Поправката за „взаимен избор“: какво би означавало предложената трета категория работници за счетоводството ви на свободна практика

Наели сте дизайнер на свободна практика, който работи 30 часа седмично, предимно за вас, във вашия Slack, използвайки вашите шаблони във Figma. Плащате му на час и в момента той няма други клиенти. Самостоятелен изпълнител ли е или служител?

Ако отговорите „зависи“, не се измъквате — вие описвате точно мъглата, която тегне над всеки малък бизнес, наемащ хора на свободна практика, от 2021 г. насам. В момента федералното право прилага най-малко три различни теста за едно и също лице: IRS гледа на поведенческия и финансов контрол, Министерството на труда прилага шестфакторен тест за икономическа реалност съгласно Закона за справедливи трудови стандарти, а Националният закон за трудовите отношения използва собствен общоправен тест. Ако отговорите правилно на единия и грешно на другия, пак дължите просрочени осигуровки, извънреден труд и обезщетения — или ви грози иск за неправилна класификация, който може да изиска обратно години наред плащани данъци върху заплати, плюс санкции.

Законопроект, внесен през март 2026 г., ще се опита да сложи край на това раздвоение с груба поправка: един ясен тест в основните федерални трудови и данъчни закони и — по-поразително — изцяло нова трета категория, която позволява на бизнеса и работника съвместно да изберат как да класифицират взаимоотношението, когато нито една от двете категории не пасва точно. Ако не успеят да се споразумеят, работникът по подразбиране се счита за самостоятелно зает.

Това все още не е закон. Но ако плащате на някого по формуляр 1099, трябва да разберете какво би се променило, какво не би се променило и какво да правите със счетоводството си, докато Конгресът дебатира.

Защо класификацията на работниците в момента изглежда невъзможна​

Три теста, един работник, три възможни отговора​

Ето защо малкият бизнес продължава да затъва:

Общоправният тест на IRS разглежда три категории — поведенчески контрол (казвате ли на работника кога, къде и как да работи?), финансов контрол (има ли той невъзстановени разходи, възможност за печалба или загуба или инвестиция в инструменти?) и вида на взаимоотношението (има ли писмен договор, обезщетения или постоянство?). Нито един фактор не е решаващ; това е преценка въз основа на фактите и обстоятелствата.

Тестът на DOL от 2024 г. по FLSA прилага шест фактора с еднаква тежест при стандарта за „съвкупност от обстоятелствата“: възможност за печалба или загуба, инвестиция, постоянство на взаимоотношението, степен на контрол, дали работата е неразделна част от бизнеса, както и умения и инициативност. Ако работникът икономически зависи от вас за работа от гледна точка на икономическата реалност, той е служител.

Предложената замяна на DOL от 2026 г. би се върнала към модел с два основни фактора — поставяйки по-голям акцент върху контрола и възможността за печалба или загуба, подобно на правилото от 2021 г. — и би разширила този анализ и към Закона за отпуск по семейни и медицински причини и Закона за закрила на сезонните и мигриращи селскостопански работници. Това предложение имаше период за коментари до 28 април 2026 г., а окончателно правило все още не е издадено.

NLRA и щатските тестове добавят още слоеве. Някои щати използват ABC теста, който предполага наличие на трудово правоотношение, освен ако не докажете, че работникът е свободен от контрол, извършва работа извън обичайния ви бизнес и е независимо установен. Други използват варианти на общоправния или икономическия тест за реалност. Един работник може едновременно да бъде изпълнител за целите на IRS и служител по закона на вашия щат за осигуряване срещу безработица.

Практическият резултат: малкият бизнес или класифицира всички като служители и поема ненужни данъци върху заплати и разходи за обезщетения, или ги класифицира неправилно и рискува никой орган никога да не го провери. Търговските асоциации свидетелстваха с години, че самата тази несигурност е данък върху наемането — бизнесът просто избягваше да ангажира изпълнители, вместо да рискува да сгреши отговора.

