получавате инвентар или услуги, одобрявате фактурата на доставчика и записвате салдо по задълженията към доставчици. Ако фактурата има 60-дневни условия, доставчикът очаква плащане след 60 дни.
При програма за финансиране на доставчици последователността обикновено изглежда така:
- Вие и доставчикът се споразумявате за търговските условия, включително цената и датата на падежа.
- Потвърждавате фактурата като валидна на платформа, управлявана от или свързана с финансов доставчик.
- Доставчикът може да поиска от финансовия доставчик да плати по-рано, обикновено с отстъпка.
- Вие плащате на финансовия доставчик посочената сума на първоначалната дата на падежа.
Участието на доставчика обикновено е доброволно. То не променя непременно сумата или датата, която дължите. Това разграничение е важно: договореността може да помогне на доставчика да управлява парите си, без да превръща всяка потвърдена фактура в нов заем във вашия баланс.
Договореността е различна от обикновения факторинг на вземания. При факторинга на вземания продавачът продава собствените си фактури на клиенти, за да получи пари. При обратния факторинг потвърденото задължение на купувача е основното задължение, а на доставчика се предлага ранно плащане от трета страна.
Тя също е различна от простото договаряне на по-дълги срокове на плащане. По-дългият срок променя търговското задължение между вас и доставчика. Програма за финансиране на доставчици може да остави това задължение непроменено, като същевременно променя кой получава плащане първи.
Защо счетоводството може да изглежда измамно обикновено
Записът на фактурата често остава познат:
Dr. Инвентар или разход 10,000
Cr. Задължения към доставчици 10,000Когато потвърдите фактурата, не записвате автоматично втори разход или отделен заем. Ако програмата не променя същността на задължението, задължението може да остане в задълженията към доставчици, а окончателното уреждане може да остане оперативен паричен поток.
Това не означава, че програмата е маловажна. Ред в баланса, наречен задължения към доставчици, може да съдържа задължения с различни практически характеристики:
- фактури, платими директно на доставчици;
- потвърдени фактури, които банка вече е платила на доставчици;
- фактури, които все още очакват решението на доставчика за ранно плащане; и
- други търговски или начислени задължения.
Ако тези групи са смесени без идентификатор на програмата, вашата възрастова справка, парична прогноза и работата по оповестяването в края на годината стават много по-трудни. Счетоводният извод зависи от фактите и обстоятелствата на договореността, така че не решавайте представянето само от името, използвано от доставчик на софтуер.
Изходното ниво за оповестяване по US GAAP
Актуализацията на счетоводните стандарти на FASB 2022-04 добави подтема за оповестяване на програми за финансиране на доставчици в ASC 405. Тя се прилага за предприятия, които използват квалифицирана програма за финансиране на доставчици във връзка с покупката на стоки или услуги.
Квалифицираната договореност обикновено има три характеристики:
- купувачът сключва споразумение с финансов доставчик или посредник;
- купувачът потвърждава фактурите на доставчиците като валидни пред този доставчик или посредник; и
- доставчикът може да поиска ранно плащане от лице, различно от купувача, за тези потвърдени фактури.
Насоката е фокусирана върху оповестяването. Тя сама по себе си не променя признаването, оценяването или представянето на задължението във финансовите отчети. Целта е да се даде на ползвателите на финансовите отчети достатъчно информация, за да разберат естеството на програмата, дейността, промените от период до период и потенциалния ѝ мащаб.
За годишното отчитане основният пакет за оповестяване включва следното.
Ключови условия
Опишете условията на плащане, включително кога плащането е дължимо и как се определя моментът. Също така оповестете активите, заложени като обезпечение, или други гаранции, предоставени за поето задължение за плащане към финансовия доставчик или посредник.
В зависимост от вашата договореност, полезна информация може да включва дали участието на доставчика е доброволно, дали купувачът плаща такси за платформата или услугите, дали доставчикът плаща отстъпката, правата на прекратяване и дали условията на плащане се различават между участниците в програмата.
Потвърдена неизплатена сума
Отчетете неизплатената сума в края на периода за задължения, които сте потвърдили като валидни по програмата и които остават неплатени от вас. Обяснете къде тези задължения се появяват в баланса. Ако са разпределени в повече от един ред на баланса, оповестете сумата във всеки ред.
