Натрупаното платено отпуск е задължение, което вече дължите: Ръководство за малък бизнес за начисляване на платен отпуск и правила за изплащане

Ако трима от вашите служители влязат утре и напуснат, колко ще им дължите за отпуск, който са спечелили, но не са използвали? Ако не следите натрупания платен отпуск като задължение, вече носите дълг, който не виждате — и в около половината щати този дълг се превръща във финална заплата, която трябва да изплатите в законов срок, с ежедневни санкции, ако го пропуснете.

Федералният закон не изисква да предлагате платен отпуск изобщо. Но след като го направите, влизат в сила два комплекта правила: счетоводни правила, които определят кога това време става задължение във вашите книги, и щатски закони за изплащане на заплати, които определят дали трябва да го изплатите в брой, когато някой напусне. Малките предприятия, които третират платения отпуск като неформална придобивка до деня на изплащане на заплатите, са тези, които в крайна сметка са изненадани в края на годината, при месечното приключване или при прекратяване на трудов договор.

Това ръководство ви показва как да начислявате отпуска правилно месец по месец, как да изчислите задължението с данъците върху заплатите, как касовите и начислителните книги се разминават, какво се случва с баланса, когато служител напусне, и моделите на изплащане по щати, които определят дали клауза за конфискация, копирана от шаблон, наистина ще издържи.

Защо вашият баланс на платен отпуск вече е дълг​

При начислителното счетоводство признавате разход, когато работата е извършена, не когато парите се движат. Служител, който спечели четири часа отпуск този месец, вече е извършил услугата, която му дава право на платен отпуск по-късно. Дори да не използва времето до декември — или до напускане през следващата година — разходът принадлежи на периода, в който е спечелен.

Ето защо натрупаният отпуск стои в баланса като Натрупан платен отпуск — задължение, текущо задължение заедно с натрупаните заплати, а не като бележка под линия, която помните в края на годината. Ако използвате касова основа за данъчната си декларация, няма да видите същия ред, но икономическото задължение е идентично. Разликата е в момента, не в съществуването.

За много малки работодатели задължението е съществено, без да изглежда голямо на човек. Десет служители със средно 40 неизползвани часа на 28 долара на час са 11 200 долара само за заплати. Добавете и работодателската част от социалното осигуряване, Medicare и щатската безработица, и истинското задължение надхвърля 12 000 долара — преди да вземете предвид мениджър с по-висока ставка или таван на натрупване, който никога не сте прилагали.

Когато GAAP казва, че трябва да начислявате​

Счетоводното отчитане на компенсирани отсъствия е в ASC 710-10-25-1. Начислявате задължение, когато всичките четири условия са изпълнени едновременно:

1. Служителят вече е извършил услугата. Правото на отпуск произтича от вече извършена работа.
2. Правото се придобива (vests) или се натрупва (accumulates). Придобиване означава, че служителят може да бъде платен за него, дори ако напусне. Натрупване означава, че се пренася за бъдещ период. Ако не прави нито едно от двете — истинско „използвай или загуби“, което изчезва в края на годината без пренасяне и без изплащане при напускане — обикновено не начислявате.
3. Плащането е вероятно. Очаквате част от времето действително да бъде използвано или изплатено.
4. Сумата може да бъде разумно оценена. Знаете часовете и ставката на заплащане.

Повечето политики за платен отпуск, които позволяват пренасяне или обещават изплащане при прекратяване, изпълняват всичките четири условия. Политика, която казва „целият неизползван отпуск се губи на 31 декември и никога не се изплаща при напускане“ и се прилага последователно, може да не изисква начисляване — но този език веднага влиза в конфликт с щатското законодателство в места като Калифорния, Колорадо и Монтана, където конфискацията на спечелен отпуск е изрично забранена. В тези щати не можете да се измъкнете от задължението с договор, така че трябва да начислявате.

Придобиване срещу натрупване не е игра на думи​

Често срещан източник на объркване е разликата при придобиване. Болничен, който се натрупва, но не се придобива — служителят го губи, ако напусне, и може да го използва само ако е болен — се начислява само когато е вероятно служителят да го използва преди да изтече. Отпуск, който се натрупва и придобива, което е нормата за банките за платен отпуск, се начислява върху пълния баланс на спечелени, но неизползвани часове.