Какво струва да сгрешите днес​

Залозите не са абстрактни:

• Просрочени осигуровки. Ако IRS прекласифицира изпълнител като служител и вие нямате разумно основание за първоначалната класификация, можете да носите отговорност за частта на работодателя от социалното осигуряване и Medicare, които е трябвало да бъдат удържани, плюс частта на служителя, ако не можете да я възстановите, заедно с федералния данък върху безработицата. Лихвите се натрупват от първоначалните падежи.
• Облекчението по раздел 530 е тясно. IRS предлага облекчение съгласно раздел 530 от Закона за приходите от 1978 г. — без просрочени осигуровки, ако сте имали разумно основание (включително предишен одит, съдебен прецедент, отраслова практика или съвет от IRS) и последователно сте отчитали работника по формуляри 1099. Много фирми не изпълняват условието за последователност или не могат да документират разумно основание.
• Отговорност за извънреден труд и минимална заплата по DOL. Съгласно FLSA прекласифициран служител може да претендира до две години неплатен извънреден труд (три, ако нарушението е умишлено), плюс обезщетение, което може да удвои сумата.
• Щатски добавки. Щатските трудови инспекции, агенциите за осигуряване срещу безработица и комисиите за обезщетения при трудова злополука провеждат свои собствени одити. Санкциите и корекциите на премиите често надхвърлят федералната експозиция.
• Програми за доброволна корекция. Програмата на IRS за доброволно уреждане на класификацията (VCSP) ви позволява да прекласифицирате работници занапред срещу 10% от осигуровките, които биха били дължими върху предходногодишното възнаграждение (при намалени ставки), без лихви или санкции и без одит на предходни години — но трябва да се съгласите да третирате работниците като служители занапред. Това е врата в една посока.

За счетоводството неправилната класификация означава, че всяка свързана записа е грешна: това, което сте осчетоводили като разход за изпълнител, е трябвало да бъде заплати, разходи за осигуровки, разходи за обезщетения и задължения за удръжки. Поправянето на това със задна дата означава преизчисляване на предходни периоди, подаване на коригирани формуляри 941 и 940, издаване на коригирани W-2 и съгласуване на бъркотията с щатските агенции.

Какво всъщност би направил Законът за работниците на 21-ви век​

Сенатор Майк Лий внесе S. 2159, Закона за работниците на 21-ви век, на 5 март 2026 г., с подкрепата на Съвета за малък бизнес и предприемачество, Heritage Action и Конкурентния институт за предприемачество. Заявената цел е да замени настоящата мозайка с единна, законово определена рамка.

Единен ясен тест в цялото федерално право​

Вместо отделни многодакторни балансиращи тестове, които се различават по закон, законопроектът би вписал един набор от фактори във федералното трудово и данъчно право за определяне дали даден работник е служител или самостоятелно зает. Законопроектът го описва като очертаващ „най-често срещаните фактори“ за всяка класификация — по същество кодифицирайки факторите, за които съдилищата и агенциите вече спорят, но им придавайки законова тежест и яснота, вместо да ги оставя на агенционно нормотворчество, което се обръща с всяка администрация.

Политическият аргумент е ясен: DOL пренаписа своя тест за самостоятелно заетите през 2021 г., 2024 г. и предложи ново пренаписване през 2026 г. Всяко обръщане отнема година или повече нормотворчество и след това среща съдебни спорове. Статутът, за разлика от наредбата, не се променя при смяна на властта в Белия дом.

Законопроектът също така поръчва проучване на Службата за правителствена отчетност, за да се установи как хармонизирането на други федерални закони с този нов тест би се отразило на работниците и платеците — стъпка към по-широко сближаване, без да се опитва да пренапише всеки закон наведнъж.

Новаторската част: трета категория „взаимен избор“​

Това е разпоредбата, която най-пряко би засегнала ежедневните ви решения. Когато даден работник не отговаря точно на определението нито за служител, нито за самостоятелно зает, законопроектът би създал трети статут — понякога наричан „доставчик на услуги с избор на класификация“ — при който работникът и бизнесът съвместно избират класификацията:

• Писмен избор в началото на взаимоотношението. Работникът прави избора писмено при сключване на икономическата връзка, като ясно посочва дали избира да бъде третиран като самостоятелно зает или като служител за конкретния ангажимент.
• Ако страните не са съгласни, по подразбиране е статут на изпълнител. Законопроектът предвижда, че ако бизнесът и работникът не могат да се споразумеят, работникът по подразбиране се класифицира като самостоятелно зает. Това подразбиране е най-оспорваната политически част от предложението и най-вероятно ще бъде изменено, ако законопроектът напредне.
• Изборът важи за това взаимоотношение. Изборът би определил удръжките за осигуровки, правото на обезщетения и трудовоправната закрила за конкретния ангажимент, без да създава единен национален постоянен етикет за работника при всички клиенти.