Не замествайте одобрения лимит на доставчика, допустимото салдо на доставчика или сумата, която доставчиците са избрали да финансират, с потвърдената неизплатена сума. Това са различни групи и могат да доведат до подвеждащ резултат.
Годишен преход
Покажете най-малко:
- потвърдени задължения в началото на периода;
- задължения, добавени или потвърдени през периода;
- задължения, уредени през периода; и
- потвърдени задължения в края на периода.
Основната аритметика трябва да работи:
Начални потвърдени задължения
+ Потвърдени фактури
- Уредени потвърдени фактури
+ Други съгласуващи позиции, ако е приложимо
= Крайни потвърдени задълженияПри междинното отчитане изискваната сума е по-тясна: оповестете потвърдените неизплатени задължения в края на междинния период. Стабилен процес на приключване все пак актуализира пълния преход месечно, така че тримесечната сума да е проследима.
Годишните изисквания се прилагат за финансови години, започващи след 15 декември 2022 г., докато изискването за преход се прилага за финансови години, започващи след 15 декември 2023 г. До 2026 г. предприятие с квалифицирана програма трябва да третира информацията като повтарящ се процес на отчитане, а не като еднократен проект за приемане.
Дизайн на счетоводството, който запазва следата непокътната
Не е нужно да заменяте системата си за задължения към доставчици, за да получите полезен контрол. Имате нужда от последователен модел на данните. Добавете идентификатор на програмата към записа на фактурата и запазете промените в състоянието, които имат значение.
Като минимум проследявайте:
| Поле | Защо е важно |
|---|---|
| Доставчик и ID на фактурата | Предотвратява дублирани потвърждения и подпомага запитванията от доставчици |
| Първоначална дата на фактурата и дата на падежа | Разделя търговските условия от момента на ранното плащане |
| Дата на потвърждение като валидна | Подпомага прехода и тестовете за границата на периода |
| Идентификатор на програмата или доставчика | Позволява разпределение, когато програмите имат различни условия |
| Първоначална сума и валута | Свързва потвърждението с изходната фактура |
| Статус на ранно плащане от доставчика | Показва дали доставчикът действително е използвал опцията |
| Дата на уреждане и получател | Доказва кога задължението е платено и на кого |
| Класификация в баланса | Подпомага бележката към финансовия отчет |
Свържете фактурата на доставчика, доказателството за одобрение, записа за потвърждение и разплащателното преводно нареждане със стабилен ключ на фактурата. Екранна снимка на салдо от портал не е заместител на съвкупност в края на периода, която може да бъде съгласувана с главната книга.
Използвайте отделни отчетни изгледи, дори ако счетоводната сметка е споделена
Може да е уместно да държите квалифицираните задължения в задълженията към доставчици. Дори тогава създайте отделно отчетно измерение, опашка в помощната книга или меморандумна справка за задълженията по финансиране на доставчици. Това ви позволява да отговорите на четири въпроса, без да реконструирате годината от имейли:
- Какво потвърдихме?
- Какво беше все още неплатено на отчетната дата?
- Какво уредихме през периода?
- Къде се появи всяка сума във финансовите отчети?
Нормалната възрастова справка за задължения трябва да показва първоначалната дата на падежа. Отделен изглед за финансиране на доставчици може да покаже доставчика, статуса на потвърждение и статуса на уреждане. Смесването на двете дати може да направи дните на неизплатени задължения да изглеждат по-добри или по-лоши по причини, които не са оперативни.
Съгласувайте прехода месечно
При всяко приключване съгласувайте справката с три независими източника:
- главната книга или помощната книга за задължения към доставчици;
- доклада за потвърждение или уреждане от финансовия доставчик; и
- банковото извлечение или файла за плащания за уредени задължения.
Разследвайте фактури, потвърдени в доклада на доставчика, но липсващи в главната книга, фактури в главната книга, отбелязани като платени преди датата на уреждане, отхвърлени фактури, които остават в потвърдената група, и разлики в чуждестранна валута. Документирайте дали всяка разлика е от времеви характер, анулиране, дублирани данни, валутен превод или истинска счетоводна грешка.
Въпросът за паричния поток: оперативен или финансов?