Ако комбинирате отпуск и болнични в една банка за платен отпуск, няколко щата третират цялата банка като заплати за отпуск. Калифорния прилага това от десетилетия: ако някаква част от банката може да се използва като отпуск, целият баланс може да стане изплатим при напускане. Не можете да наречете банката „платен отпуск“ и след това да твърдите, че частта за болнични може да бъде конфискувана, ако вашата политика никога не разделя категориите.

Как да изчислите задължението​

Формулата е ясна, но детайлите са мястото, където малките предприятия подценяват сумата.

Задължение = Неизползвани натрупани часове × Текуща часова ставка × (1 + данъчна тежест върху заплатите)

Включете следните елементи:

• Часове: Спечелени минус използвани, на служител, съгласно вашия график за начисляване. Ако предоставяте 120 часа годишно на начислителна база, това са 10 часа на месец, не 120 на 1 януари. Ако предоставяте авансово на 1 януари, часовете са спечелени по споразумение на тази дата, не пропорционално — езикът на вашата политика решава.
• Ставка: Използвайте текущата ставка на заплащане към датата на баланса, не ставката, когато часовете са били спечелени. Когато дадете увеличение през ноември, всеки час, натрупан по-рано през годината, се преоценява на новата ставка.
• Данъчна тежест върху заплатите: Добавете работодателската част, която ще дължите, когато времето бъде използвано или изплатено — 7,65% за социално осигуряване и Medicare до базата на заплатите и над нея, плюс щатска безработица и всякакви други вноски, базирани на заплати. Много предприятия използват натоварена ставка от 7,65% до 9% като практична оценка.
• Таван и пренасяне: Приложете писмения си таван. Ако ограничите натрупването до 160 часа, спрете да трупате отвъд това, докато служителят не намали баланса. Ако позволявате само 40 часа да се пренасят, излишните конфискувани часове отпадат — но само там, където конфискацията е законна.

Пример за малък бизнес​

Представете си екип от петима:

• Двама почасови служители на 22 долара/час, всеки с 32 неизползвани часа
• Двама специалисти на 34 долара/час, всеки с 48 неизползвани часа
• Един мениджър на 48 долара/час с 56 неизползвани часа

Задължение само за заплати: (64 × 22) + (96 × 34) + (56 × 48) = 1 408 долара + 3 264 долара + 2 688 долара = 7 360 долара

Добавете 8% данъчна тежест върху заплатите: 7 360 долара × 1,08 = 7 948,80 долара

Тези 7 949 долара са текущото задължение преди всяка корекция в края на годината. Ако мениджърът е получил увеличение от 44 на 48 долара през годината, по-ранните часове, вече в книгите, трябва да бъдат преоценени — стъпка, която е лесно да се пропусне, ако пренасяте електронната таблица от миналото тримесечие, без да актуализирате ставките.

Актуализирайте изчислението при всяко месечно приключване, не само на 31 декември. Тримесечната или годишната корекция превръща гладкото задължение в изненадващ скок на разходите.

Счетоводните статии​

Не ви трябва сложна настройка — три статии покриват повечето ситуации, при начислителна база.

1. Месечно начисляване за време, спечелено през периода

Ако служителите са спечелили 2 400 долара заплати за отпуск този месец и свързаните работодателски данъци върху заплатите са около 184 долара:

• Дебит: Разход за заплати за отпуск — 2 400 долара
• Дебит: Разход за данъци върху заплатите — 184 долара
• Кредит: Натрупан платен отпуск — задължение — 2 400 долара
• Кредит: Натрупани данъци върху заплатите — задължение — 184 долара

Някои предприятия комбинират данъчната тежест в същата сметка за задължения; разделянето я поддържа по-чиста при съпоставяне със заплатите.

2. Когато служител използва платен отпуск

Служителят използва 8 часа на 30 долара/час, или 240 долара:

• Дебит: Натрупан платен отпуск — задължение — 240 долара
• Дебит: Натрупани данъци върху заплатите — задължение — 18,36 долара
• Кредит: Парични средства (или Заплати — задължение чрез ведомостта) — 258,36 долара

Не отчитате разхода два пъти тук — разходът вече е признат, когато времето е спечелено. Вие уреждате задължението.