Мислете за това като за опит да позволите на опитни freelance специалисти — консултантът, който наистина иска независимост, разработчикът, който иска да управлява собствен бизнес — положително да изберат този статут, дори когато ежедневната им работа изглежда донякъде като на служител, без да принуждава всеки бизнес да води съдебни спорове кой многодакторен тест се прилага.

Какво законопроектът не би направил​

Дори и в сегашния си вид предложението оставя важни граници:

• Той не дерогира щатското право. Щатите, които използват ABC теста за осигуряване срещу безработица, обезщетения при трудова злополука или за заплати и работно време, биха продължили да прилагат своите тестове. Взаимен избор, който е валиден за федерални цели, може да бъде отхвърлен от вашия щат. Все пак ще трябва да удовлетворите най-строгия тест, който се прилага за конкретното задължение — федерално или щатско.
• Той не премахва воденето на документация или основните фактори. Все пак ще трябва да документирате фактическото основание за класификацията. Изборът помага в сивата зона, когато фактите са двусмислени; не е празен чек да етикетирате служители като изпълнители, като ги накарате да подпишат формуляр. Съдилищата и агенциите отдавна поддържат, че етикетът в договора не е решаващ — икономическата реалност трябва да го подкрепя.
• Той не действа със задна дата за предходни периоди. Както повечето данъчни закони, изборът на класификация би се прилагал занапред. Той не би „изчистил“ със задна дата предишни неправилни класификации за отворени години на одит.

Как това би променило счетоводството ви — ако стане закон​

Да планирате счетоводството си около законопроект, който не е приет, би било прибързано. Да планирате счетоводството си така, че да сте готови независимо дали ще бъде приет, е просто добра хигиена. Ето как да мислите за всеки сценарий.

Ако продължите да третирате работници като самостоятелно заети днес​

Пазете досието, което доказва, че имате право да го правите. Независимо дали се прилага настоящият тест или бъдеща ясна версия, фактите, които документирате, са това, което одиторът ще проверява. За всеки изпълнител съхранявайте:

• Подписано писмено споразумение, посочващо обхвата, резултатите, графика, ставката и контрола на изпълнителя върху начина на изпълнение на работата.
• Доказателство за независимия бизнес на изпълнителя: учредяване на фирма, отделна бизнес банкова сметка, застраховка, маркетинг или други клиенти (заличени, ако са чувствителни).
• Фактури от изпълнителя — не вътрешни графици — и доказателство, че той определя или договаря ставката си.
• Вашият формуляр W-9 в досието и последователно подадени формуляри 1099-NEC. Не забравяйте, че облекчението по раздел 530 изисква последователно отчитане по 1099; една година, в която сте платили на някого „на тъмно“, може да унищожи защитата.
• Бележки защо сте заключили, че важи статут на изпълнител — поведенчески контрол, финансов контрол и фактори на взаимоотношението — датирани към момента на решението, а не реконструирани след получаване на известие за одит.

В счетоводния си регистър дръжте плащанията към изпълнители в отделна сметка за разходи за изпълнители по доставчик и по проект. Не смесвайте труда на изпълнители и служители в един ред „заплати“ — това ще направи доброволната корекция или ретроспективната прекласификация безкрайно по-трудна за разплетане.

Ако категорията на взаимния избор стане закон​

Бихте добавили нова стъпка към процеса си на наемане и нов клон към логиката на счетоводството си:

1. Дърво на решенията за класификация. За всеки нов ангажимент първо приложете законовите ясни фактори. Ако отговорът е ясно служител или ясно изпълнител, документирайте го и продължете. Ако отговорът е двусмислен — сивата зона, където живеят настоящите спорове — взаимният избор става решаващият фактор.