Фактът, че трета страна плаща на доставчик по-рано, сам по себе си не решава как трябва да бъде представен вашият паричен поток. Анализирайте същността на вашето задължение и условията на договореността. Програма, която оставя сумата на фактурата и първоначалната дата на падежа непроменени, може да продължи да се отразява със задълженията към доставчици и оперативните парични потоци. Различна договореност може да има финансови характеристики, които изискват различен анализ.
Ето защо паричната прогноза не трябва да разчита само на датата на плащане от банката. Поддържайте поне два изгледа:
- договореното парично изискване по първоначална дата на падежа; и
- текущия работен процес на уреждане, включително всякакви крайни срокове на доставчика, спорове и инструкции за плащане.
Например, предприятие може да види 400 000 лв. потвърдени задължения в края на месеца, но само 250 000 лв. може да са планирани за плащане през следващите 30 дни. Останалите 150 000 лв. не са свободни пари. Те все още са задължение и прогнозата трябва да покаже кога стават дължими според договорените условия.
Често срещани грешки, които да откриете преди края на годината
Отчитане на допустимостта вместо на потвърдените задължения
Доставчикът може да покаже всяка фактура като допустима за програма, докато стандартът изисква задължения, потвърдени като валидни. Определете групата точно и запазете параметрите на доклада, използвани при приключването.
Третиране на ранното плащане на доставчика като ваше плащане
Получаването на пари от доставчика от финансов доставчик не означава непременно, че вашето задължение е уредено. Вашите записи трябва да следват договорното задължение и механизмите за уреждане на програмата.
Скриване на дейността по програмата в общ експорт на задължения
Ако измерението на програмата се загуби при осчетоводяването на фактурите, годишният преход се превръща в ръчно упражнение. Изисквайте идентификатора при одобрението на фактурата и предотвратявайте редакции след потвърждение без одитен журнал.
Предполагане, че всяка програма има идентични условия
Двама доставчици може да имат различни срокове на плащане, гаранции, такси, права на прекратяване или третиране на спорове. Агрегирайте само когато комбинираното оповестяване не би скрило полезна информация.
Съгласуване само на отчетната дата
Моментна снимка в края на годината не може да обясни дейността през годината. Месечните съгласувания от начало до край произвеждат защитим преход и разкриват необичаен растеж, преди той да се превърне в изненада за ликвидността.
Измерване на ликвидността само чрез коефициента на текуща ликвидност
Финансирането на доставчици може да остави коефициента на текуща ликвидност непроменен, докато променя концентрацията и времето на плащанията. Преглеждайте потвърдените задължения заедно с неограничените парични средства, неизползваните кредитни линии, концентрацията на доставчиците и сумата, дължима във всеки бъдещ времеви интервал.
Практичен контролен списък за края на месеца
Използвайте този кратък контролен списък за всяка програма:
- Изтеглете доклада за потвърдени задължения от доставчика и запазете датата на доклада.
- Съпоставете ID на фактурите, сумите, валутите и първоначалните дати на падежа с помощната книга за задължения.
- Премахнете анулирани, отхвърлени, дублирани или спорни фактури според документирани правила.
- Потвърдете кои задължения са уредени и съпоставете файловете за уреждане с банковата дейност.
- Преточете началните задължения до крайното потвърдено салдо.
- Прегледайте всяка промяна в условията на плащане, таксите, гаранциите, заложените активи или споразуменията с доставчика.
- Актуализирайте паричната прогноза, като използвате договорените дати на падежа и текущия статус на плащане.
- Дайте на контролера или външния счетоводител ясен меморандум за класификацията в баланса и паричния поток.
Този процес също подобрява обикновеното счетоводство. Когато всяка фактура има изходен документ, състояние на одобрение, статус на плащане и стабилен идентификатор, можете бързо да разследвате въпрос на доставчик, да прогнозирате пари с по-малко предположения и да изготвяте финансови отчети, без да разчитате на паметта на служител.
Опростете вашето финансово управление
Финансирането на доставчици е по-лесно за управление, когато вашите записи запазват пълния път от фактура до потвърждение до уреждане. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, с версии и готово за AI, така че вашата финансова история остава прегледаема, докато работните процеси за плащане растат. Разгледайте документацията или Fava таблата, за да изградите по-ясен изглед на задълженията и паричните ангажименти.