3. Когато служител напусне и изплатите баланса

Служителят напуска с 40 неизползвани часа на 30 долара/час:

• Дебит: Натрупан платен отпуск — задължение — 1 200 долара
• Дебит: Натрупани данъци върху заплатите — задължение — 91,80 долара
• Кредит: Парични средства — 1 291,80 долара

Ако вашата политика или щатският закон казват, че балансът се губи, обръщате начисляването вместо това: дебитирате задължението и кредитирате Разход за заплати за отпуск (или отделна печалба от конфискация) в периода, в който настъпва конфискацията. Не просто изтривайте часовете от електронна таблица без обратна статия — вашите предишни периоди вече са признали разхода.

Ако сте на касова основа, пропускате статии 1 и 2 за управленски цели и признавате целия разход в статия 2 или 3, когато парите се движат. Данъчната ви декларация ще съответства на този модел, но управленският ви баланс ще подценява задълженията. Много собственици на касова основа поддържат отделен работен лист за начисления за вземане на решения, дори ако не осчетоводяват статията формално.

Касова основа срещу начислителна основа: Защо вашите книги и данъчна декларация не са съгласни​

Същият платен отпуск създава временна разлика между книгата и данъка. За GAAP го отчитате като разход, когато е спечелен. За федерален данък върху доходите обикновено го приспадате, когато е изплатен — когато служителят използва времето или получи плащането.

Тази времева разлика създава отложен данъчен актив, ако водите книги по GAAP. Използвайки примера от 7 949 долара по-горе при комбинирана данъчна ставка от 25%, отложеният актив би бил около 1 987 долара. Той се анулира автоматично, когато времето се използва или изплати. Активът принадлежи на вашия баланс; това не е упражнение за обезценка за повечето малки предприятия, а просто механичен резултат от това, че приспадането идва по-късно.

Ако представяте финансови отчети на начислителна основа на банка, задължението за платен отпуск влияе на текущото ви съотношение и оборотния капитал. Кредиторите, които преглеждат баланса ви в края на годината, ще го видят. Появяването без начисление за платен отпуск, докато наръчникът ви обещава пренасяне и изплащане, провокира въпроса какво друго не е в баланса.

Какво се случва, когато някой напусне​

Никакъв федерален закон не ви задължава да изплатите неизползван отпуск. Законът за справедливи трудови стандарти е изричен: отпускът, болничните и плащането за празници са въпрос на споразумение. Определенията за заплати по държавни договори са тясното изключение. За всички останали отговорът е „зависи от вашия щат и вашата писмена политика“.

Три практически теста определят изплащането:

• Натрупаният отпуск счита ли се за заплати във вашия щат? В около 20 щата е така. Където законът казва, че спечеленият отпуск е заплати, трябва да го изплатите при напускане, дори ако наръчникът ви казва друго. Неприложима клауза за конфискация не прави задължението да изчезне.
• Какво казва писменото ви споразумение? В щати, където изплащането не е задължително, политиката има контрол — но само ако е ясна, съобщена и прилагана последователно. „Платеният отпуск не се изплаща при прекратяване“ трябва действително да е в документа, който служителят е приел, не в чернова, която сте възнамерявали да публикувате.
• Времето спечелено ли е или просто предоставено? Някои щати разграничават време, което се натрупва с извършването на работа (спечелено), от време, предоставено авансово на 1 януари, преди да е спечелено (предоставено). Конфискуването на неспечелено, ненатрупано време е много по-защитимо от конфискуването на спечелено време.

Три категории щатско законодателство​

Не е нужно да запомняте 50 закона, за да работите правилно — трябва да знаете в коя категория попада вашият щат и да действате съответно. Потвърдете конкретния си щат с вашата щатска трудова агенция или адвокат, защото законодателствата коригират тези категории.

Категория 1 — Трябва да изплатите натрупания отпуск като заплати; „използвай или загуби“ е забранено. Калифорния, Колорадо, Монтана, Небраска и няколко други. В тези щати спечеленият отпуск никога не изтича и не може да бъде конфискуван. Можете да наложите разумен таван на натрупване, който спира по-нататъшното трупане, след като таванът е достигнат, но не можете да заличите баланс, който вече съществува. Калифорния също изисква финалното плащане на последната ставка на служителя, а финалните заплати — включително това плащане — са дължими в законовия срок (незабавно при принудително прекратяване, в рамките на 72 часа при доброволно напускане или по-рано, ако е дадено предизвестие).