2. Формуляр за избор. Ще ви трябва стандартизиран писмен избор за двусмислените случаи, подписан преди започване на работа, ясно посочващ избора на работника и признаващ какво означава той: като изпълнител, той носи отговорност за собствен данък върху самоосигуряването и не получава извънреден труд, обезщетения или осигуровка срещу безработица чрез вас; като служител, вие ще удържате данъци върху доходите и осигуровки, ще плащате частта на работодателя от FICA и федералната и щатската осигуровка срещу безработица и ще го включите в обезщетенията при трудова злополука и всички планове за обезщетения, за които отговаря на условията.

3. Отделни счетоводни коловози. Изборът определя вашите задължения за удръжки и отчитане за този ангажимент. Служителите минават през заплати — възнаграждения, осигуровки на работодателя, формуляр W-2, формуляр 941 и щатски удръжки. Изпълнителите по избор минават през задължения — брутни плащания, без удръжки, формуляр 1099-NEC, ако е достигнат прагът, и без осигуровки на работодателя. Никога не трябва да водите едно и също лице през двата коловоза за един и същи ангажимент; това е ясен сигнал за одит.

4. Наслагване на щатското право. Преди да разчитате на федерален взаимен избор, проверете щата, в който се извършва работата. Ако този щат прилага ABC тест, вашият федерален избор може да не ви защити на щатско ниво. Предвидете по-строгия резултат — третирайте работника като служител за щатската осигуровка срещу безработица и трудова злополука, ако тестът на вашия щат сочи в тази посока, дори когато федералният закон би позволил третиране като изпълнител.

Независимо дали законът се промени, поправете тези чести счетоводни грешки​

• Плащане на изпълнители през ведомостта за заплати. Ако някой е изпълнител, не трябва да фигурира в системата ви за заплати с нулеви удръжки — това подсказва, че вътрешно го възприемате като служител. Плащайте му през задълженията.
• Възстановяване на разходи на изпълнители, сякаш са възстановявания на служители. Разходите на изпълнителя, които са част от ставката му, принадлежат на неговата фактура. Възстановяванията по отчетен план на служители имат различни правила. Погребването на едното в другото унищожава аргумента за финансов контрол.
• Пропускане на прехвърлянето на отговорността за авансови данъци. Изпълнителите дължат данък върху самоосигуряването и тримесечни авансови данъци върху доходите. Кратка бележка при наемане — „Вие носите отговорност за собствените си авансови данъци; обмислете формуляр 1040-ES“ — предотвратява януарската изненада, която връща споровете за заплащане на изпълнители при вас.
• Пропускане на събирането на нов W-9 при промяна на бизнеса. Едноличен търговец, който учреди LLC, облагано като S корпорация, променя данъчната си класификация. Остарял W-9 означава грешен 1099, експозиция за резервно удържане и сигнал за несъответствие, когато IRS съпостави информационните декларации.

Какво да направите това тримесечие, докато законопроектът все още е висящ​

Не е нужно да залагате дали S. 2159 ще бъде приет. Трябва ви процес на класификация, който е защитим по действащото право и лесен за адаптиране, ако законът се опрости.

Първо, одитирайте настоящия си списък. Избройте всеки човек, на когото сте платили като на изпълнител през последните 12 месеца, който работи редовно, на ваши помещения или във вашите системи, или който няма други клиенти, за които знаете. Този списък за триаж е вашият най-висок риск. Прегледайте всеки от тях спрямо факторите за контрол на IRS и факторите за икономическа реалност на DOL. Ако едно и също лице изглежда различно при двата теста, това е човекът, който най-вероятно би спечелил от — и в момента е най-изложен без — правило за ясна линия или взаимен избор.

Второ, решете дали да използвате VCSP, докато все още изглежда така. Ако одитът разкрие истински служители, които сте третирали като изпълнители, намаленото изчисление и защитата от одит по програмата за доброволно уреждане на класификацията могат да бъдат значително по-евтини от чакането щатски одит за безработица да наложи въпроса. Говорете с данъчен съветник, преди да кандидатствате — подаването на формуляр 8952 е признание, че класификацията се променя занапред.