Категория 2 — Трябва да изплатите, ако вашата политика или договор обещава плащане, или мълчи. Повечето щати, включително Илинойс, Масачузетс и много други. Ако наръчникът ви обещава изплащане, трябва да го направите. Ако наръчникът ви мълчи за изплащане, много от тези щати третират мълчанието като обещание за плащане. За да бъде конфискацията приложима тук, ви трябва изричен, недвусмислен писмен език, който казва, че неизползваното време не се изплаща при напускане — и не трябва да имате минала практика да го плащате въпреки това.

Категория 3 — Не се изисква плащане, освен ако не се съгласите. По-малка група, включително Флорида, Джорджия и Тексас, където няма общо законово изискване да се плащат натрупани, но неизползвани отпуски при напускане при липса на споразумение. Вашата политика все още се прилага и договорните обещания се изпълняват, но законът сам по себе си не създава заплатата.

Два капана хващат малките предприятия, които се движат между категориите:

• Капанът с комбинирането на болнични. Както беше отбелязано, комбинирането на отпуск и болнични в една банка може да превърне конфискуем болничен баланс в изплатима заплата в щати от Категория 1. Ако искате различни правила за болнични и отпуск, дръжте отделни банки и отделни записи за начисления.
• Противоречието в наръчника. Наръчник, който на страница 12 казва „Платеният отпуск не се изплаща при прекратяване“, а на страница 18 „целият натрупан платен отпуск ще бъде изплатен в рамките на 14 дни от напускането“, не е политика — това е съдебен иск. Разрешете конфликта, преди някой да напусне.

Срокове за финална заплата и санкции за пропускането им​

Изплащането, когато се изисква, не е само сума — то е срок. Щатите прилагат свои собствени правила за времето на финалната заплата и санкции:

• Калифорния изисква принудителните финални заплати незабавно при прекратяване и в рамките на 72 часа при напускане (по-рано, ако е дадено 72-часово предизвестие). Закъсняло плащане за натрупан отпуск може да доведе до санкции за време на изчакване до 30 дни от дневната ставка на служителя.
• Колорадо изисква плащане на натрупания отпуск до следващия редовен ден за заплати или в рамките на 14 дни, което от двете е по-рано.
• Илинойс, където натрупаният отпуск се третира като спечелен, изисква плащането до следващия редовен ден за заплати.
• Ню Йорк изисква финалните заплати, включително дължимия отпуск по политика, до следващия редовен ден за заплати, с обезщетения и санкции за умишлени нарушения.

Дори в щати без специфична санкция за платен отпуск, законите за закъснели финални заплати често се прилагат към заплатите за отпуск като заплати изобщо. Моделът е последователен: пропускането на плащане от 400 долара за отпуск може да генерира санкция, няколко пъти по-голяма от самото плащане, плюс административните разходи за отговор на иск за заплати. Отбележете срока в календара по вид на прекратяването и щат и третирайте плащането като част от финалната ведомост, не като корекция, която ще направите по-късно.

Тавани, пренасяния и баланс на разумния лимит​

Таваните на натрупване са съвместимата алтернатива на конфискацията „използвай или загуби“ в рестриктивни щати. Вместо да заличавате баланс на 31 декември, таванът спира по-нататъшното натрупване, след като служителят достигне горната граница — например 1,5 пъти годишното натрупване — и се възобновява, когато използва време и падне под нея.

За да бъде таванът работещ:

• Посочете тавана като кратно на годишното натрупване, не като произволен брой часове, несвързан с предоставянето.
• Прилагайте го проспективно и писмено, с предварително предизвестие. Намаляването на баланс със задна дата изглежда като конфискация под друго име.
• Следете го на служител във вашата система за заплати или човешки ресурси, не в електронна таблица на мениджър, която никой друг не сверява.

Лимитите за пренасяне служат на друга цел: те решават колко от текущата година може да се прехвърли за следващата. Лимит като „до 40 часа се пренасят“ е често срещан извън щатите от Категория 1, но в Калифорния и Колорадо лимит за пренасяне, който конфискува спечелено време, не е приложим като конфискация. Формулирайте го като таван на бъдещото натрупване, а не като заличаване на минало натрупване, ако работите в тези щати.

7 счетоводни грешки, които създават спорове за платен отпуск​

1. Изобщо не начислявате. Най-честата грешка е да признавате отпуска само когато бъде използван. Отчетът за приходите и разходите подценява разходите за труд в месеците с много натрупване и ги надценява в месеците с много отпуск, а балансът ви скрива задължението.

2. Забравяте данъчната тежест върху заплатите. Начисляването на заплати без работодателския данък изкривява задължението и създава несъответствие, когато плащате. Натоварвайте ставката последователно.

3. Не преоценявате след увеличения. Увеличението преоценява целия неизползван баланс. Преизчислете всички засегнати служители в същия период, в който увеличението влиза в сила.

4. Копирате шаблонна клауза за конфискация, която вашият щат забранява. Изречение „използвай или загуби“, което е невалидно в Калифорния, не ви защитава в Калифорния. То просто създава доказателство, че политиката ви не е била прегледана за щатите, в които действително наемате хора.

5. Оставяте системите да се отклоняват от политиката. Наръчникът ви казва, че таванът е 160 часа, но софтуерът за заплати е настроен на 200. Или софтуерът ограничава правилно, но никой не сверява електронната таблица, която изпращате на счетоводителя си. Сверявайте системния баланс с главната книга месечно.

6. Комбинирате болнични и отпуск в една непроследявана банка, без да разбирате последицата за изплащане. Ако комбинирате, бюджетирайте и начислявайте така, сякаш всеки час е изплатим там, където оперирате — или разделете банките.

7. Оставяте платения отпуск извън фиша за заплата. Няколко щата изискват точни баланси на платен отпуск в извлеченията за заплати. Неточен или липсващ баланс е както пропуск в съответствието, така и доказателството, което служител ще приложи към иск за заплати.

Месечен контролен списък, за да поддържате задължението си точно​

Не ви трябва корпоративен софтуер, за да направите това правилно. Трябва ви повтаряема рутина за приключване.

• Прочетете политиката срещу щатите, в които имате служители. Подчертайте изречението, което казва дали неизползваното време се изплаща при напускане, тавана, ставката на натрупване и правилото за пренасяне. Ако наемате в щати от Категория 1, задраскайте всякакъв език за конфискация за отпуск и го заменете с таван.
• Изтеглете отчета за часовете от ведомостта. Спечелени минус използвани на служител, не обща сума за компанията.
• Приложете текущите ставки и натоварената данъчна ставка. Използвайте ставката на заплащане в сила в края на месеца.
• Осчетоводете статията за начисляване. Дебит разход, кредит задължение. Дръжте разхода за отпуск отделен от редовните заплати, за да виждате истинската цена на придобивките.
• Сверявайте сметката за задължения. Балансът в главната книга трябва да е равен на отчета за часовете по натоварени ставки. Разследвайте всяка разлика, преди да приключите.
• Прегледайте таваните и отрицателните баланси. Никой не трябва да натрупва над тавана, а неплатеното отсъствие, което надвишава наличния платен отпуск, не трябва да създава отрицателна банка за платен отпуск, освен ако вашата политика изрично позволява отрицателни баланси.
• Документирайте прекратяванията незабавно. Изчислете плащането на последната ставка, отбележете срока по щат и включете плащането във финалната ведомост с подходящо удържане. Приложете изчислението към документите за прекратяване.
• Показвайте баланса на фиша за заплата, където се изисква. Точността тук предотвратява спора „Имах 80 часа, вие казвате 32“.
• Поддържайте работен лист по GAAP, дори ако подавате на касова основа. Управленските решения — наемане, извънреден труд, ценообразуване — са по-добри, когато отразяват реалното задължение.

Ако използвате Beancount или друг обикновен текстов регистър, тази рутина е естествено подходяща за планирана транзакция или малък скрипт, който чете вашия експорт от ведомостта и осчетоводява месечното начисляване автоматично. Въпросът не е инструментът, а ритъмът: малки, точни начисления всеки месец побеждават една болезнена корекция в края на годината и оставят одитируема следа, когато финална заплата бъде поставена под въпрос.

Опростете вашето финансово управление​

Платеният отпуск изглежда като кадрова политика, докато не се превърне в задължение в баланса и срок за финална заплата. Навикът за месечно начисляване поддържа книгите ви честни и раздялата ви безпроблемна.

Beancount.io ви дава обикновено текстово счетоводство, което е прозрачно, с версионен контрол и готово за вида рутина за месечно приключване, която тази тема възнаграждава — можете да видите всяко начисляване, всяко обръщане и всяко плащане във формат, който контролирате. Разгледайте документацията и Fava таблото, за да видите как версионираните, одитируеми книги улесняват проследяването на повтарящи се задължения, и посетете цените, когато сте готови да започнете безплатно.