Трето, затегнете документацията за всеки нов ангажимент занапред. Дори без законов взаимен избор, подписано споразумение, което отразява действителната независимост — контрол върху графика и методите, право на работа за други, плащане по резултат или проект, инвестиция в собствени инструменти — има тежест. Най-честата причина за провал при одит не е грешно правно заключение; това е правилно заключение без синхронна документация.

Четвърто, следете нормотворчеството и законодателството по отделни коловози. Предложеното правило на DOL от 2026 г. и Законът за работниците на 21-ви век адресират един и същ основен проблем от различни клонове на властта и биха могли да се движат по различни времеви линии — окончателно правило на DOL би могло да влезе в сила, докато законопроектът е все още в комисия, или обратното. Вашата позиция за съответствие трябва да удовлетворява правилото, което действително се прилага, а не това, което бихте искали да се прилага. За коловоза на DOL това означава наблюдение дали окончателното правило приема тежестта на двата основни фактора; за законодателния коловоз — дали подразбирането на взаимния избор оцелява при изменения.

Накрая, отразете риска в счетоводството си. Ако имате съществена експозиция от двусмислени класификации, обмислете начислено задължение за приблизителни осигуровки и извънреден труд в очакване на прекласификация, оповестено на вашия кредитор, ако клаузите на кредита го изискват. Гаранционните и застрахователните партньори вече проверяват WIP и класификацията на труда във финансовите отчети на строителството и професионалните услуги; показването, че сте количествено определили експозицията и имате план за оздравяване, означава повече от точната сума в начислението.

Една по-проста система пак би изисквала добри досиета​

Привлекателността на един ясен тест — и, за наистина двусмислените случаи, подписан взаимен избор, който урежда въпроса предварително — е очевидна за всеки, който се е опитвал да обясни на основател защо една агенция казва, че даден работник е изпълнител, а друга казва, че същият работник е служител. Законът за работниците на 21-ви век цели да премахне стимула да се избягва наемането изобщо от страх да не сбъркате етикета, което е реална тежест за растежа на малкия бизнес и за freelance специалистите, които предпочитат независимостта.

Но дори неговите поддръжници признават, че един статут не може да елиминира установяването на фактите. Независимо дали стандартът е шест фактора, два основни фактора или ясна линия, някой все пак трябва да го приложи към разхвърляната реалност на това как всъщност се извършва работата. А взаимният избор помага само когато и двете страни наистина имат избор — freelance специалистът с лостове за влияние и реален бизнес за управление. Той помага значително по-малко, когато преговарящата сила е неравностойна и „изборът“ е формуляр, връчен заедно с началната дата.

Това означава, че счетоводната дисциплина не изчезва при нито една версия на бъдещето. Чистото разделение на плащанията към изпълнители и служители, фактури, които съответстват на вашата класификация, синхронни бележки за факторите на независимост, последователно подаване на информационни декларации и проверка щат по щат, преди да разчитате на федерален отговор — това са нещата, които правят всяка класификация защитима, независимо дали тестът, който се прилага, е написан от DOL или от Конгреса.

Изградете тази дисциплина сега и законодателният резултат, какъвто и да е той, се превръща в опростяване на система, която вече контролирате, а не в спасяване на такава, която никога не сте документирали.

Опростете финансовото си управление​

Независимо дали плащате на екип от служители, на група изпълнители или — ако бъдещо правило за взаимен избор бъде прието — на микс, управляван от подписани избори, всеки избор на класификация се отразява в удръжките, разходите за осигуровки върху заплати и годишното отчитане. Държането на плащанията към изпълнители, заплатите и начислените задължения в чисти, отделни сметки е това, което прави прекласификацията или одита рутинна счетоводна статия, вместо отчаяна реконструкция.

Beancount.io ви дава plain-text, версионирано счетоводство, където всяко решение за класификация и всяка статия за прекласификация е прозрачна и проверима — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и поддържайте счетоводството си за свободна практика готово за какъвто и тест да се прилага след това.